Cuánto tiempo hay que guardar los registros fiscales de la empresa

Una parte de ser propietario de un negocio consiste en mantener registros de todo, incluyendo lo que ha ganado, lo que ha gastado y a dónde ha viajado. Puede resultar fácil verse abrumado por el papeleo, y puede tener la tentación de deshacerse de sus registros una vez que se hayan presentado los impuestos de su negocio.

El IRS exige que conserve esos registros durante años. Esta guía le explicará cuánto tiempo debe conservar ciertos registros y qué debe guardar, para que esté preparado si Hacienda le pide sus registros.

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¿Por qué debe conservar los registros de la empresa??

Hacienda le exige que conserve los registros que justifican los ingresos que ha recibido y las deducciones que ha practicado. Si reclama una deducción por un curso de formación o una comida con un cliente, Hacienda quiere que conserve los detalles de la misma, ya que pueden preguntarle por ellos más adelante.

Aparte de que el IRS le exige que conserve los registros de la empresa, hay un caso de negocio para hacerlo también. Mantener un buen registro le asegura tener estados financieros precisos y poder evaluar la situación de su empresa en cualquier momento. El seguimiento de sus registros significa que usted reclama todos los gastos que se le permiten – ayudando a reducir la cantidad que tiene que pagar en el momento de los impuestos.

Cuánto tiempo hay que conservar los registros fiscales de la empresa?

En general, la Agencia Tributaria exige a las empresas que conserven los registros hasta que se agote el plazo de prescripción. El plazo de prescripción es la cantidad de tiempo que tiene para hacer cambios en su declaración de impuestos anterior o que el IRS puede evaluar más impuestos.

El plazo mínimo de prescripción es de tres años, pero en algunos casos puede ser mayor. Planifique conservar sus declaraciones de impuestos y registros durante al menos tres años, y compruebe el periodo de prescripción antes de decidir si tira algo.

También debe tener en cuenta que si necesita modificar su declaración de impuestos, también hay un plazo para ello. Si está solicitando un crédito adicional o un reembolso, el plazo es el último de los tres años siguientes a la fecha en que presentó la declaración original o los dos años siguientes a la fecha en que pagó el impuesto.

Cuándo comienza el plazo de prescripción?

El reloj comienza a correr en el plazo de tres años (o más) de prescripción en la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos o en la fecha en que usted presentó sus impuestos, la que sea más tardía.

Si la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos era el 15 de abril y usted presentó la declaración de febrero, el plazo de prescripción comienza el 15 de abril. 15, el plazo de prescripción comienza el 15 de abril. Si se presenta tarde sin una prórroga el 3 de mayo, el contador de tiempo comenzaría el 3 de mayo.

Excepciones a la prescripción

La mayoría de sus declaraciones de impuestos y los registros de apoyo – como los recibos, estados de cuenta bancarios, 1099-MISC y cualquier otra cosa que apoye sus ingresos y deducciones – deben mantenerse durante tres años. Existen algunas excepciones al plazo de prescripción de tres años:

Registros de impuestos sobre el empleo

Si tiene empleados, todos los registros de impuestos sobre el empleo deben conservarse durante cuatro años. Eso incluye:

• Su número de identificación de empleado (EIN).

• El importe de los pagos de salarios, rentas y pensiones, incluidos los salarios en especie.

• Importe de las propinas recibidas.

• Información personal de los empleados, incluyendo nombres, direcciones, números de la Seguridad Social y ocupación.

• Los W-2 de los empleados que no se puedan entregar.

• Detalles del empleo, incluyendo las fechas de empleo y las fechas de las ausencias pagadas.

• Copias de las retenciones del impuesto sobre la renta de los empleados.

• Detalles de los depósitos fiscales realizados.

• Copias de las declaraciones de impuestos presentadas.

Ingresos omitidos

Si no declaró los ingresos cuando debía hacerlo, querrá conservar sus registros durante seis años. La regla del IRS dice que si los ingresos que omitió son el 25% o más de los ingresos brutos que aparecen en su declaración, tendrá que guardar sus declaraciones de impuestos y registros durante seis años.

Deducción de valores sin valor o de deudas incobrables

Reclamar una deducción por valores sin valor o deudas incobrables? Deberá conservar estos registros durante siete años.

Devolución fraudulenta o no presentada

Vas a estar pendiente de esos registros indefinidamente, ya que no prescriben. El IRS puede venir a buscar sus registros en cualquier momento en el futuro.

Qué tipos de registros fiscales de la empresa debe conservar?

El IRS no es específico en cuanto a la forma exacta en que debe mantener sus registros. Pero al mirar lo que hay que guardar, el IRS quiere que guardes documentos de apoyo para cualquier cosa que reportes en tus impuestos sobre la renta. Algunos ejemplos son

• Cintas de caja registradora.

