Contratar vs. contratar. trabajadores a tiempo completo

Elegir entre trabajadores contratados y. trabajadores a tiempo completo puede ser complicado. Aprenda a elegir el tipo adecuado para su empresa.Meredith Turits Nov 11, 2020

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  • Contrato frente a. trabajadores a tiempo completo
  • Costes de los trabajadores contratados
  • Costes de los empleados W2
  • Elegir entre trabajadores contratados y empleados a tiempo completo
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  • Contrato vs. trabajadores a tiempo completo
  • Costes de los trabajadores contratados
  • Costes de los empleados W2
  • Elegir entre trabajadores contratados y empleados a tiempo completo
  • Reunir el equipo adecuado cuando se está empezando y haciendo crecer una pequeña empresa puede ser una tarea desalentadora. Y tener que elegir entre contratar a un trabajador por cuenta ajena o por cuenta propia. Los trabajadores a tiempo completo introducen todo un nuevo conjunto de factores a tener en cuenta.

    Para resolver la confusión y ayudarle a elegir la mejor opción de contratación para su empresa, esta guía le aclarará las diferencias entre trabajadores contratistas y empleados a tiempo completo para que pueda decidir cuál es su opción más rentable.

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    Contrato frente a. trabajadores a tiempo completo

    La diferencia de clasificación entre empleados contratados y. empleados a tiempo completo es vital. Por lo general, puedes pensar que un contratista presta servicios para ti, pero que trabaja de forma independiente y paga impuestos por el dinero que recibe de ti. Un empleado, en cambio, está en tu equipo: eres su supervisor, responsable de su comportamiento y también de informar sobre sus impuestos.

    Muchas empresas, tanto pequeñas como grandes, han cometido el error de clasificar erróneamente a los empleados y han pagado el precio en forma de multas cuantiosas, honorarios legales, impuestos retroactivos sobre la nómina… Aunque el IRS no tiene una definición absoluta del contratista independiente o del empleado W2, tiene una lista de control de 20 puntos para determinar el estatus de empleado.

    Contratista independiente (1099)

    Piensa en un contratista independiente como una entidad empresarial independiente. El contratista presta un servicio por el que usted paga. Celebras un contrato con el empleado 1099 tras acordar los parámetros del proyecto y los honorarios por los servicios prestados.

    Se puede esperar entonces que el contratista

    • Paga todos los impuestos sobre el pago recibido de usted: federales, estatales y locales, incluyendo la Seguridad Social y Medicare.

    • Proporciona todos los suministros y equipos necesarios para el servicio prestado.

    • Trabaja sobre la base de un contrato a corto plazo o proyecto por proyecto.

    • Te facturará y esperará que le pagues de acuerdo con los términos del contrato – normalmente al final de la finalización satisfactoria del proyecto.

    Para simplificar, piense en su contratista independiente como eso: una persona que presta un servicio a su empresa (ya sea de forma puntual o continua), pero que en última instancia es independiente de su empresa y de sus operaciones diarias.

    Empleado a tiempo completo (W2)

    Si el trabajo que realiza una persona para su empresa -ya sea a tiempo completo o parcial- requiere que usted dicte cuándo, dónde y cómo realiza sus tareas, lo más probable es que el IRS clasifique a esta persona como un empleado W2.

    Este tipo de relación laboral tiende a ser a más largo plazo, con usted como empleador supervisando continuamente al miembro del equipo, dirigiendo y supervisando cómo se realiza su trabajo.

    Las circunstancias en torno a los impuestos también son diferentes: Cuando un trabajador se clasifica como empleado W2, usted, como empleador, está obligado a declarar y pagar los impuestos sobre la nómina del individuo. Esta es una de las razones por las que el IRS presta mucha atención a la clasificación errónea de los empleados.

    No estás seguro de si los trabajadores de tu equipo deben ser clasificados como empleados o contratistas individuales? Desde el punto de vista del producto del trabajo y del proceso, el IRS considerará

    • Control de la conducta: ¿Dictan ustedes el método y el horario del trabajador para realizar las tareas?

