Cómo programar facturas recurrentes en QuickBooks Online

Una guía paso a paso sobre cómo crear y programar las facturas recurrentes de QuickBooks.Billie Anne Grigg Jul 10, 2020

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Para programar una factura recurrente en QuickBooks Online, puede localizar la factura en QuickBooks y hacerla recurrente a través del menú Ver/Editar, o crear una plantilla de factura recurrente desde cero haciendo clic en el icono del engranaje en el tablero de QuickBooks.

Cuando crea facturas recurrentes en QuickBooks Online, aprovecha una poderosa herramienta que le ayudará a agilizar su proceso de facturación. Esto no sólo le ahorra tiempo, sino que también le ayuda a asegurar que sus clientes sean facturados correctamente y a tiempo, cada vez.

Aunque la función de facturas periódicas es en su mayor parte «configurada y olvidada», sigue siendo importante revisar la pantalla de Transacciones periódicas en QuickBooks Online como parte habitual de su flujo de trabajo. Revisar esta pantalla regularmente le ayudará a detectar cualquier error en el proceso automatizado. También le dará la tranquilidad de que todas sus facturas periódicas se están creando (y enviando, si elige enviarlas automáticamente) como deberían.

Hay dos maneras de configurar facturas recurrentes en QuickBooks Online: desde una factura existente y desde cero.

Creación de una factura periódica a partir de una factura existente

Si ya ha creado una factura en QuickBooks Online para su cliente, puede utilizar esa factura para crear una transacción recurrente.

1. En el panel de control, coloque el cursor sobre Ventas en el lado izquierdo y haga clic en Facturas.

2. Localice la factura que desea utilizar para crear la transacción recurrente. Haga clic en la flecha hacia abajo en la columna de Acciones junto a la factura que va a utilizar, luego haga clic en Ver/Editar.

3. La factura seleccionada se abrirá. En la parte inferior de la pantalla, seleccione «Hacer recurrente.»

4. Se abrirá una nueva pantalla. Esta pantalla es su plantilla de factura recurrente de QuickBooks. Notará que la factura que seleccionó se copia en esta pantalla, pero también hay algunos campos adicionales que deberá actualizar para crear la plantilla.

a. Nombre de la plantilla: Cada factura periódica debe tener un nombre único. Puedes nombrar tu factura recurrente como quieras.

b. Tipo: Se trata de un menú desplegable con tres opciones.

  • «Programada» crea la factura en el intervalo que usted especifique.

  • «Recordatorio» creará un recordatorio, que aparecerá en su Tablero de Control.

  • «Sin programar» guarda la factura recurrente como una plantilla, pero no programa la creación de una factura.

c. Cree ___ días de antelación: Si quieres que QuickBooks Online cree la factura periódica antes de que tengas que utilizarla o enviarla, introduce aquí el número de días de antelación con el que quieres que se cree la factura.

d. Cliente: Puede utilizar una factura para un cliente para crear una factura recurrente para otro cliente eligiendo el nombre de un cliente diferente en el menú desplegable. La información de facturación se actualizará, pero el resto de la información de la factura seguirá siendo la misma.

e. Correo electrónico: Aquí puede cambiar o añadir direcciones de correo electrónico para la factura periódica. Separe las direcciones múltiples con una coma. Si desea incluir la CC o la CCO de otra persona en la factura, haga clic en el enlace que se encuentra debajo del campo Correo electrónico para agregar esas direcciones a la factura recurrente.

f. Opciones: Hay tres opciones disponibles para usted.

  • Enviar automáticamente correos electrónicos. Seleccione esta opción si desea que QuickBooks Online envíe automáticamente la factura por correo electrónico en una fecha determinada (establecerá la fecha en la sección Intervalo). Si necesita actualizar la factura antes de enviarla, deje esta opción sin marcar.

  • Imprimir más tarde. Seleccione esta opción si desea imprimir por lotes todas sus facturas en un momento posterior.

  • Incluir los gastos no facturados. Al seleccionar esta opción, los cargos no facturados se incluirán automáticamente en la factura cada vez que se cree la factura periódica. Esta es una función muy útil que le permite capturar y facturar todos los gastos facturables de su cliente, pero si decide utilizarla, desactive la opción «Enviar automáticamente correos electrónicos.»Esto le permitirá revisar la factura para comprobar su exactitud antes de que se envíe.

g. Intervalo: Aquí es donde establecerá la frecuencia de creación de la factura.

