Cómo imprimir 1099s en QuickBooks Online

Emitir los 1099 a sus proveedores cada año es una tarea de contabilidad empresarial esencial. Si no lo hace – o no lo hace correctamente – su negocio podría estar en el gancho para las sanciones considerables. Afortunadamente, QuickBooks Online hace que la tarea sea increíblemente sencilla.

Si no tiene claro qué proveedores deben recibir el formulario 1099, o qué formulario 1099 debe utilizar, consulte con su contable. Estos profesionales podrán revisar su contabilidad, ayudarle a determinar quién necesita un 1099 y agilizar su flujo de trabajo para que el proceso sea aún más fácil.

Una guía paso a paso

Debido a que Intuit está mejorando continuamente su experiencia de usuario, lo que usted ve en su pantalla en QuickBooks Online podría ser ligeramente diferente de las capturas de pantalla que siguen.

1. Configurar QuickBooks Online para el 1099. Pase el ratón por encima de la pestaña de Gastos en el menú de la izquierda y haga clic en Proveedores. Una vez que aparezca la pantalla del proveedor, haga clic en Preparar 1099.

2. Introduzca la información de su empresa. Realice los cambios necesarios haciendo clic en el icono del lápiz a la derecha del nombre y la dirección de su empresa o del número de identificación fiscal. Una vez que haya introducido la información de su empresa o haya verificado que es correcta, haga clic en el botón Siguiente.

3. Seleccione el tipo de pagos que realiza. Elija todas las opciones que correspondan aquí. La mayoría de las empresas elegirán «alquileres» y «remuneración de no empleados».»Una vez marcadas las casillas junto a los tipos de pago, aparecerá un segundo cuadro desplegable en el que podrá seleccionar las cuentas (categorías) en las que contabilizar los pagos en QuickBooks Online. Seleccione todas las cuentas que correspondan y haga clic en Siguiente para continuar. (Tenga en cuenta que en el momento de escribir este artículo, la experiencia del usuario de QuickBooks Online no se ha actualizado para el nuevo formulario 1099-NEC.)

4. Revise la información de su contratista. La siguiente pantalla le mostrará una lista de proveedores que QuickBooks Online ha identificado como que necesitan 1099s. QuickBooks Online extrae esta información basándose en lo que ha introducido previamente en la pantalla de Proveedores para cada beneficiario.

Veamos el ejemplo del proveedor, Books by Bessie. Cuando hacemos clic en el botón Editar para este proveedor, vemos que la casilla «rastrear pagos para el 1099» no está marcada.

Cuando volvemos a nuestro proceso de preparación de los 1099, también nos damos cuenta de que Books by Bessie no aparece como un contratista que necesita un 1099. Sin embargo, tenemos un W-9 que indica que Books by Bessie es una empresa unipersonal y por lo tanto está sujeta a recibir un 1099.

Afortunadamente, es fácil añadir proveedores a la lista de contratistas sobre la marcha. Haga clic en el botón «Añadir de la lista de proveedores» y seleccione los proveedores a los que se les debe entregar un 1099. Asegúrate de guardar cuando hayas terminado.

Books by Bessie aparece ahora en la lista de contratistas. Ahora, usted notará que hay un error porque no tenemos un número de identificación fiscal en el archivo de Bessie. Haga clic en el enlace Editar para introducir la información necesaria.

Cuando haga clic en Editar, notará que se le pide que elija un tipo de contratista. Si el W-9 que le dio su proveedor incluye un número de seguridad social, seleccione Individual. Si incluye un EIN en su lugar, seleccione empresa.

En este caso, vamos a seleccionar «empresa» porque Bessie nos dio un W-9 con un EIN. QuickBooks Online introducirá por defecto el nombre de la empresa como el nombre del proveedor que tiene en el archivo. Sin embargo, el W-9 de Bessie también indica que es una propietaria única, lo que significa que, en lo que respecta a Hacienda, el nombre de su empresa es su nombre legal. Esto significa que tendremos que cambiar el nombre del negocio al nombre legal de Bessie (Bessie Williams) para que su 1099 sea correcto.

Una vez introducida toda la información requerida (señalada con un asterisco), haga clic en Guardar.

A continuación, haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del proceso.

