Cómo crear un estado de resultados de QuickBooks

De todos los estados financieros que puede crear en QuickBooks, el estado de resultados es casi con seguridad el que ejecutará más a menudo. Por eso es absolutamente vital que sepa cómo crear una. Y aunque crear e imprimir el estado de cuenta no es difícil, hay una serie de formas diferentes de personalizar, guardar y enviar este informe. Con un poco de trabajo de configuración, puede crear el estado de resultados perfecto para sus necesidades de contabilidad empresarial.

Aquí'se explica cómo utilizar QuickBooks Online para crear una cuenta de resultados – al igual que QuickBooks Desktop – además de todo lo que necesitará para convertirse en un experto en esta función absolutamente esencial.

¿Es una cuenta de resultados o una cuenta de pérdidas y ganancias??

Su preparador de impuestos o el funcionario de préstamos podría pedirle un «estado de resultados» o un «estado de ganancias y pérdidas».» Cuál es la diferencia? ¿Existe un?

Tradicionalmente, los contables se referían al estado de ganancias y gastos en los negocios como una cuenta de resultados. Los contadores, funcionarios de préstamos y otras personas que solicitan un estado de ganancias y gastos para su negocio y no están familiarizados con la terminología de QuickBooks probablemente pedirán un «estado de resultados.»

En QuickBooks, usted querrá ir a la «cuenta de resultados» cuando se le pida una cuenta de resultados. También conocido como P&L, el estado de pérdidas y ganancias es exactamente lo mismo que un estado de resultados. Los dos términos contables se utilizan indistintamente. Ninguno de los dos nombres es más correcto que el otro, aunque algunos podrían argumentar que «pérdidas y ganancias» es más preciso, ya que el informe muestra algo más que los ingresos de una empresa.

Paso 1: Buscar la cuenta de resultados en QuickBooks

La ubicación de la cuenta de resultados depende de la versión de QuickBooks que esté utilizando.

Contable de QuickBooks Online

Puede encontrar la cuenta de resultados -o «cuenta de pérdidas y ganancias», como la llama QuickBooks- utilizando la barra de búsqueda situada en la esquina superior derecha de la pantalla. Sólo tienes que escribir «Pérdidas y Ganancias» y QuickBooks te mostrará todos los informes disponibles con ese título en un cuadro desplegable. Elija el formato que desee, y QuickBooks producirá automáticamente el informe para usted.

QuickBooks Online

Si no tiene la versión contable de QuickBooks Online, sigue siendo fácil encontrar su cuenta de resultados. Haga clic en la pestaña de Informes en la parte izquierda de su pantalla y luego desplácese hacia abajo hasta que vea «Pérdidas y Ganancias».» O bien, puede introducir «Pérdidas y ganancias» en la barra de búsqueda de la parte superior de la pantalla de Informes y elegir entre todos los formatos de pérdidas y ganancias disponibles.

QuickBooks Pro, Premier o Enterprise Solutions (comúnmente conocidos como QuickBooks Desktop)

En estas versiones, hay un par de maneras diferentes de encontrar su cuenta de resultados:

Haz clic en la pestaña «Información» en la parte superior de tu pantalla de inicio. Si ha elegido mostrar sus Pérdidas y Ganancias en esta pantalla, lo verá en su panel de control. Desde el panel de control, puede personalizar su informe y ver la información en forma de gráfico.

Puede elaborar una cuenta de resultados más tradicional de QuickBooks haciendo clic en la pestaña Informes de la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla. Desplácese hacia abajo hasta «Empresa & Financiera» y, a continuación, elija el formato de pérdidas y ganancias que desee.

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Paso 2: Elegir el formato de informe de la cuenta de resultados

A estas alturas, habrá notado varias opciones de formato de informe para su cuenta de resultados de QuickBooks. Cuál es el más adecuado para usted? La respuesta depende de por qué está creando su cuenta de resultados en primer lugar:

• Para fines de gestión, es posible que le interesen más los formatos de Pérdidas y Ganancias por Cliente o Pérdidas y Ganancias como % de los Ingresos Totales.

• A efectos fiscales, bastará con una cuenta de pérdidas y ganancias estándar.

• Para una solicitud de préstamo comercial, pregunte a su agente de crédito qué formato prefiere.

