Cómo abrir un restaurante: Guía paso a paso

Si te gusta la comida y quieres montar tu propia pequeña empresa, posiblemente hayas investigado cómo abrir un restaurante. Después de todo, abrir un restaurante es una de las vías más comunes para emprender en Estados Unidos. Según la Asociación Nacional de Restaurantes, los trabajadores de los restaurantes representan el 10% de la mano de obra de Estados Unidos. Es más, se prevé que las ventas del sector de la restauración alcancen los 863.000 millones de dólares en 2019.

Pero montar un restaurante significa entrar en un espacio altamente competitivo. Hay más de un millón de locales de restauración en Estados Unidos, y el 60% de los restaurantes fracasan durante el primer año. Cómo destacar y construir algo que perdure?

En esta guía, le mostraremos cómo abrir un restaurante y evitar los errores comunes que afectan a la mayoría de los nuevos restauradores.

Guía paso a paso para montar un restaurante

Cualquiera que sea tu experiencia, nada puede prepararte para abrir tu primer restaurante o cualquier otro negocio. Además, por mucho que lea o investigue, hay ciertas cosas sobre ser restaurador que sólo se pueden aprender con la experiencia. Pero los pasos que se indican a continuación pueden ayudarle a evitar algunos de los escollos más comunes.

Paso 1. Elija un nicho

Hay una gran variedad de restaurantes en el mundo, y se necesitan muchas habilidades diferentes para mantenerlos en funcionamiento.

Al observar su pequeño rincón del universo, ¿qué cocina, servicio o comodidad ve que le falta?? Qué necesidad gastronómica queda por cubrir? ¿Sería mejor para tu mercado abrir una pizzería, montar un camión de comida o abrir una cafetería??

Si esto no acota lo suficiente tus opciones, considera algunas de estas tendencias principales.

Paso 2. Escriba su plan de negocio

De la misma manera que las recetas te dan una hoja de ruta para crear un plato excelente, el plan de negocio de tu restaurante es la receta que seguirás para que tu negocio sea un éxito.

En última instancia, escribir un plan de negocio consiste en pensar y responder a preguntas sobre tu futuro restaurante que te obliguen a contemplar el mercado al que sirves, la viabilidad de tu plan general y los retos en los que no habrías pensado de otro modo.

Si se hace bien, este proceso le ayudará a definir los siguientes pasos para abrir su restaurante, dándole la mayor posibilidad de éxito.

Echa un vistazo a las 12 preguntas más importantes que deberías responder como parte del proceso de planificación del negocio de tu futuro restaurante:

Paso 3. Elija el nombre y la estructura jurídica de su restaurante

Si piensa utilizar un nombre único para su restaurante, registre su nombre «doing business as» (DBA) en la agencia de su estado, ya que esto evitará que pierda su idea de nombre a manos de otro negocio.

Una vez que tenga claro su DBA, tendrá que seleccionar un tipo de entidad comercial para su restaurante. La estructura que elijas afectará a la forma de presentar los impuestos estatales y federales de la empresa, a las funciones de los distintos miembros del equipo y a la forma en que puedes ser considerado responsable en caso de que alguien presente una reclamación legal contra tu empresa.

Debido al impacto a largo plazo y potencialmente importante de la estructura empresarial elegida, es una buena idea consultar a un abogado de negocios para que le ayude a tomar esta decisión. Estos son los tipos de entidad más comunes para los restauradores:

Empresa unipersonal

Se trata de la forma más básica de estructura empresarial, en la que usted es el único propietario de la empresa y el responsable de cualquier responsabilidad asociada a ella.

Si piensas tener un food truck, un pop-up o cualquier operación muy pequeña y no vas a adquirir activos fijos ni contratar empleados, una empresa individual puede ser la estructura perfecta para ti. Y lo mejor de todo es que no tiene que realizar ninguna acción formal para constituir una empresa unipersonal.

