Cómo aceptar pagos periódicos como pequeña empresa

Los pagos recurrentes son cargos que un comerciante realiza en la tarjeta de crédito o en la cuenta de un cliente según un calendario acordado. Los pagos periódicos, a menudo configurados como cargos semanales, mensuales o anuales, son una forma eficiente para que las empresas cobren pagos programados regularmente. El procesamiento de pagos recurrentes no sólo ahorra tiempo sino que favorece la retención de clientes y crea una mejor experiencia de compra.

Pero los proveedores de servicios de pago tienen diferentes enfoques y estructuras de tarifas cuando se trata de ejecutar este tipo de pagos. Veamos con más detalle qué son los pagos recurrentes, cómo funcionan y qué debes saber sobre ellos como pequeña empresa.

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Qué son los pagos recurrentes?

Un pago recurrente es aquel que un cliente paga a intervalos regulares por bienes o servicios. Los pagos periódicos suelen producirse semanal o mensualmente, pero pueden configurarse para que se produzcan en cualquier horario que funcione mejor para su negocio.

Consejo de experto: los pagos recurrentes se denominan a veces pagos automáticos. El proceso de cobro de pagos recurrentes se denomina facturación recurrente. Cuando investigue los costes de los distintos procesadores de pagos, asegúrese de buscar todos estos términos para no perderse las comisiones asociadas.

Estos pagos son únicos en el sentido de que los clientes no necesitan estar presentes física o virtualmente para que el pago sea procesado. En cambio, los clientes aceptan compartir su información de pago (normalmente una tarjeta de débito o de crédito) con el procesador de pagos de una empresa y que su tarjeta se cargue en función de un calendario de pagos.

Hay dos tipos de pagos recurrentes: pagos fijos y pagos variables. Con un pago recurrente fijo, se cobra al cliente la misma cantidad cada vez, como en el caso de una suscripción a una revista o a un gimnasio. Un pago recurrente variable significa que la cantidad adeudada está sujeta a cambios de un pago a otro, como ocurre con los cargos basados en el uso, como los servicios públicos mensuales.

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Ventajas de los pagos periódicos

Los pagos periódicos ahorran tiempo a los comerciantes y a los clientes, y simplifican la experiencia del cliente y le ayudan a evitar el impago. La automatización de los pagos también beneficia a una empresa al mejorar la retención de clientes, lo que facilita la previsión del flujo de caja.

Cómo funcionan los pagos recurrentes?

Para procesar los pagos recurrentes, una empresa necesita una cuenta comercial o un proveedor de servicios de pago, que le permitan aceptar pagos electrónicamente.

Pagos automáticos

Los pagos recurrentes generalmente se cargan automáticamente en línea. Un cliente se compromete a proporcionar información de pago a una empresa y a realizar un pago según el calendario establecido. Mientras que los clientes pueden pagar a través de débito bancario (ACH) o una plataforma de pago como PayPal, las tarjetas de crédito son una forma común de pago – conocido como una tarjeta en el archivo.

Los pagos automáticos se producen cuando se procesa el cargo programado, y se carga una tarjeta sin ninguna acción por parte del cliente. El proceso de backend es el mismo que si el cliente hubiera introducido la información de la tarjeta de crédito cada vez.

La empresa suele enviar un recibo al cliente para demostrar que el pago ha sido procesado. Esto puede automatizarse con determinados servicios de procesamiento de pagos.

Consejo de experto: Como el cliente no está presente cuando se hace el cargo en la tarjeta, las empresas que utilizan pagos recurrentes deben hacer que los clientes firmen una autorización para permitir los cargos en un horario regular.

Facturas periódicas

Algunas empresas prefieren establecer facturas recurrentes en lugar de cargar la tarjeta del cliente automáticamente. Consiste en que la empresa envía una factura según un calendario y el cliente la paga manualmente.

Aunque esto no ahorra tiempo al cliente, puede beneficiar a tu negocio si automatizas tus facturas a través de tu sistema de punto de venta o procesador de pagos. La desventaja de este método es que no se cuenta con la autorización del cliente para cargar su tarjeta si no paga la factura a tiempo.

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Qué tipo de empresas utilizan los pagos periódicos

Hay muchos casos de uso para los pagos recurrentes. Algunas de las más comunes son:

• Servicios de suscripción: Esto suele incluir revistas o servicios de streaming, servicios de cajas de suscripción como Blue Apron y tecnología como Microsoft 360 y aplicaciones para smartphones. La mayoría de los servicios de suscripción incluyen pagos fijos recurrentes a intervalos mensuales.

• Servicios de suscripción: Muchos negocios basados en la afiliación utilizan pagos recurrentes para operar de forma más eficiente, incluyendo gimnasios, espacios de co-working, clubes sociales y organizaciones profesionales. Suelen cobrar pagos recurrentes fijos a intervalos mensuales o anuales.

• Servicios gubernamentales y municipales: Ofrecer pagos recurrentes puede garantizar que cosas como los impuestos y las facturas de servicios públicos se cobren a tiempo. Los importes de estos pagos pueden variar de un extracto a otro.

