Cómo conciliar facturas

Demasiadas empresas se saltan este proceso vital. Aquí'hay un paso a paso para saber cómo conciliar las facturas de la manera correcta.Billie Anne Grigg 28 de octubre de 2020

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La conciliación de facturas es el proceso de cotejar las transacciones que has introducido en tu programa de contabilidad con la factura o el extracto que recibes de tu proveedor para asegurarte de que los números coinciden y de que tu empresa no está pagando por algo que no ha recibido, pagando de más por un servicio o incluso pagando de menos.

Conciliar las facturas puede parecer un paso superfluo en su proceso de contabilidad. En realidad, es una de las cosas más importantes que puede hacer para mantener la rentabilidad de su negocio. La conciliación de las facturas de sus proveedores tiene dos propósitos muy importantes.

Detecte los errores de facturación

Nadie es perfecto, y sus proveedores no son una excepción. Los vendedores pueden cobrar inadvertidamente un precio incorrecto por un producto o servicio, aplicar erróneamente un pago que usted ha hecho, cobrarle dos veces por un producto o servicio, facturarle por cosas que nunca entregaron… la lista continúa. Los errores de facturación pueden acumularse a lo largo de su relación con un proveedor. Cuando usted concilia las facturas de sus proveedores con regularidad, puede detectar estos errores rápidamente y abordarlos con su proveedor antes de que se vayan de las manos. Esto ayuda a evitar la frustración tanto para usted como para su proveedor.

Atrapar el fraude

Desafortunadamente, los informes de fraude de los empleados están en aumento. A veces este fraude se prolonga durante años, costando a las empresas decenas o incluso cientos de miles de dólares, un dinero que podría contribuir en cambio a los resultados de su negocio.

Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) en su Estudio Global sobre Fraude y Abuso Ocupacional de 2018, la falta de buenos controles internos es responsable de casi la mitad de todos los casos de fraude. La conciliación de sus facturas de proveedores es un control interno primordial para su departamento de cuentas por pagar.

Cómo conciliar las facturas

Su proceso de conciliación de facturas es tan bueno como los controles y equilibrios que tiene para asegurarse de que está estableciendo controles internos en su negocio. Lo ideal es que el mismo empleado no participe en más de una etapa del proceso. Si esto no es posible -como suele ocurrir en las pequeñas empresas-, hay que hacer todo lo posible para asegurarse de que haya «interrupciones» en el proceso para evitar que un solo empleado se aproveche de las debilidades del sistema para su propio beneficio personal. También puede contratar los servicios de un contable externo para que le ayude a mantener un buen control.

Paso 1: Cuando llegue su pedido

Compare la lista de empaque con lo que realmente se envió.

Tan pronto como llegue el pedido, ábralo e inspecciónelo. Su proveedor debe incluir una lista de empaque con el pedido. La lista de empaque suele indicar la cantidad y la descripción de cada artículo incluido en el pedido. Los precios a veces aparecen en la lista de empaque, pero no siempre.

Marque cada artículo que haya recibido en el orden de la lista de empaque. Cuando termine de «facturar» el pedido de esta manera, revise la lista de empaque para asegurarse de que no haya artículos incluidos en ella que no hayan sido enviados. Anote también los artículos incluidos en el pedido que no figuren en la lista de empaquetado.

Comparar la lista de empaque con la orden de compra o el formulario de pedido.

Si su empresa no utiliza órdenes de compra, consulte el formulario de pedido que envió al proveedor (o el registro del pedido en línea, si lo realizó en línea). Siguiendo el mismo método anterior, marque cada artículo de la lista de empaque en la orden de compra. Si utiliza un sistema de inventario informatizado, este proceso suele llevarse a cabo con ese programa.

Informar al proveedor de cualquier discrepancia -ya sea a favor del proveedor o del tuyo- lo antes posible.

Una vez completado este paso, envíe la lista de empaque y la orden de compra a su departamento de cuentas por pagar.

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Paso 2: Cuando llega la factura

La factura de su proveedor suele llegar después del pedido. Si llega antes -lo que puede ocurrir de vez en cuando-, indique a su departamento de cuentas por pagar que se abstenga de pagarlo hasta que el pedido haya llegado y se haya registrado. La excepción a esta regla es si se requiere el pago por adelantado. En ese caso, los pasos uno y dos se invertirán.