    • Control financiero: Dicta las tarifas de pago por hora y/o salario? ¿Se encarga de los impuestos sobre las nóminas, incluyendo la Seguridad Social y Medicare?? ¿Controlas los beneficios disponibles, como las vacaciones y los días de enfermedad??

    • Relación: ¿El trabajo de esta persona implica el desarrollo de relaciones continuas con los compañeros de trabajo, así como con los clientes??

    Si has respondido afirmativamente a una o varias de estas preguntas, es probable que, desde el punto de vista de Hacienda, tu trabajador deba ser clasificado como W2, o empleado a tiempo completo.

    Costes de los trabajadores contratados

    Una vez conocidas las diferencias definidas por el IRS entre los trabajadores contratados con el sistema 1099 y los empleados con el sistema W2, veamos más de cerca el factor de coste de los trabajadores contratados frente a. empleados a tiempo completo. ¿Un contratista independiente 1099 realmente le costará menos a largo plazo??

    La respuesta es que depende de las necesidades de tu empresa.

    Porque, en realidad, la tarifa por hora o a tanto alzado que pague a un contratista independiente será probablemente más alta que la que pagaría a un empleado por realizar los mismos servicios. Sin embargo, esto se debe principalmente a los costes adicionales en los que normalmente incurrirías con un empleado y que no son necesarios cuando contratas a un contratista independiente.

    Cómo funciona el pago

    Aunque es bastante diferente del modelo tradicional de pago cada viernes, el proceso de pago a los contratistas independientes es sencillo para el propietario de la pequeña empresa.

    En general, a los contratistas independientes se les paga una tarifa plana por los servicios prestados. El propietario de la empresa y el contratista acuerdan estos honorarios después de que ambos hayan llegado a un acuerdo sobre los detalles del proyecto, pero antes de que comience el trabajo. (No querrás verte envuelto en un malentendido sobre la cantidad de dinero o el alcance del trabajo, eso seguro.)

    Ambas partes acuerdan cómo se pagarán los honorarios, pero normalmente se pagan al final del contrato cuando todo el trabajo se ha completado a satisfacción del propietario del negocio. A veces, un trabajador contratado pedirá un depósito o una parte como anticipo. Sin embargo, lo más habitual es que veas una factura de un contratista al final de un proyecto.

    Por lo general, puede esperar pagar más por adelantado; sin embargo, tenga en cuenta que los trabajadores contratados son totalmente responsables de sus propios gastos, incluyendo todos los impuestos. Esto significa que usted no tiene ninguna obligación de pagar impuestos federales, estatales o locales, prestaciones de la Seguridad Social o de Medicare, seguro de accidentes de trabajo o impuestos de desempleo. Toda la declaración de impuestos es responsabilidad del trabajador contratado.

    Como empleador de un contratista 1099, su única responsabilidad es pagar los honorarios del contratista tal y como se facturan y, a continuación, proporcionar un formulario 1099 cada mes de enero en el que se detallen los pagos realizados.

    Los costes ocultos

    Más allá de los simples hechos de cuándo y cómo el dinero cambia de manos, las retenciones de impuestos y otros costes superficiales, el trabajo con contrato frente a. Los trabajadores a tiempo completo implican costes adicionales de gestión y de oportunidad que pueden ser menos obvios.

    Mientras sopesa si los trabajadores contratados o a tiempo completo serán la mejor opción para su negocio, no pase por alto el impacto financiero impuesto por estas realidades de trabajar con contratistas independientes:

    1. El horario del contratista puede no coincidir con el suyo. Por ley, los contratistas tienen derecho a dictar su propio horario de trabajo. Muchos contratistas independientes trabajan a tiempo parcial o en horarios no tradicionales, y la mayoría trabaja para más de un cliente a la vez.

    Por este motivo, el plazo y el calendario deseados no son necesariamente alcanzables cuando se trabaja con contratistas independientes. Puede ser necesario ajustar el calendario de su proyecto (lo que podría costarle tiempo y dinero) o contratar a otro contratista para que realice todo el trabajo de un determinado proyecto.

