Qué son los ajustes contables?

Los asientos de ajuste se realizan al final del período contable para que los estados financieros reflejen con mayor exactitud los ingresos y los gastos, normalmente -pero no siempre- sobre la base del devengo. Puede ser a final de mes o a final de año.

Si tiene que realizar asientos de ajuste en sus estados financieros antes de cerrar los libros del año, significa que sus libros no son tan precisos como pensaba? En este artículo se analizan los asientos contables de ajuste, cómo se realizan, a qué afectan y cómo minimizar su impacto en los estados financieros.

Definición de los asientos de ajuste

Normalmente, usted -o su contable- introducirá los ingresos y gastos a medida que se reconozcan en su negocio. Se puede hacer en base a efectivo o en base a lo devengado. Incluso si usted es un contribuyente con base en el efectivo, mantener sus libros en una base de devengo es más preciso y le ayudará a tomar mejores decisiones de gestión.

Independientemente de lo meticulosa que sea su contabilidad, de vez en cuando será necesario realizar asientos de ajuste. Un asiento de ajuste es simplemente un ajuste en sus libros para que sus estados financieros reflejen con mayor precisión sus ingresos y gastos, generalmente -pero no siempre- sobre una base de devengo.

Los asientos de ajuste se realizan al final del periodo contable. Esto puede ser al final del mes o al final del año. Es probable que su contable le indique los asientos de ajuste que debe realizar anualmente, pero su contable podría realizar los ajustes mensualmente.

Cómo se realizan los asientos de ajuste

Los asientos de ajuste suelen realizarse mediante un asiento de diario. Si utilizas un software de contabilidad basado en formularios -como QuickBooks, Xero o FreshBooks- es posible que no estés familiarizado con los asientos contables. Esto se debe a que el software de contabilidad basado en formularios contabiliza los asientos por usted basándose en la información introducida en el formulario.

Cada transacción en su contabilidad consiste en un débito y un crédito. Los débitos y los créditos deben mantenerse en equilibrio para que los libros sean exactos. Su programa de contabilidad basado en formularios se encarga de esto por usted. Por ejemplo, cuando se introduce un cheque en el programa de contabilidad, es probable que se complete un formulario en la pantalla del ordenador que se parece a un cheque. Sin embargo, entre bastidores, su software está cargando la cuenta de gastos (o categoría) que utiliza en el cheque y abonando su cuenta corriente.

Cuando se realiza un asiento contable, se elimina el componente de forma y se obtiene algo parecido a esto:

Tipos de ajustes contables

Los asientos de ajuste suelen afectar a una o varias cuentas del balance y a una o varias cuentas de la cuenta de pérdidas y ganancias. En otras palabras, cuando se realiza un asiento de ajuste en los libros, se ajustan los ingresos o los gastos y lo que la empresa posee (activos) o lo que debe (pasivos).

Los asientos de ajuste suelen corresponder a una de estas cuatro categorías:

Devengos

La mayoría de los devengos se contabilizarán automáticamente en el curso de su contabilidad por devengo. Sin embargo, hay ocasiones -como cuando se ha realizado una venta pero aún no se ha facturado al final del período contable- en las que sería necesario realizar un asiento de devengo.

Otro de los devengos más comunes se produce al final del año. Digamos que usted paga a sus empleados los días 1 y 15 de cada mes. Al final del ejercicio, la mitad de los salarios de diciembre aún no se han pagado; se pagarán el 1 de enero. Si lleva sus libros en base al devengo real, tendría que hacer un asiento de ajuste para estos salarios con fecha de diciembre. 31 y luego revertirlo en enero. 1.

Nota: Este tipo de ajustes no suelen ser realizados por muchos contables y tenedores de libros de pequeñas empresas, pero son valiosos si usted está tratando de obtener un control real de sus ingresos y gastos para cada período contable.

Ejemplo de asiento de devengo

Utilizando el ejemplo de la nómina anterior, digamos que a partir de diciembre. 31 sus empleados han ganado sueldos por un total de 8.750 dólares en el período comprendido entre diciembre y diciembre. Del 15 al 31 de diciembre. 31. No recibieron estos salarios hasta enero. 1, porque pagas a tus empleados los días 1 y 15 de cada mes.