Si vas a operar con tu propio nombre, puedes lanzarte directamente al negocio. Y si tiene una idea ingeniosa para el nombre de su negocio, la presentación de su «nombre de empresa» (de arriba) será todo lo que necesita.

Asociación

Esta estructura define un único negocio en el que hay dos o más individuos que son propietarios.

Hay varias estructuras de asociación entre las que puedes elegir, como una sociedad general, una sociedad limitada o una empresa conjunta.

La mayoría de los empresarios experimentados no recomiendan las sociedades como estructura empresarial porque no ofrecen mucha protección frente a la responsabilidad.

Si opta por una sociedad, asegúrese de elegir un socio comercial con el que pueda trabajar bien a largo plazo, y ponga por escrito desde el principio unas condiciones y expectativas claras que detallen las funciones y responsabilidades de cada parte.

Sociedad anónima

Una corporación C es una estructura de negocio más compleja, generalmente reservada para las empresas más grandes, o aquellos en las industrias particularmente de alta responsabilidad que buscan un poco de aislamiento adicional.

La mayoría de los abogados tienden a incluir a los restaurantes en esta categoría de alta responsabilidad, por lo que lo más probable es que se recomiende una estructura de sociedad anónima. Dicho esto, hay que tener en cuenta que para constituir una sociedad anónima es necesario tener un consejo de administración, además de directivos, y que los requisitos fiscales son más complicados.

Así que consulta a tu abogado, pero también prepárate para que el proceso sea un poco complejo.

S-Corporation

Con una estructura muy parecida a la de una sociedad anónima, las sociedades anónimas se distinguen porque tributan a nivel del propietario del negocio, en lugar de tributar como una sociedad.

Si crees que puedes necesitar la estructura de una corporación pero no quieres meterte en complicadas declaraciones de dividendos, una S-Corp podría ser un buen punto intermedio para ti.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)

La sociedad de responsabilidad limitada (LLC), que ofrece la protección de la responsabilidad de una sociedad anónima y la flexibilidad y la simplicidad fiscal de una empresa individual o una sociedad colectiva, es una estructura empresarial que ofrece lo mejor de los dos mundos y que ha aumentado considerablemente su popularidad en los últimos años.

Los empresarios que optan por una estructura de LLC pueden elegir entre una LLC unipersonal, una LLC asociativa o una sociedad de responsabilidad limitada.

Paso 4. Obtenga un número de identificación fiscal para su restaurante

También conocido como número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), este número ayuda al IRS a realizar un seguimiento de su negocio a efectos fiscales.

Considérelo como un número de seguridad social para su negocio.

Si planea tener empleados (piense en personal de servicio, anfitriones y azafatas, personal de cocina e incluso lavavajillas) -y especialmente si su negocio está establecido como una corporación o sociedad- necesitará este número para mantener las cosas en orden.

Para obtener un número de identificación de empleador, solicítelo en línea en el sitio web del IRS.

Paso 5. Registrar su restaurante para los impuestos estatales y locales

Además de los impuestos federales sobre los negocios, la mayoría de las empresas de U.S. los estados y territorios le exigirán que pague impuestos sobre la renta y el empleo por su negocio. Algunos estados tienen requisitos fiscales adicionales, como la compensación de los trabajadores y el seguro de desempleo exigidos por el estado.

El registro, los requisitos y los procedimientos de presentación varían mucho de un estado a otro, así que comprueba la información sobre impuestos comerciales específica de tu lugar de residencia.

Paso 6. Obtenga los permisos, las licencias y los seguros para su restaurante

La FDA actualiza el Código Alimentario cada cuatro años, pero los detalles de lo que se requiere, lo que se recomienda encarecidamente y lo que es simplemente opcional varían de un estado a otro, e incluso entre condados.

Podría leer las más de 600 páginas publicadas por la FDA, pero le recomendamos que empiece por buscar el departamento de regulación del código de servicios alimentarios de su estado. Aquí encontrará algunos de los aspectos más destacados que debería encontrar para ponerse al día en su zona. Este recurso es útil, pero no es exhaustivo, así que asegúrese de consultar con su departamento de salud local para asegurarse de que todas sus bases están cubiertas.

