Cómo procesar pagos con tarjeta de crédito en QuickBooks Online

Una vez que haya configurado su suscripción a QuickBooks Online, el siguiente paso importante es configurar su cuenta de pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks. Aceptar pagos con tarjeta de crédito facilita que sus clientes le paguen, además de reducir el tiempo que dedica a registrar las transacciones de pago.

Configurar la cuenta de pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks es fácil. Esto es todo lo que necesita saber.

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Configuración de los pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks

Para crear una nueva cuenta de Pagos con Tarjeta de Crédito en QuickBooks Online, haga clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha y luego elija «Cuenta y Configuración»:

Desde allí, haga clic en la pestaña «Pagos» en la barra de navegación de la izquierda:

Entonces verá los detalles sobre las tarifas (nota: si sus clientes eligen las transferencias bancarias, su tarifa de Pagos con Tarjeta de Crédito de QuickBooks no es nada).

Ahora, introduzca la información de su negocio:

Y el propietario/principal de su negocio:

Por último, introduzca los datos bancarios de su empresa:

Se le notificará rápidamente si se le aprueba, y los Pagos con Tarjeta de Crédito de QuickBooks estarán disponibles para su uso en unas 24 horas.

Si no le aprueban, puede llamar al servicio de asistencia para informarse de los motivos. Ten en cuenta que no tiene por qué estar relacionado con el crédito; podría ser que tu negocio es un sector que no está en su lista de aprobados (i.e., marihuana medicinal).

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Gestión de la cuenta de pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks

Una vez aprobada su cuenta, puede verificar la conexión y realizar cambios en la gestión de las transacciones volviendo al icono del engranaje, seleccionando Cuenta y configuración y haciendo clic de nuevo en la pestaña Pagos.

A continuación, puede elegir la cuenta bancaria en su plan de cuentas de QuickBooks Online en la que le gustaría que se contabilizaran los depósitos, así como la cuenta de gastos para las comisiones de los comerciantes.

Si necesita ver un historial de transacciones o cambiar la configuración de los pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks, puede hacer clic en el botón «Gestionar cuenta».

Al hacer clic en ese botón se abrirá una nueva página (merchantcenter.intuit.com). Desde aquí, puedes revisar todo el historial de transacciones de Pagos con Tarjeta de Crédito de QuickBooks, gestionar los usuarios de sólo móvil, establecer las preferencias de alerta, acceder a la ayuda y los recursos y cambiar la cuenta bancaria si es necesario.

Creación de transacciones

Ahora que sus Pagos con Tarjeta de Crédito de QuickBooks están preparados y listos para funcionar, puede empezar a crear transacciones – y a recibir pagos!

Echemos un vistazo al envío de facturas – tanto lo que sucede en su extremo, como en el de sus clientes.

En primer lugar, establezca una preferencia para asegurarse de que sus clientes verán la factura a través del portal de facturas en línea. Para ello, haga clic en el icono del engranaje, vaya a Cuenta y Configuración y luego elija la pestaña de Ventas.

Aquí, haga clic en la sección titulada «Entrega en línea» y asegúrese de que la casilla junto a «Adjuntar factura como PDF» no esté marcada. No querrá adjuntar la factura porque querrá que el destinatario la vea en el portal de facturas, donde tiene la opción de pagar.

Ahora está listo para enviar una factura. La forma más fácil de crear una factura es hacer clic en el botón de creación rápida en la esquina superior derecha y elegir Facturas. (Creación Rápida es el término de QuickBooks para ese signo más giratorio.)

Una vez que tengas el formulario de factura abierto, sólo tienes que rellenarlo como lo harías normalmente – asegúrate de seleccionar qué tipos de opciones de pago en línea vas a aceptar – y luego haz clic en «Guardar y enviar» en la esquina inferior derecha.

La siguiente pantalla le permite realizar cualquier cambio en la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico antes de enviarlo. También puede cambiar de opinión sobre las opciones de pago o añadirlas, en caso de que se haya olvidado al crear la factura.

Cuando todo parezca correcto, pulse el botón «Enviar y cerrar».

Siempre que su cliente pague en línea, ya está hecho. A continuación te muestro a qué me refiero.

