Cómo configurar el depósito directo para los empleados

Como propietario de una pequeña empresa, usted es responsable de muchos elementos diferentes de su operación. Además de ocuparse de los entresijos de la gestión de su empresa, también tiene que gestionar a sus empleados, lo que incluye pagarles. Si ha trabajado alguna vez en otra empresa, probablemente esté familiarizado con el depósito directo. El depósito directo es una excelente manera de facilitar el día de pago tanto para usted como para sus empleados.

Al establecer el depósito directo para sus empleados, el proceso de pago de nóminas se vuelve fluido, sencillo y usted sabe que sus empleados cobrarán a tiempo. Si estás investigando el proceso como propietario de una empresa, puede que no sepas exactamente cómo configurar el depósito directo para los empleados. Aunque pueda parecer desalentador a primera vista, en realidad es algo que se puede configurar con bastante rapidez y facilidad. Esta guía paso a paso no sólo le mostrará cómo configurar el depósito directo para sus empleados, sino que también le explicará la práctica y los beneficios que proporcionará a todos los involucrados en su negocio.

Qué es el depósito directo?

En el nivel más básico, el depósito directo es un pago electrónico de fondos de una cuenta bancaria a otra. Como empleador, esto significa que está transfiriendo los fondos apropiados de su cuenta bancaria empresarial a la cuenta bancaria de su empleado. En el otro extremo de la transferencia, por lo tanto, el depósito directo para su empleado significa que está recibiendo un pago electrónico (su cheque de pago), directamente de su cuenta bancaria a la suya.

Desglosándolo aún más, el depósito directo es un pago ACH. ACH es la abreviatura de Automated Clearing House, que es el sistema de.S. red financiera que supervisa este tipo de transacciones. El término ACH es la clasificación que utilizan los bancos para clasificar este tipo de pagos. Un pago ACH, por tanto, significa que es una transferencia electrónica y automática de depósitos entre bancos que son gestionados por la ACH. Como puede imaginar, al establecer el depósito directo para pagar a sus empleados, está automatizando el proceso, haciéndolo electrónico, y eliminando el proceso de cortar cheques físicos o pagar en efectivo.

Cómo funciona el depósito directo?

Si analizamos los detalles del proceso de depósito directo, los pasos que se siguen son los siguientes:

Una cosa importante a tener en cuenta sobre este proceso es que el momento exacto también puede depender de su banco, del banco de su empleado, del software de nóminas que utilice y de los días festivos nacionales que afecten a las operaciones bancarias. Pero no te preocupes, tu programa de nóminas o tu banco podrán ayudarte a planificar el calendario de nóminas y el correspondiente calendario de ingresos directos que mejor te convenga.

Coste del depósito directo

Después de conocer los aspectos básicos del funcionamiento del depósito directo, es posible que se pregunte cuánto le va a costar a su empresa. Esta es una consideración importante porque, como pequeña empresa, tienes que crear un presupuesto empresarial y prestar mucha atención a tus finanzas, especialmente a dónde gastas tu dinero.

La cantidad que le costará a su empresa utilizar el depósito directo depende de algunos factores diferentes. Por ejemplo, uno de los factores en juego es el proveedor de depósitos directos. Si utiliza un banco, el coste dependerá de su banco individual.

Por lo general, los bancos cobran una comisión de apertura por el depósito directo, que oscila entre 50 y 149 dólares de media, según la Federación Nacional de Empresas Independientes (NFIB). Algunos bancos cobran cuotas mensuales por el depósito directo, pero la mayoría no lo hacen. Además, algunos bancos cobran diversas comisiones por transacción. Su banco podría cobrar una comisión por transacción cada vez que su cuenta se vea afectada, lo que sería cada período de pago. También es posible que le cobren por el depósito de cada empleado cuando ejecute su nómina. Estas tarifas varían en función del banco, el tamaño de su empresa y su acuerdo de depósito directo. Nuevamente, la NFIB promedia el rango de tarifas en alrededor de 1 dólar.De 50 a 1 dólar.90 por depósito individual.

