El mejor software de contabilidad agrícola en 2022

Dirigir su granja es un trabajo duro. Después de un largo día en el campo o en el granero, lo último en lo que quiere pensar es en la contabilidad de su negocio. Pero, al igual que cualquier otro propietario de un negocio, tener registros contables precisos para su granja es crucial para su éxito financiero. Y, al igual que otros propietarios de negocios, el primer paso para tener buenos registros contables es elegir el software de contabilidad agrícola adecuado. Aquí están nuestras principales selecciones.

Software de contabilidad agrícola: Qué hay que tener en cuenta

Hablamos con Mike McLenehan, de McLenehan and Associates, experto en contabilidad para el sector agrícola y autor del próximo libro «Profit First for Farms», sobre algunos de los retos a los que se enfrentan los agricultores. «La mayoría de las pequeñas granjas luchan por ser rentables, pero no tiene por qué ser así», dice McLenehan. » Al tomar sus ganancias primero y gastar sólo lo que queda en los gastos, los agricultores pueden evitar vivir de cheque en cheque y de pánico en pánico y disfrutar de la gestión de un negocio agrícola que es permanentemente rentable.»

Continúa: «Los agricultores de hoy en día tienen que ser cultivadores/productores y gestores empresariales profesionales, y a veces es difícil hacer bien ambos trabajos. Para convertirse en una pequeña granja rentable, necesita implementar un software de contabilidad y pasar de la confusión a la claridad con respecto a sus números. Con el beneficio de los datos financieros para guiar sus decisiones, evitará las dificultades que se derivan de tomar las decisiones equivocadas, y se sentirá seguro de que está haciendo lo correcto para su negocio y su familia.»

Estos son algunos factores a tener en cuenta.

Impuestos
Los agricultores tienen muchas de las mismas necesidades de contabilidad que otros propietarios de negocios. Necesitas hacer un seguimiento de tus ingresos, gastos y activos a efectos fiscales. Si su granja tuvo ingresos brutos de 25 millones de dólares o menos en los últimos tres años, puede presentar sus impuestos utilizando la contabilidad de caja, y no tiene que mantener un inventario a efectos fiscales. Esto facilita su contabilidad, pero sus requisitos a efectos fiscales no se acaban ahí.

Conservación de registros
Además de contar con unos buenos estados financieros para preparar sus impuestos, también debe asegurarse de que sus registros serán válidos en una auditoría, si alguna vez se ve sometido a una. Esto significa que la conservación de registros es de vital importancia. Pero es una cosa más que hay que mantener al día, y a menudo los recibos se pierden mientras se realizan las tareas más importantes.

Necesidades de gestión
Además de tener datos financieros para presentar sus declaraciones de impuestos, también necesita poder utilizar sus informes contables para ayudarle a tomar decisiones de gestión sobre su granja. ¿Un determinado cultivo da más beneficios que los demás?? ¿Está gastando demasiado en el mantenimiento de la tierra y la salud del suelo?? ¿Puede permitirse comprar una nueva cosechadora, o sería mejor invertir en el mantenimiento de su máquina actual??

Puede ser desalentador pensar en la gestión de todos estos requisitos para mantener su granja en buena forma de información financiera. Afortunadamente, es relativamente fácil encontrar un software de contabilidad agrícola sencillo que también sea rentable.

QuickBooks Pro: El mejor software de contabilidad agrícola en general

El primero en nuestra lista de las mejores soluciones de software de contabilidad agrícola es QuickBooks Pro, una de las dos opciones del paquete QuickBooks Desktop. Este software de contabilidad es rentable, fácil de usar y apoyado por la mayoría de los contadores y muchos tenedores de libros subcontratados. Aunque QuickBooks Pro no es específicamente un software de contabilidad agrícola, puede personalizar fácilmente el plan de cuentas y los estados financieros nativos para adaptarse a las necesidades de contabilidad de su granja.

QuickBooks Pro puede manejar todas las funciones de contabilidad que su granja necesita, incluyendo:

• Mantenga su registro de cheques al día y conciliado con su extracto bancario.

• Haga un seguimiento de las facturas de los proveedores, analice rápidamente los saldos pendientes y registre los pagos, todo en un solo lugar.

• Gestiona tus activos, para que siempre conozcas el valor financiero de tu granja.

• Produzca rápidamente los informes que su contable necesita para presentar su declaración de impuestos.

QuickBooks Pro es una compra única de 399 dólares.99. Por este precio, usted obtiene un software basado en el escritorio (no se requiere Internet a menos que utilice la función de alimentación del banco) con tres inicios de sesión de usuario. Si necesita capacidades de nómina, tiene una inversión adicional que comienza en $29 por mes más $2 por empleado por mes y aumenta si desea servicios de nómina asistidos o completos (se requiere Internet para estos servicios).

Tenga en cuenta que Intuit – los creadores de QuickBooks Pro – «pone al día» QuickBooks Desktop cada tres años, por lo que si usted utiliza la nómina u otras características, tendrá que comprar, instalar y convertir a la nueva versión del software cada tres años. Esto significa que sólo pagas unos 100 dólares al año de media por el software, que es un precio nominal para las capacidades de contabilidad de la granja que obtienes.

