Cómo hacer un organigrama empresarial

Tanto si acaba de empezar como si lleva un tiempo en el negocio, la creación y el mantenimiento de un organigrama empresarial puede ser una forma muy útil de ilustrar el funcionamiento de su empresa y también puede utilizarse para mostrar cómo va a crecer y cambiar en el futuro.

Qué es el organigrama de una pequeña empresa? Un organigrama empresarial, a veces también denominado "organigrama de la empresa," es una representación visual de la estructura de tu negocio: describe el papel de cada empleado y aclara quién rinde cuentas a quién dentro de tu empresa. En muchos casos, el desarrollo y la actualización de este diagrama será competencia del departamento de recursos humanos de su pequeña empresa, pero si no tiene actualmente una rama de recursos humanos separada (o incluso si la tiene), merece la pena entender cómo funcionan estas tablas y cómo crear una.

En esta guía, por lo tanto, le explicaremos exactamente cómo crear un organigrama empresarial en cuatro sencillos pasos, analizando los distintos tipos de diagramas entre los que puede elegir, así como los diferentes objetivos que debe tener en cuenta a la hora de elaborar un organigrama para su empresa.

Cómo crear un organigrama empresarial

Aunque ver ejemplos de organigramas empresariales puede resultar abrumador, la creación de uno de estos diagramas para su empresa puede dividirse en cuatro sencillos pasos. Si sigue este proceso paso a paso, podrá decidir qué tipo de organigrama es el mejor para su empresa y, en última instancia, elaborar un cuadro (como muchos otros documentos operativos que tiene) que pueda utilizarse a lo largo del ciclo de vida de su empresa. Teniendo esto en cuenta, empecemos:

Paso 1: Decide cómo estructurar el organigrama de tu empresa.

El primer paso para crear un organigrama para su empresa es decidir qué tipo de organigrama desea utilizar. Por lo general, hay cuatro diseños populares a tener en cuenta y usted querrá elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Organigrama jerárquico de la empresa

Para empezar, un diagrama jerárquico comienza en la cima de la empresa y va descendiendo en la cadena de mando (como puede ver a continuación). Una línea vertical entre individuos indica que el empleado de arriba supervisa directamente al empleado de abajo. Las jerarquías también muestran las relaciones laterales, en las que dos personas están en igualdad de condiciones dentro del marco empresarial, pero pueden colaborar o compartir responsabilidades; estos organigramas utilizan líneas horizontales para conectar a los trabajadores laterales. El organigrama de la empresa muestra aquí cómo está estructurada la empresa, empezando por el director general y avanzando por el resto de la empresa.

A continuación puede ver otro ejemplo, con una estructura similar, pero con un formato gráfico que incluye imágenes:

En general, la mayoría de las pequeñas empresas utilizan un organigrama jerárquico porque es la opción más sencilla. Dicho esto, puede utilizar este tipo de organigrama empresarial incluso si sólo tiene unos pocos nombres que rellenar: a medida que su empresa crece, es fácil añadir nuevos empleados.

Organigrama funcional de la empresa

A continuación, puede considerar un organigrama empresarial funcional si su empresa es lo suficientemente grande como para dividir a los empleados en departamentos. Este tipo de organigrama muestra el jefe de cada departamento y todas las personas que dependen de él. Un gráfico funcional no es totalmente distinto de un gráfico jerárquico, pero tiene un énfasis ligeramente diferente en función de los diferentes departamentos.

En el ejemplo siguiente, cada casilla tiene un texto ficticio, pero esto es lo que le recomendamos que indique para cada individuo. Puede utilizar esta misma información en todos los organigramas de las pequeñas empresas:

• Nombre del empleado (déjelo en blanco si el puesto está abierto)

• Departamento (ventas, marketing, contabilidad, operaciones, etc.)

• Cargo o denominación del puesto (representante de ventas, supervisor, gestor de cuentas)

• Descripción de las funciones (una o dos frases breves deberían ser suficientes)

• Ubicación (si tiene más de una oficina)

• Información de contacto (dirección física, número de teléfono o extensión, número de móvil profesional, dirección de correo electrónico del trabajo)

• Foto (para reconocerse con facilidad)

Como puede ver, aunque el organigrama funcional de la pequeña empresa es bastante similar a la opción jerárquica, este diagrama puede ser útil para distinguir los departamentos, dando una visión más amplia de cómo funciona su empresa de esta manera específica.

