Cómo introducir los cargos de la tarjeta de crédito en QuickBooks Online

Introducir los cargos de la tarjeta de crédito en QuickBooks Online es rápido y sencillo. Lo más difícil es determinar el proceso de introducción de los cargos.

Si no puede decidir qué método utilizar, consulte con su contador o un ProAdvisor de QuickBooks. Podrán evaluar su negocio en su conjunto y aconsejarle sobre qué método funcionará mejor para su empresa.

Hay tres formas principales de introducir los cargos de la tarjeta de crédito en QuickBooks Online.

Método 1: Ingresar la transacción y luego hacerla coincidir con la alimentación del banco.

Introducir sus compras con tarjeta de crédito en QuickBooks Online y luego cotejar esa transacción con la alimentación del banco es el mejor método, al menos desde el punto de vista de la contabilidad. También es el método menos utilizado.

Tradicionalmente, los contables introducían las transacciones en los libros de contabilidad a partir de los documentos fuente (como los recibos) y luego conciliaban estos libros con el extracto del banco o de la tarjeta de crédito cada mes. La llegada de los datos bancarios a los programas de contabilidad ha permitido conciliar las cuentas casi en tiempo real. Aunque sigue siendo necesario realizar una conciliación exhaustiva de las cuentas cada mes, la conciliación en tiempo real facilitada por los feeds bancarios ha agilizado considerablemente este proceso.

Los feeds bancarios también han agilizado el proceso de entrada de datos. Pero aunque el uso de la tecnología de alimentación del banco aumenta la velocidad y la precisión de su contabilidad, también elude la comprobación y los balances que han sido tradicionalmente el núcleo de la contabilidad.

No está mal depender de la tecnología de alimentación del banco para introducir los cargos de la tarjeta de crédito en QuickBooks Online, pero es importante destacar este método más tradicional (y técnicamente correcto) de contabilidad.

Para utilizar este método:

1. En el panel de control, haga clic en el botón Nuevo y, a continuación, haga clic en Gastos en Proveedores.

2. Introduzca el nombre del beneficiario y seleccione la tarjeta de crédito utilizada para la transacción en el menú desplegable de la cuenta de pago.

3. Introduzca la fecha de la transacción en el campo Fecha de pago y seleccione el método de pago correcto. Introduzca un número de referencia si lo desea.

4. Complete el resto de la transacción, introduciendo la categoría en la que se va a contabilizar, una descripción si es necesario y el importe de la transacción. Puede dividir la transacción entre categorías (cuentas en su plan de cuentas) introduciendo varias líneas. Para este ejemplo, vamos a dividir los $150.00 transacción por igual entre Publicidad y Gastos de Oficina. Ignore los campos Facturable, Impuesto y Cliente en este ejemplo.

5. (Opcional) Adjuntar un recibo arrastrando y soltando una imagen en el cuadro de Adjuntos. También puede hacer clic en esta casilla y buscar la imagen en su ordenador. Si usted ha cargado previamente archivos adjuntos en QuickBooks Online, puede hacer clic en el enlace «Mostrar Existente» para abrir una barra lateral derecha y añadir ese archivo adjunto al gasto.

6. Cuando haya terminado de editar la transacción, haga clic en el botón Guardar y cerrar.

Uso de la función de recibos

Puede agilizar este método de entrada utilizando la función de recibos en QuickBooks Online.

1. En el panel de control, haga clic en Banca.

2. En la siguiente pantalla, haga clic en Recibos.

3. Una vez en la pantalla de recibos, puede cargar los recibos. Si está utilizando la aplicación QuickBooks Online en su smartphone, puede utilizar la aplicación para añadir fotos de los recibos, y luego acceder a ellos y añadirlos a sus libros desde esta pantalla.

Independientemente de si utiliza el primer o el segundo método para introducir los cargos de su tarjeta de crédito, una vez introducidos podrá cotejar la transacción desde la pantalla de Banca.

Tenga en cuenta que la fecha de la transacción en el feed del banco siempre será un día o dos más tarde que la fecha de la transacción. Esto se debe a que se necesita un poco de tiempo para que la transacción se «asiente», o se finalice, antes de que llegue a la cuenta de su tarjeta de crédito.

Método 2: Introducir las transacciones de la alimentación del banco o la importación.

