Cómo importar transacciones bancarias a QuickBooks Online

A primera vista, la importación de transacciones bancarias a QuickBooks Online parece fácil. Para muchos usuarios, es tan sencillo como acceder a sus cuentas bancarias o de tarjetas de crédito a través de QuickBooks Online. Pero a veces pueden surgir limitaciones y desafíos al importar las transacciones a QuickBooks Online.

Para ayudarle a sacar el máximo provecho de su software de contabilidad empresarial, este artículo le familiarizará con la función de QuickBooks Online Banking, y le proporcionará instrucciones detalladas para utilizarla para importar sus transacciones bancarias.

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Función bancaria de QuickBooks Online (alimentación bancaria)

Las transacciones bancarias se importan a QuickBooks Online mediante la función de banca (o alimentación bancaria). Esta función tiene dos objetivos distintos: conciliar y facilitar la introducción de datos.

Conciliación

La función de banca ofrece una forma de conciliar la contabilidad de su negocio con los registros de su banco, casi en tiempo real. A menudo hay un retraso de 24 horas en las actualizaciones, dependiendo de cómo se comunique su banco con QuickBooks Online. Incluso con este retraso, el uso de la función de Banca para conciliar diariamente – o cada pocos días – sigue siendo más rápido que el método de conciliación tradicional en el que se espera a que el extracto del banco o de la tarjeta de crédito llegue al correo. Esta conciliación más rápida le da la oportunidad de detectar ciertos problemas -como un sobregiro inesperado o un posible fraude- mucho antes que esperar hasta el final del mes cuando llegan los extractos de su banco o tarjeta de crédito.

Tenga en cuenta que, aunque la función de Banca le ofrece la posibilidad de comparar su contabilidad con los registros de su banco diariamente, esta rápida conciliación no sustituye la necesidad de realizar la tradicional conciliación mensual de sus cuentas con los extractos preparados por sus instituciones financieras. Aunque el saldo bancario y los importes de QuickBooks coincidan cuando haya terminado de aceptar o cuadrar las transacciones, sigue siendo importante realizar una conciliación completa de sus cuentas cada mes.

Introducción de datos

Muchos usuarios de QuickBooks Online confían únicamente en la función de Banca para llevar su contabilidad. Esto puede dar lugar a errores significativos en sus libros.

Utilizar la función bancaria para importar transacciones bancarias a QuickBooks Online es una forma de agilizar su contabilidad eliminando algunas entradas de datos, especialmente para las transacciones automáticas recurrentes. Sin embargo, tenga en cuenta que se trata de una función de conciliación para comparar sus libros con los registros de su institución financiera.

Ciertas transacciones, como los cheques que ha emitido, los pagos que ha recibido de los clientes y las compras de activos, deben introducirse siempre en sus registros contables cuando se produzcan y, a continuación, «coincidir» con la transacción en la alimentación del banco cuando la transacción se liquide en el banco. Esto evitará que se produzcan errores en la contabilidad y, especialmente en el caso de los cheques que aún no se han cobrado, le ayudará a controlar su verdadero saldo de caja disponible.

Sin embargo, esto no significa que tenga que volver a introducir los datos manualmente para cada transacción. Hay una gran cantidad de herramientas, como el Banco de Recibos y el Banco de Facturas.com – que se conectan y empujan estas transacciones «atrasadas» a QuickBooks Online para usted.

La conclusión de esta sección: Utilice la función de banca para ayudarle a introducir algunos datos, pero resista la tentación de confiar únicamente en las transacciones bancarias importadas para llevar la contabilidad.

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Cómo importar transacciones bancarias a QuickBooks Online

Ahora vayamos al grano para importar sus transacciones bancarias a QuickBooks Online. Hay dos maneras de hacer esto:

A continuación se muestra una guía paso a paso para cada método.

Conéctese a su institución financiera

Conectar sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito en QuickBooks Online es la forma más rápida y fiable de importar transacciones a la función de banca. También es seguro; su información de acceso al banco está encriptada y protegida, lo que significa que nadie puede acceder a sus cuentas bancarias, incluso si tienen acceso a su suscripción a QuickBooks Online.

1. En el panel de control, haga clic en Banca.

2. Haga clic en el botón Añadir cuenta.

3. Introduzca el nombre de su institución financiera o la URL donde se registra en su cuenta. Cuando empiece a escribir el nombre de su institución financiera, aparecerá una lista de opciones en un cuadro desplegable y podrá seleccionar la opción correcta de la misma.

Como alternativa, puede hacer clic en el logotipo de uno de los bancos más populares que se muestran en esta pantalla.

4. Introduzca la información necesaria y haga clic en Continuar.

5. A partir de aquí, obtendrá una lista de cuentas para conectar. El saldo actual en cada cuenta se mostrará (se ha redactado esto en la captura de pantalla para la privacidad). Seleccione las cuentas que desea utilizar para importar transacciones a QuickBooks Online. Si tienes tus cuentas personales y las de tu empresa en la misma institución financiera, asegúrate de conectar sólo las cuentas de tu empresa. Esto mantendrá separadas las finanzas de tu negocio y las personales, lo que es crucial para una buena contabilidad.