Es una buena idea mantener un calendario maestro con recordatorios de todas las fechas de renovación y pago.

Licencias de alimentos

La parte más importante de seguir reclamando es la adquisición de licencias de alimentos y del código sanitario. Estas licencias certifican que usted manipula, almacena y sirve alimentos de forma segura. Y no creas que tener un carrito de comida o incluso un puesto en un festival te libra de esto: también han pensado en eso.

Incluido en esto, pero con su propio conjunto de permisos y normas especiales, estará el servicio de alcohol. Esto cubre no sólo el servicio de alcohol de forma segura, sino que también incluye la formación para hacer frente a los clientes que tal vez se han excedido. Lea nuestra guía completa para obtener una licencia de licor en cada estado.

Permisos del departamento de salud

El departamento de sanidad tiene mucho que decir sobre lo que es seguro para los lugares donde quieres almacenar, preparar y servir tu comida. Su establecimiento tendrá que ser inspeccionado para comprobar la seguridad operativa, así como la seguridad alimentaria.

Piense en la ocupación máxima, los riesgos de incendio, la ventilación, los tipos de superficie de los alimentos, la ubicación de los fregaderos, las normas de los baños, etc.

Seguros para restaurantes

Incluso con todas las licencias y permisos necesarios, es necesario contar con algunas redes de seguridad adicionales. Tendrá que investigar los requisitos específicos del seguro comercial para restaurantes.

Los requisitos varían en función del lugar en el que vivas y de la forma en que te financies, pero, como mínimo, deberás tener en cuenta lo siguiente:

• Seguros inmobiliarios

• Seguros generales

• Responsabilidad de los licores

• Responsabilidad civil

• Seguro de indemnización a los trabajadores

• Seguro de desempleo

• Seguro de vida

• El estado de tesorería

• Pérdida de negocio

• Contaminación de los alimentos

Cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades

En 1992, el Departamento de Justicia aprobó la Ley de Estadounidenses con Discapacidades para que los consumidores y empleados con discapacidades pudieran evitar la discriminación de los lugares de alojamiento público.

Los detalles completos de la ADA son bastante detallados, pero puede utilizar esta U.S. Guía de la Administración de Pequeñas Empresas para entender lo que se espera.

Cuando superas todos los ángulos, las medidas y la jerga legal, todo se reduce a tener adaptaciones para que las personas con discapacidad puedan aparcar, entrar en tu restaurante, pedir comida y comer en una mesa con seguridad.

Paso 7. Establecer documentos contables

Dirigir un restaurante implica mucho papeleo. Necesitarás documentos contables para presentar tus impuestos, solicitar financiación para tu empresa y para el seguimiento interno de tus ingresos, gastos y rentabilidad.

Como mínimo, todo propietario de un restaurante debe mantener regularmente estos tres documentos contables básicos:

Balance de situación

El balance es esencialmente una instantánea de la situación financiera de su restaurante en un momento dado. Enumera los activos, los pasivos y el patrimonio neto de tu empresa en un momento dado y se utiliza para calcular el valor neto de tu negocio. Mantener un balance general «equilibrado», en el que el total de los activos sea igual al de los pasivos más el patrimonio neto, es el principio fundamental de la contabilidad básica.

Cuenta de resultados

A veces llamada cuenta de resultados, la cuenta de resultados resume los ingresos y gastos de tu negocio a lo largo de un año, permitiéndote calcular el beneficio o la pérdida neta de ese año. Mantener una cuenta de resultados precisa es fundamental para medir la rentabilidad a lo largo del tiempo.

Estado de flujo de caja

Disponer de suficiente dinero en efectivo para cubrir los gastos puede hacer que la salud financiera de un restaurante sea un éxito. De hecho, este tema es tan importante que existe un documento contable dedicado al seguimiento del flujo de caja.

