Cómo reincorporar a los empleados despedidos

Reincorporar a los empleados despedidos o suspendidos? Siga estos pasos para hacerlo de forma legal y segura.Eric Goldschein 28 de octubre de 2020

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  • Despido frente a. permiso de trabajo
  • Recuperar a los trabajadores despedidos
  • Recontratación de trabajadores despedidos
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  • Despido frente a. despido
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  • Cuando la pandemia de coronavirus golpeó por primera vez a los Estados Unidos, una combinación de órdenes de permanencia en el hogar, caídas en la demanda de los consumidores y enfermedades generalizadas obligó a las empresas de todo el país a cerrar, restringir las operaciones o alterar sus planes de otra manera.

    Estas medidas necesarias tuvieron consecuencias devastadoras: Muchas empresas tuvieron que despedir o suspender a sus empleados. Aunque las cosas no han vuelto a la normalidad, no estamos en la misma situación que en marzo y abril de 2020. Tanto si ha tenido que despedir a sus empleados debido a la pandemia como si es el propietario de una pequeña empresa que ha tenido que hacer frente a otros tipos de despidos, he aquí los aspectos básicos de la recontratación de empleados.

    Despido vs. despido. despido

    La principal diferencia entre los despidos y las suspensiones es que si se suspende a un empleado, técnicamente se le sigue empleando. Como resultado, estos empleados pueden seguir teniendo acceso a los beneficios (dependiendo de las reglas del plan de salud de grupo de su empresa) y esperarán volver a trabajar en algún momento. Los despidos son cuando el empleador corta los lazos con el empleado por completo.

    Permiso de trabajo

    Un despido es una reducción temporal de sueldo y/o de horas. No hay una definición fija de los términos de un permiso: el empleador establece esos términos en función de sus necesidades financieras y empresariales.

    Un empleado suspendido sigue siendo técnicamente un empleado. Sus horas y su sueldo se reducirán (normalmente a cero) durante un tiempo determinado, como dos semanas, un mes o más. Es importante que consulte los documentos de su plan de salud de grupo para ver si este empleado puede permanecer en el plan de su empresa. Si no tienen derecho a ello, se les debe ofrecer la cobertura de COBRA.

    Los empleados en suspensión de pagos pueden tener derecho a las prestaciones por desempleo, a pesar de seguir siendo técnicamente empleados.

    Despido

    Un despido es cuando una empresa despide a un empleado por razones ajenas a su rendimiento, por ejemplo, porque la pandemia ha hecho imposible mantenerlo en plantilla.

    Aunque los despidos pueden ser temporales o permanentes, la idea es que se corten los lazos con un empleado por completo sin planes concretos para volver a contratarlo. Eso significa que no hay salario, ni beneficios y no hay más conexión entre las dos partes.

    Cómo recuperar a los trabajadores despedidos

    Dado que los trabajadores despedidos siguen siendo sus empleados, el proceso para reincorporarlos como trabajadores a tiempo completo es bastante sencillo. Esta es la ventaja de despedir a los trabajadores en lugar de despedirlos. Sí, puede ser más caro al principio, ya que es posible que tengas que seguir pagándoles las prestaciones, pero la compensación es la retirada inmediata.

    Muchos recomiendan que se avise a los trabajadores despedidos con al menos una semana de antelación de que se les va a pedir que vuelvan al trabajo. Notificarles por correo electrónico la fecha de reincorporación, e incluir información importante y actualizaciones como cambios en el horario, las horas de trabajo, la compensación, los beneficios, las obligaciones laborales y otros términos y condiciones de empleo.

    Si algunos de esos cambios pueden considerarse «acciones adversas» (como la reducción del salario), explique los motivos empresariales de los cambios. Pedirle a alguien que regrese de un permiso a un sueldo sustancialmente reducido sin previo aviso invita a un conflicto entre sus empleados y su empresa.

    En caso de pandemia, comunique a sus empleados cómo ha cambiado su empresa en los últimos meses: nuevas precauciones de seguridad, prácticas de higiene y limpieza, requisitos de distancia, etc. – es un paso crucial.

    Los trabajadores suspendidos a los que les preocupa que su lugar de trabajo les exponga a un riesgo innecesario de contraer el nuevo coronavirus pueden argumentar que su empleador les está poniendo en «peligro inminente», tal y como establece la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA). Si aborda los posibles riesgos para la salud, será menos probable que los empleados presenten una queja ante la OSHA y/o tengan un motivo para negarse a volver al trabajo.

    Prepárese para responder a cualquier pregunta que tengan sus empleados despedidos, o para ser flexible si no pueden reanudar su trabajo inmediatamente. Por ejemplo, algunas personas pueden haberse trasladado debido a la pandemia o haber tomado otro puesto, temporal o de otro tipo.

    Si no ha despedido al empleado, su documentación -como los formularios I-9- sigue siendo válida y no tendrá que hacer que los empleados suspendidos rellenen nuevos documentos. Es posible que tenga que realizar otra comprobación de antecedentes, dependiendo de su sector y/o estado. Asegúrese de que tiene la autorización de ese empleado para realizar esta comprobación de antecedentes, si es necesario.

    Si un empleado suspendido se niega a regresar

    Si un empleado que ha despedido se niega a volver al trabajo, puede despedirlo. Es posible que tenga que informar de esta negativa al Departamento de Trabajo, ya que este trabajador puede haber perdido su capacidad de cobrar el desempleo al rechazar su oferta.

    Recontratación de trabajadores despedidos

    El proceso de reincorporación de un empleado que ha despedido es un poco más complejo que el de uno que ha suspendido.

