Cómo crear una factura en QuickBooks

Aquí'se explica cómo crear una factura en QuickBooks Desktop y QuickBooks Online, además de algunos consejos y trucos útiles.Billie Anne Grigg Ago 7, 2020

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  • Si QuickBooks es el software de contabilidad de su empresa, necesitará saber cómo crear una factura con el programa. Tanto la versión de QuickBooks Online como la de escritorio le permiten crear rápida y fácilmente facturas para sus clientes.

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    Cómo crear una factura en QuickBooks Desktop

    Hay tres maneras diferentes de crear facturas en QuickBooks Desktop, también conocido como QuickBooks Pro.

    QuickBooks Desktop Pro

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    1. Cómo crear una factura sin orden de venta o presupuesto

    Muchos usuarios de QuickBooks optan por crear facturas «desde cero», sin crear primero un pedido de venta o un presupuesto. El proceso para crear una factura en QuickBooks desde cero es relativamente fácil y sencillo:

    1. Seleccione «Crear facturas» en la pantalla de inicio o en el menú Clientes.

    2. Seleccione el cliente y el trabajo en el menú desplegable «Cliente: Trabajo» del menú desplegable. Si su cliente – o el trabajo en el que está trabajando – no está ya en su archivo de empresa de QuickBooks, no se preocupe. Puede añadir fácilmente esta información sobre la marcha seleccionando la opción «Añadir nuevo» del menú desplegable. Esto abrirá un cuadro emergente. Una vez que haya añadido y guardado la información del cliente y del trabajo, el cuadro emergente se cerrará y podrá continuar con su factura.

    3. Notarás que hay algunas otras opciones en la parte superior de esta pantalla. Este artículo no cubre el campo Clase, pero observe que hay una opción de Plantilla. QuickBooks Desktop le da la opción de crear y utilizar plantillas personalizables para sus facturas. Esto significa que puede tener diferentes estilos de facturas para diferentes tipos de clientes, diferentes segmentos de su negocio, etc. Antes de continuar con su factura, asegúrese de haber seleccionado la plantilla correcta para esta factura en particular.

    4. Ahora es el momento de establecer los siguientes campos en su factura:

    a. Fecha: QuickBooks Desktop utilizará por defecto la fecha actual en la mayoría de los casos. Comprueba dos veces este campo para asegurarte de que la fecha que se muestra es la que quieres en tu factura.

    b. Número de factura: El número de factura es generado automáticamente por QuickBooks Desktop, pero puede modificarlo manualmente si lo desea. Si intenta utilizar un número que ya ha usado antes, aparecerá un cuadro de diálogo emergente que le advertirá de que está utilizando un número duplicado.

    c. Facturar a, Enviar a: Esta información se rellena a partir de la información en QuickBooks Desktop para el cliente que está facturando. Puede cambiarlo manualmente si la factura necesita ir a una dirección diferente.

    d. P.O. nes: Algunos clientes le exigirán que utilice su orden de compra (P.O.) número en sus facturas. Puede introducir manualmente esa información aquí.

    e. Plazos: La elección de las condiciones de pago correctas es fundamental para su flujo de caja. Dicta cuántos días tiene su cliente para pagar su factura. Aunque los términos que elija dependerán de su empresa, o incluso de los estándares de la industria, el neto 30 es una opción popular.

    f. Rep, Ship, Via, F.O.B: Estos campos no son utilizados por todas las empresas, por lo que este artículo sólo los toca brevemente. El campo Rep es para el representante de ventas responsable de la venta al cliente. Ship indica la fecha en que el producto o servicio fue enviado o completado. Vía muestra el método de entrega, y F.O.B. (libre/carga a bordo) indica a quién pertenece el producto mientras está en tránsito. Si estos campos no se aplican a su negocio, puede dejarlos en blanco o personalizar su plantilla para que no aparezcan en absoluto.

    5. Una vez configurada la factura, está listo para introducir la información de los productos o servicios que su cliente ha comprado.

    a. Añadir tiempo/costes: Si ha introducido tiempo facturable en QuickBooks Desktop, o si ha incurrido en costes y los ha marcado como facturables para el cliente, puede rellenar automáticamente la factura con esta información haciendo clic en este icono (que se muestra en la imagen de abajo).

    b. Cantidad, Código del artículo, descripción, precio de cada uno, clase e importe: Cada uno de estos campos puede ser introducido manualmente – o, si ha configurado los productos o servicios de antemano, puede seleccionar el Código de artículo para esos productos o servicios en el menú desplegable y ahorrar algo de entrada de datos. Puede editar manualmente los campos Cantidad, Descripción, Precio cada uno y Clase si lo necesita. (Nota: Si quieres aplicar descuentos a la factura, tendrás que crear un artículo específico para ello.)

