Cómo abrir una cafetería: La guía definitiva

Poner en marcha una cafetería no es una tarea fácil, pero cualquiera que aprecie el estilo de vida parisino puede decir que una cafetería local y acogedora forma parte de cualquier comunidad. Pero cuando se inicia un negocio, hay varias cosas que hay que tener en cuenta y procesos que hay que completar para hacerlo oficial.

Te preguntas cómo abrir una cafetería en tu barrio? Te tenemos cubierto. En esta guía, te proporcionaremos las herramientas para que aprendas a abrir una cafetería y crear un negocio de éxito.

Conoce a tu competencia

Hay más de un millón de restaurantes y más de 30.000 cafeterías en Estados Unidos. Los nuevos propietarios de cafés pueden esperar una fuerte competencia. Por supuesto, estas opciones de restauración están más concentradas en algunas zonas que en otras. Puede que tu barrio necesite desesperadamente una nueva cafetería. Por eso, tu primer paso para abrir una cafetería debe ser conocer a tu competencia.

Tal vez haya una necesidad obvia que puedas cubrir, o tal vez puedas echar un vistazo a lo que no funciona en otras cafeterías locales y crear una opción superior para los consumidores. Busca en los registros comerciales de tu ciudad. Qué cafeterías han cerrado en los últimos años? Saber por qué han cerrado? Examinar sitios de reseñas como Yelp para ver por qué se elogia y se critica a la competencia. Pero lo más importante es que te asegures de que tu negocio puede contribuir a la vida local antes de invertir demasiado tiempo o dinero en abrir una cafetería.

Crear un plan de negocio

Independientemente del tipo de negocio que quieras poner en marcha, la creación de un plan de negocio es la clave para lanzar cualquier empresa con éxito. El plan de negocio se compone de ocho secciones, pero puede modificar su plan de negocio para adaptarlo a las necesidades específicas de su cafetería. El objetivo es crear un plan que te permita mantener el rumbo, organizar tu investigación y prepararte para demostrar tu valor a los posibles inversores. Estos son algunos de los temas que querrá tratar.

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo te da la oportunidad de resumir la propuesta de valor de tu empresa. Aunque esta sección encabeza tu plan de negocio, es probable que la escribas en último lugar como resumen de las secciones posteriores de tu plan de negocio. Utilizarás esta sección para explicar a qué se dedica tu negocio, así como cuál es su estado actual. También darás un desglose financiero de dónde ves el negocio en tres o cinco años. Y, por supuesto, no puede'olvidarse de incluir los factores que impulsarán el éxito de su negocio'a.

Análisis del mercado

Esta sección se basa en el primer paso y ofrece un análisis más profundo y de mayor nivel de su sector, su mercado y sus posibles competidores. Utilice esta sección como una oportunidad para demostrar su conocimiento del mercado y el vacío único que llenará su cafetería.

La razón número uno por la que fracasan los negocios es la falta de necesidad del mercado para sus productos o servicios, así que asegúrate de que hay demanda para tu cafetería antes de continuar con los siguientes pasos.

Plan de marketing y ventas

Si quieres que tu negocio tenga éxito, vas a necesitar algo más que el boca a boca para llegar a nuevos clientes, al menos cuando estés empezando. Una vez que te hayas establecido, el marketing de boca a boca puede ser una forma eficaz de conseguir nuevos clientes.

Tu estrategia de marketing y tu plan de ventas deben tener un enfoque de dos partes. Posicionamiento y promoción. Cómo vas a posicionar tus productos ante los clientes? Qué hace que sus productos o servicios sean especiales o valiosos? Ahora que sabes lo que vendes, elabora un plan de promoción que haga que tu marca llegue a los ojos y oídos de los clientes.

Plan financiero y proyecciones

Cuando compartas tu plan financiero y tus proyecciones, darás un vistazo al estado actual de las finanzas de tu negocio. También proyectarás el rumbo de tus finanzas en el futuro en función de las ventas y los gastos previstos, entre otras cosas. Los negocios existentes que están creando, o actualizando, un plan de negocio pueden utilizar los datos de sus resultados financieros anteriores. Es posible que quieran incluir información como el historial de ingresos, el flujo de caja y los balances. Si acabas de poner en marcha tu cafetería, es probable que tengas que recurrir a la investigación y las estimaciones para completar esta sección.

