Cómo aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono

Aunque hay más formas que nunca de que su empresa acepte tarjetas de crédito, puede que en algunos casos necesite tomar pedidos y aceptar pagos de una forma más tradicional: por teléfono.

Para aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, tendrá que trabajar con un proveedor de cuentas comerciales o de servicios de pago. Con el proveedor que elijas, podrás aceptar pagos por teléfono introduciendo la información de la tarjeta de crédito en un terminal virtual en tu ordenador, smartphone o tableta, o -si tienes un sistema de TPV que te lo permita- podrás introducir los pagos por teléfono de esta manera.

Lo que necesita

Para aceptar y procesar estos pagos telefónicos (o cualquier pago con tarjeta de crédito), tendrá que trabajar con un proveedor de cuentas comerciales o un proveedor de servicios de pago. Ambas entidades le proporcionarán las herramientas adecuadas (cuenta bancaria, software, hardware) que le permitirán aceptar un pago con tarjeta de crédito, procesar ese pago y recibir los fondos.

Cuál es la diferencia entre un proveedor de cuentas comerciales y un proveedor de servicios de pago? Con un proveedor de cuentas comerciales, como Fattmerchant o Dharma Merchant Services, recibirá una cuenta comercial dedicada a su negocio -la cuenta bancaria necesaria para aceptar pagos con tarjeta de crédito- además de las herramientas específicas (lectores de tarjetas, terminales o software) que necesita para aceptar pagos con tarjeta de crédito de la forma que mejor le convenga. En cambio, con los proveedores de servicios de pago, como Square o Stripe, no se recibe una cuenta comercial única. En cambio, los proveedores de servicios de pago agrupan todos los fondos de sus clientes en una cuenta comercial y luego transfieren los fondos correspondientes a las respectivas cuentas bancarias del negocio.

Por lo general, los proveedores de cuentas comerciales pueden cobrar amplias tarifas y requieren una solicitud y un contrato, pero se consideran más seguros. Los proveedores de servicios de pago, por su parte, suelen cobrar menos comisiones y permiten recibir el servicio al instante después de contratar una cuenta en línea, pero los clientes pueden tener problemas por retener los fondos y congelar o cerrar las cuentas.

Cualquiera que sea la opción que elijas depende de ti; sin embargo, tendrás que asegurarte de que el proveedor con el que trabajas puede admitir transacciones sin tarjeta y ofrece un terminal virtual.

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Utilizar un terminal virtual

En general, para aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, vas a necesitar un terminal virtual. En esencia, un terminal virtual es un software, alojado en línea, que permite introducir y procesar la información de pago de un cliente cuando su tarjeta no está presente. Por lo tanto, si está intentando aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, utilizará esta aplicación para introducir la información que el cliente le proporcione, procesar el pago para cargarlo en su tarjeta y, finalmente, recibir los fondos correspondientes a la venta.

Normalmente, se puede acceder a los terminales virtuales con cualquier dispositivo con acceso a Internet -ordenador, smartphone o tableta- e incluyen medidas de seguridad, la posibilidad de enviar recibos electrónicos y, a veces, la opción de guardar la información de pago. Deberá hablar con su proveedor de servicios de pago o cuenta comercial para asegurarse de que ofrece un terminal virtual y puede trabajar con usted para dar cabida a este tipo de transacciones sin tarjeta.

Utilizar un sistema de TPV

Aunque normalmente se necesita acceso a una terminal virtual para poder aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, vale la pena señalar que si usted está utilizando un sistema de punto de venta, puede ser capaz de procesar las transacciones de tarjeta no presente utilizando este sistema. En este caso, usted operaría su sistema de TPV como una terminal virtual, introduciendo la información de la tarjeta de crédito que el cliente le proporciona por teléfono en la parte apropiada de su sistema y enviándola después.

Como ejemplo, si usted utiliza Square POS, puede utilizar la aplicación Square POS para cargar una «entrada manual de la tarjeta», en la que se teclean los detalles apropiados y se pulsa «cargar», procesando así un pago por teléfono dentro del software Square POS. En este caso, su software de TPV está funcionando como un terminal virtual, pero no todos los sistemas de TPV ofrecen esta opción.

El proceso paso a paso

Una vez que trabaje con una cuenta comercial o un proveedor de servicios de pago para tener acceso a un terminal virtual, podrá iniciar el proceso de aceptación de pagos con tarjeta de crédito por teléfono.

Paso 1: Determinar qué información de la tarjeta de crédito es necesaria.

Una vez que tenga un proveedor de pagos y acceso a un terminal virtual, tendrá que determinar qué información de la tarjeta de crédito es necesaria para poder aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono. Cada proveedor y el correspondiente terminal virtual con el que trabaja pueden tener requisitos diferentes; por lo tanto, querrá saber qué información necesita antes de hablar con cualquier cliente.

Además, cada uno de los principales proveedores de tarjetas de crédito tiene normas específicas sobre las transacciones sin tarjeta, así que considere la posibilidad de leer estos documentos para asegurarse de que también cumple con sus normas.