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Paso 3: Personalizar la cuenta de resultados

Una vez que haya determinado el formato básico de su cuenta de resultados, tendrá la opción de personalizarlo aún más. QuickBooks ha facilitado la personalización de su cuenta de resultados. Con unos pocos clics, puede elegir entre el criterio de caja y el de devengo, determinar el intervalo de fechas para el informe y personalizar las columnas que aparecen en el informe.

Base de la declaración

Muchos propietarios de negocios se preguntan si deben producir estados de resultados en base a efectivo o a lo devengado. A efectos fiscales, la mayoría de las pequeñas empresas necesitan crear cuentas de resultados basadas en el efectivo. Un estado de cuenta basado en el efectivo muestra sus ingresos a medida que se reciben y sus gastos a medida que se pagan. Si va a crear su declaración de ingresos de QuickBooks para fines fiscales o de solicitud de préstamos, pregunte a su asesor fiscal o a su agente de préstamos empresariales qué base necesitan.

Para fines de gestión, es mejor utilizar una cuenta de resultados basada en el devengo. La cuenta de resultados por el principio de devengo muestra los ingresos a medida que se obtienen y los gastos a medida que se producen. Si usted factura a sus clientes y ellos pagan en algún momento en el futuro, el ingreso es técnicamente ganado cuando usted los factura, no cuando ellos le pagan a usted. Una cuenta de resultados basada en el devengo incluirá los ingresos facturados en su cuenta de resultados.

Del mismo modo, si sus proveedores le facturan y usted les paga en algún momento en el futuro, esos gastos se producen a partir de la fecha de la factura, no cuando usted la paga realmente. Una cuenta de resultados basada en el devengo incluirá las facturas que aún no se han pagado en sus gastos.

QuickBooks Online: Aquí puede cambiar fácilmente entre las cuentas de resultados de caja y las de devengo haciendo clic en el botón de radio junto a «Caja» o «Devengo» justo encima de donde comienza su cuenta de resultados.

QuickBooks Desktop: Tendrá que hacer clic en el botón Personalizar informe en la parte superior de su cuenta de resultados para cambiar los métodos de contabilidad.

Rango de fechas

Su cuenta de resultados refleja la actividad para un rango de fechas específico. A efectos fiscales, desea crear una cuenta de resultados en QuickBooks que muestre todo el año. Es posible que su agente de préstamos empresariales quiera una cuenta de resultados de varios años.

Hay un par de maneras diferentes de establecer el rango de fechas para su estado de resultados de QuickBooks. A diferencia de otras personalizaciones, el método para cambiar el rango de fechas en su cuenta de resultados es el mismo tanto en QuickBooks Online como en QuickBooks Desktop.

• El primer campo de la esquina superior izquierda de la cuenta de resultados es un cuadro desplegable que permite elegir entre una serie de intervalos de fechas predeterminados. Haga clic en el cuadro desplegable y elija el rango de fechas que necesita.

• También puede introducir manualmente las fechas de inicio y finalización de su cuenta de resultados en los dos campos situados junto al cuadro desplegable de fechas.

Personalización de las columnas

El valor por defecto de las cuentas de resultados en todas las versiones de QuickBooks es mostrar sólo la columna «Total» para el rango de fechas que usted elija para su informe. Puede utilizar el campo desplegable «Mostrar columnas por» en QuickBooks Online o el botón «Personalizar informe» en QuickBooks Desktop para determinar qué columnas aparecen en su cuenta de resultados.

La personalización de las columnas de su cuenta de resultados le permite desglosar varios periodos de tiempo en la misma cuenta de resultados. Por ejemplo, si su agente de crédito le pide las cuentas de resultados de los últimos tres años, puede establecer el intervalo de fechas para incluir los tres años y luego seleccionar la opción «Años» para sus columnas. Esto le permitirá imprimir un informe para los tres años, lo que a su vez le permitirá analizar más fácilmente la rentabilidad y el crecimiento de su negocio.

También puede mostrar las pérdidas y ganancias de su negocio por períodos de tiempo más cortos – días, semanas, meses y trimestres – o por proveedor, cliente, empleado o producto y servicio. Esto es muy útil para la gestión y la planificación.

Otras personalizaciones

Personalice aún más su cuenta de resultados de QuickBooks estableciendo filtros específicos, comparando sus ganancias y pérdidas para el rango de fechas que ha elegido con otro período y creando encabezados y pies de página especiales.