    2. Los contratistas están legalmente limitados a 1.040 horas de trabajo al año. Según el IRS y el derecho común, un contratista independiente sólo puede trabajar un máximo de 1.040 horas (equivalente a unos seis meses de trabajo a tiempo completo) al año para un solo empleador.

    Para cumplir estas condiciones, es posible que te encuentres repartiendo un mismo trabajo entre varios trabajadores o incluso dejando marchar a un contratista para contratar a otro si llegas a este límite antes de finalizar un determinado proyecto. Imagínese el tiempo que se tarda en poner a alguien al día… y luego tener que volver a hacerlo.

    3. Los trabajadores contratados tendrán menos lealtad a su empresa. No es raro que un contratista independiente trabaje en proyectos para varios clientes a la vez. Francamente, por lo general tienen que hacerlo para llegar a fin de mes; simplemente por el hecho de ser independiente, es probable que el contratista sea menos leal a una sola empresa.

    Cuando otro cliente ofrece unos honorarios mejores por los servicios prestados, no hay garantía de que su contratista favorito no le abandone y se vaya a su competidor por un salario mayor. Como resultado, puede haber poca o ninguna expectativa de una relación laboral a largo plazo con tu contratista, y siempre necesitarás un plan para saber cómo proceder si el contratista no está disponible.

    Costes de los empleados W2

    Como propietario de una pequeña empresa, tienes un control razonable sobre la mayoría de los gastos asociados a tus empleados W2. Usted controla la escala salarial y los beneficios ofrecidos, el horario de trabajo, la solicitud y compra de suministros y el presupuesto de formación.

    Teniendo en cuenta estos controles administrativos, veamos con más detalle cómo un empleado W2 puede o no ser la mejor opción financiera para su empresa:

    Cómo funciona el pago

    Los empleados W2 a tiempo completo son pagados de la forma tradicional. Los empleados que trabajan por horas suelen tener un horario preestablecido, y luego marcan un reloj de fichar o utilizan una hoja de control para registrar las horas. Los empleados asalariados pueden cobrar una cantidad fija por período, independientemente del número exacto de horas que trabajen. En cualquier caso, ambos tipos de empleados recibirán su sueldo de acuerdo con un calendario semanal, bimensual o mensual.

    Con cada cheque de pago, a los empleados W2 se les retiene automáticamente una proporción predeterminada de impuestos sobre la renta, así como cualquier otro beneficio para el que hayan autorizado el pago. En su mayor parte, estos empleados no tendrán que volver a pensar en los impuestos hasta que presenten su declaración anual cada mes de abril, cuando los empleados podrían tener derecho a un reembolso basado en la cantidad retenida de su salario habitual.

    Los costes adicionales inesperados

    Al igual que ocurre con los contratistas independientes, hay costes ocultos en los que incurren las empresas como resultado de los empleados W2. Algunos de ellos son un poco más obvios porque son gastos reales. Sin embargo, todo ello influirá en tu decisión sobre si los trabajadores contratados o a tiempo completo son los mejores para tu empresa.

    1. Proporcionar suministros y equipos para operar con eficacia. Una de las mayores diferencias entre los contratistas independientes y los empleados W2 a tiempo completo es quién paga todos los suministros. En el caso del empleado W2, la empresa paga directamente o reembolsa al empleado todos los suministros necesarios para completar el trabajo de forma eficiente.

    La empresa también proporciona el espacio de oficina y el equipo necesarios para garantizar que el empleado pueda ser eficaz en el desempeño de su trabajo, incluyendo el mobiliario, la tecnología y otras necesidades de equipamiento. Este es un coste necesario de la contratación de empleados W2, independientemente de si los empleados trabajan in situ o a distancia.

    2. Formación y desarrollo profesional. Para mantenerse al día en el mercado, las empresas deben crecer y adaptarse a un panorama cambiante de forma regular. Proporcionar estipendios de formación o educación a los empleados nuevos y existentes es esencial para darles la mejor oportunidad de tener éxito en sus trabajos a largo plazo.

