Cómo encontrar el mejor servicio de contabilidad virtual para tu negocio

Es esencial confirmar que usted y su contable virtual utilizan el mismo producto de software de contabilidad.Seth David Nov 18, 2020

Muchos o todos los productos que aparecen aquí son de nuestros socios que nos compensan. Esto puede influir en los productos sobre los que escribimos y en dónde y cómo aparece el producto en una página. Sin embargo, esto no influye en nuestras evaluaciones. Nuestras opiniones son propias. Esta es una lista de nuestros socios y así es como ganamos dinero.

En el mundo de la contabilidad de las pequeñas empresas, los servicios de contabilidad virtual son cada vez más comunes, hasta el punto de que la práctica de los contables que se desplazan para reunirse con los clientes se está convirtiendo más en la excepción que en la regla. De hecho, es probable que nunca conozca a la mayoría de mis clientes en persona.

Puede ser difícil confiar en un servicio virtual con sus libros, y aún más difícil saber qué servicio elegir. Para facilitar el proceso, le mostraré cómo dirijo mi servicio de contabilidad virtual y le explicaré lo que debe buscar en estos servicios, para que pueda tomar la mejor decisión posible.

¿Qué es un servicio de contabilidad virtual??

La contabilidad virtual, también conocida como contabilidad en la nube, es cuando un contable trabaja con su cliente de forma remota. Esto es posible gracias a un software de contabilidad que te permite a ti y a tu contable compartir una cuenta. Con una cuenta compartida, tu contable puede contabilizar tus transacciones financieras, revisar y actualizar tus estados de cuenta, conciliar tus cuentas y realizar otras funciones contables vitales sin tener que reunirse contigo en persona. En este acuerdo, el contable y la empresa deben utilizar el mismo software de contabilidad para garantizar la correcta transferencia y comunicación de los archivos.

La ventaja de utilizar un contable virtual como propietario de una empresa es que suele ser más barato que contratar a alguien local para que trabaje in situ. El contable puede ser pagado como un contratista y trabajar tan poco o tanto como el negocio necesite. Para un contable, trabajar virtualmente ofrece la comodidad de la flexibilidad de horarios y la posibilidad de trabajar desde casa.

» MÁS: las mejores aplicaciones para pequeñas empresas de nuestra web

Cómo funciona la contabilidad virtual?

Trabajar con clientes remotos tiene sus retos, pero la tecnología moderna lo ha hecho posible. Este es un ejemplo de cómo puedo trabajar virtualmente con los clientes. Todo depende de las aplicaciones. Los que uso son:

  • QuickBooks Online.

  • Zoom.

  • Smartsheet.

  • Slack.

  • G Suite (Google Docs).

Este es el «ecosistema» que utilizo para llevar mi servicio de contabilidad virtual. Sólo con estas cinco aplicaciones puedo gestionar todos los aspectos de las necesidades de mis clientes.

QuickBooks me permite hacer el trabajo sucio real de la contabilidad, Zoom me permite reunirme virtualmente con los clientes a través de vídeo, Smartsheet hace posible la gestión de proyectos a distancia, Slack es para la mensajería sobre los problemas que no necesitan ser resueltos a través de vídeo y, finalmente, G Suite y Google Docs facilitan la gestión de archivos.

Cómo encontrar un contable virtual

Averigüe qué software utilizan

Deberías empezar por preguntarles cuál es su ecosistema de aplicaciones. ¿Qué aplicaciones utilizan para prestar sus servicios?? Necesitan la siguiente estructura genérica, que está cubierta por las aplicaciones anteriores, en orden:

  • Aplicación básica de contabilidad/contabilidad general (QuickBooks Online).

  • Aplicación de conferencias web a distancia (Zoom).

  • Gestión de proyectos (Smartsheet).

  • Comunicación (Slack).)

  • Gestión de archivos y documentos (G Suite).

Algunas de las aplicaciones pueden ser diferentes, pero si tu posible servicio de contabilidad virtual puede cubrir estas cinco bases, entonces es muy probable que estés cubierto.

Asegúrese de que utilizan el mismo software de contabilidad

Será mucho más difícil trabajar con un contable virtual si usted utiliza QuickBooks y ellos FreshBooks o Xero. Por lo tanto, asegúrate de preguntarles qué aplicación de contabilidad utilizan para su negocio y por qué. Es una pregunta justa. Si utilizan un software y unas herramientas diferentes, deberías averiguar por qué y utilizarlo para determinar si realmente quieres trabajar con ellos.

