Cómo gestionar las nóminas de su pequeña empresa

Pagar a los empleados con precisión y a tiempo es esencial, y un sistema de nóminas bien gestionado puede ayudar a su pequeña empresa a realizar el trabajo evitando costosos errores.

Para establecer un buen sistema, determine qué partes del proceso de nóminas quiere gestionar internamente y qué partes quiere subcontratar. A continuación, manténgase al tanto de su nómina actualizando regularmente los registros, pagando los impuestos y las prestaciones, comprobando si hay errores y almacenando los registros de forma segura.

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Decidir qué se va a gestionar internamente

Como propietario de un negocio, usted es responsable de asegurarse de que su nómina es precisa, pero eso no significa que tenga que gestionar todos los aspectos del proceso usted mismo. En una encuesta, el 45% de las pequeñas empresas utilizaba un servicio de nóminas, mientras que el 19% gestionaba las nóminas internamente, según los datos más recientes disponibles en un informe de 2018 de la National Small Business Association.

La asistencia profesional en materia de nóminas puede ser un bote de rescate para las pequeñas empresas que intentan navegar por los mares legales de las nóminas. Los especialistas en nóminas, contables públicos y contables certificados pueden ayudarle con las partes más complejas del proceso. Sin embargo, aunque obtenga ayuda externa, usted seguirá siendo responsable de revisar y aprobar las nóminas y de asegurarse de que la información que proporcione al proveedor esté actualizada y sea precisa.

Si se siente cómodo gestionando las nóminas por su cuenta, el software de nóminas puede ayudarle a ahorrar tiempo, automatizar ciertos procesos y reducir la posibilidad de errores. Muchos productos pueden encargarse de la presentación y el pago de las nóminas en su nombre. Sin embargo, en última instancia, usted es el responsable de cumplir con esas obligaciones.

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Actualizar los registros de los empleados

Los registros actualizados son cruciales para las nóminas, por lo que los empleados deben informarle cuando sus datos cambien.

Empiece por asegurarse de que los empleados saben cómo actualizar su información, ya sea a través de un portal de empleados o de un formulario en papel. Tendrá que anotar cualquier cambio en su sistema de nóminas. Si su software cuenta con un portal del empleado, es probable que se le notifique el cambio automáticamente. Sin embargo, si los empleados le entregan un formulario impreso, tendrá que actualizar manualmente los registros.

Ten en cuenta las actualizaciones sencillas, como los nuevos domicilios, y estate atento a los ajustes que afecten al salario, las deducciones o los impuestos. Por ejemplo, un aumento de sueldo reciente podría afectar a la tasa de pago, mientras que las elecciones de beneficios podrían afectar a las deducciones y un W-4 actualizado podría afectar a las retenciones de impuestos de un empleado.

Si ha recibido órdenes judiciales de embargo de salarios, considere la posibilidad de utilizar un software de nóminas con servicios de gestión de embargos para cumplir con la normativa y evitar sanciones. En el caso de los empleados con visados de trabajo temporales, preste atención a las fechas de caducidad, ya que los empleadores son responsables de saber cuándo actualizar los formularios de empleo sin previo aviso oficial.

Haga un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados

Si tienes empleados por hora, debes hacer un seguimiento del tiempo que dedican al trabajo. Puede utilizar cualquier método que funcione mejor para esto, siempre que muestre un registro completo.

Muchos productos de nómina ofrecen integraciones con aplicaciones de seguimiento del tiempo o incluyen funciones de seguimiento del tiempo, a veces con un coste adicional. También puede utilizar hojas de tiempo en papel o un viejo reloj de fichar.

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Conciliar las nóminas

Conciliar las nóminas significa esencialmente comprobar el trabajo y asegurarse de que la nómina prevista coincide con la real. Es una buena práctica para hacer cada período de pago, antes de presentar los impuestos trimestrales y antes de enviar los W-2 a los empleados para asegurarse de que sus registros de nómina están al día.

Revise las tasas de pago de los empleados y busque cualquier cosa que sea más alta o más baja de lo esperado. Compruebe las horas extraordinarias y las propinas, especialmente en el caso de los empleados que trabajan por turnos. (En algunos estados, las propinas se tienen en cuenta para el pago por hora).) Busque errores en las retenciones o deducciones, en las horas calculadas y en el pago total del periodo. El software de nóminas suele señalar automáticamente las posibles inexactitudes, pero otros errores pueden ser sutiles y más difíciles de detectar.

Una buena regla general es comprobar el trabajo al menos dos días antes de realizar la nómina. Dése más tiempo si tiene una nómina más larga o complicada.

Ejecutar la nómina

Después de conciliarla, está listo para ejecutar la nómina, lo que significa aprobar los depósitos directos y los cheques. Los depósitos directos suelen tardar unos días en llegar o los cheques se imprimen y distribuyen. Algunos productos de nóminas ofrecen el depósito directo en el mismo día o al día siguiente; otros requieren cinco días laborables. Para hacer la nómina antes del día de pago, deje tiempo para el procesamiento.

Realice los pagos de impuestos y prestaciones

La mayoría de los programas de nóminas y servicios de nóminas calcularán, presentarán y pagarán los impuestos federales y estatales sobre las nóminas en nombre de su empresa. Si gestiona beneficios como el seguro médico o los planes de jubilación a través de la misma plataforma o servicio, también podría ser capaz de realizar los pagos a esos proveedores para su empresa.

Si realiza los depósitos de impuestos federales por su cuenta, debe utilizar el sistema gratuito de pago electrónico de impuestos federales. La frecuencia con la que se depositan los impuestos federales se basa en el total de la obligación tributaria que usted reporta para su declaración trimestral de impuestos federales. El proceso para pagar los impuestos estatales retenidos varía según el estado.

Si gestiona las prestaciones de forma interna, también tendrá que realizar los pagos de las prestaciones en nombre de los empleados, normalmente de acuerdo con su calendario de pagos. El pago puntual es importante para evitar problemas con la cobertura de los empleados.

Guarde sus registros

El Servicio de Impuestos Internos exige a las empresas que conserven los datos de los impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años. La U.S. El Departamento de Trabajo también exige a las empresas que conserven los datos de los impuestos sobre las nóminas durante al menos tres años. Los estados pueden tener requisitos adicionales de mantenimiento de registros.

Aunque los requisitos federales no dictan cómo almacenar estos registros, el IRS recomienda que mantenga los datos bien organizados -por ejemplo, por año fiscal- y a salvo de amenazas como las inundaciones. Algunos estados tienen normas adicionales sobre cómo y dónde se pueden guardar los registros. En el caso de los registros en papel, normalmente puede guardarlos usted mismo o en un sitio de almacenamiento. En el caso de los registros electrónicos proporcionados por el software de nóminas, haga una copia de seguridad de los archivos en un dispositivo o plataforma independiente.