Sede principal de la empresa

Un lugar principal de negocios es la ubicación principal de su empresa. Suele ser el lugar donde se guardan sus libros y el lugar donde se encuentra su equipo directivo. El IRS le permite tomar ciertas deducciones, dependiendo de la ubicación de su lugar principal de negocios.

Conocer su lugar principal de negocios tiene importantes implicaciones contables y fiscales. Veamos con más detalle las ventajas de conocer su sede social y cómo determinar la suya.

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Por qué hay que conocer el domicilio social

Por qué es importante su sede social principal? Definir correctamente su sede social afecta a lo siguiente

• Las deducciones fiscales que puedes solicitar en tu declaración de la renta. Dependiendo del lugar en el que operes tu negocio, podrás deducirte ciertos gastos.

• El tipo de impuestos empresariales que debe pagar en los diferentes lugares en los que opera. Desde los impuestos estatales hasta el impuesto sobre la renta de los empleados, lo que debes dependerá de dónde se encuentre tu sede principal.

• La jurisdicción legal a la que pertenece su empresa y el tribunal que conocerá de los asuntos legales relacionados con su empresa.

Deducciones

Puede deducir los gastos en los que incurre para mantener los lugares de su negocio, tanto si alquila como si es propietario del inmueble. Si, por ejemplo, gestiona tres tiendas de venta al por menor para su negocio, puede deducir los gastos de mantenimiento de las tres tiendas. Pero si también trabajas en tu casa, podrías deducir los gastos de mantenimiento de tu casa si puedes establecer que es tu lugar principal de trabajo.

La Agencia Tributaria le permite deducir determinados gastos si utiliza su casa para llevar a cabo su actividad y cumple determinadas pruebas. Según la publicación 587 del IRS, para tener derecho a esta deducción debes tener en cuenta

• La importancia relativa de las actividades realizadas en cada lugar.

• La cantidad de tiempo que pasa en cada lugar.

• Si utiliza parte de su vivienda de forma exclusiva y habitual para las actividades administrativas o de gestión de su negocio.

• Si tiene otro lugar fijo en el que realiza importantes actividades administrativas o de gestión para su empresa.

La oficina en casa

Si su empresa tiene tres sedes, pero realiza la mayor parte del trabajo administrativo y de gestión, como la contabilidad, la programación y las actividades de gestión, desde una oficina en su casa, es posible que pueda deducir parte de sus impuestos. En primer lugar, es importante saber si la oficina de su casa se utiliza exclusivamente para fines empresariales. Si es así, puede deducir algunos de los gastos relacionados con el mantenimiento de su casa, como los intereses de la hipoteca, el seguro, los impuestos inmobiliarios, las reparaciones y los servicios públicos.

La clave para determinar el domicilio social principal es el lugar donde se realiza la mayor parte de las actividades administrativas o de gestión. Por lo general, si no tiene ningún otro lugar fijo en el que realice actividades administrativas o de gestión importantes, puede deducir su oficina en casa.

Consideraciones especiales

La Agencia Tributaria tiene normas especiales para quienes realizan actividades comerciales en la carretera o están fuera de su casa durante un tiempo considerable. Por ejemplo, si lleva a cabo actividades administrativas o de gestión desde una habitación de hotel o desde su coche, esto no le impedirá necesariamente poder realizar la deducción. Tampoco la contratación de una empresa externa, como un contable, para realizar estas actividades fuera de su domicilio.

Hay otras pruebas y requisitos asociados a esta deducción que querrá comentar con su profesional de impuestos cualificado cuando considere si puede acogerse a la deducción.

Otras deducciones que pueden verse afectadas por su sede principal son los gastos de viaje. Existen normas especiales relativas a la distancia entre los lugares de trabajo y el «domicilio fiscal» que pueden afectar a la posibilidad de deducir algunos gastos.

