9 Conceptos básicos de contabilidad que todo pequeño empresario debe conocer

No te metiste en el mundo de los negocios para ser contable, así que ¿por qué necesitas conocer estos conceptos contables?? Bien, entender los conceptos básicos de contabilidad puede ayudarte a hacer mejores predicciones sobre el futuro de tu empresa basándote en las tendencias pasadas de ventas y costes. Esto te ayudará a tomar decisiones financieras más inteligentes a largo plazo.

Entender los principios básicos de contabilidad también le ayudará a tomar decisiones operativas rápidas pero informadas en el día a día. Esto le ahorrará tiempo y dinero, dos de sus recursos más valiosos como empresario. Aunque utilices un software de contabilidad empresarial, es importante que tengas una comprensión básica de estos conceptos.

Por último, tener una comprensión básica de los conceptos de contabilidad le asegurará tener conversaciones productivas con sus asesores financieros al planificar estratégicamente el futuro de su empresa.

Estos son los nueve conceptos contables más importantes que debes conocer.

1. Devengos

Si quieres entender los conceptos básicos de contabilidad, éste es un punto crítico. Hay dos métodos principales de contabilidad que se pueden utilizar: contabilidad de caja y contabilidad de devengo. Muchas pequeñas empresas comienzan con la contabilidad de caja, pero los estados financieros de devengo le dan una comprensión mucho mejor de la posición financiera de su negocio que los estados de caja. Además, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) exigen que las empresas públicas utilicen la contabilidad de ejercicio.

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Los estados financieros basados en el principio de devengo corresponden a los ingresos y gastos de los periodos en los que se producen. En cambio, los estados contables basados en el criterio de caja sólo reflejan los ingresos y los gastos cuando se reciben o se pagan.

Supongamos que usted factura a un cliente por los servicios prestados el 15 de marzo y le da 30 días para pagar la factura. Si el cliente es un buen cliente, el cheque llegará el 15 de abril, o incluso unos días antes.

En los estados financieros basados en el principio de devengo, los ingresos aparecerán en marzo, como un incremento de las ventas y el correspondiente aumento de las cuentas por cobrar. En los estados financieros basados en el efectivo, los ingresos no aparecerían hasta abril, cuando llegan a tu cuenta bancaria.

Del mismo modo, supongamos que ha tenido que pagar a un subcontratista para que preste los servicios que ha facturado al cliente. El subcontratista le facturó el 31 de marzo por los servicios prestados ese mes y le dio 45 días para pagar la factura. Esto significa que los pagará el 15 de mayo.

En los estados financieros basados en el principio de devengo, el gasto aparecerá en marzo, el mismo mes en que se facturó al cliente. En sus estados financieros de caja, el gasto no aparecerá hasta mayo.

La capacidad de hacer coincidir los ingresos y los gastos con el período en el que se producen puede ayudarle a identificar con mayor precisión los gastos y las tendencias de su negocio. Por ello, los estados financieros basados en el devengo son superiores a los estados financieros basados en el efectivo a efectos de gestión empresarial.

Conclusión: Conozca la diferencia entre el principio de devengo y el principio de caja. base de efectivo.

2. Consistencia

Este segundo concepto contable está estrechamente relacionado con el primero. El concepto de consistencia dice que una vez que se elige un método contable, se debe mantener para todos los registros financieros futuros. Esto permite a la empresa comparar con precisión el rendimiento en diferentes períodos contables. El Servicio de Impuestos Internos también exige coherencia para la presentación de los impuestos de las pequeñas empresas. Si se elige un método contable y luego se quiere cambiar, hay que obtener la aprobación del IRS.

Conclusión: Limítate a un método contable.

3. Empresa en funcionamiento

El "empresa en funcionamiento" El concepto dice que debe asumir que su negocio está en buena condición financiera y que seguirá funcionando en un futuro previsible. Este concepto permite a las empresas aplazar a veces el reconocimiento de ciertos gastos a períodos contables futuros. Por supuesto, el contable o el auditor son libres de llegar a una conclusión diferente si hay pruebas de que la empresa no puede pagar su préstamo u otras obligaciones. En ese caso, la empresa podría tener que empezar a considerar el valor de liquidación de los activos.

Conclusión: Asumir que la entidad comercial está en buen estado y continuará.