Aunque el dinero aún no haya salido de su cuenta al final del año, usted ha incurrido en ese gasto. En una contabilidad por el principio de devengo real, tendría que hacer un asiento de ajuste en sus libros para ajustar ese gasto al periodo en el que se produjo. Y lo harías con el siguiente asiento:

Este asiento aumentaría el gasto de Sueldos y Salarios en su cuenta de pérdidas y ganancias en $8.750, lo que a su vez reduciría su ingreso neto para el año en $8.750.

La cuenta de Sueldos y Salarios por Pagar es una cuenta de pasivo en su balance. Cuando se paga a los empleados, la cuenta corriente de la empresa, que también figura en el balance, se ve afectada. Pero cuando se registran los gastos devengados, se crea una cuenta de pasivo que se ve afectada por el asiento de ajuste.

Siempre que realice un asiento como éste, es importante registrar un asiento de anulación en el siguiente período contable. Así, en enero. 1, usted haría el siguiente asiento:

Ahora, cuando registre la nómina del 31 de enero. 1, sus gastos de sueldos y salarios no estarán sobrevalorados.

Una vez más, este tipo de ajuste no es común en la contabilidad de las pequeñas empresas, pero puede darle mucha claridad sobre sus verdaderos costos por período contable.

Aplazamientos

En la práctica, es más probable que te encuentres con aplazamientos que con devengos en tu pequeña empresa. Los aplazamientos más comunes son los gastos pagados por adelantado y los ingresos no devengados.

Supongamos que pagas el seguro de tu empresa para los próximos 12 meses en diciembre de cada año. Ha pagado por este servicio, pero aún no ha utilizado la cobertura. Esto se registraría como un gasto prepagado en sus libros.

O quizás un cliente ha hecho un depósito por servicios que aún no has prestado. Tienes su dinero, pero aún no lo has ganado. Esto se contabilizaría como ingresos no devengados en tus libros.

Ejemplo de asiento de aplazamiento

Siguiendo con el ejemplo del seguro de empresa, usted pagó 1.200 dólares por la cobertura del próximo año el mes de diciembre. 17 del año anterior. Si usted es un contribuyente con base en el efectivo, este pago reduciría su ingreso gravable para el año anterior en $1,200.

Sin embargo, a efectos de gestión, usted no ha utilizado realmente lo que ha pagado a partir de diciembre. 31. El asiento de ajuste tiene fecha de diciembre. 31 sería:

Hagamos una pausa aquí para explicar lo que ocurrió «entre bastidores» cuando usted hizo el pago del seguro en diciembre. 17. Cuando introdujo el cheque en su programa de contabilidad, cargó los gastos de seguro y abonó su cuenta corriente. Sin embargo, ese débito -o aumento- de su cuenta de gastos de seguro sobrevaloró el importe real de su prima de seguro sobre una base de devengo en 1.200 dólares. Por lo tanto, hacemos el asiento de ajuste para reducir su gasto de seguro en 1.200 dólares. Y lo compensamos creando un incremento en una cuenta de activo -Gastos Prepagados- por el mismo importe.

Cada mes del año siguiente, usted haría la siguiente entrada en sus libros:

Este asiento reconocerá el gasto de seguro a medida que lo incurra realmente, a razón de 100 dólares por mes (100 dólares x 12 meses = los 1.200 dólares que pagó por sus primas de seguro para el año). Al mismo tiempo, su cuenta de activo de gastos prepagados se reducirá en 100 dólares al mes.

Al final del año siguiente, entonces, su cuenta de gastos de seguros en su cuenta de pérdidas y ganancias mostrará 1.200 dólares, y su cuenta de gastos prepagados en su balance será de 0 dólares.

Este tipo de asiento es más común en la contabilidad de las pequeñas empresas que el devengo. Sin embargo, si hace este ingreso, debe informar a su preparador de impuestos para que pueda incluir los 1.200 dólares que pagó en diciembre en su declaración de impuestos. Recuerde que estamos haciendo estos ajustes para la gestión, no para los impuestos.

