Tasa de impuestos FICA: ¿Cuáles son las responsabilidades del empleador??

Los empleadores y los empleados deben pagar impuestos FICA para contribuir a la seguridad social y al medicare. Lo que debe saber.Priyanka Prakash 16 de diciembre de 2020

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Lo que hay que saber

  • Qué son los impuestos FICA?
  • Cómo declarar los impuestos FICA
  • Cómo pagar los impuestos FICA
  • Tipos de impuestos FICA de 2019 y 2020
  • Ejemplo de impuestos FICA
  • Pago insuficiente o excesivo de los impuestos FICA
  • Impuestos FICA frente a. impuestos sobre el trabajo por cuenta propia (SECA)
  • Impuestos estatales sobre la nómina
  • Simplificar el cumplimiento del impuesto FICA
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  • Qué son los impuestos FICA?
  • Cómo reportar los impuestos FICA
  • Cómo pagar los impuestos FICA
  • Tipos de impuestos FICA de 2019 y 2020
  • Ejemplo de impuestos FICA
  • Pagar de más o de menos los impuestos FICA
  • Impuestos FICA frente a. impuestos de autoempleo (SECA)
  • Impuestos estatales sobre las nóminas
  • Simplificar el cumplimiento de los impuestos FICA
  • Este artículo ha sido revisado por la experta en impuestos Erica Gellerman, CPA.

    Los impuestos FICA (Federal Insurance Contributions Act) son impuestos de la seguridad social y de Medicare que pagan tanto los empleadores como los empleados. Los empleadores deben retener los impuestos FICA de los salarios de los empleados, pagar los impuestos FICA del empleador y reportar tanto la parte del empleado como la del empleador al IRS. Para el año fiscal 2019, las tasas de impuestos FICA son del 12.4% para la seguridad social, 2.9% para Medicare y un 0.El 9% de sobretasa de Medicare sobre los empleados altamente remunerados. Los tipos se mantienen iguales para el año fiscal 2020.

    Las empresas con empleados tienen una serie de responsabilidades cuando se trata de los impuestos de las pequeñas empresas. Esto incluye la retención de los impuestos sobre la renta y los impuestos sobre la nómina de los cheques de sus empleados, el pago de los impuestos del empleador y la declaración de las cantidades retenidas y los impuestos del empleador al Servicio de Impuestos Internos (IRS).

    Los impuestos FICA son impuestos sobre la nómina que financian la seguridad social y Medicare. Tanto los empleados como los empleadores deben contribuir con la parte que les corresponde. Es fácil tropezar porque tienes que retener la cantidad correcta de impuestos FICA de los cheques de tus empleados, y también tienes que pagar la parte correcta de los impuestos del empleador.

    Qué son los impuestos FICA?

    FICA, siglas de Federal Insurance Contributions Act (Ley de Contribuciones al Seguro Federal), es una ley federal que regula el pago de impuestos a la seguridad social y a Medicare. Los impuestos FICA financian el programa nacional de prestaciones de la Seguridad Social y Medicare. Las personas suelen recibir estas prestaciones cuando alcanzan la edad de jubilación, pero hay que pagar impuestos para financiar los programas mientras se sigue trabajando. Las empresas retienen los pagos requeridos de los salarios de sus empleados y también contribuyen con su propia parte. En conjunto, las contribuciones del empleado y del empleador se denominan impuestos FICA.

    Cómo declarar los impuestos FICA

    Las empresas tienen que declarar los impuestos FICA trimestralmente mediante el formulario 941 del IRS. Este formulario sirve para comunicar información sobre su empresa, como el número de empleados que tiene y las cantidades que ha retenido de sus nóminas en concepto de impuestos sobre la renta, seguridad social y Medicare. Este formulario también se utiliza para informar de la parte del empleador de los impuestos FICA de la seguridad social y de Medicare. El formulario 941 debe presentarse el último día del mes siguiente al final de cada trimestre (e.g. el formulario debe presentarse el 30 de abril para el periodo que abarca del 1 de enero al 31 de marzo).

    Cómo pagar los impuestos FICA

    A menos que su obligación de pago de impuestos FICA sea inferior a 2.500 dólares en un trimestre, las pequeñas empresas deben utilizar el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS) del IRS para depositar los impuestos FICA. El IRS tiene un sistema de pago por uso para los impuestos sobre el empleo, por lo que no sólo paga sus impuestos una vez al año. Tiene que depositar periódicamente la parte del empleador de los impuestos FICA y los impuestos que ha retenido de los cheques de sus empleados.

    La mayoría de las empresas tienen que depositar sus impuestos FICA de forma mensual o quincenal:

    • Si sus impuestos FICA y la cantidad de impuestos federales sobre la renta que ha retenido a los empleados es de 50.000 dólares o menos en un período de un año (de julio a junio), es un depositante mensual. De acuerdo con este calendario, los depósitos de impuestos deben realizarse cada mes el día 15 del mes siguiente. Por ejemplo, el pago de enero vence el 15 de febrero.

