QSEHRA: La guía definitiva para los propietarios de pequeñas empresas

Esta guía ofrece una explicación detallada del acuerdo de reembolso sanitario para pequeños empresarios cualificados.nuestro sitio web 15 de octubre de 2020

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Uno de los beneficios más importantes que pueden ofrecer los propietarios de pequeñas empresas es el seguro de salud. Sin embargo, no todas las pequeñas empresas pueden permitirse ofrecer planes de seguro médico a sus empleados, y la aprobación de la Ley de Asistencia Asequible en 2010 hizo que las HRA independientes no cumplieran los requisitos.

En 2016, la aprobación del acuerdo de reembolso de salud para pequeños empleadores calificados (QSEHRA) proporcionó a los propietarios de negocios una nueva opción. Un plan QSEHRA, permite a los propietarios de pequeñas empresas que no pueden proporcionar a sus empleados un seguro de salud, ayudar de nuevo a los empleados a pagar los costes de su plan de salud personal.

Esta guía explica todo lo que necesita saber sobre la QSEHRA, incluido su funcionamiento, los requisitos de elegibilidad y si esta opción podría ser adecuada para su pequeña empresa. Pero antes, aprendamos un poco más sobre qué es exactamente una QSEHRA.

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Qué es una QSEHRA?

Una QSEHRA es esencialmente una HRA para pequeñas empresas. En la actualidad, un plan QSEHRA permite a las empresas reembolsar hasta 5.150 dólares en el caso de una cobertura individual y 10.450 dólares en el caso de una cobertura familiar (ajustada a la inflación) por gastos sanitarios cualificados. Esto incluye las primas de los planes de seguro médico personales adquiridos en el mercado abierto y los gastos médicos, como las visitas al médico y los medicamentos recetados. Para recibir el reembolso, los empleados deben presentar una prueba de sus gastos médicos.

Cómo funcionan las QSEHRA?

Si una empresa ofrece una QSEHRA, reservará una cantidad fija de dinero cada mes para gastos cualificados. Los empleados recibirán reembolsos de la QSEHRA hasta el límite anual especificado por la empresa. Si los empleados no reclaman o no reclaman la totalidad del importe, el dinero se queda en la empresa. Los reembolsos de la QSEHRA suelen administrarse a través de la nómina y los empleadores no tienen que pagar impuestos sobre la nómina por los beneficios pagados a los empleados a través de una QSEHRA.

Es importante señalar que, para que una QSEHRA cumpla la ley, todos los empleados deben beneficiarse de ella por igual. Esto significa que las contribuciones del empleador a la QSEHRA de cada empleado deben ser las mismas. Sin embargo, si un empleado tiene un plan individual y otro tiene un plan familiar, puede hacer que el empleado con el plan familiar reciba un límite de reembolso más alto porque su plan es más caro. Así, por ejemplo, si ofrece a un empleado soltero 400 dólares al mes en reembolsos, un empleado con dependientes obtendría 800 dólares al mes.

Otras formas comunes de administrar su QSEHRA es ofrecer a todos los empleados el reembolso máximo u ofrecer diferentes cantidades de reembolso en función de la edad. Puede optar por reembolsar sólo las primas o reembolsar tanto las primas como los gastos médicos.

Los empleados que no reúnan los requisitos para la QSEHRA hasta mediados de año recibirán un importe prorrateado del reembolso máximo de todo el año. Los empleadores tampoco están obligados a cubrir a los contratistas, los trabajadores a tiempo parcial y los trabajadores estacionales con una QSEHRA. Los nuevos empleados sólo pueden participar en una QSEHRA después de 90 días de empleo.

Requisitos de las QSEHRA

Todos los planes QSEHRA deben cumplir con la Ley de Asistencia Asequible y la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación del Empleador (ERISA). ERISA establece unas normas mínimas para la mayoría de los planes de jubilación y salud establecidos voluntariamente en la industria privada con el fin de proporcionar protección a los individuos en estos planes.

Las empresas deben cumplir dos requisitos principales para poder crear una QSEHRA:

  • Su empresa no puede ofrecer ya un plan de seguro médico de grupo a sus empleados.

