Cómo crear un presupuesto empresarial: 6 sencillos pasos

La creación de un presupuesto empresarial es un paso crucial para el éxito.Meredith Turits 30 de octubre de 2020

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Como nuevo propietario de una pequeña empresa, tienes que averiguar un montón de cosas que nunca has hecho antes. Uno de ellos es cómo crear un presupuesto empresarial, lo que puede resultar intimidante, especialmente cuando se acaba de empezar. ¿Cómo saber exactamente dónde encontrar la información financiera adecuada -y mucho más aprender la terminología de las finanzas empresariales- y reunir todos esos datos en el orden correcto??

Todo esto puede ser suficiente para asustar a algunas personas a la hora de crear un negocio. Un estudio sugiere que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas ni siquiera tienen un presupuesto para empezar. Pero el proceso de creación de un presupuesto empresarial no es tan difícil si se aborda de la manera correcta. Todo se puede desglosar en seis pasos.

Mucha gente considera que la elaboración de un presupuesto es la parte que menos le gusta de la gestión de un negocio, pero si quieres tener éxito, crear y mantener un presupuesto empresarial adecuado será un componente fundamental de ese éxito. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo crear un presupuesto empresarial.

Cómo crear un presupuesto empresarial: Por qué hacerlo en primer lugar?

La elaboración de un presupuesto para tu empresa consiste en hacer una conjetura sobre el futuro de las finanzas de tu negocio. Requiere examinar lo que ocurrió el mes pasado, lo que ocurrió hace tres meses y cómo fue este mes el año pasado, y luego utilizar esa información para tomar decisiones financieras acertadas para los meses y años venideros.

Si has tenido unos meses malos y prevés que vas a tener otro lento, puedes prepararte para minimizar los gastos en la medida de lo posible. Si el negocio va viento en popa y ese vídeo que publicaste se ha hecho viral y está atrayendo a los clientes, arriesga un poco más e invierte en la compra de más inventario para satisfacer a esos clientes que llegan y hacer que vuelvan.

En otras palabras, no necesitas una bola de cristal para dirigir un negocio, pero sí necesitas aprender a crear un presupuesto empresarial. Y eso requiere algo de intuición y conjeturas para asegurarse de que todo siga funcionando sin problemas.

Por qué necesitas un presupuesto empresarial

Cuando se acaba de poner en marcha un negocio, la creación de un presupuesto es una de esas cosas que se pueden dejar de lado. Si su negocio está funcionando con una cantidad significativa de beneficios o está pasando por un boom, puede que no parezca importante crear un presupuesto empresarial.

Pero un presupuesto puede ayudar a garantizar el éxito a largo plazo de tu negocio. Un presupuesto te ayuda a ver más allá de la próxima semana y el próximo mes hasta el próximo año, o los próximos cinco años, incluso.

Más concretamente, un presupuesto empresarial puede ayudar a su empresa a beneficiarse:

  • Hacerlo más eficiente.

  • Señalar los fondos sobrantes que puedes reinvertir.

  • Predecir los meses lentos y mantenerte libre de deudas.

  • Estimar lo que se necesita para ser rentable.

  • Proporcionar una ventana al futuro.

  • Ayudarte a mantener el control del negocio.

La creación de un presupuesto empresarial hará que el funcionamiento de su negocio sea más fácil y eficiente. Un presupuesto empresarial también puede ayudar a asegurarse de que se gasta el dinero en los lugares adecuados y en el momento oportuno para no endeudarse.

Cómo crear un presupuesto empresarial: Una guía en 6 pasos

Al empezar, te darás cuenta de que el proceso de elaboración de un presupuesto empresarial comienza con una mirada retrospectiva a tus ingresos y gastos pasados. Cuanto más tiempo lleves en el negocio, más fácil será este proceso, ya que tendrás más datos en los que fijarte a la hora de crear tu presupuesto de cara al futuro.

Sin embargo, si tu negocio es nuevo, es posible que tengas que hacer una investigación más exhaustiva de los costes típicos de tu sector o área para reunir estimaciones de trabajo para tus finanzas previstas. Una plantilla de presupuesto empresarial también puede ayudarte a organizarte.

