Búsqueda de EIN: Cómo encontrar su número de identificación fiscal para empresas

Encontrar el número de identificación fiscal de su empresa, o número de identificación del empleador (EIN), es fácil. Aquí hay tres maneras de hacerlo.Priyanka Prakash 16 de diciembre de 2020

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Este artículo ha sido revisado por la experta en impuestos Erica Gellerman, CPA.

El número de identificación fiscal de la empresa, también llamado número de identificación del empleador (EIN) o número de identificación fiscal federal, es un número único de nueve dígitos que identifica a su empresa con el IRS. Los propietarios de la mayoría de las empresas necesitan un número de identificación fiscal para declarar impuestos, abrir una cuenta bancaria, obtener una licencia o solicitar un préstamo.

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La mayoría de la gente se sabe de memoria su número de la seguridad social, pero no todos los empresarios conocen su número de identificación fiscal. Su EIN no es algo que utilice a diario, por lo que tener este número en mente no es tan fácil como recordar el número de teléfono o la dirección de su empresa.

Sin embargo, su EIN es esencial para algunas transacciones comerciales muy importantes, como la declaración de impuestos de la empresa y la obtención de préstamos para pequeñas empresas. La precisión y la rapidez son importantes en estas situaciones. No tener el número de identificación fiscal de su empresa puede impedirle obtener una financiación crucial para su negocio o cumplir con un plazo de impuestos de la empresa.

Lo ideal es memorizar el número de identificación fiscal de su empresa o tenerlo en un lugar de fácil acceso. Con todo lo que compite por su atención como propietario de una pequeña empresa, es posible que no se dé cuenta de que no sabe su EIN hasta que esté a mitad de su declaración de impuestos. No se preocupe! Localizar un número de identificación fiscal olvidado, perdido o extraviado es bastante fácil y no debería costarle nada. Aquí tiene una guía para buscar su número de identificación fiscal sin estrés. También explicamos cómo encontrar el EIN de otra empresa.

Cómo encontrar el número de identificación fiscal de su empresa:

  • Compruebe la carta de confirmación de su EIN

  • Compruebe otros lugares en los que podría estar registrado su EIN

  • Llame al IRS

  • Búsqueda del número de identificación fiscal de la empresa: sus 3 mejores opciones

    Muchas veces, los propietarios de pequeñas empresas se quedan atascados a mitad de camino en la solicitud de un préstamo, la declaración de la renta o la solicitud de una cuenta bancaria porque no saben cuál es su número de identificación fiscal. Afortunadamente, localizar su EIN es bastante sencillo.

    Aquí están las tres mejores maneras de buscar su número de identificación fiscal de la empresa:

    Opción 1: Compruebe su carta de confirmación del EIN

    La forma más fácil de encontrar su EIN es buscar su carta de confirmación del EIN. Este es el documento original que el IRS emitió cuando solicitó por primera vez su EIN. La carta mostrará su número de identificación fiscal y otros datos de identificación de su empresa.

    • Si ha solicitado su EIN por Internet, el IRS habrá emitido su carta de confirmación de inmediato, accesible en línea. También habrá tenido la oportunidad de elegir la recepción por correo tradicional.

    • Si solicitó por fax, habrá recibido su carta de confirmación a vuelta de fax.

    • Si ha presentado su solicitud por correo, habrá recibido su carta de confirmación a vuelta de correo.

    Su carta de confirmación del EIN es un documento fiscal y empresarial importante, por lo que lo ideal es que lo haya guardado junto con otros documentos clave, como la información de la cuenta bancaria de su empresa y los documentos de constitución.

    En este ejemplo de carta de confirmación del EIN, puede encontrar su EIN en la parte superior de la página, así como en el primer párrafo. (Fuente: IRS)

    Opción 2: Comprobar otros lugares en los que podría estar registrado su EIN 

    Si ha extraviado su carta de confirmación del EIN, tendrá que ser un poco más creativo para encontrar su número de identificación fiscal. Afortunadamente, una vez que obtenga un EIN, su número de identificación fiscal normalmente no cambiará durante toda la vida de su negocio. Que facilita la localización del EIN.

    Estos son algunos lugares adicionales donde puede localizar su EIN:

    1. Antiguas declaraciones de impuestos federales

    Fuente: IRS

    2. Avisos oficiales de impuestos del IRS

    Fuente: IRS

    3. Licencias y permisos comerciales y solicitudes pertinentes

    Fuente: NY.gov

    4. Extractos de la cuenta bancaria de la empresa o perfil de la cuenta en línea

    5. Solicitudes de préstamo para empresas antiguas

    Fuente: Administración de Pequeñas Empresas

    6. Su informe de crédito empresarial

    Fuente: Equifax

    7. La documentación de la nómina (como los formularios 1099 que ha recibido como contratista independiente o que ha emitido a contratistas independientes)

    Fuente: IRS

    Tenga en cuenta que su EIN generalmente no aparecerá en los documentos de constitución de la empresa, como los artículos de incorporación, los artículos de organización o un documento de nombre de negocio ficticio (DBA). Estos documentos establecen la estructura legal de su empresa, pero no contienen su número de identificación fiscal.