Cuando llegue la factura, su empleado de cuentas por pagar comparará la orden de compra con la factura. En particular, se asegurarán de que las cantidades de la factura coinciden con las de cada artículo que su empresa ha recibido y de que cualquier discrepancia notificada en el paso anterior se ha tenido en cuenta en la factura.

El empleado de cuentas por pagar también comparará el importe cobrado por cada artículo con los precios que figuran en la orden de compra. Si hay discrepancias en este punto, puede ocurrir una de estas dos cosas, dependiendo de su acuerdo con el proveedor:

1. Su empleado de cuentas por pagar notificará a su proveedor la discrepancia de precios y solicitará una factura actualizada que muestre el precio que usted acordó.

2. Su empleado de cuentas por pagar notificará al empleado de su empresa encargado de la fijación de precios que ha habido un cambio en el coste de un artículo. Si el coste del artículo se ha incrementado, es posible que deba aumentar el precio a sus clientes para garantizar la rentabilidad de su negocio. De cualquier manera, su sistema de gestión de inventario debe ser actualizado para mostrar el nuevo costo del artículo.

Una vez que hayan determinado que todo está en orden con la factura, el empleado de cuentas por pagar la introducirá en su sistema de contabilidad para el pago.

Si la factura es por un servicio..

Si su proveedor ha facturado a su empresa por un servicio, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el servicio se ha prestado según lo prometido antes de emitir el pago. El proceso es similar al anterior, aunque en lugar de una orden de compra, el empleado probablemente comparará la factura con el contrato que tiene con su proveedor y con cualquier nota de progreso relacionada con el servicio.

Paso 3: Cuando llega el extracto del proveedor

Muchas empresas pagan a sus proveedores a partir de los extractos que éstos emiten, en lugar de pagar cada factura por separado. Esto suele ocurrir cuando su empresa realiza muchas compras a un proveedor en el transcurso de un mes o cuando ha ampliado las condiciones de pago con su proveedor.

Cuando llegue el extracto del proveedor cada mes, su empleado o supervisor de cuentas por pagar deberá hacer lo siguiente

1. Comience comparando el importe total del extracto con el importe total que se debe al proveedor según su software de contabilidad. Si los importes coinciden, el proceso de conciliación puede terminar tras una rápida comprobación para asegurarse de que los números de factura que aparecen en el extracto coinciden con las facturas abiertas en su software de contabilidad. Si los importes no coinciden, pase al siguiente paso.

2. Si hay una discrepancia entre el importe total del extracto y el importe total debido a su proveedor según su software de contabilidad, es hora de investigar.

a. Los problemas de tiempo son la causa más común de discrepancias en este paso. Compare la fecha del extracto con las fechas de las facturas en su sistema de contabilidad. Reste cualquier factura que tenga registrada y que haya sido emitida después de la fecha de extracto de su proveedor del importe total que muestra como adeudado en su sistema de contabilidad. Añada cualquier pago que haya realizado después de la fecha del extracto o que probablemente no haya llegado a su proveedor al importe total que aparece como adeudado en su sistema de contabilidad. El importe adeudado según sus registros debería coincidir ahora con el importe adeudado en el extracto de su proveedor.

b. Si sigue existiendo una discrepancia después del paso anterior, busque los cargos por intereses de los importes anteriores adeudados en el extracto. Si esto es conforme a su acuerdo con el proveedor, añada esos cargos por intereses en su sistema contable.

c. Ahora las cosas pueden ponerse interesantes. Si después de los dos primeros pasos sigue habiendo discrepancias entre sus registros y el extracto de su proveedor, compruebe si hay facturas en el extracto que no están en su sistema contable. Además, verifica que el importe de cada factura en el extracto coincida con el importe de cada factura en tus registros. El empleado de cuentas por pagar debe extraer las facturas y comprobar los asientos en el sistema contable antes de realizar cualquier cambio. Y si hay facturas en el estado de cuenta que el empleado no tiene, debe solicitar esas facturas y verificar que los productos o servicios fueron recibidos antes de hacer ajustes en el sistema contable.

Una vez que usted -o su empleado de cuentas por pagar- haya conciliado el extracto del proveedor con el importe total que se le debe según su sistema de contabilidad, se puede emitir el pago al proveedor.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.

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