1. Examine sus ingresos

El primer paso en cualquier ejercicio de presupuestación es mirar hacia atrás en su negocio actual y encontrar todas sus fuentes de ingresos (también conocidos como ingresos). Suma todas esas fuentes de ingresos para descubrir qué dinero entra en tu negocio mensualmente.

Cuando encuentres tus ingresos, asegúrate de calcular los ingresos, no los beneficios. Tus ingresos son todo el dinero que entra en el negocio antes de deducir los gastos. El beneficio es lo que queda después de deducir los gastos.

Una vez que hayas identificado todos tus flujos de ingresos, calcula tus ingresos mensuales. Es importante hacer esto durante varios meses y, preferiblemente, durante al menos los 12 meses anteriores, siempre que dispongas de esa cantidad de datos.

Con 12 meses (o más) de información, puedes examinar cómo cambian tus ingresos mensuales a lo largo del tiempo y buscar patrones estacionales. Tu negocio puede experimentar un bajón después de las vacaciones, por ejemplo, o durante los calurosos meses de verano. Conocer estos cambios estacionales te permitirá prepararte con antelación para los meses de vacas flacas y disponer de un colchón financiero.

2. Reste los gastos fijos

El segundo paso para crear un presupuesto empresarial es sumar todos los costes fijos. El término gastos fijos se aplica a cualquier coste que sea necesario de forma recurrente para el funcionamiento de tu negocio. Los costes fijos pueden ser diarios, semanales, mensuales o incluso anuales, así que asegúrate de obtener todos los datos que puedas.

Algunos ejemplos de costes fijos de tu empresa pueden ser

  • Alquiler.

  • Suministros.

  • Pago de deudas.

  • Nómina.

  • Depreciación de los activos.

  • Impuestos.

  • Seguros.

Tu pequeña empresa es única y tendrá costes fijos diferentes a los descritos aquí. Tómate unos minutos para anotar otros gastos fijos que puedan estar asociados a tu negocio.

Una vez que hayas identificado los costes fijos de tu negocio, los restarás de tus ingresos y pasarás al siguiente paso.

3. Determine los gastos variables

Mientras buscas los datos que necesitas para enumerar tus costes fijos, puede que también te hayas dado cuenta de que hay algunos gastos variables en tu negocio.

Los gastos variables son aquellos que cambian en función del uso que hagas del servicio. Muchos de ellos son necesarios para que tu negocio siga funcionando, como los servicios públicos.

También encontrarás aquí gastos que no son necesarios para el funcionamiento de tu negocio, pero que sería bueno tener, como la educación, o extras que pueden aumentar la rentabilidad. Son los llamados «gastos discrecionales», que también puedes incluir en tu fondo de gastos variables.

Algunos ejemplos de gastos variables son

  • El salario del propietario.

  • Sustitución de equipos antiguos.

  • Material de oficina.

  • Desarrollo profesional.

  • Costes de marketing.

  • Servicios públicos.

Durante los meses de vacas flacas, tendrás que reducir los gastos variables de tu empresa, empezando por los gastos discrecionales. Sin embargo, durante los meses rentables en los que hay ingresos extra, puedes aumentar el gasto en gastos variables en beneficio de tu negocio a largo plazo.

4. Reserva un fondo para imprevistos

Tanto si has dirigido un negocio como si no, todos sabemos que los costes puntuales no se producen cuando es conveniente. Es el día antes de recibir a toda la familia en Acción de Gracias y la nevera se estropea. Vas de camino a la mayor presentación de tu carrera y se te para el coche.

Estos gastos surgen cuando menos los esperas, y normalmente cuando el presupuesto es ajustado. Evita el miedo a los costes inesperados cuando hagas el presupuesto de tu negocio asegurándote de que tienes algo de dinero extra a mano y planifica las contingencias dentro de tu presupuesto.

Aunque puede tener la tentación de gastar cualquier excedente de ingresos en gastos variables, guarde una parte en un fondo de emergencia. De este modo, estarás preparado para cuando el equipo se estropee y haya que reemplazarlo, o para reponer rápidamente el inventario dañado por una inundación. Por supuesto, siempre existe la opción de un préstamo para pequeñas empresas, pero más opciones son mejores que menos.