Si utiliza un software de nóminas como proveedor de depósitos directos, u otro software con capacidades de nóminas, las tarifas dependerán del software individual. Muchos programas de software como Gusto payroll, Intuit payroll y otros, ofrecen servicios de depósito directo sin coste adicional. Con estas plataformas, el servicio de depósito directo está incluido en el precio, junto con todos los demás beneficios del software.

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Cómo configurar el depósito directo para los empleados: Una guía paso a paso

Ahora que hemos explicado qué es el depósito directo y cómo funciona exactamente, vamos a ver, paso a paso, cómo puedes configurarlo para tus empleados.

Paso 1: Decidir un proveedor de depósitos directos.

Lo primero que tiene que hacer al configurar el depósito directo para los empleados es decidir quién va a proporcionar sus servicios de depósito directo. Esencialmente, esta es la entidad que manejará y albergará toda la información tanto de su empresa como de sus empleados y, en última instancia, será la que tome los fondos a través del proceso de depósito directo que hemos descrito anteriormente.

Por lo general, tiene dos opciones de proveedores de depósito directo. Puede trabajar con el banco que alberga la cuenta bancaria de su empresa o trabajar con un software de nóminas que disponga de la función de depósito directo, así como con cualquier otro software empresarial, de contabilidad o de recursos humanos que disponga de funciones de nóminas y depósito directo. Cualquiera de estas opciones le dará la posibilidad de enviar los pagos electrónicamente a través del depósito directo.

Paso 2: Iniciar el proceso de configuración del depósito directo.

Si decide establecer el depósito directo a través de su banco, puede hablar con ellos directamente para conocer las opciones, la información sobre los precios y los detalles para empezar. También puede configurar el depósito directo a través del portal de banca en línea de su cuenta. Tu banco te pedirá que firmes el formulario de términos y condiciones de la ACH, lo que significa que te comprometes a enviar estos pagos sólo a las personas que te han dado su aprobación para hacerlo. Hablaremos de ello en la siguiente sección. Es posible que su banco también le pida estados financieros recientes, sólo para verificar que tiene las finanzas necesarias para establecer este proceso.

Por otro lado, si está utilizando un software de nóminas, gran parte de lo que necesita para empezar estará integrado en la plataforma, y la información que proporcionó cuando inició su cuenta con ese software le ayudará. Si es la primera vez que configura su software de nóminas e inicia el depósito directo, tendrá que introducir los datos de la cuenta bancaria de su empresa. Esta será la cuenta de la que se extraerán los depósitos directos.

A continuación, tendrá que pasar por algún tipo de proceso de verificación (cuya naturaleza exacta dependerá de su software particular). Esencialmente, este proceso podría ser algo tan simple como un correo electrónico de verificación, sólo para confirmar que usted, de hecho, es el administrador que está configurando esto.

Finalmente, su proveedor hará un depósito directo de prueba y retirará una pequeña cantidad de dinero de su cuenta. A continuación, verificará esta operación con ellos para confirmar que el proceso funciona.

Paso 3: Recoger la información de sus empleados.

Después de iniciar el proceso de depósito directo con el proveedor elegido, el siguiente paso es recopilar información de sus empleados. Tanto si tiene 10 como 100 empleados, necesitará que todos ellos le proporcionen los mismos datos para seguir configurando el depósito directo.

De sus empleados necesitará

• Su número de cuenta bancaria

• El tipo de cuenta bancaria (cuenta corriente, cuenta de ahorro)

• El número de ruta del banco

• El nombre del banco

Además de esta información, necesitará que sus empleados firmen un formulario de autorización que diga que le dan acceso a transferirles los fondos (su cheque de pago) electrónicamente. Hay formularios disponibles que puede personalizar para su empresa y que permiten a sus empleados proporcionar toda esta información necesaria en un solo formulario.

Si utilizas un software de RRHH que dispone de un registro de empleados, tus empleados pueden conectarse ellos mismos y rellenar la información pertinente y dar la autorización de depósito directo directamente en el software. En este caso, la información se conectará automáticamente a su nómina.

