Utilice esta lista de requisitos legales para abrir una pequeña empresa para evitar que los problemas afecten a su negocio.Priyanka Prakash 22 de octubre de 2020
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Empezar un nuevo negocio es todo un reto. Parte de lo que hace que sea tan complicado son todas las implicaciones legales que conlleva montar un negocio. Como propietario de una empresa, debe asegurarse de que ha cubierto todas las bases legales para evitar multas, demandas o, en el peor de los casos, incluso la cárcel.
Afortunadamente, hay muchos recursos legales disponibles para las pequeñas empresas, tanto en línea como a través de asesores legales contratados. Utilice esta lista como punto de partida, que cubre los requisitos legales para iniciar una pequeña empresa. Marcar estos puntos en su lista de tareas le ayudará a asegurarse de que no infringe ninguna ley. Cuanto antes se ocupe de estas cosas, antes podrá centrarse en lo que mejor sabe hacer: vender su producto o servicio.
16 requisitos legales para crear una pequeña empresa
1. Designar la entidad empresarial adecuada.
Lo primero es lo primero. Elija la entidad o estructura empresarial adecuada para su empresa. Esto es crucial porque afecta a tu responsabilidad personal, a lo que pagas en impuestos y a tu capacidad de recaudación de fondos. Entre las posibles estructuras se encuentran la empresa unipersonal, la sociedad colectiva y la sociedad limitada, la sociedad anónima, la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. Una vez que decida qué estructura es la mejor para su empresa, debe designarla oficialmente a través de la Secretaría de Estado.
La mayoría de las pequeñas empresas comienzan como empresas unipersonales o sociedades porque requieren un mínimo de papeleo y tiempo de preparación. Sin embargo, este tipo de negocios tampoco ofrece suficiente protección de la responsabilidad civil para los propietarios. Una sociedad anónima o una LLC suele ser la mejor opción a medida que su empresa crece, sobre todo si tiene previsto obtener un préstamo comercial o reunir capital de riesgo.
2. Compruebe qué licencias, permisos y registros necesita su negocio.
Dependiendo del tipo de negocio y de su ubicación, es posible que necesite licencias y permisos específicos de su país, estado, condado o ciudad. Las licencias, los permisos y los registros tienen muchas variantes. Algunos ejemplos son las licencias comerciales locales, los permisos de construcción, los permisos relacionados con la seguridad sanitaria, los permisos para negocios en el hogar, los permisos de incendios, los permisos relacionados con la industria (como la gestión de un bufete de abogados, la hostelería, la construcción o la fabricación), las licencias de bebidas alcohólicas, etc.
Las posibilidades son muchas, así que asegúrese de investigar a fondo -quizás con la ayuda de su abogado- lo que necesita para cumplir con la ley en su área. La agencia de licencias comerciales de su ciudad o condado es también un buen punto de partida.
3. Asegúrese de que está pagando los impuestos empresariales adecuados.
Todo propietario de una empresa está legalmente obligado a pagar impuestos. Esto incluye el impuesto sobre la renta, los impuestos de autoempleo y, para algunas empresas, el impuesto sobre las ventas. Es aconsejable contratar a un contable o asesor fiscal para asegurarse de que cumple todas las leyes fiscales. El software de contabilidad también puede ayudarle a determinar cuándo debe presentar los impuestos y qué formularios debe rellenar.
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no pueden esperar hasta marzo o abril para pagar los impuestos. El IRS tiene un programa de pago de impuestos para las empresas, lo que requiere que los propietarios de negocios para pagar los impuestos estimados sobre una base trimestral. Asegúrese de comprobar los requisitos del IRS para su tipo de negocio para evitar cualquier multa e impuestos atrasados.
4. Lleve una contabilidad adecuada.
En la mayoría de los lugares, usted está obligado por ley a registrar todas las transacciones comerciales de acuerdo con un método de contabilidad específico. Vea lo que se requiere de usted para su industria y ubicación en términos de obligaciones de mantenimiento de registros, y establezca un sistema de archivo y contabilidad adecuado para todos los documentos y transacciones. Esto le ayudará en gran medida a la hora de hacer los impuestos o si se encuentra con otros problemas legales.