4. Conservación

Según el concepto de conservación, los ingresos y los gastos se tratan de forma diferente. Las empresas deben reconocer los ingresos sólo cuando exista una certeza razonable de que serán reconocidos, por ejemplo, mediante una orden de compra o una factura firmada. Sin embargo, las empresas deberían reconocer los gastos antes, cuando existe una posibilidad razonable de que se produzcan. Esto favorece los estados financieros más conservadores. A efectos de tesorería, es mejor sobrestimar los gastos que los ingresos.

Conclusión: Los gastos deben realizarse antes que los ingresos.

5. Entidad económica

Este es uno de los conceptos más importantes para las pequeñas empresas: hay que evitar mezclar los fondos de la empresa con los personales. Los estados financieros de las empresas deben reflejar únicamente las transacciones comerciales. Por ejemplo, hay que evitar cargar los gastos personales en una tarjeta de crédito de la empresa. No seguir este concepto puede hacer que su contabilidad virtual sea mucho más difícil e incluso que tenga problemas legales si es una corporación o una sociedad de responsabilidad limitada. En esos casos, puedes preservar las protecciones de responsabilidad limitada sólo separando las finanzas empresariales de las personales.

Conclusión: No mezcle las finanzas personales y las del negocio.

6. Materialidad

Este concepto es bastante sencillo y sólo significa que las empresas deben registrar cualquier transacción financiera que pueda afectar materialmente a las decisiones empresariales. Incluso si esto da lugar a que se registren transacciones menores, la idea es que es mejor dar una visión global del negocio. De hecho, el software de contabilidad empresarial hace que sea muy fácil registrar cada pequeña transacción, ya que se sincroniza automáticamente con tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito.

Conclusión: Registrar todas las transacciones importantes en los libros.

7. Coincidiendo con

El "Coincidiendo con" dice que hay que registrar los ingresos y los gastos relacionados con los ingresos al mismo tiempo. El objetivo es que se vea la relación causa-efecto entre los ingresos y las compras. Por ejemplo, digamos que usted paga una comisión a un vendedor por una venta que registra en marzo. La comisión también debe registrarse en marzo.

Conclusión: Registre los gastos relacionados con los ingresos en el mismo período que los ingresos.

8. Ecuación contable

Existe una ecuación contable básica que le ayudará a registrar las transacciones:

Activos = pasivos + capital de los propietarios

Como indica la fórmula, los activos van en el lado izquierdo de la ecuación y se cargan. Del mismo modo, los activos van en el lado izquierdo de tu libro mayor. Por ejemplo, si recibe dinero en efectivo, su cuenta de caja se cargará en su programa de contabilidad. El pasivo y el patrimonio de los propietarios van en el lado derecho de la ecuación y se acreditan. Del mismo modo, estas partidas van en el lado derecho de su libro mayor. Por ejemplo, si la empresa emite acciones ordinarias, esa cantidad se acreditaría en la cuenta de patrimonio del propietario.

El resultado final: Activos = pasivos + capital del propietario.

9. Período contable

"Periodo contable" es el último concepto que debes entender. Según este concepto, sólo deben incluirse los registros financieros correspondientes al período de tiempo en cuestión. Para entender este punto, primero tienes que entender los tres estados financieros que son importantes para una empresa: cuenta de resultados, balance y estado de flujos de efectivo.

La cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo cubren un periodo de tiempo concreto, como un trimestre o un año natural. Un balance es una instantánea de los activos y pasivos de una empresa a una fecha determinada. Si estuvieras haciendo una cuenta de resultados del primer trimestre de 2019, por ejemplo, no cubrirías las transacciones que ocurrieron antes o después del trimestre. Esto garantiza que la empresa pueda comparar con precisión el rendimiento en diferentes periodos de tiempo.

Conclusión: Registrar sólo las transacciones correspondientes al periodo analizado.

La comprensión de estos conceptos básicos de contabilidad puede ayudarle a tener éxito en los negocios.

No necesita conocimientos avanzados de contabilidad para dirigir eficazmente su negocio. Sin embargo, equiparse con una comprensión de estos conceptos contables básicos (e invertir en algunos libros de contabilidad útiles) puede ayudarle a revisar sus transacciones y estados financieros con mayor confianza. El valor adicional que obtendrá de sus conversaciones con sus asesores financieros hará que el esfuerzo por entender estos conceptos también merezca la pena. Si necesita un software de contabilidad que le ayude a entender y aplicar fácilmente estos conceptos, pruebe QuickBooks Online.