  • Su empresa no puede ser un gran empleador aplicable (ALE). Esto significa que su empresa debe tener menos de 50 empleados a tiempo completo.

  • Incluso si reúne los requisitos, hay una serie de requisitos que tanto los empleados como las empresas deben cumplir. Vamos a desglosarlas todas.

    Requisitos para los empleados

    Para que un empleado pueda participar en una QSEHRA, debe tener un seguro médico que cumpla los requisitos mínimos. Los tipos de seguro médico elegibles son:

    • Un plan de seguro médico individual a través de una compañía de seguros o del mercado de la ACA.

    • El seguro del cónyuge o de los padres (si el empleado es menor de 26 años).

    • Seguro patrocinado por el gobierno como Medicare y Medicaid.

    Además, los empleados deben mostrar una prueba de su seguro de salud y de sus gastos médicos para poder ser reembolsados.

    Requisitos para los empresarios

    Los empleadores deben financiar la totalidad de la QSEHRA; los empleados no pueden contribuir a través de sus nóminas. Como se ha mencionado anteriormente, la empresa debe ofrecer a todos los empleados las mismas condiciones y prestaciones.

    Si una empresa decide establecer una QSEHRA, debe avisar a los empleados al menos 90 días antes del comienzo del año en el que se va a ofrecer la QSEHRA. Si un empleado no es elegible al principio del año, debe recibir una notificación una vez que sea elegible.

    Curiosamente, en algunas situaciones, un empleador puede participar en su propia QSEHRA. Esto les permite proporcionarse a sí mismos un beneficio deducible de impuestos. Sin embargo, la elegibilidad de un empleador para participar en una QSEHRA depende de su tipo de entidad comercial.

    Por lo general, los propietarios de empresas pueden participar en una QSEHRA. Sin embargo, un propietario de una S-corp que posea más del 20% de su empresa se considera autónomo y no es elegible. Además, si es dueño de una LLC, una empresa unipersonal o una sociedad, también se le considera un trabajador por cuenta propia y no es elegible para una QSEHRA.

    Cómo crear una QSEHRA

    La creación de una QSEHRA es un proceso de varios pasos. Antes de empezar, le recomendamos que consulte con un proveedor de servicios de RRHH externo o con una organización profesional de empleadores como Gusto o Paychex. Este tipo de empresas no sólo pueden asesorarle sobre cómo establecer su QSEHRA, sino que pueden ayudarle a hacerlo.

    Si decide hacerlo por su cuenta, estos son los pasos que debe seguir:

    Paso 1: Diseñe su plan

    Diseñar su plan significa crear los términos y reglas de reembolso en torno a su QSEHRA. Cuánto ofrecerá a cada empleado cada mes? ¿Ofrecerá la misma tasa de reembolso a todos los empleados, o proporcionará más a los empleados con dependientes?? ¿Cubrirá sólo sus primas, o sus primas y sus gastos médicos?. Estos son los tipos de preguntas que debe responder al diseñar su plan.

    Paso 2: Crear los documentos del plan

    La ley le exige que su QSEHRA quede plasmada en documentos legales. Su documentación debe incluir una explicación de su plan y de lo que cubre. También debe decir a los empleados que informen a su proveedor de seguro médico del importe de su prestación QSEHRA, y explicarles que los reembolsos pueden estar sujetos a impuestos si el empleado no mantiene su seguro médico de cobertura mínima esencial.

    Paso 3: Establecer un proceso para administrar su QSEHRA

    Los empleados deben presentar una prueba de su seguro de salud y de sus gastos médicos para poder solicitar el reembolso. Sin embargo, en virtud de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), los empresarios no pueden pedir a los empleados sus historiales médicos. Además, el IRS exige a las empresas que ofrecen una QSEHRA que conserven los recibos médicos de los empleados durante un máximo de siete años.

    Debido a estas razones, es bastante común que el propietario de una pequeña empresa busque un administrador de QSEHRA externo para que le ayude a mantener su QSEHRA. Parece haber un mercado emergente en la administración de QSEHRA con software como Cobra Solutions y otros programas de terceros. Estos tienen la capacidad de redactar su plan por usted y ayudarle a asegurarse de que cumple con la ley.