» MÁS: nuestro sitio web'el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas

Evalúe la presencia online de su contable virtual

Un verdadero negocio basado en la nube, incluyendo un servicio de contabilidad virtual, debe utilizar activamente las redes sociales. Deben participar en foros en LinkedIn y Facebook. Además de esto, deberían producir contenido que se establezca como un líder de pensamiento.

De esta manera no tendrá que confiar en las afirmaciones que hacen sobre lo que pueden hacer por usted. Si ofrecen consejos que otros encuentran útiles, entonces usted podrá ver eso en lugar de simplemente tomar su palabra. Si su posible servicio de contabilidad virtual entiende el valor de añadir a la conversación, entonces es una buena señal de que será realmente útil para su negocio.

Así pues, compruébalo. ¿Publican vídeos?? Podcasts? Publicaciones en el blog? Cómo demuestran sus conocimientos y experiencia?

¿Tiene el contable virtual experiencia en su sector??

En mi empresa, una de las cosas específicas que enseñamos a los contables y a los tenedores de libros que quieren dirigir un servicio de contabilidad virtual es que deben especializarse en unos pocos sectores. Esto es cierto para cualquier tenedor de libros – en persona o virtual – que usted contrataría. Sin embargo, es especialmente cierto en el caso de los tenedores de libros virtuales, porque esto determinará si las aplicaciones que utilizan para hacer negocios son relevantes y compatibles con su negocio.

Pregunte a su posible servicio de contabilidad virtual si tiene experiencia en su industria, y si es así, cuántos clientes tienen en su industria. Incluso puede pedir algunos testimonios de clientes para asegurarse de que el servicio es adecuado.

Conozca su proceso de trato con los clientes

Un servicio de contabilidad virtual se basa en la eficiencia. ¿Vas de un lado a otro con un posible contable tratando de fijar una hora para hablar, o utilizan una aplicación de programación?? ¿Responden con rapidez?? Si no son eficientes en esta etapa de hacer negocios, esto puede ser una señal de que no serán eficientes una vez que usted sea un cliente.

Pregunte por su proceso de incorporación. ¿Tienen uno?? Deben ser capaces de proporcionarle los pasos. Si no pueden, puede ser una mala señal.

Pregunte a su contable virtual sobre los entregables

En los servicios de contabilidad más tradicionales, era más bien un proceso para sacar los informes. Alguien tuvo que estar allí para ejecutar el informe, guardarlo en el formato correcto y enviarlo. En esta era de la contabilidad en la nube y los servicios de contabilidad virtual, deberían ser capaces de enviarle los informes en un horario. No los guíe preguntando si envían los informes según un calendario. Simplemente, pregúnteles cuáles son los resultados de cada semana o mes.

Pregunte sobre la revisión de los informes con usted. Todo servicio de contabilidad virtual debería tener una opción que incluya esto. Podría (y debería) costar más que su nivel básico, pero la opción debería estar ahí.

Pregunte por los precios

Si los precios son por hora, no es una buena señal. Significa que su servicio de contabilidad virtual ha perdido el mayor barco de todos cuando se trata de ser un servicio de contabilidad «basado en la nube». El modelo de precios por hora no funciona aquí. Deben ofrecer una tarifa plana, es decir, una cuota mensual a cambio de un conjunto bien definido de resultados.

El resultado final

Como conocedor del mundo de la contabilidad en la nube, puedo decirle que muchos servicios de contabilidad virtual no siguen las mejores prácticas que se han enumerado anteriormente. Si no sale de sus interacciones iniciales con su posible servicio de contabilidad virtual sintiéndose 100% seguro de que esta empresa le cubre las espaldas, entonces simplemente diga que no. Seguir buscando.

Al final, su contable virtual debe ser un socio que le ayude a hacer crecer su negocio de forma asequible. Téngalo en cuenta cuando busque el contable virtual adecuado para su pequeña empresa.

Software de contabilidad y teneduría de libros

Comprar ahora

en el sitio web de QuickBooks's

QuickBooks Online
A partir de 25 dólares al mes.
Leer la reseña.

Comprar ahora

en el sitio web de FreshBooks's

FreshBooks Contabilidad
15 dólares al mes y más.
Leer reseña.

Leer reseña

Contabilidad de GoDaddy
$4.99 por mes y más.

Leer reseña

Sage 50cloud
$47.A partir de 25 euros al mes.

Leer reseña

Wave Financial
Gratis (hay complementos disponibles).

Leer reseña

Xero
11 $ al mes y más.

Leer la reseña

Zoho Books
0$ al mes y más.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web

Deja un comentario