Qué es un formulario W-2? Cómo obtener un salario & Declaración de impuestos

El formulario W-2 es algo más que un papel; es uno de los documentos más importantes que necesita a la hora de hacer la declaración de la renta. Aquí'se explica qué es un W-2, cómo entender qué'contiene y cómo obtener su W-2.

Qué es un formulario W-2?

El formulario W-2 del IRS, la «Declaración de salarios e impuestos», informa sobre los ingresos de un empleado del año anterior, la cantidad de impuestos que el empleador retuvo y otra información. Los empresarios envían a los empleados un formulario W-2 en enero (también se envía una copia al IRS). Los empleados utilizan el formulario W-2 para preparar sus declaraciones de impuestos.

• Su formulario W-2 le indica cuánto ha ganado de su empleador en el último año y cuántas retenciones ha pagado ya por esos ingresos. Para muchas personas, la información que figura en el W-2 determina si van a recibir un reembolso o a extender un cheque a la hora de pagar los impuestos.

• Usted debe recibir un W-2 de cada empleador que le pagó al menos 600 dólares durante el año. Los ingresos por propinas pueden aparecer en su W-2. Los trabajadores autónomos o con contrato independiente reciben el formulario 1099 de sus clientes, no el W-2.

• No confunda el W-2 con el W-4: es el formulario que utiliza para indicar a su empleador la cantidad de impuestos que debe retener de su nómina cada período de pago (aprenda cómo funcionan las retenciones de impuestos).

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¿Cómo obtengo mi formulario W-2??

Si su W-2 del año en curso no aparece en el correo antes del día de San Valentín, pida primero a su empleador una copia y asegúrese de que tiene la dirección correcta. Es posible que su empresa le indique cómo obtener su W-2 en línea a través del departamento de RRHH o del procesador de nóminas. Si eso no arregla las cosas, llame a Hacienda (aquí'hay una lista de números de teléfono útiles de Hacienda). Tendrás que proporcionar información sobre cuándo has trabajado y una estimación de lo que has cobrado.

• Recuerde que su declaración de la renta aún debe presentarse antes de la fecha límite de presentación de la misma, por lo que si no tiene su W-2, es posible que tenga que estimar sus ingresos y retenciones para hacerla a tiempo. (Vaya aquí para saber más sobre cómo obtener una prórroga.) El IRS podría retrasar el procesamiento de su declaración -léase: reembolso- mientras intenta verificar su información.

• Si su W-2 aparece finalmente después de haber presentado su declaración de impuestos, es posible que tenga que volver a modificar su declaración de impuestos.

Consejo de experto: Si busca una copia de un antiguo W-2 que adjuntó a una declaración de impuestos anterior y no puede obtener una copia del empleador que lo emitió originalmente, puede solicitar una transcripción de impuestos del IRS en línea o utilizar el formulario 4506 del IRS para solicitar una copia de su declaración de impuestos.

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Cuándo debo recibir mi formulario W-2?

El IRS exige a las empresas que entreguen los W-2 al gobierno y a los empleados antes de enero. 31 o se enfrentan a sanciones. El IRS suele definir el plazo de entrega como «get it in the mail», lo que significa que debería tener el suyo en sus manos la primera semana de febrero. Los empleadores también pueden enviar a los empleados sus W-2 electrónicamente, pero no es obligatorio. Eso significa que puede obtener el suyo en línea.

Aunque haya dejado su trabajo hace meses, su ex empleador puede esperar hasta el mes de enero. 31 para enviarte un W-2 – a menos que lo pidas antes, en cuyo caso el empleador tiene 30 días para proporcionarlo.

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Cómo funciona el formulario W-2

Usted utiliza el W-2 para presentar su declaración de impuestos. El formulario W-2 muestra algo más que lo que se le pagó. También detalla cuánto contribuyó a su plan de jubilación durante el año, cuánto pagó su empleador por su seguro de salud, o incluso lo que recibió en beneficios de cuidado de dependientes. Todos esos datos afectan a su situación fiscal: sus aportaciones a la jubilación podrían no estar sujetas a impuestos, por ejemplo.

