Qué es la contabilidad de doble entrada?

La contabilidad por partida doble es un sistema que requiere dos anotaciones contables -una en el debe y otra en el haber- para cada transacción dentro de una empresa. Sus libros están equilibrados cuando la suma de cada débito y su correspondiente crédito es igual a cero. A diferencia de la contabilidad por partida simple, que sólo registra los ingresos y los gastos, la contabilidad por partida doble también registra los activos, los pasivos y el patrimonio neto.

El sistema puede parecer el doble de trabajo, pero ofrece una imagen más completa de cómo se mueve el dinero en su negocio. Y hoy en día, el software de contabilidad gestiona una gran parte del proceso entre bastidores.

Entrada única frente a. Contabilidad por partida doble

Ejemplo de contabilidad por partida única

La contabilidad de entrada única es como llevar un libro de caja. Las entradas suelen incluir una fecha, una descripción, un importe y un saldo restante. Supongamos que pagaste el alquiler y recibiste un préstamo del banco en octubre de 2021. Empezaste el mes con 50.000 dólares en la cuenta bancaria de tu empresa. Así es como podrían quedar los asientos:

Parece que tu negocio está 17.000 dólares por delante de donde empezó, pero eso no cuenta toda la historia. También tienes 20.000 dólares en el pasivo, que tendrás que devolver al banco con intereses. Al mirar estos asientos, tampoco tendrías idea de qué cuenta se retiraron los 3.000 dólares del alquiler. Esta es la razón por la que la contabilidad por partida simple no es suficiente para la mayoría de las empresas.

Ejemplo de contabilidad por partida doble

Te encuentras en la misma situación que la anterior, pero utilizando un sistema de partida doble en lugar de partida simple. Esto es lo que podría parecer:

Ahora, puedes mirar hacia atrás y ver que el préstamo bancario creó 20.000 dólares en pasivos. También es evidente que el dinero del alquiler procede de tu cuenta de efectivo. El dinero que fluye por tu negocio tiene un origen y un destino claros.

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Qué significa el débito y el crédito?

Es más fácil explicar los débitos y créditos como conceptos contables, en lugar de como cosas físicas. Cada transacción dentro de tu negocio produce un débito en una cuenta y un crédito en la otra. Juntos, representan el dinero que entra y sale de tu negocio: cuando una cuenta aumenta, otra tiene que disminuir. Una transacción que aumente sus activos, por ejemplo, se registrará como un débito en esa cuenta de activos en particular. Por otro lado, esa operación también se registraría como un crédito en otra cuenta. Los créditos aumentan las cuentas de ingresos, pasivos y patrimonio, mientras que los débitos aumentan las cuentas de activos y gastos. Los débitos se registran en la parte izquierda de la página y los créditos en la derecha. La suma de cada débito y su correspondiente crédito debe ser siempre cero.

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Cuál es la ecuación contable?

Esta ecuación es la base de la contabilidad por partida doble:

Activo = Pasivo + Patrimonio.

El pasivo y el patrimonio afectan al activo y viceversa, de modo que cuando cambia un lado de la ecuación, también lo hace el otro. Esto ayuda a explicar por qué una sola transacción comercial afecta a dos cuentas (y requiere dos entradas) en lugar de una sola. Por ejemplo, cuando pides un préstamo para tu negocio, aumentas (acreditas) tu cuenta de pasivo porque tendrás que pagar a tu prestamista en el futuro. Simultáneamente, aumentas (debitas) tus activos de caja porque tienes más efectivo para gastar en el presente. Lo mismo ocurre si inviertes tu propio dinero en tu negocio inicial. Tus activos aumentan (se cargan) porque ahora tu negocio tiene efectivo. Al mismo tiempo, el patrimonio del propietario aumenta (se acredita) porque ahora eres accionista.

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Programa de contabilidad por partida doble

La mayoría de los programas de contabilidad modernos, como QuickBooks Online, Xero y FreshBooks, se basan en el sistema de contabilidad por partida doble. Cuando se introducen las transacciones en el software – normalmente utilizando un formulario que parece un cheque, una factura o un recibo – la segunda parte de la transacción se realiza automáticamente entre bastidores como parte de la programación del software. El resumen de nuestro sitio web sobre el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas puede ayudarte a elegir la opción adecuada para ti.

Si no estás seguro de si tu sistema contable es de partida doble, una buena regla general es buscar un balance de situación. Si puede producir un balance desde su software de contabilidad sin tener que introducir nada más que la fecha para el informe, está utilizando un sistema de contabilidad de doble entrada.

Aunque utilices un programa de contabilidad, podría haber errores registrados en la contabilidad. A veces, los datos bancarios automatizados omiten transacciones o las duplican. Para evitar que esto ocurra, debe completar un proceso llamado conciliación de cuentas de forma regular para mantener sus libros precisos. Eso significa que usted hace coincidir cada transacción en su programa de contabilidad con su correspondiente extracto bancario.