5 consejos para una contabilidad eficaz en la pequeña empresa

Estos consejos y tácticas pueden ayudarle a llevar la contabilidad de forma eficaz.Katherine Fan Jul 16, 2021

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Los propietarios de pequeñas empresas saben que la gestión inteligente del dinero es uno de los aspectos más cruciales del éxito, independientemente de los ingresos de la empresa. La forma de llevar la contabilidad puede hacer que tu negocio se convierta en un éxito o en un fracaso, porque esos registros son la única representación real de tus ganancias y pérdidas.

La creación de una práctica contable consistente puede resultar desalentadora, sobre todo si se trata de su primer rodeo. Pero no tiene por qué ser difícil o doloroso, sobre todo si incorporas hábitos saludables a tu rutina desde el principio.

A la hora de establecer la parte financiera de tu negocio, aquí tienes cinco buenas prácticas que debes tener en cuenta a la hora de crear un sistema de contabilidad funcional.

1. Considere la posibilidad de contratar a un profesional

Si te estresa la idea de llevar tu propia contabilidad, no te preocupes: no tienes que llevarla si no quieres. De hecho, Ed Hattrup, propietario de la empresa de consultoría financiera Bald Ginger, insta a los propietarios de pequeñas empresas a considerar la externalización de su contabilidad «tan pronto como se conviertan en un negocio real».»

«Es algo que hay que quitarse de encima, y asegurarse de que lo estás haciendo bien», dice Hattrup. «En el mejor de los casos, los propietarios de empresas hacen el trabajo a costa de su tiempo y energía. En el peor de los casos, ni siquiera pueden decir cuánto ganan cada mes y sus libros son un desastre.»

En cambio, Hattrup anima a sus clientes a centrarse en los aspectos creativos y estratégicos de su negocio, y a dejar el trabajo tedioso a los profesionales capacitados. «Céntrate en ser bueno en lo que haces», dice. «Es un mejor rendimiento para su negocio en lugar de llevar la contabilidad.»

Pero Dori Eversmann, propietaria de la empresa de contabilidad Chastain Partners, cree que los fundadores de pequeñas empresas son totalmente capaces de gestionar sus propios libros, especialmente si el coste es un problema al empezar.

«Los fundadores suelen ser inteligentes, y [llevar mi propia contabilidad] es lo que yo también haría», dice. Eversmann anima a los empresarios a seguir las directrices del IRS sobre el seguimiento de las transacciones y a guardar todos los recibos durante siete años.

Eversmann también sugiere que las pequeñas empresas programen revisiones periódicas con un profesional de las finanzas, como un contador, un contable público certificado o un contable, para asegurarse de que van por el buen camino y evitar sorpresas desagradables cuando llegue el momento de los impuestos.

Cuándo es el momento de contratar a alguien?

Si decide externalizar su contabilidad, tanto Eversmann como Hattrup sugieren qué cualidades debe buscar en una persona o empresa.

«Encuentra a alguien con quien te lleves bien y que se asocie contigo en tus objetivos a largo plazo en lugar de limitarse a presentar tus impuestos», dice Hattrup.

Eversmann anima a los propietarios a buscar las siguientes cualidades en un profesional de la contabilidad:

  • Un buen ajuste en la personalidad y los valores, ya que va a pasar mucho tiempo con esta persona.

  • Capacidad de respuesta, para todas las veces que tenga una pregunta urgente de última hora que resolver.

  • Alguien que se comunica bien con sus proveedores, empleados y clientes por igual.

2. Separe sus gastos personales de los de su empresa

Separar tus finanzas debería ser uno de los primeros pasos que des después de constituir tu empresa. Puede ser tentador dejar esta tarea para más tarde, especialmente cuando tiene un millón de otros elementos en su lista de tareas, pero mantener sus transacciones personales y comerciales le beneficia de múltiples maneras, incluyendo:

  • Evitar la confusión de los gastos que podría desencadenar una auditoría del IRS.

  • Limitar su responsabilidad personal en caso de que su empresa sea demandada.

  • Simplificando el seguimiento de los gastos de su empresa a efectos de contabilidad.

Hattrup anima a todos sus clientes a ocuparse de los pequeños detalles desde el primer día para empezar con buen pie, como transferir las facturas de Internet de una tarjeta de crédito personal a una comercial.

