Cómo imprimir talones de pago en QuickBooks Online

QuickBooks Online hace que sea fácil no sólo procesar la nómina de sus empleados, sino también producir talones de pago que cumplan con las regulaciones de su estado. (No existe ninguna normativa federal que le obligue a proporcionar talones de pago a sus empleados.)

Este artículo proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo imprimir talones de pago en QuickBooks Online. Pero primero, veamos con más detalle el documento del recibo de sueldo en sí mismo.

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Explicación de los recibos de pago

Los talones de pago proporcionan a sus empleados un desglose detallado de sus ganancias, beneficios, impuestos retenidos y los impuestos que usted como empleador paga en su nombre. En QuickBooks Online, el talón de pago tiene este aspecto:

Este talón de pago se prepara como un PDF que se puede imprimir en papel 8.Papel de 5 por 11 pulgadas. Observe que aunque este documento se parece a un cheque, indica que es un documento de «Detalle de Talón de Pago». No puede imprimirlo en su stock de cheques para crear un cheque de pago físico para los empleados a los que no paga mediante depósito directo. Si necesita crear cheques de pago físicos para sus empleados, tendrá que indicarlo en su configuración de impresión en QuickBooks Online (más sobre esto más adelante.)

Los talones de pago incluyen información importante que sus empleados utilizan para asegurarse de que se les está pagando correctamente y de que los impuestos se retienen como es debido. Dependiendo de las regulaciones estatales, los talones de pago también pueden mostrar cuánto tiempo de vacaciones y de enfermedad está disponible para el empleado y cuánto se ha utilizado. Si su empresa tiene un plan de beneficios al que sus empleados contribuyen, esas contribuciones también aparecen en el talón de pago.

Sin embargo, sus empleados no son los únicos que encuentran útiles los recibos de sueldo. Debido a que los talones de pago muestran tanto la información actual como la del año hasta la fecha, los prestamistas y las agencias de servicios sociales suelen exigir un talón de pago reciente (y a veces varios talones de pago recientes) antes de prestar dinero o aprobar beneficios. Esto ayuda a estas instituciones y organismos a asegurarse de que están tomando decisiones de aprobación acertadas.

Incluso si sus empleados no revisan regularmente sus talones de pago o los necesitan para un prestamista o los servicios sociales, debe proporcionar un talón de pago con cada cheque de pago. Muchos estados requieren que usted proporcione los talones de pago a sus empleados, y algunos tienen requisitos específicos para la entrega electrónica de los talones de pago. Póngase en contacto con la oficina de trabajo de su estado para obtener más información sobre los requisitos de entrega de talones de pago de su estado.

Impresión de talones de pago en QuickBooks

Ahora que sabe por qué debe preparar talones de pago para sus empleados, vamos a ver cómo imprimir talones de pago en QuickBooks Online.
En primer lugar, asegúrese de que tiene activada la Nómina de QuickBooks en QuickBooks Online. Para activar la Nómina de QuickBooks, pase el ratón por encima de «Trabajadores» en la parte izquierda de la pantalla del tablero, y luego haga clic en «Empleados.»

En la siguiente pantalla, haga clic en el botón verde «Get Started».

Tenga en cuenta que QuickBooks Payroll es un servicio de pago que no está incluido en su suscripción a QuickBooks Online. Los precios van desde $22.50 por mes más $4 por empleado para la nómina básica hasta $62.50 por mes más $10 por empleado para el servicio completo de nómina.

Una vez que haya activado su suscripción a QuickBooks Payroll, tendrá que crear su configuración de nómina. Haga clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha de su pantalla, luego haga clic en Configuración de la nómina.

En la siguiente pantalla, haga clic en el icono del lápiz junto a la opción de impresión.

A continuación, seleccione sus opciones de impresión. Si todos sus empleados cobran mediante depósito directo, puede elegir la opción de «papel normal». De lo contrario, elija el tipo de cheque (ya sea un talón o dos talones) y luego guarde. Para terminar de introducir la configuración de la nómina, haga clic en «Hecho».»