• Servicios 1:1: Los servicios uno a uno son aquellos en los que el proveedor tiene una tarifa establecida y los cargos se basan en el tiempo. Algunos ejemplos son los servicios legales, el cuidado de niños y el entrenamiento personal.

• Servicios que ofrecen planes de pago: Las empresas que ofrecen servicios de alto precio, como los organizadores de bodas, suelen permitir a los clientes dividir los costes en pagos regulares para suavizar el impacto financiero. Los pagos se dividen en cantidades más manejables que se suman al coste total de un servicio.

Coste de los pagos periódicos

Los pagos recurrentes se cargan a menudo sin que el cliente esté presente. Esto abre un mayor potencial de fraude porque el cliente no puede dar físicamente su permiso cada vez que se carga una tarjeta de crédito, y los datos de la tarjeta de crédito pueden ser robados de los comerciantes. Por ello, muchos procesadores de pagos cobran tasas de transacción más altas por métodos de pago recurrentes como las tarjetas guardadas en el archivo.

Si buscas un procesador de pagos para pagos recurrentes, asegúrate de mirar las tasas de transacción para todos los métodos de pago, incluyendo el pago con tarjeta no presente y el pago con factura. Suelen ser más elevados que la tasa base de las transacciones en persona y pueden acumularse rápidamente.

Para ver el impacto de las distintas tarifas en sus gastos generales, calcule sus costes mensuales estimados de procesamiento de tarjetas de crédito.

Consejo de experto: Dado que los negocios basados en la suscripción son más propensos a las devoluciones de cargos y a los posibles fraudes, en ocasiones se considera que dichos negocios presentan un mayor riesgo. Asegúrese de que el procesador de pagos o el servicio que elija sea compatible con su negocio de suscripción y proporcione los servicios que necesita para tener éxito.

Opciones de servicios de pagos recurrentes

Stripe

Stripe permite a las empresas almacenar información de tarjetas de crédito y ACH en un archivo para pagos recurrentes.

Stripe tiene varias funciones que facilitan los pagos recurrentes a las pequeñas empresas. Trabajan para ayudarle a recuperar los pagos potencialmente fallidos reintentando los pagos inicialmente fallidos y enviando recordatorios por correo electrónico a los clientes cuyos métodos de pago han caducado. Si desea que el sistema actualice automáticamente la información cuando la tarjeta de un cliente caduque o se sustituya, puede pagar 25 céntimos por actualización y evitar por completo la interrupción del servicio.

Los clientes también pueden actualizar sus datos de suscripción y la información de facturación a través de un portal orientado al cliente, así como pausar y reanudar las suscripciones. Stripe también le permite configurar la autoinscripción de la suscripción para los clientes a través de su sitio web cuando utiliza Stripe Checkout. La mejor parte es que todas estas características están disponibles con el plan gratuito Starter.

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Square

Con Square, puedes guardar la información de la tarjeta de crédito o débito ACH de un cliente en el archivo para procesar el pago automáticamente.

Puede enviar facturas periódicas que permitan a los clientes iniciar un pago o cobrar automáticamente a los clientes en fechas determinadas. Para simplificar el proceso para los clientes, Square le permite crear enlaces de pago que permiten a los clientes elegir pagar una vez o suscribirse a pagos recurrentes. Puedes añadir el enlace a sitios web, publicaciones en redes sociales y boletines informativos.

Consejo de Nerd: Las empresas pueden guardar la información de ACH del cliente para cargar una cuenta de cheques para los pagos recurrentes, pero Square todavía está trabajando en permitir a los clientes configurar este método de pago recurrente por su cuenta a través de una tienda de comercio electrónico.

Los pagos y facturas recurrentes están disponibles para todos los usuarios de Square sin el coste adicional de una cuota mensual. Sólo pagará la tasa de transacción cuando cargue un pago recurrente.

Y la configuración de los pagos recurrentes con Square es simple y se puede hacer a través del tablero de escritorio y la aplicación móvil.

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PayPal

PayPal permite a los clientes realizar pagos recurrentes mediante tarjeta de crédito, factura y código QR, y cada método de pago tiene su propia tasa de procesamiento.

PayPal ofrece intentos de reintentar los pagos fallidos para los clientes que están pagando suscripciones, pero tiene límites sobre cuándo lo hacen. También puede añadir un botón de pago de suscripción a su sitio web para permitir a los clientes optar por los pagos automáticos; sin embargo, tendrá que ser capaz de pegar el código HTML para añadir el botón, por lo que un poco de confianza con la tecnología es una ventaja.

No necesita un plan especial para aceptar pagos periódicos a través de PayPal, por lo que no hay que preocuparse por una cuota mensual adicional. Esto significa que sólo pagas tasas cuando procesas una transacción.

Configurar los pagos recurrentes en PayPal es sencillo, y cuenta con una guía detallada para guiarte por los pasos.

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Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.