No todos los propietarios de empresas utilizarán el primer método para introducir los cargos de sus tarjetas de crédito en QuickBooks Online. De hecho, la mayoría opta por conectar simplemente la cuenta de la tarjeta de crédito a QuickBooks Online e introducir las transacciones de la tarjeta de crédito desde el feed del banco. Así es como se hace:

Emparejar

Haga clic en la transacción para ampliarla. Puede hacer clic en cualquier parte de esta línea, excepto en el enlace «Match» o en la casilla de verificación situada a la izquierda de la transacción, para ampliarla.

Revise la transacción a fondo. Asegúrese de que todo tiene sentido. ¿Coincide la línea de detalle del banco con el nombre del beneficiario?? ¿Es la fecha exacta?? Si no está seguro, puede hacer clic en el enlace – en este caso, «CC Expense» – para revisar la transacción con más detalle. También puede hacer clic en el botón «Buscar otros registros» para ver otras posibles transacciones que podrían estar relacionadas con ésta.

Una vez que esté seguro de la coincidencia, haga clic en el botón Coincidir.

Es importante tener en cuenta que no estás añadiendo una transacción aquí. Simplemente está cotejando una transacción que ya ha introducido con la transacción en la alimentación del banco, en pocas palabras, conciliándola.

Ver

La función Ver aparece cuando QuickBooks Online identifica más de una transacción introducida previamente que podría estar vinculada a la transacción en el feed bancario. Para ver las transacciones, haga clic en el enlace «Ver» para ampliar los detalles.

En la vista ampliada, seleccione el botón de opción situado junto a la transacción correcta y, a continuación, haga clic en Coincidir.

Añada

Si no ha introducido previamente los datos de las transacciones de la tarjeta de crédito en QuickBooks Online, puede añadir transacciones sobre la marcha desde el feed del banco.

Haga clic en la transacción como se muestra en la sección «Match» para ampliarla. Observará que hay más campos y opciones en esta vista ampliada que en las de Coincidir y Ver. De hecho, esta es esencialmente una versión más corta de la pantalla de gastos que se muestra en el primer método para ingresar los cargos de la tarjeta de crédito que cubrimos.

Introduzca el nombre del proveedor (a), la categoría de gasto (b) y una nota (c), si lo desea. Si este gasto es facturable a un cliente, haga clic en la casilla Facturable (d) e introduzca el nombre del cliente a facturar (e).

Si se trata de una transacción recurrente -por ejemplo, un pago de alquiler- puede hacer clic en el enlace «Crear regla de esta transacción» (f) para abrir la pantalla de reglas. También puede añadir un archivo adjunto a la transacción (g).

A menudo, tendrá que dividir una transacción en varias categorías de gastos, y puede hacerlo aquí haciendo clic en el botón Dividir (h). Una vez que haya terminado, haga clic en el botón Añadir (i) para añadir la transacción a QuickBooks Online.

Método 3: Introducir los cargos de la tarjeta de crédito directamente en el registro de la tarjeta de crédito.

Si no quiere utilizar el método de entrada de gastos o el método de alimentación/importación bancaria, puede introducir los cargos de la tarjeta de crédito directamente en el registro de la tarjeta de crédito.

¿Cuándo utilizaría este método?? Digamos que sólo has utilizado una tarjeta de crédito durante un breve periodo de tiempo. Usted ha cerrado la cuenta, por lo que no puede conectar la alimentación del banco o conseguir un archivo de Excel o CSV para importar, y no hay tantas transacciones, de todos modos.

Así es como puede introducir rápidamente sus transacciones directamente en el registro de tarjetas de crédito:

1. Configurar la tarjeta de crédito. En el tablero de mandos, pasa el ratón por Contabilidad y luego haz clic en Plan de cuentas.

2. Haga clic en el botón Nuevo en la siguiente pantalla.

3. Ahora verá una ventana emergente. Establezca el tipo de cuenta (a) como tarjeta de crédito. El tipo de detalle (b) se actualizará automáticamente, y el campo de nombre (c) será por defecto «Tarjeta de crédito».» Cambie el nombre de la tarjeta de crédito por el nombre de la cuenta y los cuatro últimos dígitos del número de la tarjeta.

