Revisión de AvidXchange 2022: Características, precios y alternativas

AvidXchange es un software diseñado para automatizar sus procesos de cuentas por pagar, es decir, los procesos relacionados con el dinero que una empresa debe a los vendedores y proveedores por las compras de bienes y servicios realizadas a crédito. Puede agilizar diferentes facetas del ciclo de compra-pago, como los pedidos de compra, la gestión de facturas y la gestión de la facturación. Estas funciones pueden ayudarle a gestionar mejor las cuentas por pagar, lo que es importante para mantener relaciones sólidas con los proveedores y tener una representación precisa del flujo de caja de su empresa.

Si te encuentras abrumado por el complejo trabajo de las cuentas por pagar, AvidXchange es sin duda una solución sólida. Aquellos con un trabajo de cuentas por pagar más simple pueden buscar una solución en otro lugar.

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Lo básico

AvidXchange es un software que se integra con el sistema de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP) de tu empresa para automatizar las tareas relacionadas con las cuentas a pagar y los pagos. El software se puede instalar en la nube o directamente en el servidor de su empresa. AvidXchange afirma que su solución puede funcionar para cualquier tipo de negocio, desde el inmobiliario hasta el financiero, y que se integra con cientos de tipos de software diferentes.

AvidXchange describe su servicio como una forma de automatizar el ciclo de adquisición a pago, en el que las empresas consultan, solicitan, reciben y luego pagan por bienes y servicios en bruto. Su propuesta de valor es que la automatización de AvidXchange ahorrará tiempo y dinero a la vez que aumentará la productividad y la escalabilidad.

Cuando te registres en AvidXchange, podrás elegir entre cuatro productos de software diferentes que tienen como objetivo optimizar el ciclo de adquisición y pago.

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Capacidades

AvidXchange vende aplicaciones para órdenes de compra, facturación y pagos.

Software de pedidos de compra

El software de pedidos de compra de AvidXchange es una solución basada en la web que permite a los usuarios crear pedidos oficiales de bienes o servicios para acelerar el proceso de compra. AvidXchange enviará automáticamente la orden de compra al proveedor y la factura a tu correo electrónico. Si combinas el software de órdenes de compra con la solución de facturas de AvidXchange, podrás hacer coincidir automáticamente la orden de compra con la factura para crear un proceso perfecto cuando los datos se exporten a tu sistema de contabilidad.

Para los bienes o servicios para los que tu empresa realiza habitualmente pedidos de compra, puedes crear solicitudes y hacer que se realicen automáticamente con una cadencia regular, eliminando la necesidad de realizar el pedido tú mismo. AvidXchange también le notificará para su aprobación antes de que se procese cualquier orden de compra, eliminando la posibilidad de una compra no deseada.

Por último, AvidXchange realiza un seguimiento de tu historial de órdenes de compra para tratar de identificar los gastos ineficientes y las órdenes de compra innecesarias, lo que te permite conocer mejor los gastos de tu empresa.

Software de gestión de facturas

Cuando envíes una orden de compra a través de AvidXchange, tus proveedores tendrán la opción de enviar una factura en el formato que más les convenga. Pueden enviar las facturas por correo electrónico directamente a AvidXchange con una bandeja de entrada creada específicamente para su empresa o enviar una factura en papel a un P de AvidXchange.Caja O. Si tu proveedor prefiere enviar la factura directamente a tu empresa, deberás enviar una copia en PDF de la misma a AvidXchange.

Independientemente de la forma en que AvidXchange reciba la factura, se codificará automáticamente, se asignará al flujo de trabajo adecuado y se enrutará electrónicamente para su aprobación. Una vez que las facturas obtienen su sello de aprobación, fluyen directamente a su sistema de contabilidad para el procesamiento de los pagos. Los usuarios también tienen la opción de añadir reglas y alertas para las facturas con el fin de asegurarse de que AvidXchange las maneja de una manera que tiene sentido para su negocio.

El software de facturación viene con una función de chat interno que permite a los compañeros discutir las facturas y resolver cualquier duda. AvidXchange también ofrece análisis de su historial de facturación.

