Cómo pagar a los empleados

Pagar a los empleados es un proceso rápido y bastante sencillo con los sistemas de pago electrónico. Sin embargo, el trabajo de preparación realizado antes del día de pago, que a menudo determina si los empleados reciben la cantidad correcta, requiere más tiempo.

Tanto si tiene una pequeña empresa con unos pocos empleados como una empresa más grande con muchos trabajadores, querrá asegurarse de que sus empleados cobran correctamente, de que cumple con sus obligaciones relacionadas con los impuestos sobre las nóminas y de que mantiene el papeleo legalmente requerido.

Cómo crear una nómina

Hay varias decisiones clave que debes tomar antes de poner en marcha la primera nómina. Para empezar, tendrá que decidir:

• Sistemas de nóminas: Las opciones pueden incluir la ejecución de la nómina manualmente, la compra de un software de nómina, y el uso de un contador o servicio de nómina.

• Calendarios de pago: Las opciones más comunes son la mensual, la quincenal y la semanal. Es posible que haya que hacer ajustes en el calendario de pagos para los días festivos.

• Opciones de pago: Depósito directo, cheque y tarjeta de débito son las opciones más comunes.

Una vez tomadas estas decisiones, también tendrá que establecerlas:

• Retenciones: Impuestos (federales, estatales y locales), Seguridad Social y Medicare.

• Deducciones: Prestaciones sanitarias, seguros, jubilación, etc.

• Declaraciones y pagos de impuestos: Formularios, declaraciones y pagos específicos que deben ser gestionados por el empleador.

Algunos productos de software de nóminas ayudan a configurar las retenciones permitiendo a los empleados rellenar los formularios W-4 y elegir las prestaciones a través de portales de autoservicio. La mayoría también se encarga de las declaraciones de impuestos y los pagos en su nombre.

En algunos casos, también puede tener que gestionar órdenes de embargo de salarios para los empleados. Con algunos productos de nóminas, los servicios de gestión de embargos vienen incluidos en los planes básicos; en otros casos, es necesario adquirir un plan de nivel superior para esos servicios.

Ejecutar las nóminas

Ya sea de forma manual, con un software de nóminas o con un servicio de nóminas, los siguientes pasos se utilizan para determinar la cantidad que se paga a los empleados.

1. Cálculo del salario bruto

El salario bruto es la cantidad total que gana un empleado antes de que se le descuenten los impuestos y las deducciones de su nómina. Se utiliza para determinar los importes de los impuestos que se retienen de la paga de un empleado y se calcula en función de su clasificación:

• Empleado por horas: El salario bruto se determina en función de las horas trabajadas multiplicadas por el salario por hora del empleado.

• Asalariado: El salario bruto se determina dividiendo el sueldo anual del empleado entre los periodos de pago al año.

El pago de horas extras y las comisiones también pueden incluirse en la paga bruta de los empleados por hora y asalariados. Depende de la estructura salarial de la empresa y de la legislación laboral estatal.

Muchas pequeñas empresas contratan a contratistas independientes para que les hagan el trabajo. Pero los contratistas no son empleados. Aunque se les pague al mismo tiempo que a los empleados, la paga bruta que recibe un contratista es un gasto de la empresa y el pago de impuestos es su responsabilidad.

2. Determinación de las retenciones y deducciones fiscales

En función de las directrices antes o después de los impuestos, se suelen calcular los siguientes impuestos y deducciones para cada empleado:

• Impuestos sobre la renta: Federal, estatal y posiblemente local.

• Impuestos FICA: OASDI (Seguridad Social) y Medicare.

• Deducciones: Importes pagados por el empleado en concepto de asistencia sanitaria, dental, óptica, planes de jubilación, etc.

• Embargos: Retenciones ordenadas por los tribunales para la manutención de los hijos, la recaudación de impuestos, la manutención del cónyuge, etc.

Una vez determinados los importes anteriores, se deducirán de la retribución bruta del empleado para obtener su retribución neta.

3. Entrega del salario neto a los empleados

La paga neta de cada empleado se les entregará cada día de pago. La forma de hacerlo dependerá de las opciones disponibles en la empresa y de las preferencias de los empleados. Estas son las tres opciones típicas:

• Depósito directo: Transferencia de la cuenta bancaria del empleador a la cuenta bancaria del empleado.