La descripción (d) no es necesaria a no ser que quieras introducir una nota sobre la tarjeta. Por lo general, tampoco utilizará la función de subcuenta (e) para una tarjeta de crédito.

El último campo de esta pantalla es el de saldos iniciales (f). Utilice el menú desplegable para elegir la fecha más temprana en que utilizó la tarjeta.

Ahora, se te pedirá que introduzcas el saldo de la cuenta en la fecha que hayas elegido. Si está introduciendo una nueva tarjeta, ponga este campo a 0. Si la tarjeta se utilizó antes de la fecha en que empezó a usarla para el negocio, consulte con su contable antes de continuar para asegurarse de que su balance es correcto. Una vez introducido el saldo inicial, haga clic en Guardar y Cerrar.

4. La ventana emergente se cerrará y volverás a la pantalla del Plan de Cuentas. Localice la cuenta que acaba de crear en la lista del Plan de Cuentas y haga clic en Ver Registro.

5. Ahora pasará a la pantalla de registro de la tarjeta de crédito que acaba de crear. Haga clic en el enlace «Añadir gasto de CC» para ampliar su primera línea de entrada de datos.

6. Complete cada campo, asegurándose de que el campo de la fecha es correcto. Los únicos campos opcionales son el «Número de referencia.El campo «Memo» y el campo «Memo» – todos los demás campos deben ser completados. Una vez hecho esto, haga clic en el botón Guardar.

7. Continúe introduciendo las transacciones de su tarjeta de crédito hasta que las haya introducido todas. Si descubre que ha cometido un error en la entrada de datos, vuelva a hacer clic en la línea con el error y luego haga clic en Editar para cambiarlo. También puede eliminar una transacción si la introduce por error.

8. Si necesita introducir un pago con tarjeta de crédito, haga clic en la flecha hacia abajo junto a la opción «Añadir gasto CC» y cambie la opción a «Crédito CC.» Es muy importante asegurarse de que está utilizando el tipo de transacción correcto: CC Expense es para las compras con su tarjeta, y CC Credit es para los pagos del saldo de la tarjeta.

Nota: Cuando introduzca un pago con tarjeta de crédito, introduzca la cuenta bancaria desde la que se realizó el pago en el campo Cuenta.

9. Una vez que haya introducido todos los cargos y pagos de su tarjeta de crédito, haga clic en el botón Reconciliar para conciliar su cuenta. Esto le ayuda a asegurarse de que no ha cometido un error de entrada de datos.

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Transacciones con tarjeta de crédito vs. transacciones con tarjeta de débito

Cuando utiliza una tarjeta de crédito para pagar una compra, crea una responsabilidad a corto plazo para su empresa. Aunque la cuenta de su tarjeta de crédito aparecerá en la pantalla de Banca junto con su cuenta corriente en QuickBooks Online, su tarjeta de crédito en realidad funciona como un préstamo para su negocio.

Por ejemplo, digamos que usted paga su alquiler utilizando su tarjeta de crédito comercial. Entre bastidores, la transacción tiene el siguiente aspecto:

Débito: Gasto de alquiler $1,200

Crédito: Cuenta de tarjeta de crédito $1,200

Como su tarjeta de crédito es una cuenta de pasivo, y como las cuentas de pasivo se incrementan con los créditos, el crédito de 1.200 dólares aumenta el importe del pasivo (la cantidad que debe).

El pago de las compras con su tarjeta de débito, por otro lado, es muy parecido al pago con un cheque. Cuando realice un pago con su tarjeta de débito, su cuenta corriente se verá reducida por el importe de la compra.

De nuevo, digamos que paga el alquiler con la tarjeta de débito de su empresa. A primera vista, esta transacción parece casi idéntica a la anterior:

Débito: Gastos de alquiler $1,200

Crédito: Cuenta corriente $1,200

Sin embargo, hay dos grandes diferencias:

Lo más importante de esta sección es que no debe introducir las transacciones de la tarjeta de débito como si fueran transacciones de la tarjeta de crédito, ni debe contabilizar las transacciones de la tarjeta de crédito directamente en su cuenta corriente, incluso si paga el saldo de su tarjeta de crédito cada mes. Las transacciones con tarjeta de crédito se contabilizan en una cuenta de pasivo que usted creará para su tarjeta de crédito, y las transacciones con tarjeta de débito se contabilizan en su cuenta corriente.

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