5. Revise su información. Este siguiente paso es de vital importancia porque le ayudará a detectar posibles errores que podrían hacer que no presente los 1099 requeridos.

Notará que no hay pagos en esta pantalla. Sin embargo, usted sabe que pagó a Bessie 500 dólares al mes el año pasado. Esto significa que ha superado el umbral de 600 dólares y que debería recibir un 1099.

QuickBooks Online aplica automáticamente un filtro para que esta pantalla sólo muestre los contratistas 1099 que cumplen con el umbral de $600 para el año anterior. Haga clic en el icono de filtro para mostrar otras opciones.

Notará que puede cambiar el año fiscal (si necesita imprimir 1099s para un año anterior) así como el tipo de contratistas. Recomendamos filtrar esta lista en las tres opciones de «tipo de contratistas». Esto le permitirá comprobar si hay algún contratista que no haya sido marcado para recibir el 1099 y cualquier pago que debería estar incluido en el 1099 pero no lo está.

En este caso, los pagos de Bessie no aparecieron en esta lista porque no incluimos la categoría en la que se contabilizaron sus pagos en el paso 3. Habría sido fácil pasar por alto la emisión de su 1099 si no hubiéramos ejecutado los informes 1099 en todos los filtros.

6. Presente sus 1099. Una vez que esté satisfecho de que toda su información es correcta, es el momento de proceder al último paso del proceso. Aunque puede ser un poco más caro, recomendamos la opción de E-File y Entrega Automatizada. Con esta opción, Intuit se encarga de la presentación y entrega del 1099. Ten en cuenta que esto no te exime de asegurarte de que tu información es correcta, pero te evita la molestia de imprimir, enviar y presentar los 1099 tú mismo.

Agilizar aún más el proceso 1099

Probablemente notó que estábamos haciendo un montón de ediciones sobre la marcha mientras lo guiábamos a través del proceso de cómo imprimir 1099s en QuickBooks Online. Hay varias cosas que puede hacer para evitar esto y hacer su proceso 1099 aún más fácil.

1. Obtenga siempre un W-9 antes de pagar a su proveedor. Cada uno de sus proveedores tendrá que proporcionarle el formulario W-9, que enumera el nombre, la dirección y el EIN de su empresa. En este documento, también indican si su negocio es una empresa unipersonal, una corporación o alguna otra entidad. Aunque los proveedores están obligados a proporcionar un W-9 cuando se les pide, muchos dudan en hacerlo después de que se les haya pagado. Por esta razón, recomendamos no pagar nunca a un proveedor hasta que tenga su W-9 correctamente cumplimentado en el archivo.

2. Introduzca la información del proveedor tan pronto como la reciba. Tan pronto como reciba el formulario W-9 de su proveedor, introduzca la información en su perfil de proveedor en QuickBooks Online. Esto le evitará tener que buscar su información en enero, cuando se acerca la fecha límite para la presentación del 1099.

3. Introduzca la información del proveedor correctamente. Muchos proveedores que operan bajo un nombre DBA (doing business as) completan incorrectamente sus W-9. El nombre comercial de un propietario único es siempre el nombre legal de la persona, incluso si opera bajo un nombre comercial diferente. En nuestro ejemplo, Bessie Williams opera su negocio bajo el nombre de Books by Bessie. Su W-9 debe mostrar su nombre legal – Bessie Williams – en la línea 1 y Books by Bessie en la línea 2. Esto significa que la información del proveedor de Bessie en QuickBooks Online debe mostrar su nombre legal como el nombre de la empresa y el nombre de su negocio debe ser el nombre a mostrar.

Si emite un 1099 a nombre de una empresa cuando el contribuyente es en realidad una persona física, podría recibir una notificación del IRS por una falta de coincidencia entre el nombre y el número de identificación del contribuyente. Los desajustes pueden dar lugar a sanciones o a una notificación del IRS que someta los pagos al proveedor a los requisitos de retención de impuestos.

4. Compruebe trimestralmente si falta información. No hay peor momento que el mes de enero para intentar buscar la información que falta para poder presentar los 1099. Revise trimestralmente los registros de sus proveedores para asegurarse de que toda la información necesaria -nombre legal, dirección y EIN- está archivada. Esto le ahorrará tiempo y frustración cuando el plazo del 1099 sea inminente.