Una vez que haya activado y ejecutado su primera nómina a través de QuickBooks Payroll, podrá imprimir los talones de pago de sus empleados. Encontrará la opción de imprimir los talones de pago en QuickBooks Online en el mismo lugar donde activó la nómina, en la sección de Empleados dentro de la pestaña de Trabajadores. Sin embargo, su pantalla tendrá un aspecto un poco diferente:

Su pantalla de Empleados muestra ahora una lista de sus empleados. Puede buscar un empleado en el cuadro de búsqueda (a), o puede ordenar su lista por Empleados Activos, Empleados Inactivos o Todos los Empleados (b). Utilice el botón «Añadir un empleado» (c) para configurar un nuevo empleado desde esta pantalla.

Sin embargo, el elemento de esta pantalla más pertinente para nuestros propósitos es el enlace «Lista de cheques de pago» (d). Al hacer clic en este enlace, se mostrará una lista de sus cheques de nómina más recientes:

La configuración por defecto de esta pantalla es mostrar todos los cheques de pago de la última nómina. Puede cambiar esta configuración para mostrar los cheques de pago anteriores haciendo clic en el cuadro desplegable de filtro (resaltado arriba.)

Una vez que haya elegido el período de nómina correcto, estará listo para imprimir los talones de pago de sus empleados. Seleccione los cheques de pago para los que desea imprimir talones de pago. Puede hacerlo seleccionando cada casilla de verificación por separado, o puede seleccionar todos los cheques a la vez haciendo clic en la casilla de verificación junto al campo «Fecha de pago».

En cuanto seleccione los talones de pago, el cuadro desplegable del filtro será sustituido por un botón de impresión.

Haga clic en el botón Imprimir para crear un PDF de los talones de pago de sus empleados, que luego puede imprimir en papel normal y distribuir a sus empleados.

Nota importante: Si a algunos de sus empleados se les paga a través de un cheque de pago físico y a otros se les paga a través de un depósito directo, asegúrese de que los talones de pago que distribuya a sus empleados con depósito directo se impriman utilizando la configuración de «papel normal» para que aparezca «Detalle del talón de pago» en el documento. De lo contrario, una persona sin escrúpulos podría utilizar el documento del talón de pago para crear un cheque de pago duplicado.

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Entrega electrónica de talones de pago a través de QuickBooks Online

También tiene la opción de entregar electrónicamente los talones de pago de QuickBooks a sus empleados. En primer lugar, compruebe los requisitos de su estado con respecto a la entrega electrónica de los talones de pago. Es posible que sus empleados tengan que completar un formulario para recibir su talón de pago electrónicamente (actualmente, Hawái es el único estado que requiere un opt-in para los talones de pago electrónicos).

Si usted puede proporcionar talones de pago electrónicamente bajo las leyes de su estado, sus empleados pueden acceder a ellos visitando el sitio web de QuickBooks Workforce en workforce.intuit.com. Cuando crea los perfiles de sus empleados en QuickBooks Online utilizando el botón «Añadir un empleado» (ver arriba), tiene la opción de invitar al empleado a ver sus talones de pago y W-2 en línea (debe obtener el consentimiento del empleado para entregar los W-2 en línea). Al introducir la dirección de correo electrónico del empleado y luego hacer clic en la casilla de verificación junto a esta opción, se enviará al empleado una invitación al sitio de QuickBooks Workforce.

Sus empleados pueden conectarse y ver sus talones de pago inmediatamente después de ejecutar la nómina. También pueden elegir recibir una notificación por correo electrónico de los nuevos talones de pago ingresando a su cuenta de Workforce, seleccionando Preferencias y luego eligiendo «enviarme un correo electrónico cuando haya nuevos talones de pago».» Esta notificación por correo electrónico no contendrá un talón de pago real; es simplemente una notificación que permite a sus empleados saber que un nuevo talón de pago está disponible para que lo vean.

Dado que QuickBooks Payroll trunca los números de la Seguridad Social de sus empleados, también puede enviarles por correo electrónico un PDF de sus talones de pago con relativamente poco riesgo de comprometer su información personal. Sin embargo, le recomendamos que proteja el PDF con una contraseña si decide enviar los talones de pago por correo electrónico a sus empleados.

Dependiendo de su software de creación y edición de PDF, puede llevar algún tiempo proteger con contraseña cada talón de pago de los empleados de forma individual. El paso adicional de enviar por correo electrónico cada PDF individualmente añade tiempo extra a este proceso. Por esta razón, recomendamos dejar que QuickBooks Workforce se encargue de la entrega electrónica de los talones de pago en la mayoría de los casos.

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