  • Puede elegir que la factura se cree diaria, semanal, mensual o anualmente.

  • Si eliges diario, puedes elegir la frecuencia con la que quieres que se cree la factura (cada un día, cada dos días, cada tres días, etc.)

  • Si eliges semanal, puedes elegir que la factura se cree cada una semana, cada dos semanas, cada tres semanas, etc. También puede elegir el día de la semana en que desea que se cree la factura.

  • Anualmente es la opción más sencilla. Simplemente seleccione el mes y el día en que desea que se cree la factura cada año.

  • La opción más utilizada es la mensual. También es una de las opciones más difíciles de entender. Si elige la opción mensual, puede elegir que la factura se cree en una fecha determinada (el día 1, 15, etc.).) eligiendo «día» en el menú desplegable. O bien, puedes elegir que la factura se cree en un día determinado -como el tercer lunes- eligiendo «primero», «segundo», «tercero», «cuarto» o «último» en el menú desplegable y luego eligiendo el día de la semana en el siguiente campo. Por último, si desea que la factura se cree cada dos meses, cada trimestre, cada seis meses, etc., introduzca un número en la última casilla. Así, si quiere que una factura se cree trimestralmente el segundo lunes del mes, configuraría los campos como se muestra en la captura de pantalla anterior.

h. Fecha de inicio: Es la fecha en la que desea que comience la secuencia de transacciones recurrentes. Puede introducir la fecha actual si quiere que comience de inmediato o puede establecer una fecha en el futuro. Le recomendamos que establezca la fecha de inicio unos días antes de que quiera crear la factura periódica por primera vez.

i. Fin: El campo Fin determina durante cuánto tiempo se utilizará la secuencia de facturas recurrentes.

  • Si desea que la factura se cree automáticamente a perpetuidad, seleccione «Ninguno.»La factura recurrente se creará en el horario que usted haya establecido hasta que cambie la plantilla de la factura recurrente.

  • Si desea establecer una fecha de finalización de la secuencia de facturas periódicas, seleccione «Por» e introduzca una fecha de finalización. Esto es útil para contratos y compromisos limitados.

  • Si desea que la factura periódica se cree un determinado número de veces, seleccione «Después» e introduzca el número de ocurrencias.

Revise el resto de la factura para comprobar su exactitud y, a continuación, haga clic en el botón «Guardar plantilla» situado en la esquina inferior derecha de la pantalla para guardar su factura periódica.

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Crear una factura periódica desde cero

Si no tiene una factura existente que desee utilizar para su plantilla de factura recurrente de QuickBooks, puede crear una plantilla de factura recurrente desde cero.

1. Haga clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha de su panel de control, luego haga clic en Transacciones recurrentes en Listas.

2. La siguiente pantalla muestra una lista de todas sus transacciones recurrentes en QuickBooks Online. Tenga en cuenta que hay muchos tipos diferentes de transacciones recurrentes: facturas, asientos, etc. Puede utilizar el botón Filtro para mostrar sólo ciertos tipos de transacciones (facturas, recibos, etc.).) o de determinados tipos (programada, no programada o recordatoria.)

Para crear una nueva transacción recurrente, haga clic en el botón Nuevo en la parte superior derecha de esta pantalla.

A continuación, selecciona Factura como tipo de transacción en la lista desplegable de la ventana emergente y haz clic en el botón «Aceptar».

3. Ahora seguirá el paso 4 de arriba. También completará la parte de «factura» de la plantilla de factura recurrente, introduciendo Términos, Producto/Servicio, Descripción, Cantidad, Tarifa, Importe, Impuesto y cualquier otro campo que necesite. Termine haciendo clic en el botón «Guardar plantilla» en la esquina inferior derecha.

Uso de las facturas periódicas de QuickBooks

Si ha creado una factura periódica programada y ha elegido enviar la factura automáticamente por correo electrónico, sólo tendrá que supervisar la pantalla de Transacciones periódicas para asegurarse de que las facturas se envían según lo programado. El campo «Fecha anterior» le mostrará cuándo se creó la factura por última vez, y el campo «Fecha siguiente» le mostrará cuándo se creará la siguiente factura.