    Si despidió a empleados debido a la pandemia, su primera medida debería ser intentar volver a contratar a esos mismos trabajadores. Por un lado, la recontratación de los trabajadores despedidos reduce su responsabilidad y las posibilidades de que un antiguo empleado tenga un caso de despido improcedente.

    La recontratación de sus antiguos empleados también reduce la cantidad de tiempo que tendrá que dedicar a la incorporación de sus contratados, que ya están familiarizados con sus prácticas y su cultura. También puede ser una ayuda para la moral de la empresa.

    Si no puede reincorporar a toda su plantilla a la vez, base sus decisiones sobre los que reincorpore en decisiones empresariales no discriminatorias.

    Notifíqueles la oportunidad de trabajo

    Ponte en contacto con tus trabajadores despedidos por correo electrónico u otra comunicación escrita para hacerles saber que te gustaría volver a contratarlos. Al igual que en el caso de los trabajadores suspendidos, es una buena práctica ofrecer a los trabajadores despedidos flexibilidad en cuanto a la fecha de reincorporación. Prepárese para que este empleado pueda rechazar su oferta por haber aceptado otro trabajo o por otros motivos.

    Trátelo como un nuevo empleado

    Cuando vuelva a contratar a un trabajador despedido, recuerde que está estableciendo una nueva relación laboral. Por lo tanto, tendrá que tratar a este trabajador como un nuevo empleado desde el punto de vista del papeleo.

    Con toda probabilidad, tendrá que hacer que un trabajador recontratado rellene un nuevo I-9, W-4 y otra documentación fiscal. Es posible que también tengan que firmar nuevos contratos, cartas de oferta, acuerdos de confidencialidad, acuses de recibo del manual del empleado y cualquier otra cosa que se le pida a un nuevo empleado que revise y complete.

    Un área en la que es probable que trate a un empleado recontratado como uno con el que tiene una relación anterior: la permanencia, el PTO y la licencia por enfermedad pagada. Muchas leyes estatales y locales exigen que los empresarios tengan en cuenta la antigüedad de los empleados en las políticas de vacaciones, por ejemplo. Si no está obligado a hacerlo, puede conceder la misma permanencia de todos modos como muestra de buena fe.

    Comunique lo que ha cambiado

    Al igual que en el caso de los trabajadores suspendidos, debe comunicar lo siguiente a sus trabajadores recontratados:

    • Cualquier cambio en el horario, las horas de trabajo, la supervisión, la remuneración, las prestaciones, las obligaciones laborales y otras condiciones de empleo.

    • Nuevas precauciones y prácticas de seguridad, como la toma de temperatura, la desinfección de superficies compartidas y los requisitos de distanciamiento.

    • Si se trabaja a distancia, los requisitos relativos a las reuniones, los controles, la disponibilidad y otros aspectos para mantenerse conectado mientras se trabaja aparte.

    • Ese empleo sigue siendo a voluntad, y puedes seguir haciendo cambios en su función a medida que cambien las necesidades de tu negocio. Además, es posible que se produzca un despido futuro si la economía de emplearlos a tiempo completo no funciona en un futuro próximo (por ejemplo, cuando se agote el préstamo de la APP de la empresa).

    Si se niega

    Es posible que algunos de los empleados que quiere volver a contratar no quieran regresar. Tal vez se hayan trasladado a otra empresa o no se sientan cómodos volviendo a su lugar de trabajo por miedo a enfermarse. Desgraciadamente, si se trata de esta última razón, el Departamento de Trabajo le pide que le informe de esta negativa, así como a su agencia estatal de empleo correspondiente (en algunos estados, esto es obligatorio por ley). Negarse a volver al trabajo significa que el empleado perderá sus prestaciones federales complementarias por desempleo; también puede significar que perderá las prestaciones estatales por desempleo, aunque algunos estados están haciendo excepciones a esta regla a la luz de la pandemia.

    Condonación de préstamos PPP

    Si has pedido un préstamo PPP, la condonación del préstamo depende principalmente de que utilices al menos el 60% de ese préstamo en gastos de nómina (y el otro 40% en gastos subvencionables como el alquiler, los servicios públicos y los intereses de la hipoteca), así como de que utilices ese préstamo en las 24 semanas siguientes a su recepción.

    Puede y debe utilizar los fondos de la APP para recontratar o llamar a los trabajadores. Según los términos de la Ley de Flexibilidad de la APP, tiene hasta el 31 de diciembre de 2020 para reincorporar a todos los trabajadores que despidió o cesó para poder optar a la condonación total.

    Tenlo en cuenta: A corto plazo, traer de vuelta a una persona contratada no es tan caro como lo que le pagas porque al hacerlo aumenta la condonación de tu préstamo. Cada empleado que no se reincorpora significa que se perdona menos del préstamo PPP. Durante el periodo de cobertura de tu préstamo, aprovecha y compensa algunos de tus costes mientras aumentas tu capacidad para satisfacer la demanda existente.

    Si intenta recontratar o llamar a los trabajadores y éstos rechazan su oferta, esto no afectará a sus niveles de condonación. Asegúrese de que ha hecho una oferta por escrito y de buena fe para volver a contratar al empleado por el mismo sueldo/salario y número de horas que tenía anteriormente y que tiene un rechazo por escrito del empleado como prueba.

    Si tu situación financiera no ha mejorado cuando se agote tu préstamo PPP, no estás obligado a mantener a los empleados en plantilla si no puedes permitírtelo. Puede volver a despedir o a suspender a estos empleados si es necesario.

    Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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