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Software de pago de facturas

Cuando llega el momento de liquidar esas facturas, AvidXchange ofrece dos métodos de pago diferentes. El primer método consiste en seleccionar las facturas que desea pagar en su software de gestión de facturas y dirigirlas a través de la aplicación de pago electrónico de AvidXchange. El pago se cargará desde la cuenta bancaria de su empresa vinculada a una cuenta fiduciaria de AvidXchange mediante una transferencia ACH. A partir de ahí, los fondos se distribuyen a los proveedores.

El pago se registra automáticamente en el software de contabilidad de su empresa, y AvidXchange le enviará un archivo con la información de pago que su empresa necesita para la conciliación de los pagos.

La otra opción es utilizar el creador de cheques digitales de AvidXchange para liquidar el pago. Para ello, cree un archivo de pago en su sistema de contabilidad y envíelo al software integrado Create-A-Check de AvidXchange. AvidXchange genera un cheque seguro, MICR (reconocimiento de caracteres de tinta magnética) con firmas automatizadas y encriptadas en su nombre. Una vez aprobado el pago, el cheque se envía a la cuenta bancaria verificada de su proveedor. Los cheques se envían a través de ACH, EFT o transferencia bancaria. Para aquellos que todavía prefieren presentar cheques en papel, AvidXchange viene con una función de impresión de cheques.

El software de pago de facturas y cheques digitales de AvidXchange también incluye herramientas de información y un flujo de trabajo de aprobación. Por motivos de seguridad, AvidXchange cuenta con un equipo dedicado a los proveedores que trabaja directamente con ellos para mantener sus datos de pago y verificar los tipos de pago aceptados.

Software de gestión de facturas de servicios públicos

Además del software tradicional de pago de facturas, AvidXchange también vende software específico para la gestión y el pago de las facturas de servicios públicos de su empresa. La factura de servicios públicos de AvidXchange & El sistema de análisis (UBAR) se integra digitalmente con sus proveedores de servicios públicos para proporcionar un mayor control de los costes de los servicios y la gestión de las facturas. El sistema UBAR pretende eliminar la carga de recibir, capturar y pagar las facturas de servicios públicos.

Esto es todo lo que puede hacer el software

Además del software UBAR, el equipo de Adquisición de Energía de AvidXchange negocia acuerdos de suministro de electricidad y gas natural de terceros en nombre de los clientes con sedes comerciales en estados con mercados eléctricos desregulados. AvidXchange analizará la oferta de cada proveedor y le recomendará el proveedor de energía más cualificado con el producto que se ajuste a sus necesidades energéticas.

UBAR también viene con una tarifa & Herramienta de análisis de tarifas que proporciona un análisis del coste histórico de 12 meses de las facturas de todas las cuentas. La herramienta está diseñada para identificar errores y oportunidades de ahorro.

Servicio de atención al cliente

Dado que AvidXchange tiene un software tan complejo, es una buena noticia que ofrezca asistencia telefónica las 24 horas del día. En su sitio web, hay una página de recursos con artículos, guías y tutoriales en vídeo sobre cómo utilizar AvidXchange con el software de tu empresa. También hay un blog con información sobre cómo sacar el máximo partido a su sistema de cuentas por pagar. Tenga en cuenta que cuando se inscribe en AvidXchange, el software puede tardar hasta 60 días en integrarse con los sistemas de su empresa.

Precio

El precio de AvidXchange está totalmente basado en el presupuesto y depende de los servicios que necesites, el tamaño de tu empresa y la naturaleza de tu negocio. AvidXchange trabaja para crear una solución de cuentas por pagar a medida para cada empresa en función de sus necesidades específicas. En el sitio web de reseñas de software G2 Crowd, los clientes sitúan el precio de AvidXchange en el percentil 70 en términos de coste, lo que lo convierte en una de las opciones más caras en relación con productos similares.