Por lo general, al menos tendrá que pedir a sus clientes la siguiente información para poder procesar su tarjeta de crédito a través de su terminal virtual:

• Número de tarjeta de crédito.

• La fecha de caducidad.

• Código de seguridad o CVV.

• Nombre del cliente.

• Código postal de facturación.

Es posible que también tenga que pedir el tipo de tarjeta (Mastercard, Visa, etc.), así como la dirección, el correo electrónico o el número de teléfono del cliente. Si va a enviar los pedidos, necesitará la información de envío del cliente, y si va a enviar recibos por correo electrónico o por mensaje de texto, necesitará el correo electrónico o el número de teléfono correspondiente.

Paso 2: Tomar el pedido del cliente e introducirlo en el sistema.

Cuando un cliente llame por teléfono para realizar una compra y pagar con los datos de su tarjeta de crédito, deberás introducir los datos del pedido en tu sistema y calcular el importe total del mismo, teniendo en cuenta los impuestos sobre las ventas y los gastos de envío, según corresponda. A continuación, querrá comunicar a su cliente el total de la venta final.

Paso 3: Pida los datos de la tarjeta de crédito, introdúzcalos en su terminal virtual y envíe el pago.

Una vez que el cliente haya aprobado el total y haya indicado que desea pagar por teléfono, deberás pedirle todos los datos necesarios de la tarjeta de crédito indicados anteriormente e introducir esta información en tu terminal virtual (a través del ordenador, el teléfono o la tableta). Una vez que haya introducido toda la información y haya confirmado que es correcta, puede enviar el pago. Su terminal virtual debería indicarle casi al instante si la transacción ha sido aprobada. Si la transacción es aprobada, has aceptado con éxito un pago con tarjeta de crédito por teléfono. Si la transacción es rechazada, es posible que tenga que reconfirmar los detalles con su cliente o preguntarle si tiene otra tarjeta que pueda utilizar.

Paso 4: Enviar al cliente un recibo y completar el pedido.

Una vez que haya enviado el pago de la tarjeta de crédito del cliente utilizando su terminal virtual, querrá enviar al cliente un recibo. Dependiendo de su sistema, puede enviar un recibo por correo electrónico o por mensaje de texto, o puede imprimir un recibo para enviarlo por correo al cliente. También querrá guardar un recibo y cualquier información adicional según corresponda para sus registros. Dado que las transacciones sin tarjeta presentan un mayor riesgo, puede decidir hacer anotaciones específicas sobre la venta y su llamada telefónica con el cliente.

Por último, una vez completados todos estos pasos, podrá realizar el pedido del cliente.

Coste de aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono

El proceso real de aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono es bastante simple, pero usted puede preguntarse sobre el costo.

Una de las razones por las que la cuenta comercial o el proveedor de servicios de pago que usted elija es tan importante porque el proveedor con el que trabaje dictará cuánto le cuesta aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono. Por lo tanto, el coste de los pagos sin tarjeta varía en función del proveedor.

En general, sin embargo, puede esperar pagar más por aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono que por las transacciones en persona. Como las transacciones sin tarjeta se consideran más arriesgadas (al igual que los pagos en línea), los proveedores de soluciones de pago son más propensos a cobrarle más por este tipo de transacción.

Aunque los costes específicos varían en función del proveedor, puede esperar pagar las tasas de procesamiento de tarjetas de crédito para estos pagos, que suelen tener un precio porcentual o fijo por cada transacción que realice. Es posible que también tenga que pagar una cuota mensual por trabajar con su proveedor de pagos, así como por el acceso a su terminal virtual. Algunos proveedores cobran una serie de tarifas específicas por casos como devoluciones de cargos, configuración, cumplimiento de la normativa PCI, mantenimiento de la cuenta, etc.

Para tener una mejor idea de lo que puede costar aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, he aquí un par de ejemplos.

Square es un proveedor de servicios de pago que te permite procesar pagos por teléfono utilizando su aplicación de TPV. Sin embargo, Square también le ofrece la posibilidad de utilizar su terminal virtual a través del ordenador. Square tiene tarifas planas y no cobra una cuota mensual por el acceso a su software.

Por lo tanto, si usted desea utilizar la terminal virtual de Square (o introducir la información de la tarjeta de crédito en la aplicación POS) para aceptar pagos con tarjeta de crédito a través del teléfono, usted sólo pagará las tasas de procesamiento – 3.5% más $0.15 por transacción. Esta tasa de procesamiento de Square para las transacciones sin tarjeta es más cara que la tasa para las transacciones en persona, que suele ser del 2.75% por transacción. Square no cobra tasas de autorización, tasas de extracto, tasas de reembolso, tasas de cumplimiento de PCI, etc.

Si trabaja con un proveedor de cuentas comerciales más tradicional, como Payment Depot, el coste que pagará por aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono será un poco diferente. Payment Depot requiere una suscripción mensual y funciona con una estructura de precios de intercambio más tasas de transacción, en lugar de una estructura de tarifa plana.