Paso 4: Introducir la información de los empleados en su sistema.

Ahora que ha recopilado toda la información necesaria de sus empleados, necesita añadirla a su nómina. Si sus empleados han podido introducir la información ellos mismos, como hemos comentado anteriormente, no tiene que preocuparse de este paso.

Introducirá la información proporcionada por sus empleados en la contabilidad de su empresa o en otro software de nóminas. El software individual que utilice debe tener documentación específica para este proceso, pero esencialmente, usted agregará todo desde el formulario de autorización de depósito directo en el sistema.

Si trabajas a través de tu banco, tendrás que introducir la información en el sistema online de tu banco. Hay dos maneras de hacerlo:

En primer lugar, puede cargar un archivo NACHA. Puede exportar un archivo NACHA desde su programa de contabilidad (con toda la información pertinente) y cargarlo a través del sistema en línea de su banco. El sistema de su banco podrá leer el archivo para obtener toda la información que necesita para empezar a utilizar el depósito directo.

El segundo método es el ingreso manual. Si tiene un número reducido de empleados o no dispone de un software de contabilidad o de un software con exportación NACHA, puede configurar los lotes de nóminas en el sistema en línea de su banco. Introducirá toda la información de sus empleados que figura en el formulario de autorización de depósito directo y la guardará en el sistema. Con este lote creado, podrás enviarles tu nómina a través del depósito directo.

Paso 5: Crear un programa de depósito directo y nómina.

Una vez que toda la información relevante esté en el sistema con su proveedor de depósito directo y haya pasado por el proceso de autorización, debería estar listo para comenzar con el depósito directo. Debe saber que el depósito directo puede tardar entre 7 y 10 días en establecerse oficialmente con su proveedor, por lo que debe tenerlo en cuenta a la hora de decidir cuándo comenzar el depósito directo. En ese caso, no querrá empezar a configurar el depósito directo unos días antes de que pretenda pagar a sus empleados.

En la misma línea, deberías asegurarte de que has elaborado un calendario de pagos y de que lo has incluido en tus planes de depósito directo. Es posible que ya haya establecido un calendario de pagos, pero querrá volver a comprobarlo con su banco o con los servicios de nóminas para asegurarse de que su calendario actual estará en marcha una vez que haya establecido el depósito directo.

No olvide comunicar el calendario a sus empleados y administradores de nóminas. Deberá fijar una fecha límite para que sus empleados presenten las horas o tarjetas de tiempo, de modo que tenga tiempo suficiente para revisar y procesar las nóminas para que pasen al depósito directo. Es posible que su proveedor de nóminas tenga una fecha límite para presentar la información con el fin de realizar el depósito directo.

Paso 6: Ejecutar la nómina.

Una vez que haya configurado todo y haya verificado la activación del depósito directo con su banco o con el software de nóminas, estará listo para empezar. Puede realizar las nóminas según el calendario que haya determinado, y sus empleados recibirán sus nóminas a través del depósito directo. A partir de ahora, cada vez que ejecute la nómina, sus empleados recibirán automáticamente el pago por depósito directo. Si surge algún problema al ejecutar la nómina o en los últimos pasos del proceso, su proveedor de nóminas debería poder ayudarle.

Las ventajas del depósito directo

Como propietario de una pequeña empresa con una larga lista de tareas diarias, es posible que se pregunte por qué debería pagar a sus empleados a través del depósito directo. Esta es una gran pregunta válida. Establecer el depósito directo tiene ventajas tanto para ti como para tus empleados que, en última instancia, ayudarán a tu empresa a largo plazo.

Ventajas del depósito directo para los empleados

Una de las razones por las que tantas empresas, pequeñas y grandes, utilizan el depósito directo es porque no sólo es beneficioso para la propia empresa, sino también para sus empleados. Estas son algunas de las ventajas del depósito directo específicamente para sus empleados.

El depósito directo es fácil y puntual.

