Cómo organizar los documentos importantes de forma sencilla y segura

Los plazos de presentación de los impuestos inspiran a muchos de nosotros a jurar que por fin vamos a organizar nuestros papeles.

Empiece por entender qué debe conservarse, en qué formato y durante cuánto tiempo. A continuación, establezca un sistema para organizar sus registros. No tiene por qué ser exhaustivo ni perfecto: empieza por donde estás.

La organización no sólo hará que la próxima temporada de impuestos sea más fácil, sino que ayudará a garantizar que usted o alguien de su confianza pueda acceder a los documentos cuando los necesite.

Qué documentos debo guardar? Y durante cuánto tiempo?

Empieza por reunir los documentos que debes conservar para siempre:

• Certificados de nacimiento, adopción y defunción.

• Certificados de matrimonio y sentencias de divorcio.

• Tarjetas de la Seguridad Social.

• Los expedientes de servicio militar y de baja.

A continuación vienen los documentos que puede necesitar durante muchos años:

• Títulos de propiedad y de vehículos, hasta que se vendan.

• Registros de la compra, las mejoras y los gastos de la vivienda, normalmente hasta tres años después de una operación de intercambio de propiedades.

• Pólizas de seguro y licencias comerciales vigentes.

• Documentos actuales de testamento y fideicomiso, e información sobre las prestaciones de jubilación.

A continuación, piense en los documentos fiscales, que debe guardar durante los tres años siguientes a su presentación. El contador público John Madison, de Ashland, Virginia, dice que los siguientes documentos son un comienzo:

• Información sobre inversiones, incluyendo cuándo compró y cuánto pagó.

• Documentación de gastos médicos, incluidas las cuentas de gastos sanitarios.

• Recibos relacionados con la empresa.

• Recibos de contribuciones benéficas.

Este año fiscal tiene algunas novedades: Hay una deducción por donaciones benéficas de 300 dólares por contribuyente en el paquete de ayuda contra el coronavirus aprobado a finales de marzo, incluso si no se detalla. Y si estás recibiendo beneficios de desempleo o trabajando en un estado diferente durante la pandemia, guarda los documentos relacionados con esas situaciones.

Por último, piensa en elementos como las garantías, otros recibos y los estados financieros.

Cómo organizar los documentos?

Primero, las malas noticias: Meter todo en una caja de zapatos no es un sistema de organización.

«La caja de zapatos no le sirve a nadie», dice Lynnette Khalfani-Cox, autora de «The Money Coach» y antigua periodista que cubría temas financieros. Khalfani-Cox admite que ella también lo ha hecho. Según ella, la caja de zapatos es «una forma de «mantener» los archivos sin necesidad de poner una infraestructura y el arduo trabajo inicial de organización».»

Establecer un sistema de archivo puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, dice Khalfani-Cox. Podrá encontrar información de apoyo para las deducciones fiscales, por ejemplo, o los recibos para reclamar la garantía o la protección del precio.

Decida si va a organizar por temas o por años. Puede que quieras un archivador físico lleno de carpetas, o una versión digital para guardar copias electrónicas o escaneadas. Puedes empezar a digitalizar algunos registros eligiendo la facturación sin papel y el envío electrónico de extractos. A continuación, descarga esos estados de cuenta en formato PDF y colócalos en tu sistema de archivo digital.

No hay una solución única que funcione para todo el mundo; el mejor sistema para ti es aquel con el que te sientas cómodo y te mantengas, y que te ayude a encontrar los documentos de forma eficiente.

Khalfani-Cox dice que guardar temporalmente las cosas en una caja o archivo, virtual o físico, está bien siempre y cuando se revise periódicamente, lo ideal es hacerlo mensualmente.

Francine Lipman, profesora especializada en derecho fiscal de la Universidad de Nevada, en Las Vegas, recomienda leer las declaraciones antes de presentarlas. Eso puede ayudarte a descubrir y tapar las fugas de dinero, como las comisiones bancarias o las ofertas de pruebas gratuitas olvidadas que se convirtieron en cargos recurrentes.

También recomienda escanear los documentos que puedan desvanecerse, como los recibos, y luego imprimirlos.

¿Cómo puedo mantener los documentos a salvo??

Como estos documentos contienen muchos datos personales -números de cuenta, información sobre seguros o inversiones-, son una mina de oro para los ladrones de identidad.

Los documentos en papel deben ir a un lugar cerrado con llave. Los objetos cruciales, como los certificados de nacimiento y matrimonio, los títulos de propiedad, los testamentos y las pólizas de seguro, son candidatos a una caja de seguridad o a una caja fuerte ignífuga. Guarda la caja fuerte «en un lugar que no sea obvio en caso de robo», dice Madison, y guarda copias digitales de su contenido.

Cuando llegue el momento de deshacerse de los documentos, tritúrelos: es una forma sencilla de evitar el robo de identidad.

Una vez que hayas hecho copias digitales de los documentos en tu caja fuerte, puedes sentirte lo suficientemente cómodo como para cambiar los registros en papel por los electrónicos. Ahorra espacio y elimina la necesidad de triturar.

Los archivos digitales deben estar bloqueados y/o protegidos con contraseña o guardados en una unidad extraíble. O bien, puedes almacenarlos en la nube para acceder a ellos desde múltiples dispositivos. Madison dice que los documentos también deben estar encriptados, y el software que se utiliza para la encriptación debe mantenerse actualizado.

Por último, dile a alguien de confianza cómo acceder a tus archivos en caso de emergencia.

Este artículo fue escrito por nuestro sitio web y fue publicado originalmente por The Associated Press.