Facturación progresiva en QuickBooks Online: Instrucciones paso a paso

Cómo configurar y gestionar con éxito la facturación progresiva en QuickBooks Online.Stacy Kildal 17 de marzo de 2020

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Si utiliza QuickBooks Online para sus necesidades de contabilidad de la pequeña empresa, es probable que haya creado con éxito facturas para sus clientes. Sin embargo, a veces una factura al final de un proyecto no es la mejor manera de ser compensado por su trabajo. En ese caso, la facturación progresiva de QuickBooks puede ser la solución. Esta guía explicará el proceso y proporcionará instrucciones paso a paso sobre cómo activar – y gestionar con éxito – la facturación de progreso en QuickBooks Online.

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¿Qué es la facturación progresiva en QuickBooks Online??

En los escenarios más sencillos, se contrata a una empresa para un proyecto o trabajo específico, se realiza el trabajo y se envía una factura al cliente, que se paga. Sin embargo, no todos los negocios pueden operar con un enfoque tan simple. En el caso de los proyectos más grandes y a largo plazo, no es sostenible esperar hasta que el proyecto esté terminado para recibir el pago – esto podría crear un serio problema de flujo de caja. Ahí es donde entra la facturación progresiva.

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La facturación progresiva, también conocida como facturación progresiva, es el proceso de facturar de forma incremental a un cliente por el trabajo a medida que se completa. De este modo, recibirá varios pagos parciales a lo largo del plazo de un trabajo, en lugar de un pago completo al final. Para enviar facturas progresivas, primero tendrá que crear y acordar un presupuesto con su cliente. La facturación de progreso de QuickBooks se hará contra esta estimación. Puede cargar un porcentaje o una parte específica del presupuesto en cada una de sus facturas de progreso.

Cómo activar la facturación progresiva en QuickBooks Online

Antes de que pueda comenzar a enviar facturas de progreso en QuickBooks Online, primero debe activar esta función. La facturación progresiva es compatible con los planes QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus y Advanced. Es importante tener en cuenta que aunque la facturación progresiva está disponible en todos los planes de QuickBooks Online, este artículo tratará específicamente de la facturación progresiva en los planes QuickBooks Plus y Advanced.

Para activar la facturación progresiva en QuickBooks Online, primero deberá ir a Configuración (designada por el icono del engranaje). A continuación, seleccione «Cuenta y configuración» y seleccione la pestaña «Ventas» en la barra de la izquierda. Aquí, encontrará la «Facturación progresiva» en su propia sección debajo de «Productos y servicios.»

Marque la casilla junto a «Crear múltiples facturas parciales a partir de un solo presupuesto» y luego pulse el botón «Guardar». Ahora, ya está todo listo para empezar a enviar facturas de progreso desde sus estimaciones.

Facturación progresiva de QuickBooks: Una guía paso a paso

Antes de que pueda comenzar la facturación progresiva de QuickBooks, primero debe tener un presupuesto para facturar. Una vez que haya acordado los términos de los precios con su cliente y haya creado un presupuesto en QuickBooks, estará listo para empezar a facturar el progreso.

Paso 1: Navegue hasta el presupuesto

Una vez que su estimación ha sido creada y aprobada por el cliente, el primer paso en la facturación de progreso de QuickBooks es seleccionar la estimación en la que le gustaría crear una factura de progreso. Para encontrar su presupuesto, haga clic en «Ventas» y luego en «Todas las ventas» y localice su presupuesto en la lista.

Una nota sobre las estimaciones: Puede habilitar un ítem «Bundle» en su estimación si no quiere que su cliente vea las etapas exactas del trabajo para el que fue contratado. Los artículos agrupados son como los artículos de grupo en QuickBooks Desktop, y son excelentes para usar cuando necesita ocultar detalles en el documento de ventas que se presenta al cliente.

En este ejemplo de presupuesto, el importe total es de 3.600 dólares. Para ilustrar la facturación progresiva de QuickBooks, crearemos una factura progresiva por el 50% del total del presupuesto.

Paso 2: Crear una factura

Hay dos maneras de crear una factura en su presupuesto. Si no quiere abrir el presupuesto, puede seleccionar «Crear factura» en la columna «Acciones» después de encontrar el presupuesto en cuestión en la lista.

Si tiene el presupuesto abierto, hay un botón «Crear factura» cerca de la parte superior derecha del presupuesto. Seleccione este botón.