• Cheque: Cheque en papel que el empleado puede cobrar o ingresar en una cuenta bancaria.

• Tarjeta de débito: Transferencia de la cuenta bancaria del empleador a la tarjeta de débito del empleado.

En una encuesta realizada en 2020 por la Asociación Americana de Nómina, cerca del 94% de los encuestados dijeron que recibían sus nóminas mediante depósito directo. En algunos estados, los empleadores pueden hacer que el depósito directo sea obligatorio; en otros estados, las empresas deben ofrecer alternativas.

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4. Declaraciones de impuestos y pagos de beneficios

El empresario es responsable de remitir los impuestos retenidos a sus empleados a la agencia tributaria correspondiente. También están obligados a pagar cotizaciones adicionales a la Seguridad Social y a Medicare que coincidan con la cantidad pagada por el empleado. El calendario de pago de los impuestos sobre la nómina suele ser fijado por la agencia tributaria individual.

Si se hicieron deducciones para los planes de salud, seguro y jubilación del empleado, las primas, junto con cualquier contribución del empleador, deben enviarse a la compañía correspondiente. Estos pagos pueden ser realizados directamente por el empleador o automáticamente a través de un software de nóminas o un servicio de nóminas.

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Llevar un registro de nóminas

Los registros de la nómina es un término amplio que se refiere a los documentos asociados con el proceso de la nómina. El empleador debe conservar todos los documentos utilizados para determinar el salario del empleado. Por ejemplo, los formularios W-4 y W-2, las autorizaciones de depósito directo, las tarjetas de tiempo, las hojas de salario, los planes de comisiones, los formularios de beneficios de los empleados y los talones de pago se considerarían documentos de nómina.

Por lo general, los empresarios están obligados a conservar la mayoría de los registros de nóminas durante un mínimo de tres años, de acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas. Sin embargo, el Servicio de Impuestos Internos aconseja a las pequeñas empresas que conserven los registros fiscales durante al menos cuatro años. Como mejor práctica, los empleadores pueden querer mantener los registros de nóminas e impuestos durante un período de tiempo más largo o consultar a un profesional antes de destruir los documentos.

Errores a evitar

En algún momento se puede cometer un error al pagar a los empleados. Los errores menores pueden corregirse en la siguiente nómina, pero los errores importantes suelen requerir mucho tiempo y esfuerzo para corregirlos y pueden suponer un gasto inesperado para el empresario. Esto es lo que hay que evitar.

Clasificación errónea de empleados y contratistas independientes

El IRS tiene normas para clasificar a los trabajadores. Estas normas están relacionadas con el grado de control que tiene el trabajador sobre su trabajo, su salario y su relación con la empresa. Dado que los empleados y los contratistas independientes reciben una remuneración diferente, una clasificación incorrecta de los mismos puede tener consecuencias fiscales y dar lugar a la imposición de multas y sanciones al empresario.

No pagar los impuestos sobre la nómina a su debido tiempo

Los empleadores deben realizar los pagos de impuestos sobre la nómina al IRS en un calendario mensual o quincenal. La frecuencia de los pagos está determinada por la responsabilidad fiscal total de la empresa. Si el empleador no hace los depósitos a tiempo, podría enfrentarse a sanciones de hasta el 15% de la cantidad adeudada. El empleador también se enfrentará a sanciones similares si los impuestos estatales sobre la nómina requeridos no se pagan en la fecha prevista.

No estar al día con las leyes sobre nóminas

Los empleadores son responsables de estar al día con las leyes federales y estatales sobre nóminas, y pueden enfrentarse a multas y sanciones por no pagar correctamente a sus empleados. Suscribirse a los boletines de noticias, unirse a las asociaciones empresariales relacionadas y asistir a seminarios son algunas de las formas en que los empresarios pueden mantenerse informados. También pueden ir un paso más allá y contratar un servicio de nóminas, una organización profesional de empresarios, un contable o un abogado que les asesore sobre los cambios relacionados con las leyes de nóminas.