Al seleccionar cada cuenta, se le pedirá que introduzca el tipo de cuenta en un menú desplegable. Asigne cada cuenta de la que está importando transacciones a la cuenta bancaria correspondiente que ha configurado actualmente en su plan de cuentas. También puede añadir la cuenta bancaria sobre la marcha haciendo clic en «añadir nuevo» en la parte superior de la lista desplegable.

Por último, seleccione la fecha de inicio que desea utilizar para extraer las transacciones. Tenga en cuenta que su banco puede restringir la distancia a la que puede importar las transacciones.

Una vez que haya seleccionado la(s) cuenta(s) que desea conectar, haga clic en Conectar.

6. Comenzará la importación de transacciones bancarias. Esto puede ser prácticamente instantáneo, o puede tardar varios minutos, dependiendo de cuántas transacciones haya que importar. Una vez completado, volverá a la pantalla de Banca, donde podrá empezar a cotejar o añadir las transacciones que se han importado.

7. A medida que vaya añadiendo o cotejando sus transacciones, puede crear reglas para agilizar este proceso en adelante. Las reglas son especialmente útiles para las transacciones automáticas recurrentes de las que podría no tener recibos, como las comisiones bancarias y las suscripciones. Haga clic en una transacción – en este caso, elegimos la transacción «12/27/19 Account Maintenance» – y luego haga clic en «Create rule from this transaction.»

Ahora puede establecer las condiciones que desea utilizar para aplicar la regla. Le recomendamos que utilice la opción «Auto-categorizar y revisar manualmente» para que siga viendo la transacción en su feed bancario, pero que se categorice automáticamente en base a la regla. Esto ayuda a evitar errores de clasificación y entradas duplicadas. Cuando haya terminado de establecer las condiciones, haga clic en Guardar para aplicar la regla y volver a la pantalla de Banca.

8. Después de la conexión inicial con su institución financiera, sus transacciones bancarias normalmente se importarán automáticamente cada día. Ocasionalmente, sin embargo, podría tener que actualizar la conexión.

Empieza por hacer clic en el botón Actualizar. Deje que las conexiones se actualicen durante unos minutos y compruebe si las nuevas transacciones se introducen automáticamente.

A veces, será necesario volver a conectar la alimentación del banco. Esto suele ocurrir cuando cambias los datos de acceso a tu entidad financiera. Si esto ocurre, haga clic en el icono del lápiz junto a la cuenta que necesita reconectar.

A continuación, seleccione «Editar información de acceso».»

En raras ocasiones, es posible que tenga que desconectar la cuenta de la banca por completo y volver a conectarla. Antes de continuar con el siguiente paso, coteje o acepte cualquier transacción que le esté esperando en el feed del banco. De lo contrario, se borrarán cuando desconecte la cuenta.

Haga clic en «Editar información de la cuenta.»

A continuación, marque la casilla junto a «Desconectar esta cuenta al guardar» y haga clic en Guardar y cerrar.

Siga los pasos del uno al siete anteriores para volver a conectar la cuenta.

Importar transacciones a QuickBooks desde Excel

A veces, es posible que tenga que importar manualmente las transacciones bancarias a QuickBooks Online. Esto puede ocurrir cuando la fecha de inicio de su importación es anterior a la fecha desde la que QuickBooks Online puede extraer las transacciones o -más raramente- si su institución financiera no tiene interfaz con QuickBooks Online.

1. Acceda directamente a su cuenta bancaria o de tarjeta de crédito y busque la opción de descargar o exportar transacciones. Debe exportar las transacciones en formato CSV, QFX, QuickBooks Online u OFX. Si su banco no exporta a uno de estos formatos, busque la opción de exportar a Excel. Puede convertir fácilmente un archivo Excel a formato CSV y utilizarlo para su importación.

Cada institución financiera es diferente, y a veces no es fácil encontrar la opción de exportar sus transacciones. Es posible que tenga que buscar un poco, o ponerse en contacto con el departamento de atención al cliente de su entidad financiera, para encontrar la opción de exportación.

Muchos bancos limitan la antigüedad de las transacciones que se pueden exportar. Si necesita exportar transacciones desde más atrás de lo que permite su banco, vea si puede obtener los PDF de sus extractos de los meses que aún necesita importar a QuickBooks Online. Si no puede exportar todas las transacciones que necesita de su banco pero puede obtener los PDFs de los extractos de esos meses, MoneyThumb tiene un producto que convertirá los datos de los PDFs en un archivo que puede importar a QuickBooks Online.

