14 costes de puesta en marcha de un negocio que los empresarios deben conocer

Decidir iniciar un negocio es emocionante, pero también puede ser desalentador si usted'es un nuevo empresario. Calcular los costes de puesta en marcha de un negocio, preocuparse por la rentabilidad a largo plazo, conseguir financiación para la puesta en marcha… todo puede ser bastante estresante.

La cuestión de los costes es fundamental porque la inversión inicial puede ser importante. Un estudio de la Fundación Kauffman muestra que el coste medio es de unos 30.000 dólares, y los costes tienden a aumentar cada año.

Afortunadamente, ciertos tipos de negocios, como las microempresas y las empresas basadas en el hogar, tienen menores barreras financieras de entrada. A continuación, hemos elaborado una lista de 14 tipos diferentes de costes de puesta en marcha del negocio que tendrás que tener en cuenta a la hora de lanzar tu empresa.

Cómo calcular el coste de poner en marcha un negocio

Elaborar un plan de negocio es la mejor manera de calcular los costes de puesta en marcha de su empresa. Dentro de su plan, la sección de proyecciones financieras debe estimar sus ingresos, beneficios y gastos para los próximos tres a cinco años.

También existen otros recursos para estimar sus finanzas, como la hoja de cálculo de costes de puesta en marcha de la SBA. Las plantillas le ayudarán a estimar los costes de su inversión inicial, para que sepa cuánto capital debe solicitar cuando busque financiación para la puesta en marcha.

Ten en cuenta que muchos de los costes de creación de empresas que enumeramos a continuación son recurrentes. Tendrás que cubrir estos costes de forma mensual, trimestral o anual: piensa en el alquiler, el material de oficina y las nóminas. Otros gastos, como la cuota de constitución o el mobiliario de oficina, son costes únicos.

A la hora de calcular los costes de puesta en marcha de su negocio, una buena regla general es poder cubrir seis meses de gastos por adelantado. Así que no cuentes con que los ingresos de tu negocio empiecen a aliviar tus costes hasta, al menos, que haya pasado ese primer periodo. Querrás un colchón mientras te pones las pilas y trabajas en la captación de negocio.

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14 costes de puesta en marcha de un negocio que hay que planificar

Aunque esta es una lista típica de los costes de puesta en marcha de un negocio, los gastos reales de puesta en marcha dependen totalmente de su negocio y sector específicos.

Estos son algunos de los costes típicos de la puesta en marcha de un negocio que hay que prever:

1. Equipo: de 10.000 a 125.000 dólares

Casi todos los negocios necesitarán financiar equipos de forma inmediata. Los costes de equipamiento para las nuevas empresas pueden oscilar entre 10.000 y 125.000 dólares, dependiendo del sector y del tamaño de la empresa.

Por ejemplo, si vas a crear tu propia empresa de mudanzas o envíos, necesitarás financiar un camión. Si vas a abrir un restaurante, necesitarás hornos, cocinas, vajilla y utensilios de cocina de calidad comercial. Si tienes una peluquería, necesitarás sillas de peluquería. Y casi cualquier negocio requerirá ordenadores.

Por supuesto, estos costes varían en función de su sector y del tamaño de su empresa. La contratación de empleados conllevará costes adicionales, ya que es posible que tengas que asegurar el equipo individual, así.

2. Tasas de constitución: Menos de 300 dólares

Una de las primeras cosas que hay que hacer al crear una empresa es elegir una entidad comercial, que tiene implicaciones fiscales, legales y financieras.

Si decides constituir tu empresa o formar una sociedad de responsabilidad limitada, tendrás que presentar los estatutos de constitución o de organización, respectivamente, en tu estado. La tasa de presentación puede oscilar entre 50 y 725 dólares, dependiendo del estado. Sin embargo, la tasa es inferior a 300 dólares en la mayoría de los estados.