5. Consiga un acuerdo de fundadores por escrito.
Si su empresa funciona con varios propietarios, es importante asegurarse de que cada persona conozca y comprenda sus derechos y responsabilidades en relación con la empresa. La forma de hacerlo depende de la estructura de su empresa. Si constituye una sociedad, necesita un acuerdo de accionistas y unos estatutos adecuados. Si se constituye una sociedad de responsabilidad limitada, se necesitan los estatutos y el acuerdo de funcionamiento de la sociedad de responsabilidad limitada. También es necesario designar a un asesor jurídico para asegurarse de que los acuerdos y los estatutos son correctos.
6. Establezca un calendario de adquisición de derechos para todos los fundadores y primeros empleados.
Esta es una medida práctica que muchas startups suelen pasar por alto cuando acaban de empezar y están entusiasmadas por despegar. Pero esto protegerá su negocio en el futuro y garantizará un cierto nivel de compromiso que cada fundador o empleado inicial aporta a la mesa.
La creación de un calendario de adquisición de derechos en el momento de la constitución establece que la propiedad de las acciones se adquirirá con el tiempo, lo que impide a los inversores vender todas sus acciones cuando lo deseen. Tenga en cuenta que la mayoría de los inversores exigen esta medida antes de realizar cualquier inversión inicial.
7. Obtenga su número de identificación de empleador (EIN).
Para abrir una cuenta bancaria corporativa y presentar correctamente sus declaraciones de impuestos, muchas empresas necesitan un número de identificación de empleador (EIN). Puede solicitarlo gratuitamente a la Agencia Tributaria por teléfono o mediante una solicitud en línea en el sitio web de la Agencia Tributaria. Sólo las empresas unipersonales y las SRL de un solo miembro sin empleados están exentas de este requisito.
Necesitas el número de la seguridad social de la persona que rellena el formulario para la empresa (normalmente el presidente o el director general). Incluya información sobre su entidad empresarial y la fecha de constitución. Asegúrese de guardar una copia firmada de esta solicitud en sus archivos.
8. Proteja su propiedad intelectual (PI).
La propiedad intelectual es el pan de cada día de muchas empresas. La propiedad intelectual incluye patentes, derechos de autor, marcas comerciales y secretos comerciales. Asegúrese de presentar las patentes lo antes posible, un proceso que puede durar más de cinco años. Proteger su propiedad intelectual será atractivo para los inversores, pero también le ayudará a dormir mejor por la noche. Tener los derechos exclusivos de reproducción y exhibición de su trabajo le hará la vida mucho más fácil en el futuro y le garantizará que nadie intente arrancarle ninguna alfombra de propiedad intelectual.
La propiedad intelectual puede ser muy complicada desde el punto de vista jurídico, por lo que es aconsejable consultar a un abogado con experiencia en propiedad intelectual que pueda ayudarle a lo largo del proceso y proporcionarle la mayor protección posible.
9. Clasificar correctamente a sus trabajadores.
Muchas startups suelen clasificar erróneamente a sus primeros empleados. Es importante saber qué tipo de trabajador está contratando -esencialmente, la diferencia entre un contratista independiente y una empresa de servicios. empleado. Esto es importante por razones fiscales tanto para ti como para el empleado y ayudará a aclarar lo que se espera y lo que no se espera de ti y del empleado. Si clasifica erróneamente a un empleado como contratista independiente, podría tener que pagar costosas multas y salarios atrasados.
10. Adquirir un seguro de indemnización de los trabajadores.
En todos los estados, excepto en Texas, la mayoría de las empresas con empleados están obligadas por ley a contratar un seguro de indemnización de los trabajadores. La cobertura debe comenzar desde el primer día en que su empleado empieza a trabajar. Este seguro cubre los costes médicos y legales asociados a las lesiones y enfermedades de los empleados relacionadas con el trabajo. Las leyes estatales sobre la compensación de los trabajadores varían, así que asegúrese de comprobar las normas de su estado.
11. Asegúrese de que cumple con las leyes de valores.
Los fundadores y los inversores de las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades anónimas y las sociedades colectivas están sujetos a las leyes de valores federales y estatales. Estas leyes se hicieron para exigir a las empresas que proporcionen información fiable y precisa sobre sus negocios para permitir un mercado justo. También protegen del uso de información privilegiada y del fraude comercial.