Entender los fundamentos de los 1099

El formulario 1099 es lo que se conoce como una declaración informativa. Aunque debes emitir los 1099 a los proveedores que cumplen ciertos criterios, el objetivo principal de los 1099 es informar de los pagos que has realizado al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Por esta razón, los 1099 se conocen cariñosamente como documentos «chivatos».

A diferencia de los W-2 que emite a sus empleados, sus proveedores no «necesitan» los 1099 para presentar sus declaraciones de impuestos. Los 1099 no se incluyen en la declaración de impuestos federales del contribuyente, como los W-2, y sus proveedores deben confiar en su propio software de contabilidad para informar de sus ingresos y deducciones imponibles. Cuando emite los 1099 a sus proveedores, básicamente les hace saber que ha informado al IRS de los pagos que les ha hecho.

Sólo emitirá los 1099 a los proveedores que haya pagado realmente, ya que son documentos basados en el efectivo. Tenga en cuenta que los 1099 no incluyen las cuentas por pagar o las cantidades que aún se deben al proveedor.

Si recibe un 1099 de un cliente, debe comparar la cantidad declarada en el 1099 con sus propios registros contables. Si hay una discrepancia, póngase en contacto con su cliente para que pueda emitir un 1099 modificado. Esto evitará que le cobren impuestos por dinero que no ha ganado.

Por qué emitir 1099s

Por ley, está obligado a emitir el 1099 cuando sea necesario. Incluso hay una pregunta en la declaración de impuestos federales de su negocio que pregunta si presentó los 1099 requeridos. Responder a esta pregunta de forma deshonesta -o proporcionar intencionadamente cualquier información incorrecta en una declaración de impuestos- constituye perjurio.

Las sanciones monetarias por no presentar los 1099s como se requiere son fuertes, también. La falta de atención intencionada, o no presentar los 1099s cuando se sabe que se debe, conlleva una multa de hasta 550 dólares por formulario, y no hay límite en la cantidad total que se podría cobrar. Si a esto le añadimos las deducciones fiscales no permitidas y los intereses por los impuestos adeudados por esas deducciones no permitidas, podría estar enfrentándose rápidamente a miles -o incluso decenas de miles- de dólares.

Tipos de 1099

Hay más de una docena de tipos diferentes de 1099. Afortunadamente, la mayoría de las pequeñas empresas sólo tienen que preocuparse por el 1099-MISC y el 1099-NEC.

En primer lugar, el 1099-MISC se utiliza para informar de los alquileres, los cánones y otros tipos de pagos menos comunes que puede realizar en el transcurso del año. Hasta el año 2019, la compensación de no empleados – dinero pagado a los contratistas independientes y negocios de servicios no incorporados – también se informó en 1099-MISC.

A partir de 2020, la remuneración de los no empleados se informará en el formulario 1099-NEC en lugar de en la casilla 7 del 1099-MISC. Este cambio se hizo para aliviar parte de la confusión que rodea a las fechas de vencimiento de los diferentes tipos de pagos reportados en el 1099-MISC. El formulario 1099-NEC se entregará a los beneficiarios y al IRS a más tardar el 31 de enero de cada año.

Determinar quién debe recibir un 1099

Determinar quién debe recibir un 1099 es probablemente la parte más difícil del proceso 1099. Las instrucciones para cada tipo de 1099 pueden llevar a más confusión que claridad.

En general, los vendedores recibirán un 1099 si se dan todas las condiciones siguientes:

• Usted no les pagó por bienes tangibles, a menos que esos bienes se utilizaran como parte de un servicio que el proveedor prestó.

• No son una corporación o una LLC que ha elegido tributar como una corporación.

• Usted les pagó más de 600 dólares en el transcurso del año.

• Los pagos se hicieron en efectivo, con cheque o por transferencia electrónica de fondos (los pagos realizados con tarjeta de débito o crédito se declaran en el 1099-K, que emite el proveedor de servicios comerciales del beneficiario).

Esta es una visión general muy simplificada y no debe ser utilizada como su única guía para determinar quién debe recibir un 1099. Consultar con su contador o tenedor de libros para determinar cuáles de sus proveedores deben recibir 1099s. Además, ten en cuenta que siempre es mejor pecar de precavido y emitir un 1099 cuando no es necesario, en lugar de no emitirlo para que luego te impongan sanciones.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.