Incluso si no te constituyes en sociedad, es probable que tengas que solicitar licencias o permisos federales o estatales. Los tipos de documentación que necesitará variarán en función de su sector y ubicación. Por ejemplo, las empresas de los sectores de la agricultura o la aviación requieren una licencia federal. Los sectores basados en los servicios pueden necesitar licencias específicas para el comercio. Y las empresas minoristas probablemente necesitarán licencias o permisos de impuestos sobre las ventas.

3. Espacio de oficina: de 100 a 1.000 dólares por empleado y mes

El alquiler de una oficina o de un local comercial supondrá una parte considerable de tus costes fijos, tanto si alquilas como si compras. Podrías gastar entre 100 dólares por empleado al mes hasta 1.000 dólares por empleado al mes; de nuevo, dependerá del tipo de espacio que utilices.

Puedes mitigar estos costes si trabajas desde casa al principio o buscas espacios de coworking, ambos ideales para empresas pequeñas. Y si tienes un negocio basado en los servicios, puedes desplazarte directamente a los clientes para reducir aún más los gastos generales.

4. El inventario: Del 17% al 25% del presupuesto total

Si está en el sector de la venta al por menor, al por mayor, de la fabricación o de la distribución, es probable que tenga que conseguir un inventario para vender, tan pronto como pueda.

Saber cuánto inventario llevar puede ser complicado: si tienes demasiado inventario, corres el riesgo de que se estropee o dañe. Si tiene demasiado poco, se arriesga a perder clientes que no quieren esperar a que les llegue un pedido pendiente. Esto es especialmente cierto en el caso de los negocios de temporada, en los que el inventario puede variar drásticamente durante todo el año.

Deberás destinar entre el 17% y el 25% de tu presupuesto a inventario, dependiendo de tu sector. Cuando empieces, considera la posibilidad de conseguir más inventario. Querrá atraer clientes y generar tantos ingresos como pueda en las primeras etapas de su empresa.

» MÁS: Inventario justo a tiempo: Qué es y qué empresas deberían utilizarlo?

5. Marketing: Por debajo del 10% de su presupuesto total (incluso el 0%)

Los materiales de marketing pueden incluir materiales físicos, como carteles, pancartas y tarjetas de visita. También puede considerar la posibilidad de pagar anuncios, así como opciones más creativas, como vídeos y regalos, que podrían requerir la contratación de un consultor o un productor de vídeo.

Courtney Barbee, directora de operaciones de The Bookkeeper, recomienda mantener los costes generales de marketing al mínimo. Específicamente, trate de mantener su material publicitario por debajo del 10% de su presupuesto.

Las buenas noticias? Puedes hacer la mayor parte del marketing de tu pequeña empresa, de forma gratuita. Gracias a las redes sociales y a otras estrategias de marketing online, los costes de publicidad suelen ser mucho más bajos para las pequeñas empresas que empiezan ahora que hace 20 años.

6. Sitio web: Alrededor de 40 dólares al mes

Cuando construya el sitio web de su empresa, querrá que tenga un aspecto profesional, que sea fácil de navegar y que muestre información sobre sus servicios, productos, horarios e información de contacto.

Afortunadamente, servicios como Wix, Squarespace y Weebly, hacen que la creación de un sitio web sea fácil y rentable. Estos sistemas de gestión de contenidos son a veces gratuitos, pero los planes premium tienen un coste de suscripción mensual o anual:

• Wix: de 13 a 39 dólares al mes por un plan premium.

• Squarespace: de 12 a 18 dólares al mes facturados anualmente, o 26 dólares facturados mes a mes.

• Weebly: de 5 a 25 dólares al mes.

Wix y Weebly también ofrecen constructores de sitios web básicos y gratuitos. Si eres relativamente experto en tecnología, es fácil crear un sitio web a través de uno de estos servicios, sin necesidad de tener conocimientos de codificación. Pero si no estás muy familiarizado con los ordenadores, es posible que quieras contratar a alguien para que construya el sitio web, lo que, por supuesto, supone un coste adicional (aunque puede llegar a ser una inversión que merezca la pena).