Organigrama de la empresa

La tercera opción, denominada organigrama empresarial matricial o interfuncional, es útil si los trabajadores dependen de varios supervisores. Al igual que los gráficos jerárquicos, los organigramas matriciales ilustran las relaciones de supervisión inmediatas entre los empleados, pero también muestran el director de proyecto, el equipo o el departamento del que depende un empleado. Como puede ver en el ejemplo siguiente, las líneas sólidas indican una vez más que un individuo es el principal responsable de la persona que está por debajo de él. Las líneas discontinuas muestran una conexión de información menos directa, pero no por ello menos importante.

Como muestra este organigrama del Project Management Institute, el organigrama matricial para pequeñas empresas suele ser utilizado por empresas con gestores de proyectos que trabajan en diferentes equipos. Del mismo modo, es probable que las empresas de productos, investigación e ingeniería utilicen este tipo de diagrama para ilustrar su estructura empresarial.

Organigrama de la empresa Circle

Finalmente, la última opción a considerar es el organigrama empresarial circular. El diagrama de círculo se ha vuelto cada vez más popular, especialmente entre las pequeñas empresas emergentes que desean descartar las jerarquías empresariales tradicionales. La idea que subyace en estos gráficos (mostrados a continuación) es que todos los equipos -y los empleados que los componen- desempeñan un papel igualmente importante en la empresa.

Una vez más, aunque este ejemplo muestra un texto ficticio, puede ver cómo completar el cuadro basándose en la información de su empresa. Cada departamento constituye un radio de la rueda y los empleados que lo componen se enumeran en cada sección. Como hemos comentado anteriormente, deberá rellenar la información esencial de cada empleado: nombre, cargo, breve descripción, información de contacto, etc.

En última instancia, este primer paso puede llevarle tiempo: tendrá que considerar su negocio tal y como es ahora y cómo quiere que crezca; de este modo, podrá determinar cuál de estas cuatro opciones de organigrama funcionará mejor para ilustrar la estructura de su empresa.

Paso 2: Recoger la información de los empleados y clasificar los datos.

Ahora, una vez que hayas decidido el tipo de organigrama empresarial que vas a utilizar, el resto del desarrollo del organigrama es bastante sencillo.

Para el siguiente paso, por tanto, querrá escribir una lista de todos los empleados de su empresa e incluir la información pertinente sobre ellos que hemos mencionado anteriormente.

Si ha seleccionado un organigrama jerárquico, colocará a cada persona en su orden correcto en la lista. El propietario de la empresa ocupa el primer escalón, todos los que dependen directamente de él pertenecen al segundo escalón, y el organigrama avanza a partir de ahí. Si elige un gráfico funcional o de círculos, organizará su lista por cada departamento, como se muestra en los ejemplos que hemos explicado anteriormente. Por último, si ha optado por un organigrama matricial para pequeñas empresas, deberá asegurarse de anotar todas las relaciones de supervisión.

Paso 3: Decida cómo va a completar el organigrama de su empresa.

Una vez que haya reunido toda la información necesaria sobre sus empleados y la haya clasificado según el tipo de organigrama que haya seleccionado, deberá determinar cómo va a completar su organigrama. Como ha visto en nuestros ejemplos anteriores, hay imágenes y plantillas de organigramas para pequeñas empresas que puede descargar y editar utilizando un programa de software como Adobe Photoshop.

Por otro lado, puede optar por crear su organigrama empresarial en un programa sencillo y fiable que ya posea, como Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint o Word) o Google Sheets. También tienes la opción de comprar una plantilla de un proveedor como SmartDraw o Lucidchart. Sin embargo, para sacar el máximo provecho de tu inversión, podrías considerar la compra de un software de RRHH o de nóminas que incluya esta funcionalidad (entre otras características). Como ejemplo, la plataforma integral de Gusto le permite crear un organigrama dentro de su sistema, así como gestionar sus tareas esenciales de nóminas y RRHH.

Aunque técnicamente, podrías diagramar el organigrama de tu pequeña empresa a mano, si utilizas una plantilla o un software en línea, puedes modificar tu gráfico con facilidad a medida que tu empresa se expande y el personal cambia.

Paso 4: Rellene el organigrama de su empresa y archívelo de forma segura.

Por último, una vez que haya elegido cómo va a completar su organigrama, estará listo para rellenarlo.