Su estado de flujo de caja refleja la entrada de ingresos y la salida de gastos resultantes de todas las actividades de su restaurante durante un período de tiempo específico, normalmente un mes o un trimestre financiero. Los flujos de entrada provienen de servir comida y bebida a los clientes que pagan, mientras que los flujos de salida representan cosas como la compra de ingredientes, las nóminas y el pago del alquiler y otros gastos generales.

Considera la posibilidad de contratar a un contable o a un contable

Si te sientes un poco abrumado por estos protocolos contables, te recomendamos que preguntes por un contable público certificado. Es importante elegir a alguien cuya personalidad encaje con la tuya, que esté disponible para responder a las preguntas que sean necesarias y que pueda manejar las áreas financieras en las que tengas menos experiencia.
Contar con un contador público con experiencia en la industria de la restauración le ayudará a entender las leyes locales para evitar problemas en lo que respecta al salario mínimo de los servidores, las propinas como ingreso y el tiempo extra de su personal.

Paso 8. Invierta en las herramientas adecuadas para su restaurante

Especialmente con todas las partes móviles involucradas en un restaurante en funcionamiento, la gestión de los documentos contables anteriores a mano puede ser abrumadora rápidamente.

Por no hablar de los horarios de los empleados, las hojas de asistencia, la tramitación de los pagos, el procesamiento de las nóminas y el resto de la logística necesaria para mantener tu restaurante a flote!

Afortunadamente, hay grandes opciones de software de contabilidad para restaurantes y otras herramientas útiles disponibles que eliminarán las conjeturas de su contabilidad y generarán estos documentos contables automáticamente.

Sistema de TPV para restaurantes

Una de las cosas que los empresarios suelen pasar por alto cuando investigan cómo abrir un restaurante es un sistema de TPV para restaurantes. Un sistema de TPV para restaurantes es una combinación de hardware y software que permite realizar muchas funciones importantes, como el procesamiento de pagos, la gestión de la sala, el seguimiento de los pedidos y la conciliación de las propinas. La mayoría de los sistemas de TPV también producen informes útiles que le permiten dirigir su negocio de manera más eficiente.

Aquí están algunos de nuestros sistemas de TPV favoritos, basados en el tipo de restaurante que usted posee:

• Square para restaurantes: El mejor sistema de TPV para restaurantes nuevos.

• TPV Clover: El mejor sistema de TPV para restaurantes de servicio rápido.

• Lightspeed Restaurant POS: El mejor sistema de TPV para restaurantes pequeños y medianos.

• TPV TouchBistro: El mejor sistema de TPV para restaurantes de servicio completo.

• Toast POS: El mejor sistema TPV para restaurantes para Android.

• Loyverse POS: El mejor software gratuito de TPV para restaurantes.

Paso 9. Esté al día con las obligaciones fiscales de su restaurante'

Además de tener la contabilidad en orden, entender y cumplir con los requisitos fiscales debe ser una prioridad en la gestión financiera de tu restaurante. Las consecuencias de no presentar los impuestos estatales y federales de su empresa son graves, ya que podría perder su negocio e incluso enfrentarse a cargos penales.

Así que, aunque lidiar con el IRS puede ser intimidante, no es algo que puedas ignorar.

Vamos a desglosar las principales obligaciones fiscales del negocio que tendrás que controlar:

Impuesto sobre la renta

Todas las empresas deben presentar declaraciones anuales del impuesto sobre la renta y realizar pagos en función de los ingresos recibidos.

El formulario de impuestos exacto que utiliza para realizar los pagos del impuesto sobre la renta depende de la estructura de su negocio: propietario único, sociedad, corporación, corporación S o sociedad de responsabilidad limitada (LLC).

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Las personas que trabajan para sí mismas (incluidos los propietarios de pequeñas empresas) deben pagar los impuestos de la seguridad social y de Medicare a través de un impuesto de autoempleo. Este impuesto es similar a los impuestos retenidos de la paga de la mayoría de los asalariados.

