Cómo crear una orden de compra en QuickBooks Online

Cuando usted crea una orden de compra en QuickBooks Online, se da a sí mismo (y a otros en su negocio) una poderosa herramienta que puede utilizar para agilizar sus procesos internos de pedidos, gestión de inventario y contabilidad. Debido a que no son asientos contables -lo que significa que no afectan a sus estados financieros- muchas empresas renuncian a introducir las órdenes de compra en su software de contabilidad. Este es un error que puede costarle tiempo y dinero.

Es fácil crear una orden de compra en QuickBooks Online, y esta guía le guiará a través de ella. Es posible que tenga preguntas sobre cómo configurar correctamente sus productos o servicios o cómo utilizar los informes de órdenes de compra en QuickBooks Online para ayudarle a gestionar su negocio de forma más eficaz. Su contable podrá ayudarle a configurar y utilizar estos elementos para que pueda utilizar la función de órdenes de compra – y otras funciones de QuickBooks Online – para ayudarle a dirigir su negocio sin problemas y de forma rentable. También pueden ayudarle a determinar los controles internos necesarios para gestionar eficazmente sus procesos de pedido e inventario, permitiéndole delegar estas tareas a los miembros del equipo y liberándole para gestionar estratégicamente su negocio.

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Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento que un comprador envía a un proveedor para pedir productos o para comprometerse a pagar por servicios en algún momento en el futuro. Las órdenes de compra tienen dos propósitos:

Las órdenes de compra desempeñan un papel fundamental en el proceso de conciliación de facturas. Al utilizar las órdenes de compra, proporciona a los miembros de su equipo un documento que pueden utilizar para verificar la legitimidad de los pedidos que recibe su empresa. Su equipo puede aceptar el pedido, añadirlo a su inventario (si se trata de un producto) y empezar a convertir el pedido en ingresos para su negocio de inmediato.

Su departamento de contabilidad utiliza las órdenes de compra para asegurarse de que no está pagando por productos o servicios que nunca pretendió comprar. También utilizan las órdenes de compra para asegurarse de que usted paga el importe correcto de estos artículos una vez que reciben la factura. Esto es importante porque los cambios en los precios de sus proveedores tienen un impacto directo en su margen bruto y en su rentabilidad general.

Cómo crear órdenes de compra en QuickBooks Online

Crear una orden de compra en QuickBooks Online es fácil. Incluso si nunca ha utilizado esta función, puede configurarla sobre la marcha, siempre que tenga una suscripción a QuickBooks Online Plus (las órdenes de compra no están disponibles en QuickBooks Online Self Employed, Simple Start o Essentials).

A continuación se muestra una guía paso a paso para crear su primera orden de compra en QuickBooks Online. Tenga en cuenta que Intuit está mejorando continuamente la experiencia del usuario de QuickBooks Online, por lo que su pantalla podría ser ligeramente diferente de las siguientes capturas de pantalla.

1.  En el tablero de QuickBooks Online, haga clic en el botón Nuevo en la parte superior izquierda de la pantalla, y luego seleccione Orden de compra en la lista de proveedores.

2.  Aparecerá la ventana del formulario de orden de compra. Puede utilizar el formulario creado en el archivo de «prueba» de QuickBooks Online tal y como está o realizar cambios en el formulario haciendo clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha de la pantalla y editando o añadiendo nuevos campos.

Algunos campos que puede querer añadir son:
– Fecha de envío
– Fecha de entrega
– Cancelar en la fecha (este campo es útil si no quiere pedidos pendientes)

Su orden de compra seguirá una secuencia de numeración automática. Si desea personalizar esta numeración, puede hacerlo haciendo clic en el icono del engranaje cuando se encuentre en el tablero de mandos o en otra pantalla que no sea de formulario, y luego seleccionando Cuenta y configuración.

En la siguiente pantalla, seleccione Gastos, luego haga clic en el icono del lápiz a la derecha de la línea de Órdenes de Compra para ajustar la configuración de las órdenes de compra. (También llegará aquí si necesita activar las órdenes de compra en QuickBooks Online.)

3.  Rellene los siguientes detalles para la orden de compra (que se indican en la captura de pantalla siguiente):

a. Elija el proveedor en el menú desplegable. Puede introducir la información del proveedor sobre la marcha haciendo clic en la opción «Añadir nuevo» en la parte superior del menú desplegable.

b. Introduzca una dirección de correo electrónico si desea enviar el pedido por correo electrónico. Separe varias direcciones de correo electrónico con una coma o haga clic en el enlace Cc/Bcc para copiar a otras personas (como su contable o tenedor de libros) en la orden de compra.

c. Si la dirección postal no se rellena automáticamente para el proveedor, puede introducirla en este campo.

d. Si desea enviar este pedido a un cliente, seleccione el nombre del cliente en el menú desplegable Enviar a.

e. Introduzca la fecha de la orden de compra.

f. Confirme que la dirección de envío es correcta. Puede modificarlo aquí si es necesario.

g. Estos campos son opcionales: «Ship via» indica cómo debe entregarse el pedido. «Número de tripulación» y «Representante de ventas» son campos personalizados. Complete cualquiera de estos campos según sea necesario.

4.  Ahora rellene la parte de «pedido» de la orden de compra (como se indica en la siguiente captura de pantalla).

a.  Si no utiliza Productos o Servicios en QuickBooks Online, puede completar la sección «Detalles de la categoría» (A). Esta sección funciona como una entrada de gastos, lo que significa que usted elegirá la categoría del plan de cuentas en el cuadro desplegable (B). A continuación, escriba una descripción (C) si lo desea e introduzca el importe (D) de la línea. También puede elegir un cliente (E) en el menú desplegable; esto será útil cuando convierta la orden de compra en una factura si desea facturar la compra a un cliente.