7. Mobiliario y material de oficina: 10% del presupuesto total

El mobiliario y los suministros de oficina se acumulan rápidamente. Si trabajas en un entorno de oficina tradicional de nueve a cinco, cada empleado necesitará un escritorio, una silla, un ordenador y un teléfono. Si añades los electrodomésticos de la sala de descanso, el pequeño material de oficina y los programas informáticos, como el software de contabilidad, alcanzarás una suma considerable.

De nuevo, esa suma varía en función de las herramientas que necesite su negocio para funcionar y del número de empleados que necesite equipar. Nate Masterson, director de marketing de Maple Holistics, estima que el coste total de los muebles y suministros de oficina sería de unos 5.000 dólares. Sin embargo, Masterson recomienda mantener los costes de mobiliario y suministros en un 10% del presupuesto.

8. Los servicios públicos: Alrededor de 2 dólares por pie cuadrado de espacio de oficina

Además de los costes fijos del alquiler y el pago inicial, tendrás que pagar las facturas de electricidad, gas, agua, internet y teléfono de tu oficina. Según Iota Communications, el coste medio de los servicios públicos en los edificios comerciales es de 2 dólares.10 por pie cuadrado.

Si tiene intención de instalar unidades de calefacción, ventilación y aire acondicionado, eso supondrá un coste adicional, normalmente un par de miles de dólares, sin incluir los gastos de instalación y mantenimiento.

9. Nómina: del 25% al 50% del presupuesto total

Tienes que pagar a tus empleados, incluso en las primeras etapas, cuando no estás aportando muchos ingresos. Recuerda que la nómina incluye todo lo siguiente

• Salario neto.

• Bonificaciones.

• Comisiones:.

• Pago de horas extras.

• Tiempo libre remunerado.

Por supuesto, los costes de las nóminas varían según la empresa. Normalmente, un empleado cuesta 1.25x a 1.4 veces su salario. Por ejemplo, un empleado con un salario de 40.000 dólares le costará en realidad unos 54.000 dólares después de tener en cuenta varios costes de impuestos sobre la nómina y seguros.

Un presupuesto de nóminas conservador podría funcionar si eres un propietario único o si diriges una pequeña empresa y utilizas principalmente contratistas 1099, y cualquiera de los dos es un escenario bastante probable para la mayoría de las nuevas empresas.

10. Consultores profesionales: Entre 1.000 y 5.000 dólares al año

Es tentador adoptar un enfoque de bricolaje para todas las operaciones de su empresa. Al fin y al cabo, quién conoce mejor tu negocio? Pero trabajar con expertos y profesionales puede valer la pena la inversión.

Por ejemplo, los contables públicos pueden explicarle las diferentes estructuras legales, ayudarle a elegir un programa de beneficios para los empleados y asegurarse de que cumple con sus responsabilidades como empleador. Cuando llegue la temporada de impuestos, te prepararán la declaración de la renta y te ayudarán a ahorrar en tus impuestos.

Tampoco es necesario contratar a un contable a tiempo completo. Pero a menudo es una buena idea consultar con su contable mensual, trimestral o anualmente para revisar sus estados financieros y para obtener orientación y asesoramiento financiero general. Consultar a un abogado con regularidad también puede evitarle errores legales importantes, como no registrar su logotipo o establecer relaciones con proveedores sin un contrato.

Cada contador público y abogado cobra diferentes tarifas por hora. Las tarifas y los honorarios adicionales varían en función del número y el nivel de dificultad de las tareas que necesita subcontratar, el tiempo que se tarda en completar los proyectos y la permanencia del consultor. Sin embargo, puedes mitigar estos costes asumiendo tú mismo algunas tareas básicas y subcontratando sólo los proyectos más complicados. Incluso hay algunas opciones para obtener asesoramiento jurídico empresarial gratuito.