Estimación de impuestos

Tanto los impuestos sobre la renta como los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia se pueden considerar como impuestos «de pago». Tendrás que presentar documentos trimestrales que estimen los impuestos que debes en estas categorías y hacer los pagos correspondientes.

Haga clic aquí para ver los formularios y más información sobre cómo realizar los pagos trimestrales de impuestos estimados.

Tasas de empleo

Dado que es probable que tenga empleados trabajando en su restaurante, tendrá que hacer frente a obligaciones fiscales adicionales relacionadas con esos empleados, incluidos los impuestos de la seguridad social y de Medicare, las retenciones del impuesto federal sobre la renta y el impuesto federal sobre el desempleo.

Conozca la información específica del IRS sobre la presentación de impuestos sobre el empleo para su negocio.

Paso 10. Financiar tu restaurante recién abierto

A no ser que seas rico de forma independiente, es probable que necesites financiación de algún sitio para abrir un restaurante.

Los empresarios deciden financiar sus empresas de diversas formas, pero la más habitual es pedir un préstamo para empresas. El crecimiento de la industria de los préstamos alternativos ha dado lugar a una gran variedad de productos de préstamo para satisfacer las necesidades de los empresarios, cada uno con diferentes costes, estructuras de pago y procesos de solicitud.

Repasemos las opciones de préstamos comerciales disponibles para los restauradores.

Préstamos a plazo

Los préstamos a plazo, probablemente lo primero en lo que se piensa cuando se imagina un préstamo para empresas, ofrecen un plazo de amortización determinado, un número de pagos establecido y un tipo de interés fijo o variable.

Dependiendo de las necesidades de su negocio, de su calificación crediticia y de otros factores, hay una gran variedad de préstamos a plazo disponibles para muchos propietarios de pequeñas empresas -tanto de bancos tradicionales como de prestamistas alternativos no bancarios- y con plazos que van desde un año con pagos diarios hasta plazos de cinco años con pagos mensuales, y todo lo que hay en medio.

Préstamos SBA

Debido a la naturaleza arriesgada de los préstamos a las pequeñas empresas, muchos prestamistas comerciales han dudado en el pasado en prestar dinero a los propietarios de pequeñas empresas, especialmente a las nuevas empresas de restauración.

Como solución, la Administración de la Pequeña Empresa comenzó a garantizar hasta el 80% del principal del préstamo a través de las instituciones de crédito participantes. Esta podría ser una opción viable si ya tiene experiencia en la industria alimentaria. (De lo contrario, probablemente no se le considerará.)

La SBA ofrece una variedad de programas de préstamos, incluso para los restauradores. Si piensas utilizar un préstamo de la SBA como principal fuente de financiación para poner en marcha tu restaurante, tendrás que iniciar este proceso con las manos en la masa. Redacta un plan de negocio estelar que destaque la singularidad de tu idea y prepárate para tener entre el 20% y el 30% del importe del préstamo en efectivo, o para pedir una hipoteca sobre tu casa.

Tenga en cuenta, sin embargo, que aunque el sello de aprobación de la SBA puede hacer que algunos prestamistas estén más dispuestos a considerar a los solicitantes que no entran en sus estrictos criterios de préstamo, la solicitud de un préstamo de la SBA sigue implicando un largo papeleo, y el proceso puede durar varios meses.

Financiación del equipo

Si necesita específicamente dinero en efectivo para realizar una gran compra de equipos (como tecnología de punto de venta, electrodomésticos de cocina comercial, cubertería o mobiliario) para su nuevo establecimiento, la financiación de equipos para restaurantes podría ser la opción adecuada para usted.

Este producto de financiación funciona de forma muy parecida a un préstamo de coche, ya que la cantidad que puede pedir prestada depende del precio y del tipo de equipo que vaya a comprar.