Con los datos que hayas recopilado, rellenarás cada casilla o rama del organigrama que hayas elegido. Una vez más, si su diagrama es jerárquico, comenzará con el propietario o el director general de la empresa en la parte superior. A continuación, creará un recuadro debajo del propietario para cada persona que sea un subordinado inmediato, y dibujará una línea vertical sólida hacia abajo desde el propietario hasta cada uno de estos supervisados. Continuará este proceso para cada nivel de la cadena de mando de la empresa, y bajará por la escalera corporativa hasta que haya colocado a todos los empleados en el gráfico.

Si tu gráfico es un diseño funcional, rellenarás las casillas principales con la información del jefe de cada departamento y el resto con la información de cada persona que gestionan directamente. Seguirá el mismo procedimiento con un organigrama matricial; sin embargo, en este organigrama no olvide incluir a los gerentes secundarios al lado de cada departamento, y haga líneas de puntos (o alguna otra distinción) entre las casillas para representar esas relaciones de supervisión adicionales.

Por último, con un organigrama circular, añadirá la información de los empleados y las funciones de cada departamento a la porción correspondiente de la tarta, y su diagrama estará completo.

Una vez que haya completado el organigrama de su pequeña empresa, deberá asegurarse de guardarlo en un lugar seguro, si no utiliza un software de RRHH u otro programa que le permita guardarlo dentro de ese sistema. Querrá tener su organigrama a mano para actualizarlo a medida que su empresa crezca y cambie.

En este sentido, también resulta útil guardar una copia del organigrama en un servidor compartido de la empresa, en una unidad de disco o en el portal del empleado para que todos los miembros de la empresa puedan verlo (pero no modificarlo); de este modo, todos los miembros de la organización pueden entender cómo está estructurada la empresa y consultar el organigrama cuando sea necesario.

Plantillas de organigramas para pequeñas empresas

Si no estás preparado para invertir en una plataforma de software para construir tu diagrama, puede que te interese explorar diferentes plantillas de organigramas para pequeñas empresas. Como decíamos, hay soluciones muy conocidas, como Microsoft Office, que ofrecen plantillas de organigramas que puedes descargar y utilizar para tu negocio. Veamos algunos ejemplos:

• Microsoft Office: En la sección de plantillas del sitio web de Office, puede encontrar varias plantillas de organigramas empresariales gratuitas que puede descargar y personalizar en PowerPoint, Word o Excel. Para una opción de gráfico jerárquico simple, podrías empezar con esto "Organigrama mínimo."

• 24Slides: Entre otras opciones de plantillas para empresas, 24Slides ofrece plantillas gratuitas de organigramas para pequeñas empresas que puedes copiar y editar dentro de Google Slides. También ofrecen estas plantillas en diferentes tipos, incluyendo el clásico organigrama jerárquico, así como el organigrama circular.

• Canva: La plataforma de edición de imágenes y gráficos Canva te permite diseñar y personalizar tu propio organigrama empresarial (de forma gratuita, solo tienes que registrarte para obtener una cuenta) utilizando su sistema.

• Vizzlo: Aunque Vizzlo ofrece planes de pago, con su versión gratuita, puede acceder a más de 100 tipos de gráficos diferentes, incluyendo plantillas orgánicas para pequeñas empresas. Además, tiene la opción de editar su plantilla dentro de Vizzlo, o crear su gráfico directamente en PowerPoint o Google Slides utilizando una integración de Vizzlo.

Por supuesto, éstas son sólo unas pocas opciones: hay numerosas plantillas y ejemplos adicionales que puedes encontrar buscando y navegando por Internet.

Las ventajas de un organigrama empresarial

Como hemos demostrado en nuestra guía de cuatro pasos, la creación de un organigrama empresarial puede ser un proceso bastante directo y sencillo. Sin embargo, si está empezando, o no tiene un empleado o departamento dedicado a desarrollar este gráfico, puede que se pregunte si realmente necesita un organigrama. En última instancia, la decisión depende de usted, pero, para ello, vale la pena destacar algunos de los beneficios de uno de estos diagramas y por qué pueden ser tan útiles para su pequeña empresa.

Aclarar la estructura de gestión

Si acaba de iniciar su negocio, el proceso necesario para elaborar un organigrama empresarial le obliga a distribuir oficialmente las tareas y a concretar las funciones de cada persona y la finalidad de cada departamento de su empresa. Esto evita la confusión más adelante, cuando su empresa crezca. Por supuesto, siempre puedes reestructurar el organigrama de tu empresa más adelante; sin embargo, si defines las expectativas de cada puesto desde el principio, ya estás un paso por delante en el proceso empresarial.

