Sistema de TPV frente a. Caja registradora: Cómo decidir cuál es la adecuada para su negocio

Tenga en cuenta el coste y las necesidades futuras a la hora de elegir entre un sistema de TPV y una caja registradora para su pequeña empresa.Caroline Goldstein 27 de octubre de 2020

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Qué hay en el interior

  • Qué es una caja registradora?
  • Qué es un sistema TPV?
  • Sistemas de TPV para pequeñas empresas
  • Qué es una caja registradora?
  • Qué es un sistema POS?
  • Sistemas de TPV para pequeñas empresas
  • Históricamente, las cajas registradoras eran la única opción para aceptar y procesar los pagos, pero ahora los sistemas de punto de venta racionalizados son un serio competidor por su facilidad de uso, su tecnología avanzada y sus sólidas capacidades de gestión del efectivo. El coste de los sistemas de TPV puede ser prohibitivo para quienes sólo necesitan la sencillez de una caja registradora; sin embargo, sus funciones adicionales y su movilidad pueden hacerlos imprescindibles para los negocios que realizan ventas fuera de una tienda física.

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    Qué es una caja registradora?

    Las cajas registradoras apenas necesitan explicación: Son el sistema tradicional de procesamiento de pagos electrónicos en un punto de venta de mostrador, con un cajón para almacenar dinero en efectivo y un hardware para procesar los pagos con tarjeta de crédito. Los comerciantes también pueden aceptar cheques en sus cajas registradoras.

    Cada caja registradora tiene diferentes capacidades, pero en muchas se pueden calcular los impuestos, las propinas y los descuentos, procesar las devoluciones y los cambios, revisar las listas de inventario, imprimir los totales de las ventas diarias, conectar un escáner de código de barras externo (que se compra por separado) y hacer un seguimiento del uso de los empleados.

    Por qué debería utilizar una caja registradora

    Las cajas registradoras funcionan para los negocios tradicionales que sólo necesitan procesar los pagos y no quieren las funciones adicionales de gestión del negocio que conllevan los modernos sistemas de TPV. También son fáciles de encontrar y comprar a bajo precio: una caja registradora básica en Staples o en una tienda de suministros de oficina similar puede costar menos de 100 dólares. Es posible que tenga que comprar por separado un escáner de código de barras y un procesador de tarjetas de crédito.

    Algunos propietarios de negocios pueden sentirse más cómodos utilizando una caja registradora tradicional, en lugar de optar por una solución totalmente digital.

    Por qué no usar una caja registradora

    Las cajas registradoras tradicionales se limitan a procesar los pagos y a elaborar informes de ventas básicos, e incluso así, usted está atado a su mostrador. Si vendes más allá de un local, o si quieres tener la opción de hacerlo, necesitarás un sistema de TPV con una opción portátil. Además, los negocios de comercio electrónico, o incluso los negocios físicos con una tienda digital, estarán mejor con un sistema de TPV cargado con el software para aceptar pagos en línea.

    En la mayoría de los casos, para procesar los pagos con tarjeta de crédito con una caja registradora, tendrá que abrir una cuenta comercial independiente a través de un tercero. Las cuentas mercantiles son esencialmente una cuenta bancaria adicional en la que se depositan los pagos efectuados mediante transacciones de crédito y débito. Un sistema de TPV «todo en uno», por otro lado, tiene una cuenta comercial integrada en el propio producto.

    Qué es un sistema de TPV?

    Como su nombre indica, un sistema de TPV implica en primer lugar un terminal de punto de venta -o, la máquina que procesa todo tipo de pagos- pero el «sistema» en cuestión se refiere a su software integrado que puede ayudar a los propietarios de negocios a gestionar varios aspectos del proceso de venta (y más allá).

    Dependiendo del sistema de TPV que utilice, estas capacidades pueden incluir:

    • Actualizaciones automáticas del inventario y gestión del mismo fácilmente navegable.

    • Conocimiento del comportamiento de los clientes.

    • Informes de ventas automáticos y análisis de ventas detallados.

    • Seguimiento de los empleados.

    • Integración con otras aplicaciones que utilices para tu negocio, como MailChimp, QuickBooks, Xero y Yelp.

    Muchos sistemas de TPV también vienen con opciones de hardware que permiten a los propietarios de negocios aceptar y procesar pagos más allá del mostrador. Por ejemplo, Clover Flex es un dispositivo de mano que puede aceptar y procesar pagos con tarjeta de crédito, que los camareros de su restaurante pueden llevar junto a la mesa o que usted puede llevar consigo a las visitas a domicilio, a los mercados de agricultores, a las ferias de artesanía o a cualquier otro lugar en el que desee vender sus productos o servicios.

