Cómo imprimir los W-2 en QuickBooks Online

Incluso si su negocio opera en un año fiscal no calendario, todavía tiene una serie de requisitos de contabilidad, impuestos y presentación de informes para cumplir en enero. Los formularios W-2 deben ser distribuidos y archivados antes de finales de enero, lo que significa que tienes, como máximo, 31 días para verificar que son correctos, imprimirlos y hacérselos llegar a quienes han trabajado para ti.

Afortunadamente, si utiliza QuickBooks Online para gestionar sus operaciones contables, este proceso será sencillo. Tanto si imprime los W-2 en papel normal, en formularios preimpresos o en kit en blanco, como si los entrega electrónicamente (con el consentimiento del empleado), puede completar esta tarea, antes onerosa, en apenas unos instantes, después de haber verificado que toda la información de los W-2 de sus empleados es correcta.

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Qué son los formularios W-2?

El formulario W-2 – o simplemente W-2 para abreviar – es una declaración de los salarios y los impuestos que está obligado a dar a sus empleados cada año. Los W-2 deben entregarse o enviarse por correo a más tardar el 31 de enero de cada año. Los W-2 sólo se preparan para los empleados; si su negocio utiliza los servicios de contratistas independientes, preparará los 1099 para ellos en lugar de los W-2.

Los W-2 pueden variar ligeramente en su formato, pero todos reportan la misma información: salarios pagados, impuestos retenidos, deducciones de beneficios, etc. La información exacta reportada en los W-2 que su empresa da a los empleados depende de la estructura de compensación y beneficios de su negocio. Si tiene preguntas acerca de lo que debe ser reportado en los W-2 de sus empleados, debe discutirlas con su contador.

Cuando imprima un W-2 en QuickBooks Online, el formulario tendrá este aspecto:

La impresión real incluirá cuatro copias de este mismo formulario para cada empleado. Esto se conoce como formato 4UP, y es la única opción de formulario disponible en QuickBooks Online Payroll.

Presentación de W-2s en QuickBooks Online

Hay más en la preparación de los W-2 que simplemente distribuirlos a sus empleados. Los W-2 también deben presentarse al IRS a más tardar el 31 de enero de cada año. Dependiendo de los requisitos estatales y locales, es posible que también tenga que presentar los W-2 con la autoridad fiscal de su estado.

Una suscripción a QuickBooks Online Payroll incluye la presentación electrónica automática de los W-2. Esto elimina la necesidad de enviar por correo o presentar manualmente los W-2 y el formulario W3 (un resumen de todos los W-2 que usted presenta.)

Nota: Aunque QuickBooks Online Payroll presenta automáticamente sus formularios de impuestos por usted, sigue siendo importante hacer su debida diligencia para asegurarse de que está cumpliendo con todos sus requisitos de presentación. Consulte con la autoridad fiscal de su estado o con un contable o tenedor de libros que conozca la normativa sobre nóminas de su estado para asegurarse de que cumple con todos los requisitos.

Cómo imprimir los W-2 en QuickBooks Online

En primer lugar, para imprimir W-2s en QuickBooks Online, debe haber procesado al menos una nómina a través de QuickBooks Payroll durante el año fiscal anterior. Tenga en cuenta que QuickBooks Payroll es un servicio de pago que no está incluido en su suscripción a QuickBooks Online. Los precios oscilan entre los 22 dólares.50 por mes más $4 por empleado para la nómina básica hasta $62.50 al mes más 10 dólares por empleado para el servicio completo de nóminas.

Puede personalizar QuickBooks Online para que le envíe un recordatorio cuando sea el momento de presentar sus formularios de impuestos sobre la nómina. Para ello, haz clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, en Configuración de la nómina.

En la siguiente pantalla, haga clic en el icono del lápiz junto a Notificaciones por correo electrónico y asegúrese de que «Enviar a usted» está seleccionado para cada opción de notificación por correo electrónico. Haga clic en el botón «Hecho» cuando haya terminado.

Sin embargo, si no recibes una notificación por correo electrónico, eso no significa que no puedas imprimir tus W-2. De hecho, es mejor evitar depender únicamente de las notificaciones por correo electrónico o de la lista de tareas en QuickBooks Online para completar tareas cruciales en su negocio. En lugar de eso, crea un calendario con las fechas de vencimiento de las tareas contables vitales para asegurarte de que nunca se te pase una fecha de vencimiento.

Para imprimir los W-2 sin depender de las notificaciones por correo electrónico o de la lista de tareas del panel de QuickBooks, siga estos seis pasos:

1. Pasa el ratón por encima de la pestaña de Impuestos en la barra de herramientas de la izquierda, y luego haz clic en Impuesto sobre la Nómina.

