Cómo abrir una cafetería y tener éxito

Han pasado varias décadas desde que Starbucks salió de Seattle para conquistar el mundo y convirtió en norma una cafetería en cada esquina. Como resultado, la forma en que los estadounidenses beben café ha cambiado drásticamente.

Esto también ha creado una ventana para los emprendedores que buscan iniciar un negocio. Aunque las grandes cadenas de café se han expandido, también lo han hecho las tiendas especializadas de gestión independiente. Según un artículo del New York Times, los estadounidenses beben hoy menos café que en la década de 1930, pero toman tazas de mayor calidad y mejor preparadas. Por ello, muchos emprendedores se preguntan hoy en día cómo abrir una cafetería para servir sus propios brebajes de alta calidad.

Cómo abrir una cafetería en 7 pasos

Se pregunta cómo montar una cafetería propia? Estos siete pasos le llevarán por todo lo que necesita saber.

Paso 1: Decidir si quiere abrir su propia tienda, una franquicia o comprar un negocio existente.

Cuando se trata de abrir un negocio, normalmente hay al menos dos formas de hacerlo, y en el caso de las cafeterías, hay tres.
Cuando se trata de cómo abrir una cafetería se puede hacer una de las siguientes cosas:

• Empezar completamente de cero y abrir tu propia tienda

• Abrir una franquicia de cafetería

• Comprar una cafetería ya existente que'está en venta

Cada una de las opciones tiene sus pros y sus contras, así como diferentes grados de trabajo que se requieren para usted. Si decide abrir una franquicia, se verá obligado a respetar muchos de los aspectos de la misma, como los granos de café que utilizan y la decoración de la tienda. Si compras otra cafetería, puede que tengas que hacer menos obras para habilitar el espacio como cafetería. Estas opciones también tienen sus limitaciones.

Paso 2: Crear un plan de negocio. 

Un plan de negocio bien pensado es la clave para crear cualquier negocio, y una cafetería no es una excepción. Si quiere abrir una cafetería, probablemente ya le guste el buen café. Para crear una cafetería de éxito tienes que decidir cómo vas a conseguir que otras personas amen el café tanto como tú. Un plan de negocio le ayudará a centrar sus ideas en un solo lugar. Además de los aspectos básicos de lo que será tu cafetería y los productos que venderás, un plan de negocio también incluye un plan de marketing y ventas, así como proyecciones financieras.

Una consideración importante que tendrá que tener en cuenta en las primeras etapas, y que incluirá en su plan de negocio, es decidir la estructura empresarial con la que quiere que funcione su empresa. Hay varias opciones de entidades comerciales que puedes elegir, incluyendo una empresa unipersonal, una LLC, una C-corp, y más, y la entidad que elijas tendrá implicaciones fiscales y legales para tu negocio. Siempre es una buena idea buscar el consejo de un abogado de negocios a la hora de tomar estas grandes decisiones al iniciar su cafetería. si decide abrir una franquicia, es posible que ya tenga una entidad comercial que deba utilizar.

Mientras creas tu plan de negocio, tendrás que idear un nombre para tu negocio y una idea de dónde quieres abrir tu cafetería. Una vez que encuentres la ubicación perfecta, asegúrate de añadirla a tu plan de negocio, puede ser antes o después de haber escrito el plan.

También querrá definir los precios de sus productos, los artículos que desea ofrecer, el tipo de cafetería que desea tener (con servicio de mesa o con servicio de autoservicio), etc. Hay mucho en lo que pensar, pero un plan de negocio es el lugar donde se pueden plasmar todos estos planes en un solo lugar. Además, si necesita capital externo para hacer realidad los sueños de su cafetería, tendrá que presentar un plan de negocio para que se considere su financiación.

Por suerte, hay varias opciones de préstamos para negocios de cafetería, y tanto si buscas financiación para poner en marcha tu cafetería como si quieres dejar abierta la opción de expansión en el futuro, tener un plan de negocio sólido desde el principio facilitará el proceso.

Paso 3: Encontrar la ubicación adecuada.

Este paso no se puede pasar por alto y debe tomarse su tiempo y consideración al completarlo. La ubicación de su cafetería puede hacerla triunfar o no. Hay algunas cosas en las que hay que fijarse cuando se busca un local para una cafetería.
Consideraciones sobre la ubicación de la cafetería:

• El tamaño: Debes asegurarte de que hay suficientes personas que caben en el espacio sin que se sientan apretadas. Las cafeterías son zonas de descanso en las que la gente tiende a pasar el rato con sus amigos o compañeros de trabajo, por lo que es conveniente que el espacio sea acogedor.

• Accesibilidad: Asegúrate de que tu cafetería es accesible y cualquiera puede entrar.

• El aparcamiento: ¿Va a depender del tráfico peatonal?? Si no es así, querrás asegurarte de que hay un lugar para que tus clientes puedan aparcar, ya sea en un aparcamiento o en la calle. Si el uso de la bicicleta es popular en su zona, considere la posibilidad de añadir un aparcamiento para bicicletas.

• Asientos: ¿Los clientes se limitarán a sentarse en el interior o habrá asientos al aire libre cuando el tiempo lo permita??

• Alquiler: Esta debería ser una de las principales consideraciones a la hora de decidir la ubicación. El coste de un local comercial va a ser una parte importante de tu presupuesto y debes asegurarte de incluirlo en tu plan de negocio.

Paso 4: Registra tu negocio y consigue las licencias y permisos adecuados.

