Cómo configurar la nómina de una pequeña empresa en 7 pasos

Configurar un sistema de nóminas para tu pequeña empresa puede parecer una tarea desalentadora, pero se puede dividir en pequeños pasos.

Antes de contratar a un empleado, es necesario tener algunas cosas en su lugar, como un número de identificación de empleador, o EIN, y un manual del empleado. Una vez que tengas estas bases cubiertas, puedes establecer un sistema de nóminas. Lo ideal es que consultes con un contable o un abogado laboralista para asegurarte de que has configurado las nóminas de acuerdo con los requisitos de tu sector y las leyes estatales.

A continuación le explicamos cómo configurar las nóminas de su pequeña empresa en siete pasos:

1. Conseguir un número de identificación de empresa

También llamado EIN o EIN federal, es un número emitido por el IRS para la administración de impuestos. El EIN se utilizará en sus declaraciones comerciales para identificar a su empresa. Conseguir un EIN es gratuito y rápido: puede solicitarlo en el sitio web del IRS y obtenerlo inmediatamente.

2. Averigua los requisitos empresariales de tu estado

Además de un EIN federal, es posible que tengas que registrar tu empresa en tu estado y obtener un número de identificación estatal. Este número se utilizará cuando pague los impuestos estatales sobre la renta y el empleo (nueve estados no tienen impuesto estatal sobre la renta). Puede comprobar si necesita un número de identificación estatal utilizando el recurso Estado por Estado de la Administración de Pequeñas Empresas. Al mismo tiempo, consulta con un contable o un abogado si necesitas solicitar las cuentas de retenciones estatales y del seguro de desempleo.

3. Entender la diferencia entre contratistas independientes y empleados

Como propietario de un negocio, necesita determinar si las personas que está contratando deben ser tratadas como contratistas o empleados para poder presentar la documentación correcta y retener los impuestos de los empleados. El IRS tiene una guía para ayudarte a clasificar a los trabajadores como contratistas independientes o empleados. Si no está seguro de qué categoría es la adecuada, puede presentar un formulario y pedir al IRS que tome la decisión por usted.

4. Determinar el calendario de nóminas

Puede elegir pagar a sus empleados de forma semanal, quincenal, quincenal o mensual, dependiendo del flujo de caja de su empresa. La frecuencia de pago más habitual es la quincenal. Los estados también tienen requisitos sobre la frecuencia mínima de pago de los empleados, que puedes confirmar con tu abogado o visitando el sitio web del departamento de trabajo de tu estado.

» MÁS: Cómo elegir un calendario de nóminas

5. Elabore un manual para los empleados y políticas de tiempo libre

El manual del empleado es una recopilación de las políticas y procesos de su empresa. Incluye también las normas que deben seguir los empleados y sus derechos legales.

Tu manual será único para tu empresa, pero existen recursos online gratuitos y de pago que te ayudarán a darle forma. Puedes consultar las páginas web de organizaciones como Score, la Asociación Nacional de Autónomos y la Federación Nacional de Empresas Independientes para obtener orientación sobre lo que debes incluir en tu manual.

Una de las políticas que querrás diseñar es cómo tu empresa gestiona el tiempo libre pagado, las horas extras y otros tipos de permisos no obligatorios.

6. Elige un sistema de nóminas y decide quién las gestionará

Este es el gran paso: Como propietario de una empresa, es usted quien debe decidir si va a gestionar las nóminas con la ayuda de un software de nóminas o si va a contratar a una empresa de servicios de nóminas para que lo haga por usted. Muchas opciones de software de nóminas le permiten automatizar las entradas de nóminas, presentar formularios fiscales trimestrales y cumplir con las leyes federales y estatales. Los servicios de nóminas son terceros que se encargan de las nóminas de principio a fin.

» MÁS: Nuestra selección del mejor software de nóminas online

Si optas por un software de nóminas, también debes pensar en quién gestionará el proceso de nóminas en adelante. Si tu empresa es pequeña y sólo piensas tener un puñado de empleados, probablemente puedas gestionar las nóminas tú mismo. Pero si cree que su empresa va a crecer rápidamente o simplemente no va a tener tiempo, puede valer la pena contratar a un especialista en nóminas para que lo lleve por usted.

7. Asegúrate de que los nuevos empleados o contratistas completan el papeleo necesario

Ya está listo para contratar a su primer empleado. Hay dos formularios que todo nuevo empleado debe rellenar:

• W-4: El certificado de retención del empleado le proporciona la información que necesita para retener las cantidades correctas de impuestos de la nómina del empleado. Se utiliza un W-9 para los contratistas independientes, pero no es necesario retenerles impuestos.

• I-9: Este formulario verifica que el empleado es elegible para trabajar en los Estados Unidos.

Como empleador, también debe verificar el número de la Seguridad Social y el nombre del empleado, lo que puede hacer en el sitio web de la Administración de la Seguridad Social. También tienes que presentar un informe de nuevas contrataciones a tu estado en un plazo de 20 días.