    Opción 3: Llame al IRS para localizar su EIN

    Debería poder localizar su EIN accediendo a uno o varios de los documentos mencionados anteriormente; pero si sigue sin tener suerte, el IRS puede ayudarle con la búsqueda del número de identificación fiscal federal. Puede llamar a la Línea de Impuestos Especiales del IRS y un representante le proporcionará su EIN por teléfono. La Línea de Impuestos de Negocios y Especialidades está abierta de lunes a viernes de 7 a.m. a 7 p.m. ET. Sin embargo, este debería ser su último recurso, ya que los tiempos de espera de las llamadas pueden ser a veces muy largos.

    Fuente: IRS

    Antes de llamar, tenga en cuenta que el IRS tiene que demostrar que usted está realmente autorizado a recuperar su número de identificación fiscal de la empresa. Por ejemplo, tendrá que demostrar que es un directivo de una empresa, un propietario único o un socio de una sociedad. El representante del IRS le hará preguntas para confirmar su identidad.

    No se frustre: Esto es simplemente una precaución para ayudar a proteger los datos sensibles de su empresa. Después de todo, usted no querría que Hacienda diera su número de seguridad social a cualquiera que llamara, ¿verdad?? Una vez que haya encontrado el número de identificación fiscal de su empresa, le sugerimos que lo guarde en un lugar seguro, como un archivador cerrado o un almacenamiento seguro en la nube, para no tener que volver a realizar estos pasos.

    Por qué necesita saber el número de identificación fiscal de su empresa

    El IRS exige que la mayoría de los tipos de empresas soliciten un EIN. Las excepciones son algunos propietarios únicos y dueños de LLCs de un solo miembro, que pueden usar su número de seguridad social en lugar de un EIN. Pero incluso los propietarios de pequeñas empresas que no tienen que obtener un EIN a menudo optan por conseguirlo, para poder separar su negocio de sus finanzas personales.

    Si el IRS le exige que obtenga un EIN o si decide obtenerlo, estas son algunas de las situaciones en las que tendrá que proporcionar su número de identificación fiscal:

    • Al presentar las declaraciones de impuestos de la empresa o al realizar los pagos de impuestos de la empresa

    • Al solicitar un préstamo empresarial

    • Al abrir una cuenta bancaria comercial

    • Al solicitar una tarjeta de crédito comercial

    • Cuando se emite el formulario 1099 a los contratistas independientes

    Aunque cada una de estas transacciones no se produce con regularidad, si las considera todas juntas, tendrá que facilitar su EIN al menos unas cuantas veces al año. Por lo tanto, este es un número que vale la pena memorizar y guardar de forma segura. Lo ideal es recuperar el número de identificación fiscal de su empresa antes de realizar cualquiera de las operaciones anteriores.

    Fuente: IRS

    Cómo encontrar el EIN de otra empresa

    Por lo general, los propietarios de pequeñas empresas necesitan localizar el número de identificación fiscal de su propia empresa, pero a veces las empresas necesitan buscar el EIN de otra empresa. Por ejemplo, puede utilizar un EIN para verificar la información de un nuevo proveedor o cliente. Además, en sectores como el de los seguros, es posible que necesite el EIN de otras empresas durante su actividad diaria.

    Utilice una de las siguientes opciones para encontrar el número de identificación fiscal federal de otra empresa:

    1. Pregunte a la empresa

    Alguien del departamento de nóminas o contabilidad debe conocer el NIF de la empresa.

    2. Busque en los archivos de la SEC

    Fuente: SEC.gov

    Si la empresa cotiza en bolsa, consulte el sitio web de la Comisión de Valores y Bolsa e introduzca el nombre de la empresa. Los archivos de la SEC deben contener el número de identificación fiscal de la empresa (que aparece como "IRS No.").

    3. Infórmese en una oficina de crédito 

    Las agencias de crédito le permiten comprar su propio informe de crédito empresarial o ver el informe de crédito empresarial de otra empresa a cambio de una cuota, pero estos informes no siempre muestran el EIN de la empresa. Confirme que el informe que está considerando contendrá el EIN antes de solicitarlo.

    4. Utiliza una base de datos EIN de pago

    Otra opción es buscar en una base de datos comercial de EIN, que cobrará una cuota por el acceso a los EIN de las empresas. Algunas bases de datos incluso vinculan el EIN a otra información, como el tamaño de la empresa y el sector. Esto puede ayudarle a encontrar nuevos prospectos.

    5. Utilice la base de datos Melissa para las organizaciones sin ánimo de lucro

    Fuente: Melissa.com

    La base de datos Melissa ofrece una búsqueda gratuita de números de identificación fiscal para organizaciones sin ánimo de lucro.

    Si tiene una necesidad legítima de encontrar el EIN de otra empresa, puede utilizar una de estas opciones para buscar el número. Sólo tiene que asegurarse de mantener su propio EIN. Comparta el número sólo con un subconjunto limitado de personas: prestamistas, posibles proveedores, banqueros, etc. Debe vigilar el EIN de su empresa igual que vigila su número de la seguridad social.

