Cómo solicitar un número de identificación de empresa (EIN)

La solicitud en línea del IRS' es el método más fácil y rápido para obtener un EIN para su negocio.Priyanka Prakash 25 de mayo de 2021

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Si tiene una pequeña empresa, es probable que tenga que solicitar un número de identificación de empleador, también conocido como número de identificación fiscal de la empresa, en algún momento. Un número de identificación del empleador, o EIN, es un número de nueve dígitos asignado a su empresa por el IRS, y se utiliza cuando la presentación de su negocio's declaración de impuestos o declaración de impuestos sobre la nómina. El EIN también es útil para abrir una cuenta bancaria, solicitar una tarjeta de crédito o pedir un préstamo.

Si desea obtener un EIN, la buena noticia es que el proceso de solicitud es fácil y gratuito. Puede solicitarlo en línea en el sitio web del IRS' o por correo o fax. (Los solicitantes internacionales también tienen la opción de solicitarlo por teléfono.1.) Sólo necesita algunos datos básicos sobre su empresa para solicitarlo.

Cómo solicitar un número de identificación de empresa en 3 pasos

Lo ideal es que solicite un EIN cuando ponga en marcha su negocio, pero también puede solicitarlo a tiempo para la temporada de impuestos o para presentar una solicitud de préstamo empresarial. El proceso de solicitud es gratuito a través del IRS, así que desconfíe de las empresas que le cobran por solicitar un EIN en su nombre.

Siga estas sencillas instrucciones para solicitar un número de identificación de empleador.

1. Determine si puede obtener un EIN

Hay dos requisitos básicos que deben cumplirse para solicitar un número de identificación de empleador:

  • Su empresa principal debe estar ubicada en los EE.UU.S. o U.S. territorios.

  • La persona que lo solicite debe tener un número de identificación de contribuyente válido, como el número de la Seguridad Social.

Su negocio principal se determina identificando la principal actividad generadora de ingresos que realiza (e.g., consultor, ingeniero, médico, taller de reparación de automóviles) y su ubicación física principal. Sólo por el hecho de prestar servicios fuera de la U.S. no significa necesariamente que no cumpla los requisitos de elegibilidad. Siempre que sus actividades empresariales principales se desarrollen en los EE.UU.S., puede solicitar un EIN.

La persona que presenta la solicitud no tiene por qué ser el propietario del negocio. El solicitante puede ser un socio o directivo de la empresa. El IRS permite cualquier "responsable" para solicitarlo, que definen como cualquier persona que gestione las finanzas de la empresa. Otra persona, como una secretaria o asistente, también puede solicitarlo siempre que un responsable firme el formulario SS-4 y rellene la sección de terceros designados.

2. Reúna la información necesaria

Debe empezar por revisar la versión en PDF del formulario SS-4: Application for Employer Identification Number. De este modo, puede asegurarse de tener preparada toda la información necesaria, como los nombres, las direcciones y el número de la Seguridad Social del responsable.

Tendrá que saber qué tipo de entidad comercial es su empresa, y si su negocio es una corporación, tendrá que poner el estado o país donde se constituyó. Si tiene una LLC con varios miembros, asegúrese de saber el número de miembros.

Otros datos que necesitará para completar la solicitud son

  • Motivo principal de la solicitud (e.g., lanzar un negocio, fines bancarios, contratar empleados, etc.).

  • Fecha de creación o adquisición de la empresa.

  • Sector principal, junto con una descripción de su principal producto o servicio.

  • El mayor número y tipo de empleados que espera emplear durante los próximos 12 meses.

  • La primera fecha en que se pagaron o se pagarán los salarios en su empresa.

  • Mes de cierre de su año contable o fiscal (normalmente diciembre si es un contribuyente de año natural).

  • Si desea presentar una declaración de impuestos anual en lugar de una declaración trimestral si paga a sus empleados 4.000 dólares o menos en salarios en un año natural. (Consulte a su contable para esta parte de la solicitud.)

Revisando y rellenando el formulario SS-4, puedes asegurarte de que tienes toda la información que necesitas preparada antes de empezar el proceso de solicitud online.

3. Solicite un EIN en línea o por correo o fax

El IRS tiene varias opciones para solicitar un EIN. Se puede solicitar en línea, por fax o por correo. Los solicitantes que se encuentran actualmente en el extranjero y que buscan inmigrar a los EE.UU.S. para fines empresariales también pueden optar por solicitarlo por teléfono. Para todas las U.S.-para los solicitantes, la solicitud en línea es el método más fácil y rápido.

