Contabilidad 101: Todo lo que necesitas saber

La contabilidad es una parte fundamental de las finanzas empresariales y puede influir en el crecimiento y el éxito de su pequeña empresa. Puede abarcar una variedad de tareas -desde la entrada de datos básicos en una plataforma de software hasta el trabajo con contadores públicos certificados- y es la columna vertebral de sus sistemas contables y financieros.

Conceptos básicos de contabilidad para pequeñas empresas

Con el desarrollo de la tecnología de contabilidad y teneduría de libros, las tareas de teneduría de libros se han automatizado más. Sin embargo, esto no hace que sea menos importante asegurarse de configurar todo correctamente desde el principio.

Configurar el software de contabilidad

La creación de un software de contabilidad incluye la conexión de las cuentas bancarias de la empresa, la introducción de los datos necesarios y la conciliación de las transacciones. También implica comprobar si hay errores, aprender sobre el software específico y buscar formas de racionalizar diferentes partes de los procesos contables.

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Elegir un sistema de entrada

La contabilidad de las pequeñas empresas requiere que elijas entre la contabilidad por partida simple o por partida doble.

La contabilidad por partida única registra todas las transacciones una sola vez, ya sea como gasto o como ingreso. Este método es sencillo y adecuado para las empresas más pequeñas que no tienen inventarios o equipos importantes en sus finanzas.

La contabilidad por partida doble registra cada transacción dos veces, como débito y como crédito, para «equilibrar los libros» entre las cuentas. Aunque es más complicado, puede evitar errores en el registro de las transacciones.

El sistema de entrada que elijas influye en cómo gestionas tus finanzas y en cómo funcionarán tus procesos de contabilidad.

Elegir un método contable

También podrá elegir entre una contabilidad basada en el efectivo o en el devengo.

La contabilidad de caja registra las transacciones cuando el dinero cambia de manos. Este método no registra las facturas o las cuentas pendientes de su empresa hasta que se hayan pagado realmente.

La contabilidad por el principio de devengo registra esas facturas y recibos aunque los fondos no se hayan intercambiado. En general, el método de contabilidad basado en el devengo es el recomendado, pero la decisión depende en última instancia de usted.

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Gestionar las transacciones

La gestión de las transacciones es una parte cotidiana de la contabilidad. Esto incluye importar y categorizar las transacciones adecuadamente, conciliar estas transacciones y asegurarse de que se registran de acuerdo con su sistema de entrada y método de contabilidad.

Gestión de las cuentas por cobrar y por pagar

Las pequeñas empresas también se encargan de los aspectos relacionados con las cuentas por cobrar, que garantizan que su empresa reciba el pago por sus bienes o servicios. Esto puede incluir la estimación del valor final de un proyecto terminado, la preparación y el envío de facturas y la presentación de declaraciones.

La contabilidad de las pequeñas empresas también incluye garantizar que su empresa pague las facturas a tiempo, lo que se conoce como cuentas por pagar.

La configuración de las nóminas

Algunas empresas procesan las nóminas dentro de su programa de contabilidad; otras tienen un programa de nóminas independiente. La forma de configurar y gestionar las nóminas dependerá del software que elija.

Coordinación con un especialista en impuestos

Una pequeña empresa necesita identificar las posibles deducciones y hacer que los procedimientos fiscales sean lo más fluidos posible. Algunas opciones de software de contabilidad pueden ponerle en contacto con especialistas en impuestos. Si no se conecta con uno a través de un servicio o software, probablemente querrá trabajar con uno cuando se trate de presentar los impuestos de la empresa.

Gestión de estados financieros y documentos

La teneduría de libros para pequeñas empresas también incluye la gestión de documentos contables importantes y el mantenimiento de la información: transacciones, activos, ingresos, gastos, etc. – que se utilizan para los estados financieros. Muchas opciones de software te permiten almacenar documentos y agilizar el proceso de documentación sobre la marcha.

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Contabilidad frente a. contabilidad: ¿Cuál es la diferencia??