Paso 3: Seleccione un importe para facturar

Una vez que haya seleccionado el botón «Crear factura» y porque haya activado la facturación progresiva de QuickBooks, aparecerá una ventana emergente «¿Cuánto quiere facturar?» con tres opciones con viñetas.

Desde esta ventana emergente puedes elegir facturar por el total de todas las líneas de estimación (elegirías esto si no quieres facturar progresivamente), un porcentaje de cada línea (donde introducirás el porcentaje que elijas) o una cantidad personalizada para cada línea.

Facturar un porcentaje

En este ejemplo de facturación de progreso de QuickBooks, crearemos una factura por el 50% de todas las líneas de estimación. Simplemente escriba el porcentaje que desea facturar, y el total (en este caso 1.800 dólares, porque el presupuesto total es de 3.600 dólares) aparecerá en la casilla de la derecha.

Observe la columna «Due» en la factura de progreso de QuickBooks, y cómo las columnas de cantidad («QTY») y «Rate» están ahora reducidas a la mitad:

Facturar un importe personalizado

Si no desea facturar un porcentaje de la factura, también tiene la opción de introducir un importe personalizado. Si elige un importe personalizado para cada línea, tendrá la opción de introducir el campo «Importe a pagar»:

Paso 4: Personalizar la factura

Puede que se pregunte cómo se notificará a su cliente el progreso que ha completado en un proyecto cuando envíe una factura de progreso. Hay algunas características que debes activar en la ventana «Personalizar factura» para que tu cliente pueda ver el progreso que has hecho en el proyecto que estás facturando.

Primero, en la ventana «Personalizar factura», en la primera pestaña llamada «Diseño», busque «Márgenes de página» y desmarque la casilla que dice: «Ajustar el formulario impreso con el talón de pago en el sobre de la ventana.»

A continuación, vaya a la pestaña «Contenido» en la ventana «Personalizar factura», haga clic en la sección «Pie de página» y marque la casilla junto a «Resumen del presupuesto (sólo por correo electrónico y web)».»

Por último, también dentro de la pestaña «Contenido», haga clic en la sección de destino del diseño de la factura y marque la casilla junto a «Mostrar el progreso de las partidas (sólo por correo electrónico).» Esto se muestra a continuación:

Una vez completado esto, guarde su factura de progreso con las opciones «Guardar y Nuevo» o «Guardar y Cerrar». Ahora, cuando su cliente recibe su factura de progreso de QuickBooks por correo electrónico, puede ver el progreso en la parte inferior derecha de la factura.

Si quieren ver el progreso, éste es visible en la sección inferior derecha de la factura y el presupuesto. Además, hay un informe llamado «Estimaciones & Resumen de facturación de progreso por cliente», que es un recurso útil.

Este informe mostrará todos los proyectos de su empresa en sus diferentes etapas de progreso. En la siguiente captura de pantalla, filtrada para una sola fecha, puede ver el presupuesto del proyecto de ejemplo que facturamos:

Si el porcentaje que factura está directamente correlacionado con el porcentaje del proyecto que ha completado, puede utilizar la columna «% facturado» como un indicador de qué porcentaje del trabajo está hecho, y cuánto queda todavía.

Paso 5: Repetir hasta cerrar el presupuesto

Repetirá este proceso de facturación de progreso de QuickBooks hasta que haya facturado la totalidad del presupuesto y el trabajo esté completo. Tenga en cuenta que si intenta facturar por un importe superior al total de la estimación, sólo podrá añadir lo que quede del saldo a una factura de progreso. Si descubre que necesita facturar más que el presupuesto acordado, tendrá que trabajar con su cliente para actualizar el presupuesto antes de poder facturar el importe adicional. Una vez que hayas facturado el total del presupuesto, el estado del mismo cambiará automáticamente a «Cerrado.»

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También vale la pena señalar que si necesita editar una factura de progreso de QuickBooks, tendrá que hacer esos cambios en la propia estimación – no en la factura. Podrá realizar cambios hasta que el presupuesto esté cerrado.

Facturación de progreso de QuickBooks: La última palabra

La facturación de progreso de QuickBooks es una herramienta útil para asegurarse de que su negocio tiene los fondos que necesita para completar con éxito el trabajo para el que fue contratado. Esto es especialmente útil para proyectos a gran escala o a largo plazo que requieren mucho tiempo y recursos que tienes que pagar por adelantado.

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