Las 5 mejores aplicaciones de seguimiento de los gastos de la empresa

Para la mayoría de las pequeñas empresas, las dos partidas más importantes son los costes laborales y los gastos de la empresa. Mientras que el primero es relativamente estático, el segundo puede cambiar cada día, especialmente si tiene empleados que realizan gastos en nombre de su empresa.

Usted no iría por ahí gastando su propio dinero sin hacer un seguimiento de lo que está comprando, y lo mismo debería ocurrir con las finanzas de su empresa. Afortunadamente, hay muchas aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales que harán la mayor parte del trabajo pesado por usted.

El uso de un software para el seguimiento de sus gastos puede ahorrarle tiempo y dinero, al tiempo que permite a sus empleados trabajar de forma más eficiente. Además, el seguimiento de sus gastos puede proporcionarle una conciencia financiera y una visión de los hábitos de gasto de su negocio, haciendo su vida (y la de su contable) mucho más fácil en la temporada de impuestos.

El primer paso para encontrar un producto es determinar qué tipo de rastreador de gastos empresariales se adapta a las necesidades de tu empresa. Hay muchos modelos diferentes que optimizan el seguimiento para diferentes tipos de gastos. Por ejemplo, si sus empleados conducen mucho por trabajo, hay aplicaciones que hacen que el seguimiento del kilometraje sea un juego de niños.

Echemos un vistazo a cómo funcionan las aplicaciones de seguimiento de los gastos de la empresa y los diferentes tipos de capacidades que ofrecen para ayudarle a decidir cuál necesita para su negocio.

Pero primero, hablemos de las políticas de gastos de la empresa.

Su enfoque de los gastos

Antes de seleccionar un producto, debe saber cómo y cuándo se desplegará el producto. Con este conocimiento, puedes programar las reglas de tu software para que sólo las compras que permitas puedan ser contabilizadas.

Si usted es la única persona que realiza gastos en nombre de su empresa, podría hacer un seguimiento de sus gastos utilizando una simple hoja de cálculo. Sin embargo, si tiene varios empleados que realizan gastos, hay muchos factores que entran en juego, como los tipos de gastos que inicia su equipo, y la cantidad y frecuencia de esos gastos.

También debe pensar en cuántos empleados de su equipo tendrán permiso para presentar gastos. Esto juega en su estructura organizativa. ¿Podrá cada empleado enviar informes de gastos o informarán de sus gastos a un gestor que los envíe en su nombre??

Otra consideración es el importe de su gasto medio mensual. Algunas aplicaciones limitan la cantidad de transacciones o de dinero que se puede gestionar.

Cómo funcionan las aplicaciones de seguimiento de gastos de la empresa?

Las aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales son accesibles en línea o a través de un dispositivo móvil. La mayoría también debería integrarse con su software de contabilidad. Cuando te registres con un proveedor, recibirás una cuenta y acceso para un número determinado de empleados.

Las diferentes aplicaciones de seguimiento de los gastos de la empresa tienen diferentes procesos de registro, pero la mayoría requieren cierta información básica de la empresa y del banco. Para sacar el máximo provecho de su software de seguimiento de gastos empresariales, debe vincularlo a su cuenta bancaria o tarjeta de crédito empresarial. Sus empleados también tendrán la opción de vincular sus cuentas bancarias personales al software.

Una vez establecido este vínculo, podrá realizar un seguimiento más preciso y organizar los gastos realizados por su empresa. Por ejemplo, puedes agrupar todos los gastos relacionados con el inventario o el marketing para ver si estás manteniendo tu presupuesto para cada partida.

También podrá utilizar su rastreador de gastos para reembolsar a los empleados los gastos de la empresa en los que hayan incurrido. Estos reembolsos se basarán en los recibos presentados por los empleados y gestionados por usted a través de la aplicación.

Si prefiere no perder el tiempo reembolsando a los empleados, debería buscar una tarjeta de crédito o de prepago para la empresa.

Qué buscar en una aplicación de seguimiento de gastos para empresas

La mayoría de las aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales tienen combinaciones de algunas de las siguientes características. El factor clave de diferenciación para usted es determinar qué aplicaciones tienen las mejores versiones de las funciones que necesita, algunas de las cuales se basan en preferencias personales.

Entre las cosas que debe buscar en su aplicación de seguimiento de gastos empresariales están:

Cumplimiento de la normativa

Todos los programas de seguimiento de gastos deben cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), también conocida como «Ley de reforma de la contabilidad de las empresas públicas y de protección de los inversores».»El objetivo de la SOX es proteger a los inversores mejorando la precisión y la fiabilidad de la información de las empresas.

Además, todas las aplicaciones de seguimiento de los gastos de la empresa deben proporcionar un almacenamiento de datos de hasta siete años. El Servicio de Impuestos Internos lo exige en caso de que se solicite una auditoría.