Casilla 1: Detalla cuánto le pagaron en salarios, propinas y otras compensaciones.

Casilla 2: Muestra la cantidad de impuestos federales retenidos de su salario.

Casilla 3: Indica la cantidad de su paga en la casilla 1 que está sujeta al impuesto de la Seguridad Social.

Casilla 4: Muestra la cantidad de impuestos de la Seguridad Social que se retuvieron de su sueldo.

Casilla 5: Muestra la parte de su sueldo en la casilla 1 que está sujeta al impuesto de Medicare.

Casilla 6: Muestra la cantidad de impuestos de Medicare que se retuvieron de su salario.

Casilla 7: Muestra la parte de los ingresos por propinas que declaró a su empleador (esas propinas están incluidas en la Casilla 1) que estaba sujeta al impuesto de la Seguridad Social.

Casilla 8: Indica la cantidad de otras propinas que su empleador le asignó. Esta paga no está incluida en la casilla 1. (Aprenda a declarar las propinas en su declaración de la renta.)

Casilla 10: Muestra el importe de las prestaciones por cuidado de dependientes que su empleador le pagó o incurrió en su nombre. Nota: Por lo general, todo lo que supere los 5.000 dólares (2.500 dólares si está casado declarando por separado) se detalla también en la casilla 1. Para el año fiscal 2021 (los impuestos deben pagarse en abril de 2022), la Ley del Plan de Rescate Americano permite a los empleadores aumentar esta cantidad a 10.500 dólares (5.200 dólares para los casados que declaran por separado).

Casilla 11: Por lo general, esta casilla muestra cuánto dinero se le distribuyó durante el año del plan de compensación diferida de su empleador.

Casilla 12: Aquí, hay cuatro áreas en las que el empleador puede proporcionar más detalles sobre parte o toda la paga reportada en la Casilla 1. Por ejemplo, si ha contribuido al plan 401(k) de su empresa, el importe de sus contribuciones puede aparecer en la casilla 12 con la letra de código "D." Hay muchos códigos, que puede ver en las instrucciones del W-2 del IRS.

Casilla 13: Esta casilla indica si sus ingresos están sujetos a los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare pero no están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta, si participó en determinados tipos de planes de jubilación o si recibió determinados tipos de subsidios por enfermedad.

Casillas 16-19: Indique qué parte de su sueldo está sujeta al impuesto estatal sobre la renta, qué cantidad de impuesto estatal sobre la renta fue retenida de su sueldo, qué cantidad de ingresos estuvo sujeta a impuestos locales y qué cantidad de impuestos locales fue retenida de su sueldo.

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Qué hacer si su W-2 es incorrecto

Si su empleador omite un punto decimal, se equivoca en su nombre o en una cantidad de dinero, o marca una casilla incorrecta – esto sucede – señale el error y pida un W-2 corregido. Señalar el error y esperar un nuevo W-2 te costará tiempo, pero aquí hay algo que podría hacerte sentir mejor: El IRS podría multar a su empleador si el error implica una cantidad de dinero o «un elemento significativo» en su dirección.

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La información de su W-2 no es un secreto

No te librarás de nada si simplemente metes tu W-2 en un cajón y decides no incluir la información en tu declaración de la renta. Los empleadores tienen la obligación legal de enviar copias de su W-2 a la Administración de la Seguridad Social y al IRS («Copia A») y a sus autoridades fiscales estatales y locales («Copia 1»). Probablemente recibirás una carta lacónica y unos cuantos meses de dolores de cabeza del IRS -y del estado, si tu estado tiene impuestos sobre la renta- después de que comparen los ingresos que declaraste en tu declaración de la renta con la información que tu empleador envió al gobierno.

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