Para sus empleados, sólo hay que rellenar algunos datos básicos para que se les pueda hacer un depósito directo. Cada periodo de pago, sabrán que el dinero llegará directamente a su cuenta bancaria y sabrán cuándo llega. Con esta previsibilidad, pueden planificar mejor sus propias finanzas personales y tampoco tienen que preocuparse de ir al banco a cobrar un cheque físico.

El depósito directo es seguro y fiable.

La NACHA cuenta con procesos y normas para garantizar que el proceso de depósito directo sea lo más seguro posible. Además, los pagos electrónicos no sólo son seguros a través de la ACH, sino que también eliminan los riesgos de seguridad que estarían asociados a los cheques de papel. Mientras que sus empleados pueden perder o que les roben el cheque en papel (lo que supone un riesgo de seguridad para ambos), el depósito directo elimina esta posibilidad. Además, como los pagos se envían electrónicamente, sus empleados (y usted también) tienen un registro de la transacción. Pueden ver sus talones de pago en línea y acceder a ellos en cualquier momento. Si alguna vez hay un problema, cualquiera de las partes puede consultar fácilmente este registro.

En definitiva, sus empleados pueden confiar en el depósito directo y saber que su cheque de pago se entregará de forma segura, precisa y puntual.

Ventajas del depósito directo para los propietarios de pequeñas empresas

Como propietario de una pequeña empresa, muchas de las ventajas que le ofrece el depósito directo son muy similares a las de sus empleados. Los dos salís ganando. Veamos algunos de los detalles.

El depósito directo le da un mejor control sobre sus finanzas.

Las finanzas son increíblemente importantes como propietario de una pequeña empresa, e incluso el más pequeño problema puede causar un efecto dominó para su negocio. Con el depósito directo, usted tiene un mejor control de las finanzas de su empresa en muchos sentidos. En primer lugar, usted sabe exactamente cuándo se va a retirar el dinero de su cuenta en cada período de pago. No tiene que preocuparse de que un montón de empleados cobren sus nóminas a intervalos aleatorios. Al utilizar el depósito directo, hay un sistema establecido, por lo que puede planificar sus finanzas en torno a los calendarios de pago.

Del mismo modo, al igual que es seguro, cómodo y eficiente para sus empleados, también lo es para usted. Los pagos en sí mismos son seguros para tu negocio: no tienes que preocuparte por cuestiones de seguridad como que alguien robe o encuentre un cheque de pago perdido de tu empleado que tenga información importante sobre tu negocio. De esta manera, sus finanzas están mejor protegidas con el depósito directo.

El depósito directo le ahorra tiempo, dinero y problemas.

A fin de cuentas, la domiciliación bancaria elimina muchos de los elementos asociados a la condición de propietario de una pequeña empresa. En primer lugar, lo más probable es que ahorre tiempo y dinero (ambos valiosos) cuando utilice el depósito directo en lugar de los cheques físicos. Cortar los cheques físicos es caro y lleva mucho tiempo, mientras que después de configurar el depósito directo, el coste y el tiempo necesarios para ejecutar su nómina son relativamente pequeños.

Además, puede controlar muy fácilmente su sistema de nóminas con el depósito directo, y el pago a sus empleados se convierte en un proceso automático con sólo pulsar unos pocos botones. Aunque no estés en la oficina, o tu oficina esté cerrada, tus empleados seguirán cobrando y tendrás la previsibilidad financiera asociada a ese proceso. Al igual que sus empleados, tendrán fácil acceso a los registros de pagos y transacciones, lo que sin duda puede ayudarle en sus procesos financieros. Al igual que es fácil, conveniente, seguro y eficiente para sus empleados, estos beneficios se extienden a usted también y sus empleados son más felices, lo que siempre es algo bueno para usted.

Configurar el depósito directo para sus empleados

En última instancia, ya sea a través de su banco o a través de un software de nómina, la creación de depósito directo para sus empleados es seguro, relativamente simple, y en el largo plazo será muy beneficioso para su negocio. Una vez que haya completado los pasos del proceso y lo haya puesto todo en marcha, apostamos a que nunca volverá atrás.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.