Cómo calcular los costes iniciales de las pequeñas empresas

Cuando redactes tu plan de negocio, necesitarás una estimación precisa de lo que te costará poner en marcha tu empresa para poder decidir cómo gestionar la financiación y los gastos.

Calcular con precisión los costes de puesta en marcha puede ser complicado, pero esta guía le ayudará a entender los costes iniciales y a planificarlos.

En primer lugar, veremos algunos de los gastos más comunes de la puesta en marcha para que puedas empezar:

Gastos comunes de la empresa

El primer paso es hacer una lista de todas las compras que necesitarás para empezar a operar.

Clasifique su lista en gastos que se compran una sola vez y los que serán pagos continuos, ya que ambos se tendrán en cuenta en sus cálculos.

Estos son algunos de los gastos más comunes en ambas categorías:

Gastos puntuales

• Equipamiento necesario, como cajas registradoras, maquinaria o vehículos

• Tasas de incorporación

• Permisos y licencias, como los de la ciudad, el condado y el estado, o los relacionados con su industria específica

• Equipos informáticos o tecnológicos

• El pago inicial de tu oficina o tienda

• Tarjetas de visita iniciales

• Inventario inicial

• Material de oficina inicial

• Tecnología, como ordenadores, tabletas o impresoras

• Cartelería

• Mobiliario de oficina o negocio

Gastos corrientes

• Impuestos de negocios

• El pago del alquiler o de la hipoteca

• Servicios de contabilidad

• Servicios legales

• Seguro de empresa

• Nómina y beneficios para los empleados

• Tu salario y beneficios

• Gastos de funcionamiento, como las bolsas en el comercio minorista

• Material de oficina, como bolígrafos y papel

• Alojamiento y mantenimiento del sitio web

• Viajes, si su negocio los requiere, incluida la gasolina

• Servicios públicos como electricidad, gas, agua, teléfono e Internet

• Material de marketing

• Inventario continuo

• Suministros de oficina continuos

• Pagos de préstamos o créditos

A continuación, tendrás que determinar cuáles de tus gastos corrientes son fijos y cuáles son variables. Los gastos fijos se pueden planificar con exactitud, pero en el caso de los gastos variables, los costes cambiarán cada vez.

Estos son algunos de los gastos más comunes en cada categoría:

Gastos fijos

• Arrendamiento o hipoteca

• Seguro

• Servicios públicos

• Gastos administrativos

Gastos variables

• Inventario

• Nómina

• Envío

• Embalaje

A la hora de planificar la puesta en marcha, hay que tener en cuenta únicamente los elementos esenciales al principio, en lugar de los elementos opcionales en los que se puede invertir más adelante, cuando los ingresos del negocio puedan ayudar a compensar el coste.

No olvides investigar los gastos adicionales necesarios en tu sector. Otros profesionales de tu sector o páginas web sobre tu tipo de negocio pueden ayudarte a determinar qué es esencial.

Cómo calcular los costes de puesta en marcha de su pequeña empresa

Utiliza tu lista anterior para completar los siguientes pasos:

1. Investigación

Una vez que haya hecho una lista de sus gastos, es el momento de investigar. Tendrás que calcular el coste de cada elemento de la lista para obtener una estimación precisa.

Cuando busques, no te olvides de buscar gangas. Querrás minimizar los gastos en la medida de lo posible sin sacrificar la calidad de los artículos más costosos. Esto significa que su investigación incluirá las capacidades de los equipos, las revisiones, los costes de mantenimiento y las garantías.

Sus gastos únicos y los gastos fijos continuos deben tener costes específicos que pueda estimar con bastante precisión.

En el caso de los gastos variables continuos, es posible que tengas que investigar un poco más y hacer algunas conjeturas a grandes rasgos. Por ejemplo, no sabrás cuáles serán tus costes de inventario hasta que estés en funcionamiento, pero si tienes en cuenta un poco de margen para estos gastos, puedes asegurarte de que tendrás suficiente financiación para cubrirlos.

2. Total de gastos

Tendrás que sumar los gastos únicos para saber exactamente lo que costará la apertura del negocio, pero eso no es todo. También tendrás que tener en cuenta los gastos corrientes de varios meses.

Aunque tu empresa podrá cubrir estos gastos una vez que esté operativa, puede pasar tiempo antes de que pueda generar suficientes ventas para cubrir estos costes, y mucho menos obtener beneficios.

3. Cojín

En general, es una buena idea contar con la cobertura de entre seis y doce meses de gastos de la empresa por adelantado mientras ésta crece. Aunque puedes tener en cuenta el crecimiento de las ventas y los ingresos del negocio en el pago de estos gastos para reducir la carga inicial, generalmente es más seguro hacer los cálculos partiendo de la base de que tu negocio no podrá contribuir, ya que no podrás prever las ventas con precisión hasta que estés operativo.

También es posible que algunos gastos aumenten a medida que crezca tu negocio, como el marketing, el inventario o las nóminas, por lo que deberás prever un margen adicional para las necesidades crecientes.

4. Costes totales de puesta en marcha

Una vez que tengas todas estas cifras, puedes sumar tus gastos para estimar con bastante precisión tus costes de puesta en marcha.

Sí, es probable que sea una cifra elevada, sobre todo si tienes previsto contar con un colchón para los primeros meses o un año de funcionamiento, pero hay muchas opciones de financiación para los nuevos propietarios de negocios.

Una vez que su negocio comience a funcionar o que empiece a hacer compras para su negocio, puede encontrar necesidades adicionales que dejó fuera de sus estimaciones o que algunos gastos son menores de lo que había planeado. Tendrás que ir ajustando tu plan a medida que vayas aprendiendo a lo largo del proceso de creación de tu empresa.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.