Al igual que con las entradas de gastos y ventas, puede añadir nombres de categorías y clientes sobre la marcha desde la pantalla de pedidos. Sólo tiene que hacer clic en «Añadir nuevo» en la parte superior del menú desplegable de cada uno de estos campos.

Si necesita más de las dos líneas previstas, puede añadir líneas (F). También puede borrar todas las líneas de esta sección de la orden de compra (G) – pero asegúrese de querer borrar todo en esta sección antes de hacer clic en este botón porque no hay opción de «deshacer».

b.  Si utiliza Productos o Servicios, la entrada de pedidos es aún más fácil. Complete la sección «Detalles del artículo» del pedido (H), eligiendo un producto/servicio del cuadro desplegable (I). Puede añadir un producto o servicio sobre la marcha haciendo clic en «Añadir nuevo» en la parte superior del menú desplegable. La descripción (J) y la tarifa (K) se rellenarán automáticamente si ha introducido estos datos para el producto o servicio o puede ajustar estos campos si lo desea. A continuación, introduzca la cantidad del artículo o servicio que está pidiendo (L). El campo de la cantidad (M) se calculará automáticamente o puede ajustar este campo manualmente.

Al igual que con la sección «Detalles de la categoría», tiene la opción de añadir el nombre de un cliente a cada línea de la orden de compra, y puede añadir líneas si es necesario o borrar todas las líneas en esta sección del formulario.

5.  Si lo desea, puede añadir un mensaje al proveedor (N) o una nota (O) al pedido. Estos campos opcionales pueden proporcionar claridad a su proveedor o a su equipo sobre la orden de compra.

También tiene la opción de añadir archivos adjuntos (P) a la orden de compra arrastrando y soltando los archivos en la caja o haciendo clic en la caja y seleccionando los archivos de su ordenador. Si desea enviar los archivos adjuntos junto con el pedido de compra por correo electrónico, haga clic en la casilla «Adjuntar al correo electrónico» (Q).

6.  Ahora es el momento de revisar, guardar y enviar su orden de compra de QuickBooks Online. Verifique que el total del pedido (R) es lo que espera – esto le ayudará a evitar que accidentalmente pida 10.000 unidades de algo en lugar de 10 – y luego guarde la orden de compra. Notará que tiene un par de opciones diferentes a la hora de guardar.

a.  El botón «Guardar» (S) guarda la orden de compra para que pueda volver a ella o continuar trabajando en ella. Si está trabajando en un pedido grande, haga clic en este botón cada pocos minutos para evitar que QuickBooks Online cierre su sesión y borre su progreso.

b.  A la derecha del botón «Guardar» hay un botón verde con una opción desplegable (T). Cuando haga clic en la flecha a la derecha de este botón, verá que tiene opciones para «Guardar y enviar», «Guardar y cerrar» y «Guardar y nuevo.»

«Guardar y enviar» enviará por correo electrónico la orden de compra a su proveedor. «Guardar y cerrar» guardará la orden de compra y cerrará la pantalla. «Guardar y nuevo» guardará la orden de compra en la que está trabajando y abrirá una nueva pantalla de orden de compra para que la complete – útil si está ingresando varias órdenes de compra a la vez.

c.  Si quieres imprimir tu orden de compra, esa opción está en la parte inferior central de la pantalla (U). También notará una opción para hacer que la orden de compra sea una entrada recurrente (V), lo cual es útil si realiza la misma orden de manera continua.

d.  Si decide desechar por completo el pedido de compra antes de guardarlo, los botones «Cancelar» y «Borrar» (W) están bien escondidos en la esquina inferior izquierda de la pantalla, lejos de los botones Guardar, para que no pueda hacer clic en ellos y perder su progreso por accidente.

Por qué debe crear órdenes de compra

Algunas empresas optan por crear órdenes de compra fuera de su software de contabilidad, utilizando un sistema de gestión de inventario, un sistema de punto de venta o a veces incluso un formulario en papel para crear sus órdenes de compra. En lugar de dar el paso adicional de crear la orden de compra en QuickBooks Online o de configurar una sincronización automática entre dos sistemas informáticos diferentes, muchos optan por mantener sólo las órdenes de compra fuera de su sistema de contabilidad.

El razonamiento detrás de esto parece lógico a primera vista. Debido a que las órdenes de compra son transacciones no contables, no tienen ningún impacto en la información financiera del negocio. Son documentos informativos únicamente, por lo que tomarse el tiempo de introducirlos en QuickBooks Online parece un trabajo adicional e innecesario.

Sin embargo, como se mencionó anteriormente, su departamento de contabilidad utilizará las órdenes de compra para ayudarles a determinar si está bien o no procesar el pago de la factura de un proveedor. También pueden utilizar el informe de órdenes de compra abiertas para ayudarle a gestionar su inventario y el flujo de caja – pero sólo pueden hacer esto si las órdenes de compra están fácilmente disponibles para ellos.

Por ejemplo, digamos que las ventas no han sido tan buenas como usted esperaba. Esto no sólo significa que ya tiene un inventario adecuado para las próximas ventas y no necesita comprar más, sino que también significa que probablemente no tiene el efectivo a mano para pagar cualquier nuevo pedido entrante. Cuando haya introducido sus órdenes de compra en QuickBooks Online, su equipo de contabilidad puede sacar un informe rápido para determinar si hay algún inventario nuevo que vaya a llegar pronto, el importe del pedido y si debería considerar cancelar o retrasar el pedido.

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