• Libros de recibos e información de depósitos.

• Facturas enviadas y recibidas.

• Los formularios 1099-MISC recibidos.

• Costes de materias primas o productos comprados para su reventa.

• Recibos y extractos de tarjetas de crédito.

• Cheques cancelados que identifiquen al beneficiario, el importe y el comprobante de pago.

• Boletines de caja para pequeños pagos en efectivo.

• Todos los registros de los empleados.

• Declaraciones de impuestos anteriores.

Tenga en cuenta que esta lista no es exhaustiva. Si hay algo más que aparezca en su declaración de impuestos -ya sea un ingreso o una deducción- querrá guardar cualquier registro que lo respalde.

Recuerda que la carga de la prueba de todo lo que aparece en tu declaración de la renta recae sobre ti. Es tu responsabilidad poder demostrar los gastos que deduces con registros adecuados.

Qué es una prueba adecuada?

En general, los recibos, los cheques cancelados y las facturas son suficientes para documentar los gastos. Estos documentos deben ayudarle a establecer la fecha, el lugar, el importe y el motivo del gasto.

Por ejemplo, las pruebas de su estancia en un hotel deben incluir el nombre y la ubicación del hotel, las fechas en que se alojó y el coste de la estancia, con cargos separados para cosas como las comidas y las llamadas telefónicas.

Si guarda pruebas de una comida, querrá tener un recibo que muestre el nombre y la ubicación del restaurante, el número de personas servidas, la fecha de la comida y el coste.

Junto con toda la documentación, también debe tomar nota de la explicación escrita del propósito del negocio. Sí, el IRS quiere estar seguro de que el almuerzo que tuvo con los clientes tenía un propósito de negocios y no era sólo por diversión – así que anote por qué era importante tener esa comida.

¿Tiene que guardar pruebas de todo??

Afortunadamente, no. Si tiene un gasto inferior a 75 dólares, no necesita tener un recibo que lo respalde. Tampoco es necesario conservar la documentación si se trata de un gasto de transporte y la documentación no es fácil de conseguir. Y si tiene gastos de comida y alojamiento que declara bajo un plan contable de dietas, no necesitará guardar los recibos.

Es una buena idea conservar la documentación de respaldo si puede, porque si le hacen una auditoría, el IRS probablemente querrá más información.

Cómo empezar a guardar los registros

Cuando inicies tu negocio, deberás crear una cuenta corriente comercial. Para la mayoría de las empresas, esta va a ser la principal fuente de información relacionada con sus ingresos y gastos. Cada transacción en la cuenta bancaria de tu empresa debe tener más pruebas que la respalden.

Por ejemplo, cuando pagas la comida de un cliente, en tu cuenta bancaria aparece el pago de la comida. También deberá conservar en sus registros los documentos justificativos que muestren la fecha, el coste, los asistentes y el motivo comercial de la comida.

Mantener la información personal y la de su empresa separadas es un buen comienzo para organizar los registros de su empresa.

¿Tiene que conservar los registros en papel??

No hay necesidad de tener montones de papel o cajas de zapatos con recibos por ahí. Puedes utilizar un sistema de registro electrónico para mantener las cosas organizadas. Sea cual sea el sistema de registro que elija -electrónico o no-, tiene que mostrar claramente sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos.

Qué hacer cuando prescribe el delito

Por muy tentador que sea tirar todo una vez que el IRS dice que no es necesario conservarlo, es posible que quiera pensarlo dos veces. Es posible que necesite conservar sus registros por otros motivos. Su compañía de seguros o sus acreedores pueden exigirle que retenga las cosas un poco más.

Una de las ventajas de llevar registros electrónicos es que no tienes que guardar montones de recibos en un archivador. Archiva tus registros antiguos para poder acceder a ellos en el futuro, en cualquier momento que lo necesites.

Otros registros empresariales clave que hay que conservar

Mientras guardas cosas para Hacienda, no te olvides de mantener otros registros que son necesarios para tu negocio.

Si tiene empleados, querrá tener claro qué documentación relacionada con la contratación necesita conservar. En muchos casos, es necesario mantener un archivo de contratación con los detalles de la oferta de trabajo y la información del solicitante. La ubicación de su empresa y su tamaño determinarán exactamente lo que tendrá que conservar y durante cuánto tiempo. Por ejemplo, si su empresa está sujeta a la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA), tendrá que guardar información sobre los solicitantes durante un año.

También hay documentos comerciales clave que querrá conservar indefinidamente. Conserve los documentos de constitución de su empresa, como la escritura de constitución o los estatutos. También querrás guardar los títulos, las actas de las juntas de accionistas, los permisos y licencias, los documentos del seguro y cualquier contrato.

Mantener los registros organizados tanto en su negocio como en su vida personal es importante. Cuando se trata de mantener los registros: Si tienes dudas, no lo tires.

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