Esperamos que para todos los propietarios de negocios se cumpla la máxima: si se presupuesta un problema, la emergencia nunca surge. Y si aparece la emergencia? Lo has presupuestado. Entonces no es realmente una emergencia, ¿verdad??

5. Crear su cuenta de pérdidas y ganancias

Una vez que hayas recopilado toda la información anterior, es el momento de ponerla en común para crear tu cuenta de resultados, o P&L.

Sólo hablar de un P&L puede provocar sentimientos de ansiedad-lo entendemos. Pero recuerde que usted ya ha hecho todo el trabajo. Suma y resta: Suma todos tus ingresos del mes y suma todos tus gastos del mes. Luego, resta los gastos de los ingresos y espera obtener un número positivo al final.

Si lo haces, habrás obtenido beneficios! Si no es así, es una pérdida – y eso también está bien. Las pequeñas empresas no son rentables todos los meses, y mucho menos todos los años. Esto es especialmente cierto cuando se acaba de iniciar un negocio.

6. Esbozar el presupuesto de su empresa con vistas al futuro

Tanto si es un negocio nuevo como si lleva tiempo en esto, proyectar lo que ocurrirá con su negocio en el futuro es una conjetura educada. Si llevas un tiempo en el negocio, eso sin duda ayudará a la exactitud de esas conjeturas (ya que podrías, bueno, conjeturar).

Ahora que has creado tu P&L -que es un documento histórico que muestra el pasado de tu negocio- es el momento de crear tu presupuesto. Y este es un documento orientado al futuro.

Para este paso, referirse a su P&L te ayudará a entender mejor los altibajos estacionales de tu negocio, qué inversiones en tu negocio merece la pena repetir y qué deberías evitar en el futuro.

En su P&L, busca estas tendencias:

  • Grandes compras de suministros o equipos que crean una pérdida beneficiosa.

  • Tendencias estacionales debidas a las inclemencias del tiempo, las catástrofes naturales o las turbulencias económicas.

  • Tendencias estacionales debidas a los calendarios escolares, los patrones de viaje de los turistas o las limitaciones de la oferta.

  • Beneficios superiores a los de años anteriores o que no se pueden explicar.

Al examinar su P&L, busca formas de explicar las fluctuaciones y cambios en su negocio.

Por ejemplo, si tienes un puesto de paletas, obtendrás mayores beneficios en verano, cuando las temperaturas son cálidas y los niños no van a la escuela. Conocer tus meses más rentables te ayudará a predecir cómo será tu próximo año. También puede tomar esa información y decidir contratar más personal y ampliar su horario durante ciertas épocas del año, haciendo que su negocio sea aún más rentable en los meses en que la demanda es mayor.

Hacer un presupuesto eficiente

La mayoría de los propietarios de negocios no se metieron en el juego para aprender a crear un presupuesto empresarial, seguro. ¿Cómo hacer que el presupuesto sea eficiente para poder dedicarse a lo mejor de ser propietario de un negocio?? Fácil.

  • Invierte en un programa de contabilidad para controlar los ingresos y los gastos y crear automáticamente tu P&L declaraciones. Desde Quickbooks hasta Xero, hay una gran cantidad de soluciones para elegir.

  • Contrata a un contable de confianza para que te ayude a gestionar tu presupuesto, corregir el rumbo cuando el negocio se desvíe y asegurarte de que pagas los impuestos necesarios.

  • Divide el proceso de cómo crear un presupuesto empresarial en pequeños pasos: la gestión de un presupuesto empresarial es mucho más fácil cuando haces partes del trabajo a lo largo del tiempo y abordas un poco cada día o cada semana.

  • Poner en marcha procedimientos para elaborar el presupuesto que te ayuden a saber dónde encontrar las cifras que necesitas, cuándo salen los gastos y dónde se encuentra el dinero que necesitas.

Hay muy pocos empresarios que conozcas que amen los presupuestos, las finanzas y las hojas de cálculo. Simplemente, no es la razón por la que la gente se mete en un negocio. Pero hacer un presupuesto es parte de la vida cuando se tiene un negocio. Por eso, conocer paso a paso cómo crear un presupuesto empresarial y gestionarlo de forma eficiente hará que tu trabajo como empresario sea un poco más fácil.

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