    • Si sus impuestos FICA y el importe de los impuestos federales sobre la renta que ha retenido a los empleados es superior a 50.000 dólares en un período de un año (de julio a junio), usted es un depositante quincenal. Según este calendario, los impuestos correspondientes a los salarios pagados el miércoles, jueves o viernes deben pagarse el miércoles siguiente. Los impuestos de los salarios pagados en sábado, domingo, lunes o martes deben pagarse el viernes siguiente.

    Las empresas con menos de un año de antigüedad deben seguir un calendario de depósito mensual. Si una fecha de vencimiento cae en un día festivo o fin de semana, tiene hasta el siguiente día hábil para enviar el pago. Para saber más sobre los calendarios de depósito de impuestos FICA, puede leer la publicación 15 del IRS.

    Tipos de impuestos FICA de 2019 y 2020

    Los impuestos FICA se calculan en función del salario bruto anual de la persona. Esto incluye el salario, las bonificaciones, las comisiones, las propinas, el pago de horas extras, la paga por enfermedad y las primas de algunos tipos de seguro.

    Es importante tener en cuenta los topes salariales y los umbrales para calcular correctamente su responsabilidad fiscal FICA y retener las cantidades correctas de sus empleados. Tenga en cuenta que el principal cambio entre el año fiscal 2019 y 2020 es el límite salarial para el impuesto de la seguridad social; aparte de eso, las tasas se establecen para permanecer igual al menos hasta el año fiscal 2020.

    Límite salarial de la seguridad social

    Los empresarios y los trabajadores deben pagar cada uno el 6.Impuesto del 2% de la seguridad social sobre el salario bruto anual hasta 132.900 dólares para el año fiscal 2019 y hasta 137.700 dólares para 2020. Este límite en dólares se ajusta anualmente en función de la inflación. Una vez que los salarios de sus empleados superan este límite, no debe retener los impuestos de la seguridad social de su salario. Tampoco tienes que pagar ningún impuesto de empresa sobre los salarios que superen esa cantidad.

    Salarios de Medicare

    No hay límite salarial para el impuesto de Medicare, lo que significa que todos los salarios anuales de un empleado están sujetos a este impuesto. Los empleados y los empresarios deben contribuir cada uno con un 1.45%.

    Sobretasa de Medicare para los empleados mejor pagados

    Tras la aprobación de la Ley de Asistencia Asequible en 2010, los empleados que ganan más de una determinada cantidad de dinero cada año deben pagar una sobretasa adicional de Medicare. Una vez que el salario de un empleado alcanza los 200.000 dólares, debe empezar a retener 0.9% sobre cualquier salario que supere ese umbral. En este caso no hay coincidencia del empleador; sólo los empleados pagan el recargo de Medicare.

    Ejemplo de impuestos FICA

    Digamos que usted empleó a un ejecutivo de ventas en 2019 cuyo salario bruto anual es de 225.000 dólares. El ejecutivo es un declarante único de impuestos. Así es como se calculan los impuestos FICA para este empleado.

    La cantidad que debe retener el empleado:

    • Impuestos de la Seguridad Social = 8.239 $.80 (se calcula multiplicando el 6.2% por 132.900 dólares. Los salarios que superan esa cantidad no están sujetos a retención para el impuesto de la seguridad social, pero tenga en cuenta que este límite cambió para el año fiscal 2020).

    • Impuestos de Medicare = 3.262 $.50 (esto se calcula multiplicando 1.45% por 225.000 dólares. Todos los salarios del empleado están sujetos a retención para el impuesto de Medicare).

    • Sobretasa de Medicare = 225 $ (se calcula multiplicando 0.9% por 25.000 dólares. Sólo los salarios que superan los 200.000 dólares están sujetos a retención para el impuesto adicional de Medicare).

    • Total de impuestos retenidos al empleado = 11.727 $.30.

    impuestos FICA del empleador que tiene que pagar:

    • Impuestos de la seguridad social de 8.239 dólares.80 (esto se calcula multiplicando 6.2% por 132.900 dólares. Debe pagar el impuesto a la seguridad social sobre todos los salarios hasta 132.900 dólares).

    • Impuestos de Medicare de 3.262 dólares.50 (se calcula multiplicando 1.45% por 225.000 dólares. Usted debe pagar el impuesto de Medicare sobre todos los salarios del empleado).

    • No hay sobretasa de Medicare para los empresarios.

    • Total de impuestos FICA del empleador = 11.502 $.30.

    Tendrá que utilizar el formulario 941 del IRS para informar de la cantidad de dinero que retiene al empleado y la cantidad de impuestos que es responsable de pagar como empleador. Los pagos deben depositarse mediante el EFTPS.

