Cómo realizar la nómina en QuickBooks

Hay dos maneras de introducir manualmente la nómina en QuickBooks Online si su producto de software de nómina no se integra con él. El método que elija dependerá de la cantidad de detalles que desee en sus informes de nómina dentro de QuickBooks Online. Antes de entrar en los dos métodos, es necesario entender los fundamentos, así como los errores más comunes que cometen los contables inexpertos al introducir la nómina.

Conceptos básicos de la nómina

Supongamos que todos los empleados cobran a través de un depósito directo. Su servicio de nóminas le hará tres pagos con cada nómina:

• Salario neto

• Impuestos

• Honorarios

Muchos contables cometen el error de simplemente contabilizar el salario neto en el gasto de nómina y los impuestos en el gasto de impuestos del empleador.

Esto es lo que deberían ser en su lugar:

Salario neto: La retribución neta se compone de la retribución bruta, que es el verdadero gasto para la empresa, menos la retención. Las retenciones pertenecen al gobierno. Por tanto, se deducen de la nómina del empleado y se depositan en una cuenta de pasivo. Ese pasivo se liquida cuando se hace el pago de impuestos.

Impuestos: El pago de impuestos se compone de dos partes, lo que significa que hay que dividir la transacción. Parte del pago de impuestos de la nómina es la retención que salió de los cheques de los empleados. La otra parte es la parte del empleador de los impuestos. La mayoría de los impuestos del empleador provienen de la coincidencia de la Seguridad Social y el impuesto de Medicare.

El pago de las retenciones es lo que se pone a cero con los pasivos de la nómina. La cuota patronal de los impuestos es un gasto que va a la cuenta de resultados, junto con el gasto bruto de la nómina. Cada uno de ellos va en líneas separadas.

Honorarios: Los honorarios simplemente se registran en una cuenta de gastos de honorarios de nómina.

Los salarios de los funcionarios: La otra cosa que vale la pena señalar aquí es que si su empresa es una S Corp, entonces usted necesita desglosar los salarios de los oficiales en una línea separada en el estado de resultados.

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Los dos métodos para ingresar la nómina

El método del resumen

Siempre y cuando entiendas lo anterior primero, entonces esta siguiente parte debería ser bastante fácil de seguir.

La mayoría de las empresas querrán registrar la nómina como un resumen. En otras palabras, se contabilizaría cada una de las tres transacciones descritas anteriormente como una suma global.

La paga bruta sería el total de la paga bruta de todos los empleados. Lo mismo para las retenciones. Luego sale la paga neta y coincide exactamente con lo que sale de la cuenta bancaria.

Para la nómina en QuickBooks Online, usted registra un cheque para esto y todo se concilia bien.

El pago de impuestos se divide en base a la retención total para todos los empleados, y el total del partido del empleador. Nuevamente, escriba un cheque en QuickBooks Online con la división entre los pasivos de la nómina y los impuestos del empleador, y todo debería reconciliarse.

El método de detalle

Este método es para los entusiastas de los informes como yo que lo quieren todo. Quiero que cada cheque de pago se registre por separado, con cada empleado como beneficiario. La otra situación en la que necesitas esto es si tu compañía de nóminas no saca los fondos de tu banco, como he descrito anteriormente. He visto dos servicios que sacan los fondos de forma extraña.

En el método detallado, se registra cada nómina individual de la manera exacta descrita anteriormente. En lugar de registrarlos como cheques en su cuenta bancaria, creará una nueva cuenta bancaria en QuickBooks Online. Lo llamamos «compensación de la nómina».»

Cuando se registran los cheques de la nómina en la cuenta de compensación de la misma, se sigue contabilizando el salario bruto y la retención. El saldo de la cuenta de compensación de nóminas será negativo. Cuando todas las nóminas estén ingresadas, esa cantidad negativa debe ser exactamente igual a la cantidad de la paga neta que sale de la cuenta bancaria. Cuando esa transacción se contabilice en la cuenta bancaria, anótela en la Compensación de Nóminas. Que pondrá a cero la compensación de nóminas.

Contabilizar los impuestos y las cuotas de la misma manera que arriba.

El vídeo de arriba demuestra cómo funciona todo esto. Mi ejemplo de informe se puede encontrar aquí.

La nómina es normalmente el mayor gasto que tiene una empresa. Esto hace que sea mucho más importante contabilizarlo correctamente.

No está seguro de que sus libros sean correctos? Compruebe sus entradas de nómina en QuickBooks Online. Aunque no entienda el aspecto contable de las cosas, lo que se deduce es que los cheques de nómina deben dividirse entre el salario bruto y el pasivo. Si usted ve la división, significa que su contador probablemente sabe lo que está haciendo.

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