» MÁS: las mejores aplicaciones para pequeñas empresas de nuestro sitio web

QuickBooks Online: El mejor software de contabilidad agrícola basado en la nube

Mientras que QuickBooks Pro es una solución de contabilidad alojada localmente – lo que significa que vive en su escritorio y se puede acceder sin una conexión a Internet – QuickBooks Online es un producto basado en la nube que podría ser la solución perfecta para sus necesidades de software de contabilidad agrícola. QuickBooks Online proporciona acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a sus registros contables, y también permite que su contador o contador externo le ayude sin tener que alojar el software en un servidor remoto – una opción que a menudo cuesta $ 60 por usuario por mes o más.

Como QuickBooks Online está basado en la nube, no tienes que preocuparte de hacer copias de seguridad de tus datos para proteger tus archivos contables de un fallo del disco duro. Sus datos se almacenan siempre de forma segura en múltiples ubicaciones, lejos de su oficina de la granja, sin coste adicional.

Al igual que QuickBooks Desktop, QuickBooks Online no es específico para las explotaciones agrícolas, pero puedes personalizar fácilmente el plan de cuentas y los informes nativos para obtener los datos que necesitas para tomar decisiones empresariales acertadas sobre tu explotación y para producir la información que tu contable necesita a la hora de hacer los impuestos. Y como ventaja adicional, QuickBooks Online incluye una función de captura de recibos, lo que hace que la conservación de registros sea más fácil que nunca.

Los precios de QuickBooks Online empiezan por 40 dólares al mes para el plan Essentials (perfecto para pequeñas explotaciones agrícolas) o 70 dólares al mes para el plan Plus (necesario para operaciones agrícolas más complejas). Las grandes empresas agrícolas podrían beneficiarse de QuickBooks Online Advanced (150 dólares al mes). La funcionalidad adicional de nóminas para las tres opciones comienza en 45 dólares al mes más 4 dólares por empleado al mes.

Farm Biz y Ultra Farm Accounting: El mejor software de contabilidad específico para granjas

Si no desea personalizar una solución contable para que funcione en su contabilidad agrícola, sino que desea elegir una solución contable creada específicamente para empresas agrícolas, consulte Farm Biz. Este software, que no requiere experiencia en contabilidad, tiene un plan de cuentas especialmente diseñado para su negocio agrícola. Tampoco es necesario que entienda de contabilidad para utilizar el software.

Farm Biz es un software de contabilidad agrícola de escritorio, lo que significa que no es necesario tener una conexión a Internet para utilizarlo. Sólo asegúrese de tener un buen protocolo de copia de seguridad para protegerse de la pérdida accidental de datos. Hay un precio de compra único de 249 dólares para Farm Biz, lo que la convierte en la solución más rentable de nuestra lista.

Si necesita características más robustas que las incluidas en Farm Biz, su producto hermano – Ultra Farm Accounting – es una buena opción para el siguiente paso. Ultra Farm Accounting incluye más informes personalizados como el análisis del ganado y su Anexo F para su declaración de impuestos. La nómina también está incluida por el precio de compra de $550.

FarmBooks: El mejor software de contabilidad agrícola para la presentación de informes

Los informes robustos pueden ayudarle a tomar decisiones de negocio informadas sobre su granja, y el software de contabilidad FarmBooks tiene los informes más robustos de todo el software de contabilidad agrícola que analizamos. Con casi 20 informes integrados en el software, puedes acceder fácilmente a los informes específicos de la granja para ver su rendimiento y hacer ajustes de forma proactiva. Su Anexo F está incluido en estos informes, lo que hace que la hora de los impuestos sea muy fácil.

FarmBooks cuenta con sólidas opciones de soporte y formación y también proporciona soporte remoto para ayudarle a asegurarse de que está utilizando este software de contabilidad agrícola correctamente y obtener el máximo beneficio de todas las características. También ofrecen copias de seguridad externas (FarmBooks es una solución de escritorio) a partir de 5$ al mes.

FarmBooks cuesta 395 dólares para una sola granja, más una cuota de mantenimiento anual de 85 dólares. Si tiene más de una granja, puede ponerse en contacto con ellos para obtener un precio especial.

Banco de recibos: Lo mejor para la conservación de registros junto con el software de contabilidad agrícola

Aunque no es un software de contabilidad propiamente dicho, Receipt Bank es esencial para ayudarle a gestionar sus requisitos de conservación de registros. Con sólo su teléfono móvil y la aplicación Receipt Bank, puede tomar fotos de los recibos y documentos y saber que se almacenarán de forma segura en la nube para su uso y revisión posteriores. Esto elimina la molestia y el estrés de mantener – y encontrar – sus documentos financieros importantes en el momento de los impuestos, durante una auditoría o al solicitar financiación para su granja.

Si utiliza un producto QuickBooks, puede integrar el Banco de Recibos con él para ahorrar horas cada mes en la introducción de datos. Pero incluso sin la integración con el software de contabilidad, Receipt Bank bien vale el precio inicial de 12 dólares.50 al mes.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.