Portal de facturas online para clientes

Después de enviar la factura, su cliente recibirá un correo electrónico (sin la factura adjunta en formato PDF) que incluye un botón en el que podrá hacer clic para ver su factura. Mientras no borren este correo electrónico, podrán volver a ver la factura cuando lo deseen.

Una vez que hagan clic en «Ver Factura», serán llevados al Portal de Facturación en Línea – y aquí es donde la magia de Pagos con Tarjeta de Crédito de QuickBooks realmente ocurre. Desde el Portal de Facturas Online, el cliente puede imprimir, guardar la factura como PDF y pagarla.

Una vez que haga clic en el botón «Pagar ahora», el cliente elige el método de pago e introduce la información. También tienen la opción de crear una cuenta para guardar su información de pago para usarla la próxima vez que reciban una factura de un usuario de QuickBooks Online.

Puede ver en la captura de pantalla de abajo, que el cliente ha elegido utilizar una tarjeta de crédito para pagar. Una vez que hayan elegido la cantidad a pagar (puede ser inferior o igual al saldo adeudado en la factura, pero no superior), se les pedirá que introduzcan el nombre de la tarjeta, el número de tarjeta, la fecha de caducidad, el código CVV y el código postal de facturación.

Después de hacer clic en el botón «Enviar pago», verán una confirmación en su pantalla y el Portal de facturas en línea mostrará un estado pagado.

También recibirán un correo electrónico con la confirmación del pago, que incluye un enlace a la factura en el Portal de facturas en línea.

QuickBooks Online marcado como pagado

Anteriormente, le dije que una vez que la factura es enviada, si usted está usando QuickBooks Credit Card Payments, su trabajo está hecho. QuickBooks Online hace el resto del trabajo por usted.

Después de que su cliente pague, usted también recibirá un correo electrónico notificando que se le ha pagado – y cuando abra la factura en QuickBooks Online, verá que ahora tiene un estado pagado con un enlace al pago en QBO.

Cuando haga clic en el enlace de la factura, verá la pantalla de recepción de pagos; ésta le mostrará la fecha, el importe y que la transacción ha sido procesada a través de QuickBooks Credit Card Payments.

Una vez que el depósito llega a su banco, QuickBooks Credit Card Payments introduce el depósito por usted.

En la captura de pantalla siguiente, puede ver el historial de auditoría del depósito, que muestra que QuickBooks Credit Card Payments ha hecho su magia y ha contabilizado el depósito por usted.

Incluso mejor, si el cliente paga con una tarjeta de crédito, QuickBooks Credit Card Payments también introduce mágicamente la transacción para la tarifa del comerciante!

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Almacenamiento de la información de pago en QuickBooks Online

Además de crear facturas y enviarlas a los clientes, puedes hacer que tus clientes rellenen un formulario de autorización de pago y almacenen los datos de su banco o tarjeta de crédito. QuickBooks Online y QuickBooks Credit Card Payments son compatibles con PCI, y una vez que se introducen los detalles del pago, todos los dígitos excepto los últimos cuatro están enmascarados.

La captura de pantalla que aparece a continuación muestra una tarjeta American Express, pero puede almacenar Visa, MasterCard, Discover o números de ruta/cuenta bancaria, en función de las preferencias del cliente. No se puede almacenar más de una tarjeta o cuenta.

Para crear un recibo de ventas, sólo tienes que hacer clic en el botón de Creación rápida (desplázate un poco hacia arriba y mira ese dulce GIF de nuevo, si quieres), y luego elige Recibo de ventas. Complete el formulario como lo haría normalmente, y elija el tipo de método de pago que acaba de añadir.

La mejor parte, sobre el uso de los Pagos con Tarjeta de Crédito de QuickBooks es que si usted tiene una herramienta de contabilidad para las ventas recurrentes, puede optar por convertir un recibo de venta en una transacción recurrente. Esto significa que QBO creará automáticamente un nuevo recibo de venta en el intervalo que usted establezca.

Y si tienes la información de pago almacenada, también carga la tarjeta o gira al banco y envía por correo electrónico al cliente y a ti una copia, todo en el mismo momento mágico.

Si no haces ventas recurrentes, puedes almacenar la tarjeta. De este modo, cuando el cliente esté preparado, podrá informarle de que puede recibir un pago utilizando el método de pago archivado. En este caso, usted haría clic en su Creación Rápida, elegiría Recibir Pago e ingresaría la información apropiada.

Recursos de QuickBooks Online

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 Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.