El incumplimiento de estas leyes puede hacer que la startup tenga que recomprar todas sus acciones al precio de emisión, incluso si la empresa ha perdido todo su dinero.
12. Siga la normativa sobre el correo electrónico.
El marketing por correo electrónico es una parte importante de muchas empresas. Cuando envíe correos electrónicos a sus clientes o cuando se dirija a clientes potenciales a través de campañas de correo electrónico, debe averiguar cuál es la normativa aplicable al correo electrónico. Tenga en cuenta que cada país tiene su propio conjunto de normas.
Los aspectos cubiertos por estas normas incluyen generalmente el opt-in frente al opt-out, los correos electrónicos B2B o B2C, las normas para darse de baja y la información mínima que debe incluirse en sus correos electrónicos.
13. Asegúrese de que sus inversores están acreditados.
La definición actual de inversor acreditado según las normas de la Comisión del Mercado de Valores incluye ocho categorías de inversores, pero la acreditación de inversor más general significa que la persona:
Tener al menos un millón de dólares en el banco
Tiene al menos 200.000 dólares de ingresos anuales
Comprende y está dispuesto a asumir el riesgo de la inversión
La SEC tiene directrices sobre lo que constituye un «esfuerzo razonable» en estas cuentas. Es posible recaudar fondos fuera de la estrecha limitación de los inversores acreditados, pero se abrirá una caja de Pandora en términos de valores y cumplimiento de la normativa. Por lo tanto, si quiere ser lo más sólido posible desde el punto de vista legal, recurra a inversores acreditados.
14. Establezca una política de privacidad.
Una política de privacidad es una declaración legal que especifica lo que una empresa hace con los datos personales recogidos de los usuarios o clientes, junto con la forma en que los datos se procesan y por qué. La violación de las leyes de privacidad puede dar lugar a responsabilidad penal -dependiendo de su estado, esto puede significar fuertes multas-, por lo que es importante que las empresas de nueva creación tengan políticas de privacidad adecuadas y se adhieran cuidadosamente a ellas. La Administración de Pequeñas Empresas tiene una excelente guía para establecer una política de privacidad adecuada para su empresa.
15. Elabore un manual de empresa.
Una vez que tengas todos los dolores de cabeza legales resueltos y sonados, asegúrate de que todos los miembros de la empresa son conscientes y entienden las responsabilidades legales de tu empresa tan bien como tú: como propietario de la empresa, podrías ser responsable de cualquier cosa que tus empleados hagan mientras representan a tu organización.
Los manuales de la empresa o de los empleados son una buena forma de inculcar los valores y los límites legales de la empresa. También puede ayudar a establecer qué es y qué no es un comportamiento apropiado a nivel interno y externo. Pida a su asesor jurídico que la revise bien o incluso que le ayude a redactarla, y luego reúna a la empresa para repasar el material.
16. Contrate a un asesor jurídico competente.
En caso de que esto no haya quedado claro en todo momento, trabaje con abogados en estas complicadas cuestiones legales desde el principio. Las empresas emergentes suelen estar tan preocupadas por los gastos que pasan por alto la importancia de un buen asesoramiento jurídico que podría ahorrarles miles, si no millones, en el futuro. Realmente no se puede poner precio a tener los abogados adecuados de tu lado.
Lo ideal es contratar a un abogado con experiencia en derecho laboral, derecho contractual, derecho de valores y derecho de propiedad intelectual. Podrían contratar a un «abogado general» en su plantilla en algún momento, pero es habitual que el trabajo se reparta entre diferentes bufetes y abogados. El coste merece la pena para evitar cualquier problema legal.
El resultado final
Empezar un negocio es difícil, no dejes que nadie te diga lo contrario. Pero si eres meticuloso a la hora de poner en orden la lista de comprobación legal de tu empresa, te ahorrarás serios dolores de cabeza en el futuro. Algunos de estos artículos son cosas que puedes cuidar tú mismo. Pero para tareas más complicadas, o si se encuentra con dudas, es importante contratar a un abogado competente para que le ayude.
Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.