La ciudad o el condado en el que tengas previsto abrir tu cafetería determinará los detalles del registro de tu negocio, los impuestos que deberás pagar, las licencias y los permisos necesarios, etc. Los detalles del registro de un negocio varían de un estado a otro, pero tendrá que solicitar un número de identificación de empleador (EIN) y establecer la estructura de su negocio antes de iniciar el proceso de registro.

También tiene que asegurarse de que, puesto que va a servir café y, probablemente, algo de comida, tenga también las licencias y los permisos necesarios para ello. Normalmente, se necesitan licencias y permisos sanitarios para servir comida. Otros tipos de licencias comerciales son los permisos de construcción, zonificación y uso del suelo. Asegúrese de consultar con los recursos empresariales locales para tener la documentación adecuada antes de abrir su cafetería.

Paso 5: Buscar proveedores.

Los clientes buscan una experiencia de calidad cuando entran en tu cafetería. Eso significa ingredientes y café de calidad, pero también un servicio y una experiencia de calidad.

Aunque es difícil producir siempre la misma calidad, esto es crucial en el negocio del café, especialmente en una época en la que la gente está cada vez más informada sobre los cafés especiales. Contar con proveedores consistentes y de calidad, desde los granos hasta las tazas y todo aquello con lo que los clientes interactúan, puede ayudar a que tu cafetería funcione sin problemas y a que las experiencias de los clientes sean consistentes.

Cuando empiece su negocio de café, no tenga miedo de dedicar el tiempo necesario a encontrar el proveedor de café adecuado para su negocio.  Aunque si vas a montar una franquicia, ellos se encargarán de este paso por ti al tener sus terrenos específicos. Es posible que tenga que probar muchas veces para encontrar el que funcione para los productos que quiere ofrecer, al precio adecuado, con el sabor perfecto.

La otra forma de crear consistencia es formando ampliamente a los empleados. Si quiere que los clientes pasen por delante de todas las cafeterías de la manzana y entren en la suya, debe ofrecer una calidad constante.

Paso 6: Crear un entorno cálido y acogedor.

Una cafetería nunca es sólo una buena taza de café. Muchas personas frecuentan las cafeterías como lugar de trabajo, para ponerse al día con los amigos o para descansar de la jornada laboral.

Quieres que tu cafetería tenga un ambiente cálido y acogedor que favorezca las reuniones, el relax y las charlas, pero que también sea fácil de mantener limpio y ordenado. A la hora de elegir el diseño de la tienda, asegúrate de tener en cuenta el número de personas que quieres que quepan en ella y el tipo de ambiente que quieres crear para todos ellos.

¿Recuerdas cuando hablábamos de la ubicación de tu tienda?? Aquí es donde entra en juego, porque el lugar no puede hacer mucho trabajo por ti. El trabajo que hagas para diseñar la cafetería por dentro también importará mucho. Usted'está creando todo un ambiente que también sirve para algo.

Paso 7: Adoptar un buen sistema de inventario.

Presta atención a tu inventario. Al principio, no sabrás realmente cuánto necesitas en lo que se refiere a cosas como las alubias y los productos horneados, probablemente ni siquiera sabrás cuántas tazas necesitas al día. Así que, al principio, haga un seguimiento cuidadoso de estas cosas para saber cuánto está consumiendo.

Hay una serie de aplicaciones de gestión de inventario disponibles para los propietarios de pequeñas empresas que necesitan una forma de gestionar su inventario y su presupuesto. Algunos sistemas de punto de venta también ofrecen gestión de inventarios, algo que podría considerar a la hora de elegir uno. Hay sistemas de TPV específicos para cafeterías que hay que tener en cuenta.

Independientemente de lo que elija, debe asegurarse de que tiene una forma de gestionar lo que necesita para su negocio, de modo que no se quede sin los productos favoritos de los clientes o pida en exceso lo que no necesita.

Cuánto cuesta abrir una cafetería?

Repasamos muchos de los gastos a los que te enfrentarás al abrir una cafetería. El alquiler del local, todo lo relacionado con el diseño interior, la maquinaria, los suministros como granos y tazas, los empleados y más, todo sumará. Algunas de estas cosas pueden costar mucho más de lo que esperas, una buena máquina de café expreso puede costar hasta 20.000 dólares.

En total, es probable que la apertura de una cafetería le cueste más de 200.000 dólares cuando todo esté dicho y hecho. Esto también es válido para algunas franquicias, Dunkin' por ejemplo, requiere que tengas 250.000 dólares en activos líquidos para empezar una franquicia con ellos. Si no está seguro del coste o si no quiere lanzarse de cabeza, puede considerar la posibilidad de empezar con un carrito de café o un pequeño local emergente. Pero sepa que ninguna de estas opciones será barata ni requerirá dinero por adelantado.

El resultado final

Dirigir un pequeño negocio no es fácil, pero para todos aquellos entusiastas del café que han soñado con abrir su propia cafetería, ahora puede ser el momento. El consumo y el interés por la cultura de los cafés especiales ha aumentado de forma constante en los últimos años y no parece que vaya a detenerse pronto.

Aunque la competencia de las grandes cadenas pudo ser un problema en su día, los consumidores modernos prefieren apoyar a los comercios locales de barrio, sobre todo si ofrecen lo que las grandes cadenas no pueden. Así que si te has preguntado cómo montar una cafetería, empieza a pensar en los pasos anteriores para ver si es una aventura empresarial factible para ti.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.