    Paso 4: Elegir una fecha de inicio

    Puede iniciar su QSEHRA en cualquier momento, ya que los planes nuevos no cumplen el requisito de los 90 días. Desde el punto de vista logístico, suele ser más fácil poner en marcha una QSEHRA al principio de un nuevo mes o año natural. Tenga en cuenta que si actualmente ofrece un seguro médico de grupo a sus empleados, tendrá que esperar a que la cobertura expire para poner en marcha su QSEHRA.

    ¿Debe ofrecer una QSEHRA??

    Ahora que sabe todo lo que son las QSEHRA y cómo funcionan, la única pregunta que queda es: ¿Debe ofrecer una QSEHRA a sus empleados?? Consideremos los pros y los contras.

    Ventajas de la QSEHRA

    Ofrecer una QSEHRA como empleador tiene una serie de ventajas. Estas son algunas de las ventajas que debe tener en cuenta:

    • Más variedad: Los propietarios de pequeñas empresas a menudo no pueden permitirse una cobertura sanitaria completa, lo que hace que los empleados se inscriban en un plan de grupo único. Una QSEHRA soluciona este problema proporcionando a los empleados dinero en efectivo libre de impuestos que pueden destinar a un plan de atención médica de su elección. Además, los planes con reembolsos médicos permiten a los empleados recibir el reembolso de diferentes gastos, como los medicamentos recetados o las visitas al dentista.

    • Incentivos fiscales: Al igual que los planes de salud de grupo, una QSEHRA también es deducible de impuestos tanto para el empleador como para el empleado. El empleador puede realizar reembolsos sin tener que pagar impuestos sobre la nómina, y los empleados no tienen que pagar el impuesto sobre la renta por el reembolso. Además, los reembolsos realizados por la empresa cuentan como deducción fiscal.

    • Flexibilidad: En muchos planes de salud colectivos, los empleadores están obligados a contribuir con una determinada cantidad de los costos exclusivos de los empleados. Con una QSEHRA, no se requieren montos mínimos de contribución. Los empleadores también tienen más control sobre los gastos que reembolsarán y la cantidad de reembolso a la que pueden optar los empleados.

    • Control de costos: Una QSEHRA permite a los empleadores hacer que los costos mensuales de atención médica sean predecibles al permitirles establecer sus propios límites de reembolso. Esto significa que no habrá sorpresas presupuestarias a final de mes.

    • No tiene lugar: los empleados que trabajan fuera del estado pueden participar en una QSEHRA sin ningún problema administrativo o financiero.

    Contras de QSEHRA

    También hay algunas desventajas de una QSEHRA:

    • Métodos de contribución limitados: Con una QSEHRA, los empleadores están limitados a ofrecer 5.150 dólares a los empleados sin dependientes y 10.450 dólares a los empleados con familia. Además, los empleadores pueden ajustar los importes de las cotizaciones en función de la situación familiar, pero no de la antigüedad. Al tratar de contratar para su pequeña empresa, estos factores pueden ser percibidos como un inconveniente por los posibles empleados.

    • Administración compleja: Por las razones mencionadas anteriormente, es difícil para el propietario de una pequeña empresa gestionar una QSEHRA por sí mismo. Si comete algún error en la gestión de una QSEHRA, se expondrá a fuertes multas. Por ello, muchas empresas recurren a la contratación de un administrador de QSEHRA. Sin embargo, este es otro gasto que tendrá que tener en cuenta a la hora de hacer su análisis de costes y beneficios.

    • Falta de comprensión: El acuerdo de reembolso de salud calificado para pequeños empleadores solo se convirtió en ley en 2017. Esto significa que cuando se habla de QSEHRA en 2019, es probable que se enfrente a una curva de aprendizaje al tratar de educar a los empleados sobre este beneficio, a pesar de sus diversos beneficios con respecto a los impuestos, el dinero y la flexibilidad.

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    Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web

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