Depreciación y amortización

A efectos fiscales, su preparador de impuestos podría gastar completamente la compra de un activo fijo cuando lo adquiera. Sin embargo, por motivos de gestión, no se utiliza totalmente el activo en el momento de la compra. En cambio, se utiliza con el tiempo, y este uso se registra como un gasto de depreciación o amortización.

La depreciación y amortización es el ajuste contable más común para las pequeñas empresas.

Ejemplo de asiento de depreciación y amortización

Esta es una entrada que probablemente conozcas, pero lo más probable es que sólo la conozcas porque afecta a tus impuestos.

Siempre que se adquiere un activo fijo -como un vehículo, un edificio o un equipo grande- para la empresa, no se contabiliza la compra directamente en una cuenta de gastos. En cambio, la compra se registra en una cuenta de activo. La entrada «entre bastidores» para la compra de un camión de 35.000 dólares, por ejemplo, sería:

(Si no pagaste el vehículo en su totalidad, el crédito se contabilizaría en una cuenta de pasivo a largo plazo. Para simplificar, supondremos que has pagado en efectivo.)

La cuenta de vehículos es una cuenta de activo fijo en su balance. Contabilizamos la compra de esta manera porque no se agota totalmente la utilidad del camión cuando se compra. Probablemente conservará el camión durante varios años.

Supongamos que conservará el camión durante cinco años y que luego lo sustituirá. Cuando termines con el camión, lo venderás por 10.000 dólares, el valor de salvamento del camión. La tasa de depreciación lineal para el camión se calculará de la siguiente manera:

(Coste de adquisición – Valor de salvamento) / Vida útil = Tasa de depreciación

($35,000 – $10,000) / 5 = Tasa de depreciación

$25,000 / 5 = $5,000

Usted depreciará el camión a un ritmo de 5.000 dólares al año, o aproximadamente 416 dólares.67 por mes.

El asiento de ajuste en tus libros cada mes, entonces, sería:

El gasto de depreciación aparece en la cuenta de pérdidas y ganancias cada mes, mostrando cuánto del valor del camión se ha utilizado ese mes. La depreciación acumulada es una cuenta de contra activo. Esto significa que aparece en la cuenta de activos de vehículos en el balance como un número negativo. Esto tiene el efecto neto de reducir el valor de sus activos en su balance, al tiempo que refleja el valor de compra del vehículo.

A diferencia del devengo, no existe un asiento de reversión para los gastos de depreciación y amortización.

Tenga en cuenta que este cálculo y entrada no coincidirá con lo que su contador calcula para la depreciación a efectos fiscales. Pero este asiento le permitirá ver sus verdaderos gastos a efectos de gestión.

Estimaciones

Algunas empresas crean cuentas de reserva para los gastos en los que creen que su empresa puede incurrir, pero todavía no tienen una cantidad real. Dos asientos de estimación comunes son la provisión para deudas incobrables: la parte de las cuentas por cobrar que la empresa estima que podría ser incobrable sobre la base de su historial de cobro de cuentas por cobrar; y el deterioro/pérdida de inventario, o la cantidad de inventario que la empresa estima que perderá debido al deterioro, la obsolescencia, el robo o alguna otra actividad no rentable.

Ejemplo de asiento de estimación

Supongamos que tiene 250.000 dólares de inventario y que sabe que suele perder el 2% de su inventario por robo o deterioro cada año.

Primero, calculemos el importe en dólares de la pérdida de inventario:

$250,000 x 0.02 = $5,000

Usted pierde, por término medio, 5.000 dólares de su inventario cada año. Sobre una base mensual, son 416 dólares.67. Por lo tanto, cada mes, usted haría la siguiente entrada en sus libros:

La cuenta de pérdidas de existencias puede ser una subcuenta del coste de las mercancías vendidas, o puede incluirse como un gasto de explotación. Preferimos considerarlo como un gasto de explotación para que no distorsione el margen de beneficio bruto. La cuenta de Reserva para Pérdidas de Inventario es una cuenta de contra-activo, y aparece bajo su cuenta de activos de Inventario en su balance como un número negativo.