2. Si tuvo que exportar sus transacciones bancarias a Excel en lugar de CSV, QFX, QuickBooks Online u OFX, tendrá que guardar el archivo como un archivo CSV. Para ello, abra el archivo que descargó de su banco, entonces:

3. Ahora está listo para importar sus transacciones a QuickBooks Online. Vaya a la pantalla de Banca como en el Paso 1 para conectarse a su institución financiera, pero esta vez haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón Actualizar y elija «Carga de archivos.»

4. Haga clic en el botón Examinar, busque el archivo que desea cargar y haga clic en Siguiente.

5. Elija la cuenta en la que desea cargar las transacciones y haga clic en Siguiente. Si la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito en la que está cargando las transacciones no existe todavía en su plan de cuentas, puede añadirla haciendo clic en «Añadir nuevo» en la parte superior de la lista desplegable.

6. Ahora tendrá que asignar las columnas de su CSV a QuickBooks. Tenga cuidado aquí; un mapeo incorrecto importará sus transacciones incorrectamente.

Tiene una opción para indicar que la primera fila del archivo CSV es una fila de cabecera (a). Este será el caso, pero compruebe su CSV para asegurarse de que no hay datos que deban importarse en la fila 1. También tendrá que indicar si sus créditos y débitos están en una o dos columnas (b). Si sus débitos y créditos están en columnas separadas, tendrá que asignar esas columnas por separado (c).

Cuando haya terminado de mapear, haga clic en Siguiente.

7. La siguiente pantalla le ofrecerá una vista previa de las transacciones que va a importar. El valor por defecto de QuickBooks Online es seleccionar todas las transacciones, y esto es lo que recomendamos a menos que esté seguro de que hay duplicados en su archivo CSV. Asegúrese de que los datos parecen correctos comparando los datos de esta pantalla con el CSV que está utilizando para la importación, y luego haga clic en Siguiente.

8. Ahora, verá un cuadro emergente que le indica cuántas transacciones se importarán. Haga clic en Sí si está listo para completar la importación. Si no es así, haga clic en No. Si hace clic en No, tendrá que iniciar el proceso de importación de nuevo desde el Paso 3 cuando esté listo para continuar.

9. Una vez completada la importación, obtendrá una pantalla que le pedirá que acepte sus transacciones. Haga clic en «Let’s go!»Para ser llevado a la pantalla de la Banca para comenzar a emparejar o añadir sus transacciones.

Consideraciones al importar transacciones a QuickBooks Online

Es fácil importar transacciones a QuickBooks Online, pero hay algunas cosas que debe tener en cuenta antes de proceder.

Sobrescribir las transacciones bancarias existentes

Si existen transacciones en la pantalla de Banca, debe aceptarlas antes de importar nuevas transacciones utilizando la función de importación manual (desde Excel). De lo contrario, las transacciones existentes se sobrescribirán en la importación, y tendrá que hacer otra importación manual para reemplazarlas y poder aceptarlas o igualarlas.

Transacciones duplicadas

Siempre que importe transacciones bancarias a QuickBooks Online, existe la posibilidad de que duplique inadvertidamente algunas transacciones. Si descubre que ha importado transacciones duplicadas, puede excluir fácilmente los duplicados de su alimentación bancaria.

Seleccione las transacciones duplicadas, luego haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón «Acciones por lotes».

Ahora, haga clic en «Excluir seleccionado.»

Las transacciones seleccionadas se eliminarán de su pantalla de Banca. Si más tarde descubre que no eran transacciones duplicadas, puede restaurarlas haciendo clic en la pestaña Excluidos, seleccionando las transacciones que desea restaurar y utilizando el botón «Acciones por lotes» para deshacer la exclusión.

Saldo inicial de capital

Cuando importe sus transacciones conectándose a su institución financiera, QuickBooks Online traerá el saldo de la cuenta a partir de la primera fecha de su importación haciendo una entrada en una cuenta llamada Equidad de Saldo Inicial. Si no tiene datos en QuickBooks Online para el banco o la tarjeta de crédito antes de la importación, esta entrada no tendrá ningún impacto en sus conciliaciones. De hecho, esto le ayudará a facilitar su primera conciliación.

Sin embargo, si ha estado introduciendo o importando manualmente sus transacciones y más tarde se conecta a su institución financiera, la entrada de Equidad de Saldo Inicial tendrá un impacto en su próxima conciliación bancaria.

Si tiene dificultades con su primera conciliación después de conectarse a su institución financiera, vaya a su plan de cuentas y busque la cuenta de patrimonio del saldo inicial. Haga clic en «Ver registro» para ver las transacciones en la cuenta.

Encuentre la entrada del saldo inicial de la cuenta que está intentando conciliar, luego «desconcilie» esa transacción haciendo clic en la «R» hasta que ese campo esté en blanco.

Ahora, vuelva a su conciliación y ver si usted es capaz de conciliar. Si ahora puede conciliar la cuenta, puede eliminar la entrada de Equidad de Saldo Inicial para la cuenta. Sin embargo, si sigues teniendo problemas para conciliar, acude a tu contable para que te ayude.

Recursos de QuickBooks Online

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Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web