Para la aplicación en línea, el IRS' asistente de EIN en línea ofrece una forma fácil paso a paso. La solicitud en línea está disponible de lunes a viernes de 7 a.m. a 10 p.m. EST.

El asistente le guía a través del proceso de solicitud y le proporciona enlaces a recursos de ayuda y otra información. Tenga en cuenta que, por razones de seguridad, se le cerrará automáticamente la sesión del sistema después de 15 minutos, y que cada persona responsable sólo puede solicitar un EIN por día laborable.

Si utiliza la solicitud en línea del IRS' recibirá su EIN al instante una vez que envíe electrónicamente su solicitud. Las solicitudes por fax tardan cuatro días laborables en procesarse. Las solicitudes por correo tardan cuatro semanas.

Si decide obtener un EIN por fax o por correo, tendrá que enviar el formulario SS-4 cumplimentado.

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Por qué debería solicitar un número de identificación de empleador

Muchas pequeñas empresas están obligadas a obtener un EIN a efectos fiscales. Cualquier empresa que tenga empleados está obligada a tener un EIN para pagar y presentar los impuestos sobre las nóminas de sus empleados. Además, las empresas estructuradas como sociedades, corporaciones o LLC de varios miembros también están obligadas a tener un número de identificación de empleador para presentar una declaración de impuestos de negocios.

Los únicos tipos de empresas que no necesitan un EIN son las empresas unipersonales sin empleados y las sociedades anónimas unipersonales sin empleados que tributan como entidades no consideradas. Si se encuentra en una de estas categorías, puede utilizar su número de la Seguridad Social al presentar la declaración de la renta en lugar de un EIN.

Algunos tipos específicos de estructuras organizativas también requieren un EIN. Si su organización se define como uno de los siguientes tipos, tendrá que solicitar un EIN independientemente de si tiene empleados:

  • Fideicomisos, excepto ciertos fideicomisos revocables de propiedad del otorgante, IRAs y Declaraciones de Impuestos de Negocios de Organizaciones Exentas.

  • Empresas que pagan impuestos especiales, sobre el alcohol, el tabaco o las armas de fuego.

  • Empresas con un plan Keogh.

  • Estates.

  • Sociedades de inversión hipotecaria en bienes inmuebles.

  • Organizaciones sin ánimo de lucro.

  • Agricultores' cooperativas.

  • Administradores del plan.

Tenga en cuenta que aunque el IRS no le exija que obtenga un EIN, U.S.-Las empresas con sede en España tienen la opción de solicitar una. Y hacerse con una conlleva varias ventajas. Disponer de este número de identificación le permite separar sus finanzas empresariales de las personales y solicitar fácilmente un crédito empresarial, abrir una cuenta bancaria empresarial y trabajar con proveedores sin tener que utilizar su número personal de la Seguridad Social.

¿Tendré que cambiar mi EIN alguna vez??

Estas son algunas situaciones comunes en las que usted'necesitará solicitar un nuevo EIN:

  • Su estructura empresarial ha cambiado. Por ejemplo, necesitará un nuevo EIN si es un propietario único y decide constituir una sociedad o contratar a un socio para su negocio.

  • Usted es objeto de un procedimiento de quiebra.

  • Adquiere una empresa existente o hereda una empresa que gestiona como propietario único.

Si sólo va a cambiar el nombre de su empresa o abrir un nuevo local para su negocio existente, generalmente no tendrá que volver a solicitar un número de identificación de empleador.

¿Qué pasa si pierdo mi EIN??

Si pierdes o extravías tu EIN, no hace falta que cunda el pánico ni que salgas corriendo a solicitar uno nuevo. Hay varias formas de buscar el número de identificación fiscal de su empresa:

  • Encuentre la notificación generada por ordenador que recibió cuando solicitó un EIN.

  • Si ha abierto una cuenta bancaria con el EIN, póngase en contacto con su banco para recuperarlo.

  • Encuentre su EIN en una declaración de impuestos presentada anteriormente.

  • Muchos proveedores de servicios empresariales le exigen su EIN cuando se inscribe en los servicios, como las compañías de seguros, los proveedores de servicios comerciales o su profesional de impuestos. Puedes ponerte en contacto con alguno de ellos para ver si te lo pueden facilitar.

  • Contacte con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) & Línea de Impuestos Especiales durante el horario de trabajo si no puede encontrar su número de identificación a través de otros métodos.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web. 

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