Aprender las reglas

Al igual que cualquier empresa de servicios alimentarios, la gestión de una cafetería conlleva un grado adicional de responsabilidad ante los consumidores, por lo que el gobierno le exigirá responsabilidades en materia de limpieza y seguridad. Antes de abrir una cafetería, infórmate sobre la normativa de servicios alimentarios de tu estado. Cada estado tiene normas diferentes, así que asegúrate de conocer las de tu estado y diseña un plan para cumplirlas. Si es posible, habla con otros propietarios de pequeñas empresas del sector de la alimentación para asegurarte de que tienes toda la información que necesitas.

Consigue las licencias, los permisos y los seguros adecuados

Estás en el buen camino para montar una cafetería, pero antes de continuar tendrás que asegurarte de que tienes permiso legal para explotar tu negocio. Los requisitos legales para registrar y autorizar su negocio variarán en función de su sector y ubicación. Sin embargo, es probable que necesites varias licencias comerciales a nivel estatal, federal y local al abrir una cafetería.

Una vez más, como va a manipular y servir alimentos, tendrá que obtener más licencias y permisos que un negocio de servicios no alimentarios, incluidas las licencias del código alimentario y sanitario, los permisos del departamento de salud, etc. Si tiene previsto servir alcohol en su cafetería, también necesitará una licencia para vender bebidas alcohólicas. Es posible que haya que solicitar licencias o permisos adicionales, como permisos de construcción, zonificación o uso del suelo, permisos de señalización, etc.

Si tiene previsto contratar empleados para trabajar en su cafetería, también tendrá que obtener un número de identificación de empleador, o EIN. Esto será necesario a efectos fiscales, entre otras cosas, pero incluso si no tiene previsto contratar empleados, hay varias ventajas de obtener un EIN.

Además, tendrá que obtener algún tipo de seguro comercial para su cafetería. Si tienes empleados, tendrás que contratar un seguro de accidentes laborales, de desempleo y posiblemente de invalidez. Los seguros de responsabilidad civil y de propiedad comercial son también tipos de cobertura habituales. Sin embargo, para la industria de los servicios alimentarios específicamente, querrá buscar aún más pólizas de seguro, como el seguro de responsabilidad civil para bebidas alcohólicas y automóviles, el seguro contra incendios y el seguro contra la contaminación de los alimentos.

Si aún no has consultado con un abogado de negocios, ahora es un buen momento para hacerlo y asegurarte de que estás iniciando una cafetería que cumple con la ley y está protegida de cualquier problema potencial en el futuro.

Contratar al personal adecuado

Una buena cafetería puede hacerte sentir como en casa. Y nadie quiere sentirse incómodo en su propia casa. Por lo tanto, es importante contratar a cocineros, camareros, cajeros y directivos que se comprometan a mantener el nivel de calidad de tu marca para que tanto tú como tus clientes os sintáis cómodos.

No sólo quiere contratar a los mejores empleados, sino que también quiere crear un entorno de trabajo productivo y seguro para poder retener su talento. Y si es la primera vez que contrata, evitar estos errores puede ayudar a que el proceso sea más sencillo.

Buscar financiación para la pequeña empresa

En algún momento de este viaje, es probable que te preguntes, "Cuánto cuesta abrir una cafetería?" Los costes dependerán de la ubicación de su cafetería, la renovación, el marketing, el empleo y las necesidades de suministro. Es muy probable que necesites encontrar un préstamo comercial para tu cafetería que te ayude con los costes de puesta en marcha. No existe un enfoque único para la financiación de empresas, así que tómate tu tiempo cuando consideres qué camino quieres tomar. Puede que las siguientes opciones de financiación sean adecuadas para su empresa.

• Préstamos para empresas: Mientras que algunos préstamos comerciales, como los de la SBA, pueden estar fuera del alcance de un negocio nuevo, si su cafetería ha estado operando y siendo rentable durante algunos años, podrían ser una gran solución para las necesidades de financiación de su cafetería.