    Además, la mayoría de los sistemas de TPV modernos ofrecen a los propietarios de negocios la opción de convertir su propio smartphone o iPad en un terminal de punto de venta. Sólo tendrá que descargar el software en su dispositivo personal y comprar un hardware externo de aceptación de tarjetas de crédito que puede conectar a su dispositivo como si fuera una toma de auriculares.

    Tanto si elige esta opción como una caja registradora completa, su sistema de TPV podrá aceptar todos los tipos de crédito, incluidas las tarjetas con banda magnética, chip y NFC, junto con otros medios de pago como efectivo, cheques y tarjetas regalo.

    El proceso de pago en sí es sencillo tanto para usted como para su cliente. Los sistemas de TPV modernos ofrecen al cliente la posibilidad de incluir una propina precalculada y de recibir un recibo impreso o digital, todo ello en una interfaz intuitiva.

    Por qué debería utilizar un sistema de TPV

    Hay muchas razones para considerar el uso de un sistema TPV. No sólo puedes aceptar y procesar fácilmente todo tipo de pagos, sino que con un sistema de procesamiento de pagos todo en uno también estás aprovechando un software que puede ayudarte a gestionar todos los aspectos de tu negocio de forma más eficiente.

    Si su sistema de TPV se integra con su software de contabilidad, por ejemplo, los datos de ventas de su sistema de TPV se transferirán automáticamente a sus libros. La mayoría de los sistemas de TPV capturan automáticamente valiosos datos de los clientes, por lo que podrá comercializar mejor con su público. Algunos sistemas permiten incluso realizar depósitos automáticos al día siguiente en su cuenta bancaria, y con muchos de ellos puede realizar un seguimiento automático de las horas de entrada y salida de los empleados y de sus resultados de ventas.

    Todo lo anterior son sólo algunos de los procesos que puede realizar su sistema de TPV. En definitiva, un sistema de TPV es un método más moderno, eficiente y flexible de procesar los pagos en el punto de venta, esté donde esté, y de gestionar tu negocio en general. Además, es probable que no tenga que enfrentarse a las mismas dificultades técnicas que puede encontrar con su caja registradora analógica, ya que el software del sistema de TPV se actualiza automáticamente. Pero si tiene un problema con el hardware o el software, siempre puede ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente de su empresa de TPV sin ningún coste adicional.

    Por qué no utilizar un TPV

    A pesar de todos sus aspectos positivos, hay algunas razones por las que puede no querer utilizar un sistema de TPV.

    Por un lado, los sistemas de TPV todo en uno pueden llegar a ser caros. Mientras que puede comprar una caja registradora básica por unos 100 dólares, una caja registradora con muchas funciones, como la de Square, puede costar más de 1.000 dólares. (Si no necesitas una caja registradora completa, los sistemas de TPV también ofrecen opciones de hardware más sencillas y menos costosas.)

    Recuerda, sin embargo, que dependiendo de tu caja registradora, podrías necesitar comprar hardware adicional, como un lector de tarjetas de crédito, un escáner de código de barras y un cajón de efectivo. Y con ambas herramientas, tendrá que pagar una tarifa de procesamiento por cada transacción, ya sea que esa tarifa vaya a la compañía del sistema de TPV o a su compañía de cuenta comercial.

    Por último, es posible que no quiera optar por un sistema de TPV si no está interesado o no se siente cómodo invirtiendo en una opción de tecnología avanzada con todas las campanas y silbatos. De nuevo, si tu negocio sólo necesita la capacidad de aceptar y procesar pagos, las capacidades adicionales que ofrece un TPV podrían acabar siendo una carga.

    Sistemas de TPV para pequeñas empresas

    Si se decide por un sistema de TPV, hay grandes opciones en el mercado que puede considerar. Estos son algunos de los favoritos:

    Square

    Square es uno de los pocos sistemas de TPV que existen con una opción de software totalmente gratuita, así como un lector de banda magnética gratuito que puedes conectar a tu smartphone o iPad. También puedes elegir entre una gama de hardware, incluyendo una caja registradora Square POS. Si te dedicas al comercio minorista, puedes optar por el software Square for Retail que está diseñado especialmente para tus necesidades. Independientemente del sector, Square facilita la aceptación de pagos en línea.

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    Clover

    Clover es una de las opciones de TPV más personalizables disponibles, con tres planes de software y cuatro opciones de hardware para elegir. Dependiendo del software que elijas, podrás integrar otras aplicaciones que utilices para tu negocio, así como acceder a la tienda de aplicaciones de Clover para acceder a otras herramientas que pueden ayudarte a gestionar tu negocio de forma más eficiente.

    Shopify

    Como puedes deducir por su nombre, Shopify es una de las mejores opciones de TPV para negocios minoristas, tanto online como en tiendas físicas, especialmente por su gestión avanzada de tiendas y sus análisis de ventas. Shopify también se integra con MailChimp, para que puedas actualizar a tus clientes con correos electrónicos dirigidos específicamente a sus hábitos de compra y preferencias.

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    Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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