Pros

Eficiencia

La mejor razón para utilizar un software como AvidXchange es reducir el tiempo que dedicas a las tareas administrativas, como las cuentas por pagar. En este sentido, AvidXchange cumple su promesa al utilizar la automatización para reducir los procesos que consumen el tiempo del empresario. AvidXchange convierte su proceso de cuentas por pagar en algo que puede hacerse con unos pocos clics de ratón, dándole más tiempo para centrarse en tareas que tendrán un impacto positivo en su negocio.

Facilidad de uso

La integración de un software como AvidXchange requiere la ayuda de un experto, pero una vez que se ha puesto en marcha, numerosos clientes han afirmado que el sistema es intuitivo y fácil de usar. Es un mérito de AvidXchange haber diseñado un producto complejo y haberlo hecho fácil de usar. Si eres el tipo de propietario de un negocio que se siente abrumado por los complicados procedimientos de contabilidad, debes saber que AvidXchange ha diseñado su software pensando en ti.

Contras

AvidXchange es un servicio muy bueno, pero aquí hay algunas cosas no tan buenas que hay que tener en cuenta:

Precio

AvidXchange no proporciona ninguna información específica sobre los precios en su sitio web, pero los usuarios dicen haber pagado una cuota considerable para integrar AvidXchange en su sistema. Un usuario dijo que el software de gestión de facturas les costó 5.000 dólares. Sin embargo, aunque hay quejas sobre el precio, también vale la pena mencionar que muchos clientes parecen estar contentos con lo que obtienen por su dinero.

Practicidad

Dependiendo del tamaño y la naturaleza de tu empresa, puede que este tipo de software no sea necesario. Todo depende de la complejidad y el tiempo de su sistema de cuentas por pagar. Si trabajas con muchos proveedores diferentes, AvidXchange puede tener sentido para tu negocio. Pero si sólo realizas un puñado de órdenes de compra al mes, puede que te parezca más lógico gestionar las cuentas por pagar manualmente.

Comentarios

Así es como los clientes clasifican AvidXchange en las principales plataformas de revisión:

• G2 Crowd: 4.4 estrellas de 5.

• TrustRadius: 9.4 estrellas sobre 10.

• Capterra: 4.5 estrellas de 5.

• Oficina de Buenas Prácticas Comerciales: A+.

Las críticas de AvidXchange son rotundamente positivas. Los usuarios destacan la facilidad de uso del sistema, la variedad de funciones y la precisión en el seguimiento de las órdenes de compra y las facturas. La mayoría de los usuarios afirman que AvidXchange les ha permitido reducir significativamente el tiempo que dedican a las tareas de cuentas por pagar. El software es un éxito especialmente entre los que se dedican a la gestión de propiedades, ya que les permite hacer un seguimiento de todos sus registros en un solo lugar.

En cuanto a las opiniones negativas, la única crítica recurrente a AvidXchange es que es difícil de integrar en los sistemas empresariales existentes. Los usuarios informan de que se encuentran con problemas y fallos técnicos únicos dependiendo del tipo de software con el que se integren y del tipo de sistema operativo que utilicen sus ordenadores.

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Alternativas

AvidXchange no es el único producto del mercado que ofrece automatización de cuentas por pagar. Echemos un vistazo a otros servicios:

Árbol mineral

Mineral Tree es bastante similar a AvidXchange. Permite gestionar el ciclo de las cuentas por pagar, desde la aprobación de la factura hasta el pago final, en una interfaz sencilla, al tiempo que mantiene una clara separación de funciones con alertas por correo electrónico y aprobaciones para evitar el fraude interno. Mineral Tree se integra con la mayoría de los principales programas de contabilidad y ofrece precios basados en presupuestos.

QuickBooks Online

Para las empresas más pequeñas que no tratan con tantos proveedores, existe QuickBooks Online. La mayoría de los contables profesionales de pequeñas empresas consideran este software como el estándar de oro en materia de contabilidad. Viene con todas las campanas y silbatos que necesita para gestionar sus cuentas por pagar, por cobrar y más. Tenga en cuenta que es un sistema de contabilidad total, no sólo una herramienta de cuentas por pagar. Pero si eres una pequeña empresa, QuickBooks Online probablemente se adapte a la mayoría de tus cuentas por pagar y otras necesidades contables.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.