Además, la apertura de cuentas comerciales le permitirá construir y desarrollar el crédito comercial, que es similar pero independiente de su historial de crédito personal y su puntuación. La puntuación de crédito de tu empresa puede conseguirte tasas más bajas en tus pólizas de seguro y aumentar tu potencial de préstamo.

El crédito comercial es especialmente útil si tiene gastos o inversiones importantes por venir y puede permitirle solicitar una línea de crédito como alternativa a la búsqueda de un préstamo comercial tradicional. Incluso puede obtener algunas ventajas en ciertas cuentas nuevas.

Por último, Eversmann recomienda crear una dirección de correo electrónico exclusiva para la contabilidad en cuanto empieces a operar. «De esta manera, no estás abarrotando tu bandeja de entrada personal, aunque puedes seguir configurando recordatorios para ti mismo cada vez que se produzcan ingresos, por ejemplo.»

Consejo de experto: muchas cuentas corrientes y tarjetas de crédito para empresas ofrecen bonificaciones por abrir nuevas cuentas que cumplan ciertos requisitos. El valor de estos bonos puede superar los 1.000 dólares en algunos casos, y algunas recompensas pueden incluso utilizarse para viajes personales.

3. Seguimiento de sus ingresos y gastos

Como propietario de una pequeña empresa, las transacciones individuales son importantes, pero también lo son sus tendencias financieras generales. Cuando hagas un seguimiento y clasifiques tus gastos y flujos de ingresos, tú y tus asesores financieros podréis identificar diferentes áreas de fortaleza o crecimiento basadas en datos históricos. Es una buena idea sentarse de vez en cuando y revisar estas tendencias desde una perspectiva de alto nivel.

Los programas de software de contabilidad pueden ser muy útiles en este sentido, ya que están diseñados específicamente para ayudarle a realizar un seguimiento de los gastos, tanto puntuales como recurrentes. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas utilizan hojas de cálculo básicas como Excel o incluso confían en un libro de contabilidad de papel y lápiz. Establezca un proceso que le funcione bien y manténgalo.

El software de facturación y nóminas también puede resultarle beneficioso por múltiples razones, como el registro de sus transacciones de entrada y salida. Estas herramientas también pueden automatizar sus beneficios y costes recurrentes, liberando efectivamente más de su tiempo.

4. Programar horarios regulares de contabilidad

Con todo lo que tienes que hacer como propietario de una pequeña empresa, es tentador seguir posponiendo tus libros. Al fin y al cabo, estás en el negocio por tu competencia en tu campo, no porque disfrutes llevando la contabilidad (a no ser, claro, que ofrezcas servicios financieros).

Pero la mejor manera de llevar las cuentas es programar momentos constantes para hacer el balance de cuentas. Una práctica sencilla consiste en reservar un tiempo cada vez que venza el extracto de tu tarjeta de crédito y revisar las transacciones de ese mes para asegurarte de que son correctas. Esto suele llevar una o dos horas y le simplificará la vida cuando llegue la temporada de impuestos.

Eversmann sostiene que una empresa está preparada para un contable cuando hay suficiente contabilidad que conciliar como para que uno odie el proceso. Sugiere hacer un seguimiento del tiempo que te lleva evaluar tus libros cada mes para ver cuál es tu tolerancia.

«Mucha gente fija ese punto de ruptura en tres horas [de] trabajo», dice Eversmann.

5. Presupuestar los gastos más importantes y establecer objetivos financieros

Puede estar bien equipado en el día a día. Pero ¿qué pasa si necesitas llegar a un pago inicial para una oficina o necesitas comprar nuevos equipos y software para ayudarte a construir tu negocio? Planificar los gastos importantes puede ayudarte a utilizar mejor el crédito empresarial y los recursos de que dispones, a la vez que te da tranquilidad.

Del mismo modo, una representación precisa de su contabilidad actual le permitirá prever objetivos financieros realistas para su negocio durante el próximo trimestre o año.

Desarrolle un sistema de contabilidad que funcione para usted

A fin de cuentas, todas estas sugerencias son sólo eso: directrices y mejores prácticas para simplificar la contabilidad, de modo que pueda centrar su atención en el crecimiento de su negocio. Si alguno de estos pasos no le funciona, adáptelos o ignórelos por completo y descubra un proceso que se adapte a usted y a su equipo. Al fin y al cabo, el mejor sistema es el que se mantiene a largo plazo.

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