Si ha elegido no enviar automáticamente las facturas, o si quiere revisar o cambiar una plantilla de factura recurrente, tendrá un poco más de trabajo que hacer.

Observará que hay una flecha desplegable junto al enlace Editar en la pantalla de Transacciones Recurrentes. Puede hacer clic en esta flecha para elegir utilizar, duplicar, pausar, saltar la siguiente fecha o eliminar las transacciones recurrentes. También puede hacer clic en el enlace Editar para realizar un cambio en la plantilla de transacciones periódicas si desea realizar un cambio permanente en la plantilla.

Para utilizar su plantilla de transacciones recurrentes para crear una factura, seleccione «Usar.»Esto abrirá la factura, que podrá editar y enviar a su cliente.

Sugerencia: Si configura facturas recurrentes – u otras transacciones recurrentes – en QuickBooks Online, haga una práctica regular de revisar la pantalla de Transacciones Recurrentes para asegurarse de que todas las transacciones recurrentes se están creando como usted espera. Aunque los avisos como el que aparece a continuación aparecerán en su tablero cuando los recordatorios de las plantillas recurrentes venzan, no debe depender únicamente de esos recordatorios.

Por qué crear facturas recurrentes en QuickBooks Online?

La creación de facturas recurrentes en QuickBooks Online le ahorra tiempo y puede ayudarle a evitar errores de facturación, pero probablemente no necesitará crear una factura recurrente para cada cliente que atienda. Hay dos razones comunes para crear una factura recurrente:

Usted factura a un cliente por la misma compra de forma rutinaria.

Las facturas recurrentes funcionan realmente bien para los negocios basados en suscripciones o servicios que proporcionan a los clientes el mismo producto o servicio por el mismo precio de forma rutinaria. También funcionan bien para las empresas que tienen clientes que hacen el mismo pedido de forma regular.

Si tiene clientes de este tipo en su negocio, entonces puede crear una factura recurrente, que puede programar para ser enviada por correo electrónico al cliente de forma rutinaria. También puede crear la factura y tenerla «en espera» para enviarla manualmente.

Usted factura a un cliente en una fecha determinada de forma rutinaria.

Tal vez tus clientes no repitan la misma compra de forma rutinaria, pero quizás tengas un acuerdo con un cliente que dice que le facturarás las compras que haya hecho antes de un determinado día del mes (o cualquier otro intervalo de tiempo). O tal vez tenga un contrato con un cliente y vaya a facturar ese contrato por fases. Si crea una factura periódica, no tendrá que preocuparse por olvidar facturar a su cliente a tiempo.

Facturas periódicas frente a. recibo de ventas recurrente

Vale la pena señalar que las facturas y los recibos de ventas tienen dos propósitos contables muy diferentes. Los recibos de venta se emiten cuando un cliente paga por un artículo o servicio, y las facturas son documentos que solicitan al cliente el pago de un artículo o servicio después de haberlo recibido. Existe otra diferencia entre estos dos documentos en QuickBooks Online, especialmente cuando se trata de facturas recurrentes y recibos de venta recurrentes.

En QuickBooks Online, se puede utilizar un recibo de ventas recurrente para procesar automáticamente un pago para un cliente. Por ejemplo, si eres un abogado y cobras a un cliente un anticipo cada mes, puedes utilizar un recibo de venta recurrente para procesar automáticamente el pago del anticipo utilizando la tarjeta de crédito o la cuenta corriente del cliente (con la autorización del cliente, por supuesto.) Esto es conveniente para su cliente porque no tiene que preocuparse por recordar pagarle cada mes. También es conveniente para usted porque sabe que le pagarán a tiempo, automáticamente y sin tener que llevar un depósito al banco.

Una factura periódica, por otro lado, sirve como una solicitud de pago de su cliente, pero deja la ejecución real del pago en sus manos. Los clientes a los que envíes facturas recurrentes tendrán que escribir un cheque, llamarte con su número de tarjeta de crédito o utilizar un enlace de pago en la factura para pagarte la cuota de retención de ese mes.

Asegúrese de que está utilizando la transacción recurrente correcta para sus propósitos. Si quieres procesar automáticamente el pago de un cliente o una clienta, utiliza un recibo de venta recurrente. Si desea enviar automáticamente una factura al cliente y quiere que éste ejecute el pago por sí mismo, utilice una factura periódica.

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Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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