• Líneas de crédito para empresas: Con más flexibilidad que un préstamo comercial estándar, una línea de crédito para empresas te ofrece una cantidad de dinero fija de la que puedes disponer para cubrir los gastos de tu negocio.

• Tarjetas de crédito para empresas: Una tarjeta de crédito para empresas es una buena opción para los propietarios de negocios que empiezan y cuya falta de historial crediticio y tiempo en el negocio pueden dejar fuera de su alcance las opciones de financiación más tradicionales. De hecho, una tarjeta de crédito con una TAE inicial del 0% puede considerarse casi como un préstamo sin intereses. Asegúrese de tener un plan para pagar el saldo antes de que termine la oferta introductoria.

• Financiación del equipo: La apertura de una cafetería conlleva importantes costes iniciales debido al equipamiento necesario, como los electrodomésticos de la cocina, el mobiliario y otros elementos. Con la financiación de equipos, un prestamista te adelanta el dinero específicamente para la compra de equipos, que luego sirven como garantía del préstamo, lo que hace que este tipo de financiación sea más fácil de conseguir que otras opciones.

• Financiación inicial: Existen algunos tipos de financiación inicial dirigidos a las nuevas empresas, como los microcréditos de la SBA y algunas subvenciones para empresas. También puedes recurrir al crowdfunding para poner en marcha tu negocio de cafetería.

Encuentra y gestiona los suministros

Tanto si te gusta el movimiento «de la granja a la mesa» como si vas a ofrecer un artículo muy específico, necesitas tener a tus proveedores establecidos antes de abrir tu cafetería. La forma de obtener los ingredientes, así como los suministros menos emocionantes, como los recipientes y utensilios para llevar, es una parte integral de la gestión de una cafetería. Tendrás que sentarte a calcular la cantidad de inventario que vas a tener, así como su coste y su procedencia.

No te olvides de buscar reseñas de tus proveedores o de pedir testimonios de clientes. Necesitas trabajar con proveedores en los que puedas confiar. Siéntase libre de hacer las rondas en su red local de empresarios, también. Las recomendaciones de propietarios de negocios en los que confías son un buen punto de partida.

A continuación, tendrás que crear un sistema de inventario que sea fácil de seguir y fiable. Cualquier cafetería que se precie sabe que no puedes arriesgarte a quedarte sin filtros de café en una ajetreada mañana de domingo. Un buen punto de partida puede ser una aplicación de gestión de inventarios para poder controlar lo que entra y sale de la cafetería, y cuándo.

Elija un sistema de TPV

Es probable que sueñe con el día en que gane su primer dólar. Aunque quieras colgar ese dólar en la pared, también vas a querer tener sistemas que te aseguren que recibes el pago adecuado por cada venta que hagas. Un sistema de punto de venta será esencial para procesar estos pagos. Aunque hay varios sistemas de TPV para elegir, es probable que quiera optar por uno orientado específicamente a los negocios del sector de los servicios alimentarios. Encontrar un buen sistema de TPV para tu cafetería es una necesidad empresarial y ayudará a que todas tus transacciones se realicen sin problemas.

Construya la cafetería de sus sueños

Cuando empezó a pensar en cómo abrir una cafetería, probablemente esto es lo que imaginaba. Ahora que el papeleo y el trabajo menos creativo se han establecido, es el momento de hacer el trabajo que te gusta: Encontrar la ubicación perfecta, buscar la decoración que te dé todas las buenas vibraciones, elaborar el menú perfecto, jugar con las ideas para que tu cafetería destaque.

Visita otras cafeterías y toma nota de lo que te gusta y lo que no. ¿Es imprescindible el Wi-Fi gratuito?? ¿Qué tal unas sillas cómodas o unas plantas bonitas?? Le gusta un menú con muchas opciones versátiles o uno más especializado? Manténgase fiel a su visión y a sus convicciones y creará una cafetería a la que acudirán en masa los clientes.

El resultado final

Habrá innumerables y largos días dedicados a hacer realidad tus sueños de cafetería. Esperamos que esta guía sobre cómo iniciar un negocio de cafetería le proporcione el punto de partida que necesita. Una vez realizados estos pasos, estarás en condiciones de empezar a recibir clientes en tu nueva cafetería. A partir de ahí, depende de ti!

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.