Cómo ejecutar un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks

Mantener el impuesto sobre las ventas en una cuenta separada puede evitarle cometer estos errores comunes.Billie Anne Grigg Jul 30, 2020

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Lo que hay dentro

  • Desglose del impuesto sobre las ventas
  • Importancia de la remisión del impuesto sobre las ventas
  • Cómo ejecutar un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks
  • Automatizar los impuestos sobre las ventas
  • Por qué mantener el impuesto sobre las ventas por separado
  • Recursos de QuickBooks Online
  • Mostrar más

  • Desglose del impuesto sobre las ventas
  • La importancia de la remisión del impuesto sobre las ventas
  • Cómo ejecutar un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks
  • Automatización de los impuestos sobre las ventas
  • Por qué mantener los impuestos sobre las ventas por separado
  • Recursos de QuickBooks Online
  • La gestión del impuesto sobre las ventas es una actividad sin ánimo de lucro para su empresa. No es divertido, pero es necesario. Establecer sistemas adecuados de gestión de los impuestos sobre las ventas -tanto para el seguimiento como para asegurarse de que el dinero en efectivo está siempre disponible para pagar los impuestos sobre las ventas- le dará tranquilidad y le permitirá centrarse en el funcionamiento de su negocio rentable.

    Esta guía es un recorrido paso a paso de cómo ejecutar un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks – vamos a empezar con lo básico.

    Desglose del impuesto sobre las ventas

    Muchos propietarios de negocios están confundidos acerca de los impuestos sobre las ventas. A diferencia de los impuestos sobre la renta (impuestos sobre los beneficios de su negocio o sobre sus ingresos personales), el dinero que recauda por el impuesto sobre las ventas nunca es el ingreso de su negocio. Cuando usted cobra el impuesto sobre las ventas a sus clientes, está actuando como agente del gobierno estatal.

    No hay forma legal de reducir su responsabilidad de impuestos sobre las ventas. Es cierto que la mayoría de los estados que cobran un impuesto sobre las ventas ofrecen exenciones, pero esas exenciones -con muy pocas excepciones- se aplican al comprador, no al vendedor.

    Supongamos que su estado aplica un impuesto sobre las ventas del 5% a las compras, y usted vende un producto por 10 dólares. El cliente te pagará 10 dólares.50 ($ 10 para el producto, y 50 centavos para los impuestos sobre las ventas). Aunque la totalidad de los 10 dólares.50 irán a la cuenta bancaria de su negocio, la contabilidad muestra lo que realmente sucede con este dinero:

    Débito: Comprobación de 10 dólares.50.

    Crédito: Ventas $10.00.

    Crédito: Responsabilidad del impuesto sobre las ventas 50 céntimos.

    Esta transacción muestra que su cuenta de cheques se incrementa en la totalidad de los $10.50 su cliente le pagó. Pero las ventas -los ingresos de su negocio- sólo aumentan en 10.00. La cuenta del pasivo del impuesto sobre las ventas aumenta en 50 céntimos. (Recuerde: las cuentas de ingresos y pasivos se incrementan con los créditos. Los activos -como la cuenta corriente- se incrementan con los débitos.)

    Cuando ejecute su estado de pérdidas y ganancias, sólo verá 10 dólares.00 en ingresos por esta venta. Los 50 céntimos del impuesto sobre las ventas aparecerán en el balance como un pasivo – una cantidad que su negocio debe.

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    Importancia de la remisión del impuesto sobre las ventas

    Para ser claros, no remitir los impuestos sobre las ventas que se recaudan es un robo. Tus clientes te pagan el importe total de sus compras -incluidos los impuestos sobre las ventas- de buena fe, esperando que declares y remitas la parte del impuesto sobre las ventas como es debido. Los impuestos sobre las ventas apoyan numerosos beneficios públicos, y cuando las empresas no los reportan y remiten correctamente, la tasa de impuestos sobre las ventas aumenta para todos en la comunidad.

    Las autoridades del impuesto sobre las ventas se toman muy en serio la recaudación, la remisión y la notificación correctas del impuesto sobre las ventas. El incumplimiento de la ley sobre los impuestos sobre las ventas puede dar lugar a una serie de sanciones, que van desde monetarias hasta la revocación de su licencia comercial y el cierre de su negocio o, en algunos casos, incluso el encarcelamiento personal.