El precio que pagará por aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono con Payment Depot dependerá del plan que elija, ya sea de 49, 79, 99 o 199 dólares al mes. Entonces usted también pagaría las tasas de transacción del plan -intercambio más $0.15, $0.10, $0.07 o $0.05 respectivamente.

Sus tarifas de transacción de Payment Depot no cuestan más cuando se utiliza el terminal virtual frente a. aceptar un pago en persona. Sin embargo, la tasa de intercambio (que proviene de la red de tarjetas de crédito) puede ser más cara para las transacciones sin tarjeta, lo que hace que este tipo de transacciones sean más costosas. Payment Depot no cobra comisiones de cancelación, de cuenta, de extracto o de servicio en ninguno de sus planes.

Como puedes ver, el coste que pagarás por aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono dependerá totalmente de la cuenta comercial o del proveedor de servicios de pago con el que trabajes, por lo que es aún más importante comparar tus opciones y encontrar la empresa de procesamiento de pagos que mejor se adapte a tu negocio, especialmente si sabes que vas a aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono.

Medidas de seguridad

Las transacciones sin tarjeta son más arriesgadas porque tienen más posibilidades de fraude. Cuando se acepta una tarjeta de crédito en persona, el cliente tiene que presentar la tarjeta física para pagar la compra y también debe poder mostrar la identificación adecuada para confirmar que es su tarjeta, si es necesario.

En el caso de una transacción sin tarjeta, usted no ve la tarjeta física y es más probable que alguien pueda utilizar fraudulentamente la información de la tarjeta para realizar una compra a distancia. Dado que ni la tarjeta de crédito ni el individuo están presentes en este tipo de venta, es más difícil confirmar que no se está produciendo un fraude.

Si cree que va a aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, es importante que analice las medidas de seguridad que puede tomar para ayudar a proteger sus transacciones y evitar el fraude.

Elija un proveedor de pagos de confianza

La primera medida, y quizá la más importante, que puede tomar para garantizar la seguridad de sus pagos telefónicos con tarjeta de crédito es trabajar con un proveedor de pagos de confianza. Investigar sus opciones y elegir el proveedor adecuado es esencial, especialmente porque es la empresa con la que va a trabajar para aceptar y procesar realmente los pagos con tarjeta de crédito.

No sólo querrá asegurarse de que el proveedor que elija pueda darle acceso a un terminal virtual, sino que la solución del proveedor incluya medidas de seguridad, especialmente el cumplimiento de la PCI. El cumplimiento de la PCI se refiere a un conjunto de normas que dictan cómo las empresas aceptan la información de las tarjetas de crédito para mantener la seguridad y evitar el fraude.

Algunos proveedores de pagos se encargan del cumplimiento de la PCI en nombre de sus clientes, mientras que otros requieren más acciones por parte del propio comerciante. En cualquier caso, querrá asegurarse de que el cumplimiento de la normativa PCI forma parte de su solución de pago y de que se adhiere a la normativa necesaria.

Pida a los clientes toda la información necesaria

La siguiente medida de seguridad que puede tomar es asegurarse de que obtiene toda la información necesaria de su cliente y confirmarla con la persona para asegurarse de que es correcta.

Deberá asegurarse de pedir el número de tarjeta de crédito de la persona, el código de seguridad, el nombre de la tarjeta y el código postal de facturación, como mínimo. Si vas a enviar el pedido al cliente, puedes comprobar el código postal de facturación con el código postal de envío y, si no coinciden, preguntar al cliente por qué son diferentes. Si el cliente no tiene una respuesta clara y adecuada, puede considerar pedir otro tipo de pago para asegurarse de que la transacción no es fraudulenta.

Otra medida prudente a este respecto es revisar las directrices del titular de la tarjeta para las transacciones sin presencia para asegurarse de que cumple las normas establecidas por las respectivas redes.

Guarde los registros de las transacciones y tome notas

Al igual que para cualquier otro tipo de transacción, es conveniente que guarde registros y recibos de cualquier pago con tarjeta de crédito que realice por teléfono. Dado que los pagos por teléfono suelen ser más arriesgados que los pagos en persona, puede decidir tomar notas más detalladas y guardarlas con los registros de la transacción. Puede incluir el nombre del cliente con el que habló por teléfono, la hora en que se realizó la llamada y cualquier otra cosa que considere relevante, por si más adelante tiene que enfrentarse a un caso de fraude.

Establezca una confirmación de entrega

Por último, si va a enviar los pedidos a los clientes después de haber recibido un pago con tarjeta de crédito por teléfono, puede considerar la posibilidad de adquirir un seguro o un sistema de seguimiento para el envío, especialmente si se trata de una compra especialmente costosa. Del mismo modo, puede exigir la firma del cliente cuando reciba el envío, o puede exigir al servicio de transporte que le proporcione un comprobante de entrega.

Si adopta estas medidas de confirmación de envío, tendrá una mayor protección en caso de devolución de cargos o incluso simplemente de reclamación de un envío perdido.

Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una filial de nuestro sitio web.