    c. Impuesto: El impuesto sobre las ventas es algo complicado. Algunos artículos de su factura pueden estar sujetos a impuestos, otros pueden estar exentos de impuestos y algunos pueden estar gravados a tipos diferentes que otros. Afortunadamente, QuickBooks Desktop le permite especificar el tipo de impuesto sobre las ventas para cada artículo de su factura. Elija el código de impuesto sobre las ventas correcto en el menú desplegable de la columna «Impuesto» de la factura (si ha configurado el producto o servicio por adelantado, el código de impuesto correcto se rellenará automáticamente cuando introduzca el código del artículo.)

    6. Una vez que haya introducido todos los productos y servicios por los que va a facturar al cliente, es el momento de completar la parte inferior de la factura.

    a. Mensaje del cliente y nota: Puede crear el campo Mensaje del cliente por adelantado, o puede introducir un Mensaje del cliente directamente en la factura. El campo Memo se crea manualmente para cada factura.

    b. Código fiscal del cliente: Al igual que los diferentes productos y servicios pueden estar sujetos a diferentes tipos impositivos, un cliente puede tener una situación específica de impuestos sobre las ventas. El más común es la exención del impuesto sobre las ventas. Puede seleccionar el código fiscal correcto en el menú desplegable, y esa configuración se aplicará a toda la factura. Si el código no está ya en QuickBooks Desktop, puede introducirlo sobre la marcha seleccionando «Añadir nuevo» en el menú desplegable.

    c. Impuesto: Este campo se utiliza para establecer el tipo impositivo de toda la factura. Al igual que con el código fiscal del cliente, este código fiscal puede seleccionarse en el menú desplegable o puede introducirse sobre la marcha.

    7. Ahora es el momento de elegir cómo va a enviar su factura. Volviendo a la parte superior de la pantalla, verás que tienes varias opciones.

    a. Si piensas imprimir y enviar la factura por correo, haz clic en la opción desplegable bajo el icono de impresión y elige cómo quieres imprimirla. Puede elegir imprimir la factura inmediatamente, guardarla como PDF o previsualizarla.

    b. Si quieres enviar tu factura por correo electrónico, haz clic en la opción desplegable que aparece bajo el icono de correo electrónico. (Nota: Si desea enviar una factura por correo electrónico a través de QuickBooks Desktop, tiene que configurar las preferencias de correo electrónico en la configuración.)

    c. También tiene la opción de imprimir o enviar por correo electrónico la factura en un momento posterior, en un lote. Sólo tiene que hacer clic en la casilla de verificación junto a la opción que desee.

    d. Por último, puede elegir adjuntar archivos a su factura haciendo clic en el icono Adjuntar archivo.

    8. QuickBooks Desktop realiza todos los cálculos de su factura por usted, pero es una buena idea hacer una rápida comprobación para asegurarse de que todo parece correcto. Una vez que esté satisfecho con su factura, haga clic en el botón Guardar & El botón Cerrar (guardará la factura y cerrará la ventana de la factura) o el botón Guardar & Botón de nueva factura (guardará la factura y abrirá una nueva pantalla de factura en blanco). Tenga cuidado de no hacer clic en el botón Borrar, ya que perderá todo su progreso y tendrá que reiniciar la factura desde el principio.

    2. Creación de una factura a partir de un pedido de cliente

    Un pedido de venta es un registro de una venta que ha prometido entregar en el futuro, pero que aún no ha cumplido. Algunas empresas optan por utilizar la función de órdenes de venta en QuickBooks Desktop para realizar el seguimiento de estas ventas. Este artículo no cubre cómo crear una orden de venta, pero aquí se explica cómo crear una factura a partir de una:

    1. Comience seleccionando el icono «Pedidos de ventas» en la pantalla de inicio.

    2. Accederás al formulario de pedidos de venta. Utilice el botón «Buscar» para localizar el pedido de venta para el que desea crear una factura y, a continuación, haga clic en el icono «Crear factura».

    3. Aparecerá una ventana emergente que le preguntará si desea crear una factura para todos los pedidos de venta o sólo para los artículos seleccionados. Seleccione la opción que le corresponda y, a continuación, haga clic en el botón «OK».

    4. Si eligió crear una factura para los artículos seleccionados, verá un nuevo cuadro emergente que le permitirá elegir lo que desea facturar ahora. Seleccione las opciones que le corresponden, luego haga clic en el botón «Aceptar.