Integración

La aplicación de seguimiento de los gastos de su empresa debe integrarse con su software de contabilidad para que la información se transfiera sin problemas entre las partes interesadas de la empresa. La mayoría de las aplicaciones se integran con los principales proveedores, como QuickBooks y Xero.

Fácil de usar

Si los empleados van a presentar gastos en nombre de la empresa, querrás asegurarte de que es fácil para ellos configurarse y utilizar el software. Encontrar una plataforma que sea sencilla y accesible puede ahorrarle dolores de cabeza logísticos en el futuro.

Si tiene empleados fuera del país, querrá asegurarse de que pueden acceder al software en su idioma local y enviar los gastos en su moneda local (el software debería hacer la conversión por usted).

Mobile-friendly

Parte de la facilidad de uso significa también tener una aplicación móvil que ofrezca mucha funcionalidad. Al fin y al cabo, la mejor manera de hacer un seguimiento de los gastos es introducirlos en su sistema lo antes posible.

Para ello, su aplicación debe contar con tecnología de captura de imágenes de recibos. Te permite tomar fotos de los recibos con tu teléfono y subirlas directamente a la aplicación. Los mejores rastreadores de gastos empresariales tienen reconocimiento óptico de caracteres, que convierte automáticamente el texto escrito a mano o impreso en texto codificado por la máquina, lo que le permite obtener toda la información específica posible de los recibos sin tener que introducir manualmente ninguna información.

Sistema operativo móvil

La mayoría de los programas de seguimiento de gastos empresariales están disponibles para teléfonos iOS y Android. Sin embargo, si la mayoría de su personal utiliza Windows Phone, sus opciones pueden ser un poco más limitadas.

Analítica

Su rastreador de gastos de negocios debe ser capaz de organizar sus datos de gastos para ayudarle a entender mejor a dónde va su dinero. Por ejemplo, deberías poder ver las diferencias de gasto semana a semana, mes a mes y año a año. También debería poder crear presupuestos y asignar gastos a un presupuesto específico para ver si está gastando dentro de sus posibilidades.

Las 5 mejores aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales

Con todo esto establecido, aquí hay algunas recomendaciones para las aplicaciones de seguimiento de los gastos de la empresa, basadas en las necesidades de su negocio:

Expensify: El mejor rastreador de gastos empresariales para la mayoría de los tipos de negocios

Expensify ofrece una buena opción para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Entre las características que puedes esperar están el escaneo ilimitado de recibos, la posibilidad de importar tarjetas de crédito personales y de empresa, y el reembolso al día siguiente de los informes de gastos aprobados.

Expensify también se integra con una variedad de otras aplicaciones, como Uber y Lyft para la importación automática de recibos, QuickBooks y Xero para la contabilidad, y Zenefits y Gusto para los recursos humanos. También hay un rastreador de kilometraje GPS integrado en la aplicación que le permite tomar los cálculos de los viajes de negocios. Otras ventajas son los límites de gasto por día y la posibilidad de configurar reglas de política, crear informes de gastos personalizados y delegar el acceso.

Hay dos paquetes de precios para empresas. El plan Collect tiene un precio mensual de 5 dólares por usuario e incluye todas las funciones mencionadas anteriormente, además de la deducción de gastos duplicados y el seguimiento de impuestos. El plan Control cuesta 9 dólares por usuario al mes e incluye todo lo que ofrece el plan Collect, además de la posibilidad de conciliar los extractos de varias tarjetas, una mayor personalización y la posibilidad de integrarse con más aplicaciones.

Ambos planes vienen con una prueba gratuita de seis semanas. Tenga en cuenta que Expensify también ofrece un plan de pago por uso.

Certifica: El mejor rastreador de gastos empresariales con muchas funciones

Certify cuenta con una variedad de funciones básicas que automatizan la mayoría de los procesos relacionados con los gastos, ahorrando mucho tiempo. Entre las funciones está ReceiptParse, que utiliza el reconocimiento óptico de caracteres para extraer los datos de los gastos de los recibos.

ReportExecutive de Certify puede generar automáticamente informes de gastos para toda la empresa estableciendo un calendario de informes, enviando recordatorios, revisando los envíos y enviando los informes. Certify también ofrece una variedad de métodos de envío de recibos, incluyendo texto, correo electrónico, escaneo y fax,

Las funciones de Spend Smart permiten a los usuarios calificar a los proveedores con los que han hecho negocios y compartir estas calificaciones con el resto de la empresa, lo que ayuda a toda la empresa a tomar decisiones de gasto más informadas. También hay integración con QuickBooks, un conjunto de informes, funcionalidad global y la posibilidad de personalizar los permisos y el acceso.