    3. Mantener una cultura empresarial positiva. A largo plazo, la mayoría de los trabajadores de calidad están motivados por algo más que un sueldo regular (claramente, ya que muchos trabajadores abandonan el trabajo fijo para convertirse en contratistas independientes o crear su propia pequeña empresa). Esto significa que mantener a los empleados a largo plazo entusiasmados con la empresa es fundamental para garantizar no sólo que sigan contribuyendo, sino que se queden, y punto.

    Elegir entre trabajadores contratados y empleados a tiempo completo

    Ahora, la gran pregunta: ¿Debe su empresa contratar a trabajadores por contrato o a tiempo completo?? Cuál es la opción más rentable? La respuesta puede ser cualquiera de las dos o ambas, dependiendo totalmente de las necesidades de tu negocio en cada momento.

    Cuándo elegir un contratista independiente

    Para los proyectos o las tareas que tienen un plazo de ejecución corto y no requieren mucha supervisión, los contratistas independientes funcionan bien, le dejan menos obligaciones a largo plazo y suelen ser más rentables.

    Esto se debe a que sólo contrata a contratistas independientes cuando realmente los necesita, tienden a estar más al día en las últimas tecnologías y tendencias, y ofrecen diversas experiencias de trabajo.

    Después de todo, la formación de cualquier nuevo trabajador requiere tiempo y fondos – y estas son dos cosas que los propietarios de pequeñas empresas no siempre tienen en abundancia. De hecho, es posible que ni siquiera tengas las habilidades necesarias para formar a un empleado en las tareas que requiere tu negocio. Por esta razón, los contratistas independientes tienden a ser la mejor opción si se necesitan conocimientos específicos para un proyecto en un corto período de tiempo.

    A continuación se presentan algunos escenarios específicos en los que un contratista independiente será probablemente la opción más rentable para su negocio.

    • Competencias de expertos: Diseño/desarrollo de páginas web, marketing online, redacción de textos publicitarios, extracción de datos, programación de software, etc.

    • Proyectos de temporada: Ayuda en la realización de pedidos o en el servicio de atención al cliente durante los periodos de mayor actividad de su empresa.

    • Servicios administrativos o de contabilidad: Cuando necesites a alguien que te ayude con las tareas administrativas o contables básicas durante unas pocas horas a la semana. Estos trabajos requieren habilidades muy especializadas, pueden hacerse a distancia y normalmente no ofrecen suficientes horas para que valga la pena un empleado W2 a tiempo parcial.

    • Mantenimiento de edificios y equipos: El mantenimiento de los equipos o las instalaciones debe realizarse con poca frecuencia y según las necesidades.

    Cuándo elegir empleados W2 a tiempo completo

    Elige a los empleados W2 con la vista puesta en el futuro de tu pequeña empresa. Por supuesto, ahora tienes un puesto que cubrir y sin duda quieres elegir con cuidado para encontrar una buena opción. Sin embargo, también hay que considerar cómo encajará esta persona en el modelo de negocio en el futuro.

    Una de las ventajas de los empleados W2 es que tienden a crear un sentido de comunidad dentro del lugar de trabajo. Los empleados de larga duración suelen sentir que tienen un interés personal en el éxito de la empresa y se convierten en grandes herramientas de marketing de boca en boca.

    Como propietario de una pequeña empresa, encontrará que los empleados W2 son:

    • Especialmente útil para tener éxito en los mercados locales. Cuando ya conocen el mercado objetivo y podrían tener contactos importantes que pueden aprovechar para el crecimiento del negocio.

    • Mejor para proyectos que requieran una estrecha supervisión. Dado que los empleados W2 tienen un horario regular preestablecido, es mucho más fácil utilizarlos para proyectos y operaciones que requieren informes puntuales y una estrecha supervisión.

    • Esencial cuando surge la necesidad de desarrollar relaciones. Como los empleados W2 están en la oficina todos los días, tendrán una mejor percepción de lo que ocurre dentro de la empresa que la que tendría un contratista independiente que trabaja a distancia.

    Este conocimiento da al empleado W2 la ventaja de alimentar las relaciones con los clientes que pueden ser inestimables a largo plazo.

    Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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