    5. Ahora será llevado a una pantalla de factura, rellenada con la información del pedido de venta. Desde aquí, puede editar y enviar la factura como se indica en la sección anterior.

    3. Creación de una factura a partir de un presupuesto

    Algunos clientes requieren una estimación antes de aceptar trabajar con usted, o tal vez su flujo de trabajo interno requiere que introduzca estimaciones para los trabajos que está licitando o que ha ganado pero que aún no ha facturado. Sea cual sea su situación, si utiliza presupuestos en QuickBooks Desktop, puede convertirlos fácilmente en facturas.

    El proceso de creación de una factura a partir de un presupuesto es casi idéntico al de la creación de una factura a partir de un pedido de venta, por lo que aquí sólo destacaremos las tres diferencias principales entre ambos:

    1. Comenzará haciendo clic en el icono «Estimaciones» en la pantalla de inicio.

    2. A diferencia de los pedidos de venta, en los que puede facturar varios pedidos de venta en una sola factura, sólo puede crear una factura por presupuesto.

    3. Si está utilizando la facturación progresiva – una práctica función que le permite facturar proyectos por fases – se le pedirá que elija la cantidad del presupuesto que desea facturar en esta factura en particular. Este proceso es muy similar al de la elección de los artículos del pedido de venta para incluirlos en una factura.

    Cómo crear una factura en QuickBooks Online

    El proceso de creación de facturas en QuickBooks Online es muy similar al proceso de creación de facturas en la versión de escritorio:

    1. Puede crear facturas desde cero o a partir de un presupuesto. (QuickBooks Online no tiene una característica de orden de venta.)

    2. Puede introducir la información sobre la marcha, o puede utilizar los tipos de productos y servicios preestablecidos o los tipos de impuestos sobre las ventas. QuickBooks Online no admite tipos impositivos específicos para clientes individuales, pero puede ajustarlos fácilmente en la propia factura.

    3. Puede enviar facturas por correo electrónico directamente a sus clientes. Si tiene una cuenta de QuickBooks Payments, sus facturas incluirán un enlace de pago, lo que puede acelerar drásticamente los cobros.

    Nota: Es posible que todas las funciones mencionadas a continuación no estén disponibles si utiliza QuickBooks Online Simple Start o Essentials.

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    1. Creación de una factura sin presupuesto

    Hay dos maneras de acceder a una pantalla de factura en blanco en QuickBooks Online:

    • Desde el panel de control, comience haciendo clic en el icono «+» en la esquina superior derecha de su pantalla, luego seleccione «Factura» de las opciones de Clientes en el lado izquierdo del cuadro desplegable que aparece.

    • Haciendo clic en «Ventas» y luego en «Facturas» en la barra de herramientas de la izquierda.

    2. Si eligió la primera opción, será llevado directamente a una pantalla de factura en blanco. Si elige la segunda opción, accederá a una lista de todas sus facturas. Para crear una nueva factura, haga clic en el botón «Nueva factura» en esta pantalla.

    Ahora es el momento de crear su factura. Cada uno de los pasos siguientes está resaltado en la captura de pantalla al final de esta sección.

    a. Elija un cliente del menú desplegable, o cree un nuevo cliente sobre la marcha seleccionando «Añadir nuevo» en el menú desplegable.

    b. Si ya hay una dirección de correo electrónico en el archivo para el cliente, se rellenará el campo de correo electrónico del cliente. O bien, puede introducir una dirección de correo electrónico manualmente. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico en este campo, separando cada una con una coma. También tienes la opción de enviar una copia de la factura a otros.

    c. Puede seleccionar la casilla «enviar más tarde» para que esta factura se envíe por lotes más tarde. Si la casilla está marcada, la factura se agrupará para su entrega posterior.

    d. Si tiene habilitado QuickBooks Payments, sus opciones de pago aparecerán aquí. Puedes activar y desactivar las opciones de cada factura.

    e. La dirección de facturación se rellenará basándose en la información ya existente en QuickBooks Online para el cliente, o puede introducirla manualmente.

    f. Seleccione las condiciones de pago para esta factura utilizando el menú desplegable.

    g. La fecha de la factura será por defecto la fecha actual, pero puedes ajustarla si quieres.

    h. La fecha de vencimiento se basa en los términos de la factura. También puedes ajustarla manualmente.

    i. La plantilla que utilice para su factura determinará los campos personalizados que aparezcan aquí. Puede cambiar entre las plantillas haciendo clic en el enlace «personalizar» en la parte inferior de esta pantalla.