La contabilidad y la teneduría de libros van de la mano, y aunque mucha gente se refiere a la teneduría de libros y a la contabilidad indistintamente, estas dos operaciones no son técnicamente sinónimas.

» MÁS: Tenedor de libros frente a. contable: ¿Qué necesita su empresa??

Por qué es importante la contabilidad de las pequeñas empresas

Aunque el software de contabilidad puede simplificar los procesos contables, es esencial que la contabilidad de la pequeña empresa se gestione adecuadamente. He aquí algunas razones por las que la contabilidad es tan importante:

• La separación de las finanzas empresariales y personales garantiza que no se le responsabilice personalmente de las deudas o problemas relacionados con su empresa.

• Identificar los errores a tiempo mediante la gestión de las transacciones y la conciliación evita problemas financieros más adelante.

• Simplificar las finanzas del negocio agilizando los procesos fiscales y trabajando con profesionales de la fiscalidad puede ahorrar dinero.

• Vigilar la salud financiera de la empresa permite identificar formas de mejorar o cambiar los procesos.

• La organización de documentos y registros simplifica procesos como la solicitud de un préstamo comercial o la compra de nuevos equipos.

Cómo gestionar la contabilidad de las pequeñas empresas

Hay tres formas de llevar la contabilidad de tu pequeña empresa:

1. Gestionar la contabilidad de su propia empresa

Si diriges una empresa muy pequeña, es posible que puedas gestionar tu contabilidad con un software de contabilidad, ahorrando tiempo y dinero al utilizar opciones gratuitas.

Sin embargo, gestionar su propia contabilidad significa que usted'se encarga de mantener sus finanzas en orden, almacenar los registros y crear los estados de cuenta necesarios. El uso de un software de contabilidad simplifica muchos procesos contables, pero aún así necesitarás los conocimientos técnicos necesarios para ejecutar y agilizar el software de tu empresa.

2. Utilizar un servicio de contabilidad en línea

Otra opción es subcontratar la contabilidad a un servicio de contabilidad a distancia.

Con un servicio de contabilidad en línea, puede comunicarse completamente por correo electrónico o por teléfono sin tener que preocuparse de reunirse en persona. Las responsabilidades que maneja un servicio dependerán del proveedor.

3. Contratar a un contable interno

También puede contratar a un contable para que trabaje directamente para su empresa.

Incorporar a un profesional a tiempo parcial o completo a su negocio le permite acceder a su experiencia y familiarizarse con las finanzas, los procesos y las herramientas y el software de contabilidad de su empresa.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que su contable no será la única persona que trabaje en las finanzas de su negocio. Así que querrá entender qué tareas realiza su contable y cuáles no.

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Cómo encontrar ayuda contable para pequeñas empresas

Si quiere subcontratar la contabilidad de su pequeña empresa, hay varias formas de encontrar contables con experiencia.

Referencias

Considere la posibilidad de pedir referencias a alguien de confianza. Si trabajas con un contable público, un abogado de empresa o un asesor fiscal, pregúntales si te recomiendan un contable o un servicio de contabilidad.

Del mismo modo, puede ponerse en contacto con otros propietarios de pequeñas empresas para preguntar por los servicios de contabilidad que recomiendan. Lo más probable es que alguien de su comunidad de pequeñas empresas pueda indicarle la dirección correcta para obtener la mejor asistencia contable para su negocio.

Búsqueda en línea

También puede buscar profesionales o servicios de contabilidad en línea.

Para encontrar opciones fiables, busca en el directorio de profesionales de contabilidad certificados de tu software de contabilidad. También puede consultar las comunidades de profesionales de la contabilidad, los blogs de contabilidad o los foros del sector para conocer los profesionales disponibles.

Consejo de experto: investigue a los posibles profesionales o servicios antes de contratarlos. Consulta sus opiniones y habla con ellos directamente antes de tomar cualquier decisión final.

Whitney Vandiver, redactora de nuestro sitio web, contribuyó a este artículo.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.