Por otro lado, si su empresa está más consolidada, un organigrama empresarial ayuda tanto a los empleados nuevos como a los ya existentes a entender dónde encajan en el marco de la empresa, lo que aclara cualquier duda sobre la cadena de mando. Esta transparencia ahorra tiempo y aumenta la eficiencia, ya que los trabajadores pueden consultar su organigrama y determinar exactamente con quién deben hablar cuando se enfrentan a un determinado problema. Además, si el organigrama de su empresa está bien estructurado, sus empleados ya sabrán no sólo el nombre de la persona adecuada a la que consultar, sino también qué puesto ocupa y qué responsabilidades supervisa.

Aumentar la eficiencia operativa

Otra ventaja de crear y mantener un organigrama de pequeña empresa es que, al hacerlo, puede examinar la estructura actual de su empresa y descubrir posibles formas de mejorarla. ¿Algunos empleados son responsables de demasiadas tareas y otros de muy pocas?? ¿Existe un solapamiento innecesario entre trabajadores individuales?? ¿Hay alguna tarea que se haya quedado en el tintero?? Si debe reorganizarse para satisfacer esas necesidades, contratar más trabajadores o incluso subcontratar esas tareas? Puede que descubra que puede utilizar mejor a los trabajadores que ya tiene, y así aumentar la productividad.

Un organigrama empresarial también puede mejorar la comunicación interfuncional en toda la empresa, lo que conduce a una gestión más eficaz de los proyectos. Es más fácil llevar a cabo las tareas que implican a varios trabajadores o equipos cuando la estructura de informes está clara, y todo el mundo sabe con quién tiene que hablar sobre qué.

Demostrar el éxito actual

Aunque piense que su empresa no se beneficiaría de un organigrama, es posible que los posibles prestamistas quieran ver uno cuando solicite financiación. Al igual que ocurre con un plan de negocio, los bancos, instituciones como la SBA y posibles inversores quieren tener la seguridad de que has estudiado cuidadosamente la estructura de tu empresa, ya que esta preparación suele ser un indicador del éxito futuro.

Como profesionales financieros, también querrán asegurarse de que el método de organización empresarial que has elegido es uno que creen que puede prosperar, de modo que puedas devolver tu posible préstamo empresarial a tiempo.

Facilitar la planificación futura

Por último, un organigrama de pequeña empresa puede ayudarle a prepararse para la evolución y expansión de su negocio. En este sentido, le recomendamos que cree dos versiones de su organigrama: una que refleje la estructura actual de su empresa y otra que muestre sus objetivos de crecimiento. Incluso puedes considerar la posibilidad de elaborar otros organigramas que indiquen cómo podrías reorganizarte en caso de que se produzcan cambios inesperados, como la reducción de la financiación o la salida repentina de un empleado clave.

El segundo organigrama de tu empresa, por supuesto, tendrá muchos espacios en blanco: espacio para todos los puestos que te gustaría ocupar en el futuro al poner en práctica tus estrategias de crecimiento empresarial. De este modo, puede utilizar su organigrama para encontrar posibles agujeros que existan en su plantilla actual, y tendrá una hoja de ruta incorporada para futuras contrataciones.

El resultado final

A fin de cuentas, dedicar tiempo a planificar y crear un organigrama empresarial puede ser muy beneficioso para su pequeña empresa, ahora y en el futuro. Ya sea que desarrolle este diagrama usted mismo o trabaje con su equipo para hacerlo, puede seguir nuestros cuatro simples pasos para completar el proceso de manera relativamente rápida y fácil.

Además, si ya utilizas un software de nóminas o de recursos humanos, puedes comprobar si tu plataforma ya incluye un creador de organigramas. Si no lo hace, puede decidir utilizar una de las plantillas que hemos comentado aquí. Por otro lado, si no tienes un software de recursos humanos o de nóminas, puedes considerar explorar algunas de las mejores opciones que existen: Gusto, Zenefits, etc.-ya que cualquiera de estas soluciones no sólo te permitirá crear un organigrama de pequeña empresa, sino que también te ayudará a realizar de forma eficiente y eficaz una parte importante de tus operaciones diarias.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.