    j. Al igual que en QuickBooks Desktop, el campo «Producto/Servicio» puede rellenarse a partir de artículos ya creados, o puede crear nuevos productos o servicios sobre la marcha. La descripción se rellenará automáticamente basándose en lo que haya introducido para el producto/servicio, pero también puede personalizar este campo.

    k. Introduzca el número de artículos u horas en el campo «Qty» (cantidad).

    l. El campo «Tarifa» se rellenará en base a lo que haya introducido previamente en QuickBooks Online para este producto o servicio, pero también puede ajustar manualmente la tarifa.

    m. Al igual que en QuickBooks Desktop, el campo «Importe» se calcula automáticamente multiplicando la tasa por la cantidad, pero también se puede ajustar manualmente. Si cambias el importe total, la tarifa se ajustará para que los cálculos sean correctos.

    n. Haga clic en la casilla de la columna «Impuesto» para indicar que el artículo de esta línea está sujeto a impuestos. Si la casilla no está marcada, no se calculará el impuesto sobre las ventas para esta línea.

    o. Si se queda sin espacio en la factura, puede añadir más líneas haciendo clic en el botón «añadir líneas». También puede borrar todas las líneas (no es aconsejable, a menos que quiera empezar de nuevo) y añadir un subtotal para dividir las diferentes secciones de la factura.

    p. Al igual que en QuickBooks Desktop, puede añadir manualmente un mensaje en la factura o el extracto.

    q. Esta parte requiere cierta atención, así como algunos conocimientos de la ley de impuestos sobre las ventas que se aplica a su cliente. El círculo con las dos flechas determina si los descuentos se aplican antes o después de calcular el impuesto sobre las ventas. Haga clic en el círculo para alternar los campos y ajustar el cálculo de los descuentos.

    r. Seleccione el tipo de impuesto sobre las ventas correcto para esta factura, o elija «añadir nuevo» para añadir un nuevo tipo de impuesto sobre las ventas sobre la marcha. También puede calcular manualmente el impuesto sobre las ventas adeudado e introducirlo en la casilla situada a la derecha de la opción desplegable del impuesto sobre las ventas.

    s. Si está aplicando un descuento a la factura, puede elegir entre aplicar un porcentaje de descuento o una cantidad fija en dólares.

    t. Puede añadir archivos adjuntos a la factura arrastrándolos y soltándolos en esta área, o haciendo clic en el icono y buscándolos. Si desea enviar el archivo adjunto con la factura, seleccione la casilla a la izquierda del nombre del archivo después de cargar el archivo adjunto.

    u. Si en algún momento quiere abandonar la factura sin guardarla, puede hacerlo pulsando el botón «cancelar» en la parte inferior izquierda de la pantalla. Nos gusta que esta opción esté en el lado opuesto de la pantalla de las opciones para guardar, a diferencia de la versión de escritorio.

    v. Puede imprimir o previsualizar su factura haciendo clic en el enlace situado en la parte inferior central de la pantalla, o puede configurar una factura recurrente haciendo clic en «hacer recurrente».»Si hace clic en el enlace «hacer recurrente», aparecerá una nueva plantilla de factura recurrente (asegúrese de guardar su factura antes de hacer clic en este enlace).

    w. Le recomendamos que guarde su trabajo con frecuencia mientras trabaja en su factura (el botón está en la parte inferior derecha de su pantalla). De lo contrario, si su conexión a Internet falla, o si tarda tanto en trabajar en su factura que QuickBooks Online le cierra automáticamente la sesión del sistema, perderá todo su progreso.

    x. Una vez que su factura está completa, puede hacer clic en la flecha desplegable a la derecha del botón «guardar y enviar» para elegir entre las opciones de guardar, incluyendo guardar y cerrar, guardar y enviar, guardar y nuevo, y guardar y compartir.

    2. Cómo crear una factura a partir de un presupuesto

    Si está utilizando la función de facturación progresiva de QuickBooks Online, querrá comenzar su proceso de facturación desde el presupuesto del proyecto. La forma más fácil de empezar es pasando el ratón por el enlace «Ventas» en la barra de herramientas de la izquierda, y luego haciendo clic en «Clientes.»

    En la siguiente pantalla, haga clic en el nombre del cliente de la lista o busque el cliente en la casilla «Buscar».

    Localice el Presupuesto que desea utilizar para crear su factura y haga clic en el enlace «crear factura» en la columna Acción.

    Esto abrirá una pantalla de factura, poblada con los detalles de la estimación. Si está utilizando la facturación progresiva, puede elegir crear una factura por un porcentaje o una cantidad determinada del presupuesto global. A partir de aquí, usted completará la factura como se indica en la sección anterior.

    Recursos de QuickBooks Online

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