2. Usted será llevado al Centro de Impuestos de Nómina en una nueva pantalla. La configuración por defecto del Centro de Impuestos sobre la Nómina es mostrar sus Pagos de Impuestos, pero junto a la pestaña de Pagos de Impuestos encontrará una pestaña de Formularios. Haga clic en esta pestaña.

3. Una vez que esté en la pantalla de Formularios, verá todos los formularios que QuickBooks Payroll ha presentado en su nombre. Estos formularios están organizados por año y trimestre natural; busque la sección Q4 del año anterior y haga clic para ampliarla.

4. Ahora verá todos los formularios presentados en nombre de su empresa. Haga clic en «W-2-Copias B, C & 2» para descargar un PDF de los W-2 que entregará a sus empleados. Asegúrese de que está haciendo clic en la opción correcta – de lo contrario, imprimirá sus copias de archivo del Formulario W-2 en lugar de las que sus empleados necesitan para sus impuestos.

Consejo profesional: Aunque puede acceder a todos estos formularios en QuickBooks Online siempre que tenga una suscripción activa, descárguelos y almacénelos de forma segura como medida de seguridad. Protege con contraseña cualquier PDF que incluya datos personales de los empleados, como direcciones y números de la seguridad social.

5. Ahora es el momento de imprimir sus formularios. Busque el PDF que ha descargado en el paso 4, ábralo e imprima los formularios como lo haría con cualquier otro PDF.

Observará que la primera página del PDF es una página de información; si utiliza formularios preimpresos, configure su impresora para que omita esta página y no desperdicie un formulario.

Tenga en cuenta, sin embargo, que no hay ningún requisito de utilizar los formularios preimpresos para los W-2. Puede ahorrar una cantidad considerable de dinero imprimiendo estos formularios en papel normal. Si decide utilizar formularios preimpresos, Intuit le recomienda que utilice los formularios disponibles en Intuit Marketplace. Estos formularios han sido probados para funcionar con QuickBooks Payroll; Intuit no garantizará que los formularios no comprados a través de su mercado tengan la alineación correcta.

Nuestra preferencia personal es utilizar el Kit W-2 en blanco disponible a través de Intuit Marketplace. Estos formularios perforados pueden ahorrar un tiempo valioso en alinear y doblar los formularios para asegurar que la información sensible de los empleados no quede expuesta.

6. También puede entregar electrónicamente los W-2 a sus empleados, siempre que el empleado haya dado su consentimiento para recibir sus W-2 electrónicamente. A diferencia de los talones de pago, el IRS requiere el consentimiento del empleado para que usted entregue los W-2 electrónicamente.

Si sus empleados aceptan recibir sus W-2 electrónicamente, pueden acceder a ellos visitando el sitio web de QuickBooks Workforce en workforce.intuit.com. Cuando cree los perfiles de sus empleados en QuickBooks Online usando el botón «Añadir un empleado» (ver abajo), tiene la opción de invitar al empleado a ver sus talones de pago y W-2s en línea. Al introducir la dirección de correo electrónico del empleado y luego hacer clic en la casilla de verificación junto a esta opción, se enviará al empleado una invitación al sitio de QuickBooks Workforce.

Los W-2 se envían automáticamente al sitio de QuickBooks Workforce una vez que se presentan en enero.

Consejo profesional: Debido a que los números de seguridad social de los empleados no se truncan en los W-2, no recomendamos el envío electrónico de los W-2 fuera del sitio de Workforce. Si es absolutamente necesario enviar una copia electrónica del W-2 de un empleado fuera de Workforce, proteja el PDF con una contraseña y compártala con el empleado de forma segura (no por correo electrónico).

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Conciliación de los datos del W-2

Hay más a los requisitos de presentación de informes de nómina anual que la impresión y presentación de W-2 y otros formularios anuales. Un paso importante que debe seguir cada año -incluso si utiliza QuickBooks Payroll- es conciliar los datos del W-2 con sus formularios de nómina trimestrales (941 y formularios de impuestos estatales). Por lo general, todo estará en orden, y no se requerirán ajustes antes de distribuir los W-2 y presentarlos ante el IRS y su estado. Sin embargo, cuando se requieran ajustes, cogerlos antes de presentar los formularios le ahorrará una cantidad de tiempo inconmensurable.

Si no está seguro de cómo conciliar sus W-2 con sus formularios de nómina trimestrales para el año, póngase en contacto con su contador o un contador de la nómina con experiencia para ayudarle.

Si tiene dificultades para imprimir los W-2 en QuickBooks Online, póngase en contacto con un ProAdvisor de QuickBooks o un contador o tenedor de libros que esté bien versado en QuickBooks Payroll y QuickBooks Online. Estarán encantados de ayudarle a verificar su información de nómina, imprimir sus W-2 y distribuirlos a sus empleados, haciendo que enero sea un poco menos estresante.

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