Cómo elegir el software de nómina adecuado para su negocio

Escrito por Kathryn Aragon.

Cuando el sistema de nóminas de su empresa está bien configurado, es un placer utilizarlo, no una carga. Pero para que eso ocurra, su sistema debe adaptarse a la necesidad única de su negocio y hacer el trabajo pesado por usted. De este modo, las nóminas le llevan minutos, no horas de su tiempo.

Entonces, ¿cómo elegir el software de nóminas perfecto para su empresa?? Estos son los criterios que debe tener en cuenta a la hora de hacer su selección.

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1. ¿Es este sistema adecuado para su empresa??

Tu software de nóminas debe adaptarse a las necesidades únicas de tu negocio. Nunca debería tener que tomar decisiones basadas en lo que su software puede hacer. Busque estas características para asegurarse de que su elección final es la adecuada para usted.

• Diseñado específicamente para pequeñas empresas. Cada software de nóminas fue diseñado para un tamaño o tipo de negocio específico. Asegúrese de elegir uno hecho para pequeñas y medianas empresas.

• Sirve a su zona geográfica. Sea cual sea el lugar en el que opere tu empresa, necesitas un software que cumpla con la normativa de esa zona. Asegúrate de que tu software de nóminas está diseñado para las áreas específicas en las que haces negocios: tu ciudad, estado o provincia y el país en el que operas. Y si tiene empleados tanto en Estados Unidos como en Canadá, necesita un software que sea compatible en ambos países.

• Puede escalar con su negocio. A medida que su negocio crece, su software de nóminas debe crecer con usted. Elija uno que sea flexible y escalable, para que pueda centrarse en el crecimiento de su negocio, no en la creación de un nuevo sistema de nóminas cada pocos años.

• Precios sencillos y transparentes. Asegúrese de que no hay cuotas o contratos adicionales. Lo ideal es que pueda calcular los costes actuales con su número actual de empleados y los futuros a medida que su empresa crezca. Si no es así, es posible que se encuentre con un montón de cargos ocultos una vez que se haya inscrito.

• Servicio de atención al cliente. Elija un proveedor de software que esté disponible para responder a sus preguntas y ayudarle a configurar su nuevo software de nóminas. Además, asegúrese de que existe una base de conocimientos para poder consultarla rápidamente cuando la necesite.

2. Hace lo que usted necesita que haga?

El mejor software de nóminas hace la mayor parte del trabajo pesado por usted. Estas son las características que necesita para que funcione sin problemas y sin preocupaciones.

• Software basado en la nube. La nómina es clave para las operaciones de su empresa. Un software basado en la nube le permitirá acceder y actualizar su sistema en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Si el software también ofrece una aplicación móvil, mejor que mejor. De este modo, usted y sus empleados podrán acceder fácilmente a sus datos siempre que lo necesiten.

• Depósito directo. Ocho de cada 10 trabajadores estadounidenses cobran por domiciliación bancaria. Es rápido, cómodo y reduce la posibilidad de fraude o pérdida de cheques. También simplifica la conciliación y el procesamiento, ya que el extracto de depósito directo le da el importe total de cada período de pago.

• Integra para crear un flujo de trabajo de RRHH. Toda la pila de nóminas debería funcionar a la perfección, permitiéndole programar a los trabajadores, hacer un seguimiento de su tiempo en el trabajo, ejecutar las nóminas y conciliar su contabilidad, todo ello sin problemas. Antes de decidirse por un software de nóminas, asegúrese de que puede crear un flujo de trabajo fluido integrándolo con las demás herramientas de las que depende.

• Tipos de pago. Además de los salarios, su software de nóminas debe gestionar la paga de vacaciones, los reembolsos de gastos, las comisiones, las bonificaciones y otros beneficios imponibles.

• Cumplimiento fiscal. El cumplimiento de los impuestos sobre las ventas, uno de los aspectos más complejos y que más tiempo consume, debería ser un componente clave de su software de nóminas. Debería encargarse de los depósitos de impuestos y de la presentación electrónica de formularios fiscales sin que tengas que activarlos manualmente.

• Se mantiene conforme a lo largo del tiempo (sin tener que pensar en ello). El mejor software de nóminas descargará e instalará automáticamente las actualizaciones a medida que se publiquen. Esto es clave para cumplir con la normativa, especialmente cuando las tablas de tarifas cambian con regularidad.

• Estructura salarial. Puede tener algunos empleados asalariados, otros por horas y otros que son una mezcla. Asegúrese de que su software de nóminas puede gestionar todo tipo de estructuras salariales.

• Tipos de deducción. Cada empleado elegirá una combinación diferente de deducciones, como seguro médico, dental, de vida y ahorro para la jubilación. Asegúrese de que puede especificar todas las deducciones que ofrece, y luego asignarlas según corresponda a sus empleados.

3. Le ahorrará tiempo?

Las nóminas no deberían requerir horas de trabajo que entorpezcan el cerebro. Un buen software de nóminas te ahorrará tiempo y esfuerzo – para que puedas volver a hacer crecer tu negocio. Estas son las características que le permitirán ahorrar tiempo.

• Incorporación y baja sencilla de los empleados. La creación de nuevos empleados debe ser rápida e intuitiva. Usted debe ser capaz de introducir los detalles básicos de su empleo en unos pocos minutos. Lo ideal es que estos datos se sincronicen con las demás herramientas de su pila de nóminas, de modo que sólo tenga que introducir la información una vez.

• Autoservicio del empleado. Los empleados no deberían tener que consultar con usted cada vez que quieran revisar sus nóminas o descargar un W-2. Su software debe venir con una aplicación o un portal en línea donde los empleados puedan acceder a sus talones de pago, solicitar tiempo libre o revisar su tiempo en el trabajo.

• Pagos al contratista. Además de pagar a los empleados, su software de nóminas debe ser capaz de pagar salarios recurrentes a los contratistas. Asegúrate de que puede gestionar los 1099 y emitir cheques de pago sin retenciones. De este modo, los salarios de todos se pagarán a la vez.

• Nómina fuera de ciclo. A veces necesita distribuir pluses o anticipos, realizar el pago final o hacer correcciones. Antes de decidirse por un software de nóminas, compruebe que también puede gestionar sus pagos fuera de ciclo.

• Funcionalidad de «configúralo y olvídate». Si su proceso de nómina no cambia mucho y puede funcionar solo, su software debe hacerlo posible. Las funciones de aprobación automática le permitirán configurarlo para que se ejecute tanto si está en la oficina como si se toma un merecido día de vacaciones.

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