Impuestos

También es importante establecer su lugar principal de negocios para determinar qué autoridades estatales y locales le exigen que pague impuestos y los tipos de impuestos que debe pagar. Muchos estados exigen que recojas y remitas el impuesto sobre las ventas y que pagues el impuesto sobre la renta si realizas algún tipo de actividad comercial dentro de sus fronteras. Pero otros estados no tienen el mismo requisito si usted pasa una cantidad insignificante de tiempo allí o sus ingresos del estado son menos de una cierta cantidad.

Es necesario saber cuál es su lugar principal de actividad para calcular la cantidad de impuesto sobre la renta que debe pagar a cada estado en el que declara. Normalmente, tiene que declarar todos sus ingresos en la declaración de la renta de su estado de origen (el estado que ha determinado como su lugar principal de negocios), pero puede obtener un crédito por los impuestos pagados a otros estados, lo que reduce el impuesto que debe. Asegúrese de consultar con cada estado para determinar los impuestos que debe pagar.

El lugar donde trabajan sus empleados también puede afectar a los tipos de impuestos que paga. Si contrata a empleados a distancia y éstos trabajan en diferentes estados, debe registrarse como empleador en esos estados y remitir los impuestos sobre la nómina. Y si presta servicios en zonas circundantes fuera de su sede principal, debe conocer las leyes y obligaciones que puede tener.

Tribunales

La Corte Suprema de los Estados Unidos define el lugar principal de negocios como lo siguiente:

El «lugar principal de negocios» se refiere al lugar donde los funcionarios de una corporación dirigen, controlan y coordinan las actividades de la corporación. En la práctica, normalmente debería ser el lugar en el que la empresa tiene su sede, siempre que ésta sea el centro real de dirección, control y coordinación, es decir, el lugar en el que se encuentra la empresa.e., el «centro neurálgico», y no simplemente una oficina donde la corporación celebra sus reuniones de la junta directiva.

Esto es similar a la definición del IRS de un lugar principal de negocios que requiere el uso exclusivo y regular. Sin embargo, sepa que si su empresa tiene que acudir a los tribunales, su sede social se determinará de acuerdo con la definición del Tribunal Supremo.

Situaciones especiales

Hay un par de situaciones en las que su lugar principal de negocios podría no ser tan obvio.

Oficina virtual

Una oficina virtual es un servicio que permite a los trabajadores trabajar a distancia proporcionando una serie de funciones empresariales necesarias a través de Internet, como una dirección postal, un número de teléfono y un espacio de oficina que se puede alquilar en función de las necesidades. Dado que las oficinas virtuales proporcionan a su empresa una dirección física, es justo preguntarse si eso significa que puede utilizarse como sede principal de la empresa.

Sin embargo, dado que una empresa no suele llevar a cabo sus actividades comerciales a través de la ubicación proporcionada por la oficina virtual, debería deducirse que una oficina virtual no es suficiente como lugar principal de negocios. Los que operan desde una oficina virtual es mejor que incluyan la dirección de su casa como su lugar principal de negocios.

Sede social

Un domicilio social es un lugar físico en el que se almacenan todos los documentos legales de una corporación y el lugar en el que se realiza cualquier proceso de notificación (i.e. citación judicial). La ley exige que el domicilio social esté situado en el mismo estado en el que se ha constituido la empresa, y que haya un agente registrado presente durante el horario laboral normal para recibir los trámites en nombre de la empresa.

El domicilio social también puede ser el lugar principal de la empresa, aunque no tiene por qué serlo. Un ejemplo de oficina registrada que también es un lugar principal de negocios es un escaparate donde se guardan los documentos legales, los gerentes operan y los negocios se llevan a cabo sobre una base diaria.

Trabaje con un profesional fiscal

El mejor recurso que puede tener como propietario de un negocio tratando de determinar su lugar principal de negocios y cómo afecta a los impuestos que debe es un profesional de impuestos calificado. Trabajar con un CPA, agente registrado u otro profesional de impuestos calificado le ayudará a navegar por las leyes de impuestos federales y estatales y asegurarse de que se mantenga en cumplimiento.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.