    Pagar de menos o pagar de más los impuestos FICA

    A veces, los empleadores terminan reteniendo muy poco o demasiado en impuestos FICA. Esto puede deberse a un error de retención o a la forma en que está estructurado el sistema fiscal. Por ejemplo, los empleadores deben empezar a retener el recargo de Medicare una vez que el salario del empleado alcanza los 200.000 dólares, sin tener en cuenta su estado civil o los ingresos totales de la familia. Esto puede dar lugar a que el empleado pague de menos o de más la sobretasa de Medicare.

    Volvamos al empleado de nuestro ejemplo anterior que gana 225.000 dólares al año. Supongamos ahora que el empleado está casado y presenta una declaración conjunta, pero el cónyuge no gana ningún sueldo. Debe empezar a deducir el impuesto adicional de Medicare cuando los ingresos del empleado alcancen los 200.000 dólares, pero la pareja no alcanza el umbral de 250.000 dólares para los declarantes casados y conjuntos. Esto significa que cuando presenten su declaración de impuestos, recibirán un reembolso por el impuesto adicional. Del mismo modo, un empleado puede acabar pagando menos impuestos FICA si su propio salario es inferior a 200.000 $, pero sus ingresos conjuntos con un cónyuge superan el umbral de 250.000 $.

    Si un empleado paga de más, debe recibir un reembolso cuando presente su declaración de impuestos. Si los empleados prevén pagar de menos la sobretasa de Medicare, pueden hacer pagos de impuestos estimados a lo largo del año o pedir retenciones adicionales en el formulario W-4.

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    Impuestos FICA frente a. impuestos de autoempleo (SECA)

    Los empleadores y los empleados tienen que pagar los impuestos FICA para cubrir sus obligaciones con la seguridad social y Medicare. Sin embargo, si el IRS le considera un empresario autónomo, usted contribuye a la seguridad social y a Medicare pagando los impuestos de autónomo (impuestos SECA).

    Puede ser un poco confuso averiguar si es un propietario autónomo o un empleado a efectos fiscales. Normalmente, los empresarios que trabajan activamente en una corporación son empleados sujetos a retenciones para los impuestos sobre la renta y los impuestos FICA. El IRS suele considerar que los siguientes propietarios de negocios son trabajadores por cuenta propia:

    • Propietario de una empresa individual o contratista independiente.

    • Socio general en una sociedad.

    • Miembro de una sociedad de responsabilidad limitada (a menos que la sociedad de responsabilidad limitada tribute como una corporación).

    El impuesto SECA de la Seguridad Social es del 12.4% sobre los primeros 132.900 dólares de ingresos (137.700 dólares para 2020), y el impuesto SECA de Medicare es del 2.9% sobre todos los ingresos. Los ingresos de la empresa que superen los 200.000 dólares están sujetos al 0.El 9% de sobretasa de Medicare. Estas cifras deberían resultarle familiares porque los impuestos SECA básicamente sólo suman la parte de los impuestos FICA correspondiente al empleador y al empleado.

    Afortunadamente, los empresarios autónomos pueden deducir la mitad de sus impuestos SECA en sus declaraciones de la renta.

    Impuestos estatales sobre las nóminas

    Los impuestos FICA son impuestos federales porque la seguridad social y Medicare son programas de prestaciones administrados por el gobierno federal. Sin embargo, varios estados tienen sus propios programas de prestaciones que se pagan en parte con las retenciones de los empleados o los impuestos sobre las nóminas de los empresarios. Por ejemplo, la Ley de Baja Familiar del Estado de Nueva York se paga con una deducción de la nómina del 0.153% de los salarios de los empleados.

    Le sugerimos que consulte a un profesional de la fiscalidad o a un proveedor de nóminas que opere en su estado para obtener más información sobre los requisitos específicos del mismo.

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    Simplificar el cumplimiento de los impuestos FICA

    Puede ser confuso calcular correctamente sus impuestos FICA y asegurarse de que cumple con los requisitos de retención y presentación del IRS. Por eso, muchos propietarios de pequeñas empresas se quitan el trabajo de encima y recurren a un software de nóminas o a una organización profesional de empleadores (OPE) para que hagan el trabajo por ellos.

    El software de nóminas, como Gusto, calculará las retenciones de impuestos sobre la renta y FICA en su nombre cada mes. También calcularán las responsabilidades fiscales del empleador, harán los depósitos de impuestos y presentarán los formularios fiscales necesarios en su nombre.

    Las OPE actúan como coempresas de sus empleados y se encargan de las nóminas, las prestaciones y los impuestos. Usted sigue manteniendo el control sobre las responsabilidades diarias de sus empleados, pero la PEO se encarga de todas las tareas de recursos humanos y de cumplimiento, incluida la administración de los impuestos FICA.

    Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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