    Cómo cambiar o cancelar un EIN

    Una vez que obtiene un EIN para su empresa, ese número de identificación fiscal permanece con su empresa durante toda su vida. Sin embargo, hay algunas situaciones en las que podría necesitar un nuevo número de identificación fiscal para su empresa.

    Estos son los casos en los que necesitará solicitar un nuevo EIN:

    • Constituye una empresa por primera vez o cambia de entidad comercial

    • Compra un negocio existente o hereda un negocio

    • Su empresa se convierte en filial de otra empresa

    • Usted es un empresario individual y está sujeto a un procedimiento de quiebra

    • Usted es un empresario individual y establece un plan de jubilación, de participación en los beneficios o de pensiones

    • Usted recibe una nueva carta de la Secretaría de Estado de su estado'

    • Hay cambios en su estructura de propiedad

    El IRS tiene una lista detallada de situaciones en las que se necesita un nuevo EIN. Un nuevo EIN sustituye a su antiguo EIN, por lo que una vez que obtenga el nuevo número de identificación fiscal, lo utilizará en las declaraciones de impuestos y otros documentos de la empresa en el futuro.

    Tenga en cuenta que los cambios más comunes, como los cambios de nombre o dirección de su empresa, generalmente no requieren un nuevo EIN. Pero aún así debe informar al IRS de un cambio de nombre de la empresa o de su ubicación.

    Una vez que su empresa obtiene un EIN, el IRS técnicamente no puede.. "cancelar" el número de identificación fiscal. Incluso si cierra su negocio y nunca presenta una declaración de impuestos, ningún otro negocio obtendrá el mismo número. Si alguna vez decide reabrir su negocio, puede utilizar el número anterior. Si determina que no necesita el EIN que solicitó -quizás porque nunca llegó a poner en marcha el negocio o porque lo disolvió- entonces cierra su cuenta de empresa con el IRS escribiendo una carta. Si cierra su cuenta y lanza otro negocio en el futuro, necesitará un nuevo EIN en ese momento.

    Preguntas frecuentes

    1. ¿Cómo puedo obtener un número de identificación fiscal para una pequeña empresa??

    Conseguir un número de identificación fiscal es sencillo. Una vez que haya determinado su elegibilidad, puede solicitar un EIN a través del IRS, ya sea en línea o por correo, fax o teléfono. Este proceso de solicitud es gratuito. También puede utilizar un servicio legal en línea para solicitar un EIN, pero le cobrarán una tarifa por este servicio.

    2. ¿Es lo mismo un número de identificación fiscal que un EIN??

    Sí, un número de identificación fiscal de la empresa también se conoce como número de identificación del empleador, o EIN.

    3. ¿Puede tener un negocio sin un EIN??

    Sí, dependiendo del tipo de negocio. Las SRL unipersonales y los empresarios individuales no necesitan un EIN porque tributan como personas físicas. Sin embargo, si tiene previsto abrir una cuenta bancaria de empresa como otra entidad además de las que tributan como personas físicas, es necesario un NIE en la mayoría de los casos.

    4. ¿Necesito un EIN si trabajo por cuenta propia??

    Si usted es autónomo y es un propietario único oficial, entonces usted no necesita legalmente un EIN. Sin embargo, hay una serie de beneficios de recibir un EIN, incluyendo para ayudar a separar sus finanzas personales y de negocios.

    El resultado final

    Conocer el número de identificación fiscal de su empresa es importante, pero con toda la atención que compite por el propietario de una pequeña empresa, es posible que olvide o extravíe su número de identificación fiscal.

    Esto es lo que debe saber si necesita localizar un EIN:

    • Localice su EIN antes de tener que declarar impuestos, solicitar un préstamo comercial o abrir una cuenta bancaria comercial, ya que acelerará el proceso.

    • Puedes localizar tu EIN en la carta de confirmación del IRS, en las antiguas declaraciones de impuestos, en las antiguas solicitudes de préstamos para empresas, en el informe de crédito de tu empresa o en la documentación de las nóminas.

    • También puede llamar al IRS para buscar su número de identificación fiscal federal.

    • Si necesita localizar el NIF de otra empresa, puede empezar por preguntarle a la empresa. También hay bases de datos gratuitas y de pago que pueden ayudarle a encontrar el número de identificación fiscal de una empresa.

    • Una vez que solicite el EIN de su empresa, no necesitará uno nuevo para los cambios de nombre o de ubicación de la empresa. Sin embargo, si la propiedad o la estructura de su negocio cambia, es probable que necesite un nuevo EIN del IRS.

    El número de identificación fiscal de su empresa es importante para muchos hitos empresariales. Asegúrese de guardar este número para tenerlo siempre que sea necesario.

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    Una versión anterior de este artículo no indicaba si todos los informes de crédito de las empresas mostrarán el EIN de una empresa's. Se ha corregido aquí.

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