    Cómo ejecutar un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks

    La ejecución de un informe de impuestos sobre las ventas en QuickBooks es diferente en QuickBooks Desktop y QuickBooks Online. Comenzaremos con la versión de escritorio de QuickBooks. Tenga en cuenta que la interfaz de usuario cambia ligeramente con cada versión de QuickBooks Desktop, por lo que sus pantallas podrían ser ligeramente diferentes a las siguientes capturas de pantalla.

    QuickBooks Desktop

    1. Asegúrese de que los impuestos sobre las ventas están habilitados para su archivo de QuickBooks.

    Si no lo hizo durante la configuración de su archivo de empresa, haga clic en Editar y luego en Preferencias.

    En la ventana emergente, seleccione Impuesto sobre las ventas en el menú de la izquierda y, a continuación, haga clic en la pestaña Preferencias de la empresa en la parte superior de la ventana.

    Seleccione el botón de opción «Sí» y, a continuación, siga las indicaciones del resto de la ventana emergente para configurar el seguimiento del impuesto sobre las ventas. Este es un proceso de varios pasos. Debido a la cantidad de variaciones entre los estados y las industrias, no entraremos en detalles aquí; consulte con su contador o con la autoridad de impuestos sobre las ventas de su estado para obtener ayuda con la configuración del seguimiento de los impuestos sobre las ventas para su empresa.

    Cuando haya completado esta configuración, haga clic en el botón «Aceptar» para guardar los cambios.

    2. Al final del período del impuesto sobre las ventas, haga clic en el icono de Gestión del impuesto sobre las ventas en la pantalla de inicio.

    En la ventana emergente, elija el informe de impuestos sobre las ventas que le dará la información que necesita para completar su informe con la autoridad fiscal del estado. Para la mayoría de las empresas, este será el informe de la deuda del impuesto sobre las ventas.

    3. Pague sus impuestos sobre las ventas.

    Después de haber presentado su declaración de impuestos sobre las ventas – ya sea completando un formulario en papel o un formulario electrónico en el sitio web de la autoridad fiscal del estado – tendrá que pagar sus impuestos sobre las ventas. Para registrar correctamente el pago en QuickBooks y mantener la exactitud de su cuenta de obligaciones, haga clic en el botón «Pagar el impuesto sobre las ventas».

    Tenga en cuenta que esto no envía el pago a la autoridad de impuestos sobre las ventas. Este paso le permitirá procesar un cheque para enviar a la autoridad del impuesto sobre las ventas o registrar un pago realizado electrónicamente en el sitio web de la autoridad fiscal.

    QuickBooks Online

    1. Habilite su centro de impuestos sobre las ventas en QuickBooks Online.

    En el menú de la izquierda, seleccione Impuestos.

    Haga clic en el botón «Empezar» en la pantalla de configuración.

    Edite la dirección de su empresa si es necesario haciendo clic en el icono del lápiz. Haga clic en el botón «Siguiente» cuando haya terminado.

    Ahora, haga coincidir sus tasas de impuestos sobre las ventas con la agencia o agencias correctas. Haga clic en el botón «Siguiente» cuando haya terminado.

    Revise las tarifas y haga clic en «Guardar» cuando haya verificado que todo es correcto. Si necesita cambiar algo, haga clic en el enlace «Cambiar» junto a la tasa que necesita ajustar.

    Haga clic en las dos pantallas siguientes, que le introducen en el Centro de Impuestos sobre las Ventas. Ahora se le guiará a través de la configuración de cada agencia de impuestos sobre las ventas aplicable. Este es un proceso de varios pasos. Debido a la cantidad de variaciones entre los estados y las industrias, no entraremos en detalles aquí; consulte con su contador o con la autoridad de impuestos sobre las ventas de su estado para obtener ayuda con la configuración del seguimiento de los impuestos sobre las ventas para su empresa.