QuickBooks Online: Haga clic en el botón «Personalizar» en la esquina superior derecha de su cuenta de resultados para encontrar opciones de filtrado y de encabezado y pie de página. Puede utilizar el cuadro desplegable en la parte superior de su cuenta de resultados para elegir comparar sus números con otro período.

QuickBooks Desktop: Haga clic en el botón «Personalizar informe» en la esquina superior izquierda de su cuenta de resultados para encontrar estas mismas opciones.

Añadir notas

Añadir notas a su cuenta de resultados puede ayudar a explicar anomalías en sus estados financieros de QuickBooks o hacer preguntas sobre ciertas partidas.

QuickBooks Online: Puede añadir y guardar notas en QuickBooks Online haciendo clic en el enlace «Añadir notas» en la parte superior de su cuenta de resultados.

QuickBooks Desktop: Aquí, las notas se llaman comentarios. Haga clic en el botón «Comentar el informe» en la parte superior de su cuenta de pérdidas y ganancias para añadir comentarios en el informe.

Paso 4: Produzca su cuenta de resultados en QuickBooks

Ahora que ha terminado de personalizar su cuenta de resultados, es el momento de ejecutar el informe.

QuickBooks Online: Aquí, tendrá que hacer clic en el botón «Ejecutar informe» cerca de la esquina superior derecha de su cuenta de resultados para producir el informe de acuerdo con sus personalizaciones.

QuickBooks Desktop: El informe se actualiza automáticamente a medida que lo personaliza. También puede hacer clic en el botón Actualizar en la esquina superior derecha de su cuenta de resultados para asegurarse de que las personalizaciones han surtido efecto.

Paso 5: Guardar, imprimir y enviar su cuenta de resultados en QuickBooks

Una vez que haya configurado y guardado sus personalizaciones (lo que puede ser sorprendentemente divertido?), sólo necesita un par de clics para volver a acceder a su cuenta de resultados. Después de haber personalizado y ejecutado su cuenta de resultados, es posible que también quiera imprimir y enviar su cuenta.

Guardar la cuenta de resultados

QuickBooks Online: Puede guardar sus personalizaciones haciendo clic en el botón «Guardar personalización» en la esquina superior derecha de su cuenta de resultados. Asigne un nombre a su informe para poder encontrarlo fácilmente. También puede optar por incluir su informe personalizado en un grupo de informes y especificar quién debe poder acceder al informe personalizado.

QuickBooks Desktop: Puede encontrar estas mismas opciones para guardar su cuenta de resultados personalizada haciendo clic en el botón «Memorizar» en la parte superior de su informe de pérdidas y ganancias.

Imprimir o exportar su cuenta de resultados

QuickBooks Online: Haciendo clic en el icono de la impresora en la parte superior de su cuenta de pérdidas y ganancias en QuickBooks Online podrá enviar su informe a la impresora que desee. También puede hacer clic en el icono de documento junto al icono de la impresora para exportar su informe a PDF o Excel, para que pueda guardar su declaración de ingresos en su disco duro.

QuickBooks Desktop: El botón «Imprimir» en la parte superior de la cuenta de resultados en QuickBooks Desktop sirve para imprimir el informe o exportarlo como PDF. Hay un botón separado de «Excel» para exportar su declaración de ingresos a Excel, si desea guardar su declaración de ingresos en ese formato.

Envío por correo electrónico de la cuenta de resultados

Hay dos opciones para enviar la declaración de la renta por correo electrónico. Puedes exportarlo como un PDF o una hoja de cálculo de Excel, adjuntarlo a un correo electrónico y enviarlo a tu contador, oficial de préstamos o asesor financiero. O puede enviar el informe directamente desde QuickBooks.

QuickBooks Online: Haga clic en el icono del sobre en la parte superior de su informe. Una ventana emergente le dará la opción de enviar el informe por correo electrónico, imprimirlo o guardarlo como PDF. Si quieres que quede constancia del envío de tu informe, introduce tu dirección de correo electrónico en el campo «CC» de la pantalla de Informe por correo electrónico.

QuickBooks Desktop: Haga clic en el botón «Enviar por correo electrónico» en la parte superior del informe. La ventana emergente le permitirá personalizar su mensaje. Dependiendo de sus preferencias de «Enviar formularios» (que se encuentran en Editar > Preferencias,) su informe se enviará por correo electrónico. Si envía su informe utilizando su cuenta de correo electrónico, el correo electrónico aparecerá en su carpeta de elementos enviados.

Recursos de QuickBooks Online

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Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.