Hay tres planes de precios de Certify. Certificar ahora! cuesta 8 dólares por usuario al mes y proporciona acceso hasta a 25 usuarios. Con Certify Now! en el que se obtienen todas las características mencionadas anteriormente. El plan Profesional está basado en la cotización y puede acomodar hasta 200 empleados. El plan Enterprise también se basa en la cotización y es para empresas con más de 200 empleados.

Con los planes Professional y Enterprise se obtiene acceso a funciones adicionales, como un panel de control para la gestión de viajes, transferibilidad ACH, facturación automática, integraciones adicionales, copia de seguridad de recibos y feeds personalizados para todas las tarjetas de crédito de la empresa.

MileIQ: El mejor rastreador de gastos empresariales para empresas de transporte

Si tienes un negocio en el que tus empleados tienen que conducir mucho, MileIQ es una gran opción para controlar tus gastos. Una vez instalada, la aplicación funcionará simplemente en segundo plano mientras conduces, calculando la distancia de tu viaje sin que tengas que pulsar ningún botón y almacenando esa información en un lugar centralizado.

Al final de cada viaje, sus empleados verán cuánto pueden reembolsar y luego exportarán el registro directamente a usted. Los titulares de la cuenta pueden personalizar su plataforma añadiendo vehículos, lugares y propósitos de viaje adicionales.

MileIQ también puede funcionar para contratistas independientes. Los conductores de Uber y Lyft utilizan MileIQ para calcular los kilómetros recorridos en el trabajo, que luego pueden deducir en sus declaraciones de impuestos.

MileIQ es gratuito para un máximo de 40 unidades al mes para usuarios individuales. Los equipos reciben precios y descuentos basados en el volumen, así como formación personalizada.

Zoho Expense: El mejor rastreador de gastos empresariales de bajo coste

Zoho Expense ofrece el mejor conjunto de funciones por el menor coste. Hay un plan gratuito para hasta tres usuarios, un plan Premium que cuesta 5 dólares por usuario al mes y un plan Enterprise que cuesta 8 dólares por usuario al mes. Mientras que el plan gratuito limita su conjunto de características, los planes Premium y Enterprise le dan una cantidad impresionante de funcionalidad.

Entre las funciones incluidas en el plan Premium están el escaneo y almacenamiento ilimitado de recibos, la personalización de hasta 25 pólizas, los flujos de trabajo automatizados y la gestión de presupuestos. Los usuarios también pueden importar transacciones de tarjetas de crédito, aplicar etiquetas a los gastos y gestionar itinerarios directamente desde la aplicación Zoho.

Zoho Expense también se integra con un montón de software diferente, incluyendo QuickBooks, G Suite, Slack, Evernote y Dropbox. El plan Enterprise ofrece hasta 500 usuarios, gestión avanzada de viajes, integraciones adicionales y asistencia al cliente de primera calidad.

Concur Travel: El mejor rastreador de gastos empresariales para los gastos relacionados con los viajes

Concur ofrece una variedad de diferentes productos de seguimiento de gastos, pero si tiene empleados que viajan en avión y se alojan en hoteles con frecuencia, querrá usar Concur Travel. Eso es porque Concur Travel le permitirá reservar viajes de negocios completos directamente en la aplicación.

Los clientes recibirán acceso a ofertas especiales de viajes, funciones de planificación previa al viaje e informes que proporcionan información sobre el gasto en viajes y supervisan las tendencias y ofrecen comparaciones. El uso de Concur también le permite vincular su producto con un conjunto de otros productos de Concur, como Concur Detect para la auditoría y Concur Invoice para el procesamiento de facturas.

Concur Travel tiene precios basados en la cotización. Solicite una consulta gratuita.

Menciones de honor

También queremos mencionar dos aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales que no pasaron el corte: Rydoo (antes Xpenditure) y Abacus. Ambas ofrecen un impresionante conjunto de funciones. Sin embargo, no podemos decir que ninguno de los dos se haya destacado definitivamente sobre sus competidores en ninguna de las categorías principales que evaluamos.

Los mencionamos porque parte de la búsqueda de una buena aplicación de seguimiento de gastos empresariales es una preferencia personal. Es posible que usted y sus empleados prefieran la interfaz ofrecida por Rydoo o Abacus en lugar de otra opción. Por lo tanto, seríamos negligentes si no los pusiéramos al menos en tu radar.

Comience a hacer el seguimiento de sus gastos empresariales hoy mismo

Con el conocimiento de lo que el mercado puede ofrecer, te animamos a que pruebes algunas aplicaciones de seguimiento de los gastos de la empresa por ti mismo. Independientemente del producto que utilice, creemos que encontrará que el software proporciona una forma más eficiente de gestionar los gastos de la empresa.

Este artículo apareció originalmente en Fundera, una filial de nuestro sitio web.