    Después de seleccionar su Frecuencia de Presentación, haga clic en el botón «Siguiente Agencia» (si debe presentar con múltiples agencias) o el botón «Guardar» (si sólo debe presentar con una, o una vez que haya completado la configuración para todas las autoridades de impuestos sobre las ventas).

    2. Mire el impuesto sobre las ventas adeudado.

    Ahora, cuando seleccione Impuestos en el menú de la izquierda, será llevado a su Centro de Impuestos sobre las Ventas. El cuadro de mandos le mostrará el impuesto sobre las ventas adeudado.

    Puede ver su declaración más reciente haciendo clic en el botón «Ver declaración». Si desea revisar un período anterior, cambie los campos «Desde» y «Hasta», y luego haga clic en Actualizar.

    La sección Upcoming del tablero de instrumentos le muestra la cantidad de impuestos sobre las ventas que está devengando (acumulando), pero que aún no debe.

    3. Vea su informe de Responsabilidad de Impuestos sobre las Ventas haciendo clic en Informes, y luego seleccionando Informe de Responsabilidad de Impuestos.

    4. Cuando esté listo para pagar sus impuestos, haga clic en el botón «Ver declaración».

    Aparecerá la siguiente ventana emergente; haga clic en el botón «Registrar el pago» para registrar correctamente el pago y mantener sus obligaciones exactas.

    Si necesita hacer un ajuste a su pago, haga clic en el enlace «Añadir un ajuste» antes de registrar su pago.

    Automatizar los impuestos sobre las ventas

    Si sus requisitos de impuestos sobre las ventas son relativamente sencillos, es decir, si sólo tiene que declarar y remitir impuestos para uno o dos estados, puede utilizar fácilmente QuickBooks para ayudarle a gestionar la declaración y el envío de impuestos sobre las ventas. Sin embargo, si tiene nexus -o responsabilidad de impuestos sobre las ventas- en varios estados, probablemente querrá automatizar este proceso.

    La automatización de los impuestos sobre las ventas puede ahorrarle innumerables horas y ayudarle a evitar errores potencialmente costosos. Algunos servicios también le ayudarán a configurar las cuentas de impuestos sobre las ventas requeridas con los estados en los que tiene nexos.

    Si estás interesado en automatizar el seguimiento de los impuestos sobre las ventas, los informes y los pagos, echa un vistazo a Avalara o TaxJar. Ambos servicios tienen una serie de opciones de servicio, que van desde el seguimiento sólo a la automatización completa. También ofrecen una amplia educación para ayudarle a mantenerse informado sobre los cambios que afectan a sus requisitos de información.

    Por qué mantener el impuesto sobre las ventas por separado

    Uno de los retos más comunes a los que se enfrentan los propietarios de negocios es gastar accidentalmente el impuesto sobre las ventas que han recaudado en gastos operativos. Si toma decisiones de gasto basadas en el saldo de su cuenta bancaria – y la mayoría de los propietarios de negocios lo hacen – es probable que haya hecho esto o que eventualmente lo haga.

    Por ejemplo, digamos que es el día 10 del mes, y usted tiene algunas facturas de proveedores que necesita pagar. Compruebas el saldo de tu cuenta bancaria y te das cuenta de que tienes 15.000 dólares, más que suficiente para pagar las facturas de tus proveedores e incluso te sobra un poco de dinero.

    Sin embargo, se ha olvidado de los impuestos sobre las ventas, que vencen el día 15. Cuando su contador le recuerda el día 13 que tiene que hacer el pago, usted entra en pánico. Ha gastado la mayor parte de su efectivo disponible en el pago de sus facturas, y ahora no tiene los 7.000 dólares que debe a su autoridad fiscal estatal.

    Hay una forma sencilla de evitar esto: Configurar una cuenta bancaria separada para sus impuestos sobre las ventas. Una vez a la semana, ejecute un informe de impuestos sobre las ventas de QuickBooks y transfiera los fondos acumulados para la semana a esta cuenta separada.

    Este sencillo paso le evitará meterse en un lío cuando tenga que pagar el impuesto sobre las ventas. También le aliviará el estrés de preguntarse si realmente tiene tanto dinero para gastar como indica el saldo de su cuenta bancaria.

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    Una versión de este artículo apareció por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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