Y como el propio equipo sirve de garantía, es probable que no se le pida una garantía adicional para el préstamo.

Los términos de la financiación de equipos suelen funcionar con un tipo de interés fijo -normalmente entre el 8% y el 30%- y con un plazo fijo para que los pagos sean los mismos mes a mes.

Préstamos a corto plazo

Para las empresas con necesidades de financiación más pequeñas e inmediatas, los préstamos a corto plazo pueden ser un salvavidas. Estos préstamos funcionan de forma similar a los préstamos a plazo tradicionales, pero cubren importes de entre 2.500 y 250.000 dólares con plazos de entre tres y 18 meses.

Con tipos de interés tan bajos como el 14%, los proveedores de préstamos a corto plazo a menudo pueden proporcionarle dinero en efectivo en tan sólo dos días, permitiéndole pagar el alquiler, las nóminas, a los proveedores de alimentos o otros gastos generales inmediatos, incluso cuando el efectivo es escaso.

Línea de crédito

La línea de crédito para empresas, quizás la forma más flexible de financiación disponible, le permite disponer de capital para satisfacer una serie de necesidades empresariales.

Una vez establecida, puede recurrir a su línea de crédito como lo haría con una tarjeta de crédito personal, para obtener más capital de trabajo, comprar inventario, manejar los flujos de efectivo estacionales, pagar otras deudas o abordar casi cualquier otra necesidad del negocio.

Si tiene previsto solicitar un préstamo para una pequeña empresa en el futuro, asegúrese de revisar periódicamente sus informes de crédito personales y comerciales, así como de hacer lo posible por mejorar su puntuación de crédito.

Junto con sus ingresos anuales, el tiempo que lleva en el negocio y el saldo bancario medio, su puntuación de crédito personal y empresarial es el factor más importante que determinará su capacidad para obtener un préstamo para pequeñas empresas.

Cuánto cuesta abrir un restaurante?

Ahora que ya conoce sus opciones de financiación, probablemente se pregunte cuál es el importe exacto de la financiación que necesitará.

Obviamente, el coste de abrir un restaurante varía mucho en función del tipo de restaurante que quiera abrir, el estilo de servicio, la decoración, la ubicación, el menú, etc. Sin embargo, una encuesta reciente de RestaurantOwner.com ha proporcionado una idea de lo que los empresarios podrían tener que pagar.

Según una encuesta realizada a 350 restauradores, un pequeño restaurante puede costar hasta 175.500 dólares en costes totales de puesta en marcha. Un restaurante de tamaño medio cuesta hasta 375.500 dólares, y un restaurante grande hasta 750.500 dólares. Puede ver los resultados completos de la encuesta aquí:

El paso 11. Promocionar su restaurante

El último paso de cómo abrir un restaurante? Cuéntalo al mundo!

Hay una gran variedad de métodos para comercializar tu restaurante entre tu público objetivo. Aquí tienes algunas ideas para ponerte en marcha:

• Utiliza el marketing en las redes sociales para compartir fotos de tus platos, responder a las preguntas de los clientes y comunicar los méritos de tu marca.

• Haz un sitio web de aspecto profesional para mostrar al mundo que eres una empresa legítima y de confianza.

• Consiga que su negocio sea mencionado en sitios web de reseñas de clientes como Yelp, OpenTable y Resy.

• Ofrecer promociones como descuentos para los primeros clientes o un programa de recomendación de clientes.

• Realice una gran inauguración que despierte el interés por su restaurante y atraiga la atención de los medios de comunicación.

El resultado final

Ser restaurador no es realmente para los débiles de corazón, ya que ser dueño de su propio restaurante es una aventura interminable, las 24 horas del día. Los retos y preguntas que se plantean a cada propietario de un restaurante varían tanto como los distintos restaurantes y estados en los que operan. Pero si la comida es tu pasión y tener un restaurante es tu sueño, los pasos anteriores pueden ofrecer un buen comienzo para hacer ese sueño realidad.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.