Cuando haga su inventario físico cada año, invertirá la entrada del año:

Y luego registrarás la pérdida de inventario real. Supongamos que el resultado es de 3.750 $.

Como usted sabe que el importe de su inventario ha disminuido en 3.750 dólares, ajustará su número de inventario real en lugar de contabilizarlo en la cuenta de reserva.

Al igual que los devengos, las estimaciones no son comunes en la contabilidad de las pequeñas empresas.

Cuándo hacer ajustes en la contabilidad

Los asientos de ajuste suelen realizarse después de que el balance de comprobación haya sido preparado y revisado por su contable o tenedor de libros. A veces, como en los ejemplos anteriores, su contable puede introducir una transacción recurrente en su contabilidad, y estas entradas se contabilizarán automáticamente cada mes antes del cierre del período.

Otras veces, los ajustes deben ser calculados para cada período, y luego su contador le dará entradas de ajuste para hacer después del final del período contable.

Tener asientos de ajuste no significa necesariamente que haya algo mal en sus prácticas contables. Si le preocupa que algo pueda estar mal, hable con su contable; él podrá decirle si hay que cambiar algo en sus procesos contables para reducir la necesidad de asientos de ajuste.

Tenga en cuenta, sin embargo, que para la mayoría de las pequeñas empresas su contable es también la persona que presenta sus declaraciones de impuestos. Esto significa que su contable probablemente sólo se preocupará por los asientos de ajuste que afectan a su situación fiscal, como la depreciación. Si su contable lleva la contabilidad según el principio de devengo, y su contable mira sus libros desde una perspectiva exclusivamente fiscal, su contable podría tener más asientos de ajuste al final del año. Asegúrese de tener claro el propósito de los asientos de ajuste que le recomiende su contador o su contable.

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Cómo evitar que los asientos de ajuste desvirtúen sus números

Normalmente, su contable realizará los asientos de compensación de forma anual, contabilizando el ajuste en diciembre del año impactado. Aunque esto está bien si revisas tus finanzas sólo sobre una base anual, sesgará tus números – y tu comprensión de tus números – sobre una base mes a mes.

En cada uno de los ejemplos anteriores, el asiento de ajuste se desglosó para ser contabilizado mensualmente. Esto supone un poco más de trabajo, pero compensa en términos de claridad para ti.

Si cada una de las entradas anteriores hubiera sido publicada a partir de Dic. 31, tus gastos de diciembre se habrían incrementado en 19.950. Al desglosarlos por meses, tus gastos de diciembre sólo se verían incrementados en 9.583 dólares (el importe completo de los gastos de sueldos y salarios de diciembre, más el importe de un mes de cada uno de los otros gastos). Esa diferencia de 10.000 dólares podría ser la diferencia entre un beneficio y una pérdida para el mes de diciembre, lo que podría, a su vez, afectar a sus decisiones cuando esté planificando el mes de diciembre del año siguiente.

La última palabra

Muchos propietarios de pequeñas empresas consideran que los ajustes contables descritos aquí son engorrosos e innecesarios, y prefieren hacer sólo los ajustes necesarios para tener sus finanzas en orden para la preparación de los impuestos. Pero en la mayoría de los casos, el beneficio de disponer de estados financieros precisos para fines de gestión merece el esfuerzo añadido. A veces, sin embargo, el nivel de detalle mencionado aquí no aporta ninguna claridad adicional. Y lo que es peor, a veces las contrapartidas no se hacen como es debido, lo que puede llevar a más confusión.

Habla con tu contable o tenedor de libros sobre la información que quieres de tus estados financieros. Esta conversación debe incluir cómo utiliza su información financiera, cómo le gustaría utilizarla y las lagunas de comprensión que tiene actualmente. Su contable o tenedor de libros puede guiarle en cuanto a los ajustes contables que debe realizar en sus libros de forma regular.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.