Y con la ayuda de un buen software de contabilidad para empresas, puedes manejar la contabilidad básica, como el procesamiento y la gestión de las nóminas, la creación y el seguimiento de las facturas y la gestión de la cuenta bancaria de tu empresa.

Según SCORE, en total, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas gastan entre 1.000 y 5.000 dólares al año en tareas administrativas, incluidos los gastos de contabilidad y legales. Pero al ser una empresa nueva, y aprovechando las tácticas de reducción de costes que hemos mencionado, es probable que te sitúes en el extremo inferior de ese espectro.

11. Seguro: Una media de 1.200 dólares al año

Tu empresa necesita las mismas protecciones que proporcionas a tu salud, tu casa y tu coche. Hay muchos tipos de seguros para empresas, como la protección contra clientes que presenten una demanda contra usted y el seguro contra catástrofes para posibles incendios que puedan cerrar su restaurante durante semanas.

El tipo de seguro que necesita tu empresa depende totalmente de tu negocio, tu sector, el número de empleados y otros factores de riesgo. Por ejemplo, un propietario único que dirige un negocio en línea tiene muchos menos requisitos de seguro que una empresa de construcción con varios empleados.

Estas son algunas de las formas esenciales de seguro que debería considerar para protegerse, y los costes de las pólizas varían en función de varios factores diferentes:

• Seguro de responsabilidad civil general: Entre 400 y 800 dólares al año. El riesgo de su sector será el factor que más influya en el coste de su póliza.

• Seguro de propiedad comercial: Entre 300 y más de 2.500 dólares, según el valor de la propiedad y sus activos, y un factor de riesgo que depende de la naturaleza del negocio y la ubicación de la propiedad.

• Seguro de accidentes laborales: Aproximadamente 0$.75 a 2 dólares.74 por cada 100 dólares de nómina, dependiendo del tamaño del negocio, la ubicación, la nómina y el riesgo.

• Seguro de errores y omisiones: Aproximadamente entre 2.000 y 5.000 dólares al año, dependiendo del tamaño de tu empresa, el sector, la ubicación, los ingresos, el historial legal y la calidad de tus contratos y procedimientos de formación de los empleados.

12. Impuestos: Variable, pero el tipo del impuesto de sociedades es del 21%

A la hora de planificar su presupuesto, determinar la cantidad exacta que debe destinar a los impuestos de la empresa puede resultar confuso. Depende de tus ingresos (que son difíciles de predecir), de tus gastos deducibles y de tu entidad comercial.

Según la ley federal actual, las empresas pagan un impuesto de sociedades fijo del 21%. En el caso de las entidades canalizadoras, los ingresos y las pérdidas de la empresa se transfieren a las declaraciones de impuestos personales de los propietarios. Las entidades canalizadoras pueden reclamar una deducción del 20% de los ingresos antes de pagar sus impuestos empresariales.

Pero sepa que a menudo puede ahorrar dinero y tiempo trabajando con un CPA. Un CPA experto determinará lo que puedes deducir para que pagues lo menos posible.

13. Viajes: Variable

No todos los nuevos empresarios necesitan incluir los viajes en los costes de puesta en marcha de su negocio. Pero si tienes un negocio de consultoría o visitas directamente a tus clientes, viajarás mucho. Tendrá que tener en cuenta el precio del transporte, la comida y el alojamiento. Tenga en cuenta lo rápido que se acumulan estos costes.

Intenta mantener los costes totales de los viajes en un mínimo absoluto para poder destinar tus ingresos a gastos mayores, como nóminas y alquileres. Y para rentabilizar todo ese tiempo en la carretera o en el aire, considere la posibilidad de utilizar una tarjeta de crédito para viajes de negocios, que puede hacerle ganar puntos y millas por cada dólar que gaste. Si tiene que viajar con frecuencia, reduzca al mínimo los gastos no esenciales, como los billetes de clase preferente.

14. Envíos: Variable

Las empresas de servicios pueden dejar de leer aquí. Pero si te dedicas a la venta al por menor, es posible que envíes productos a los clientes. Si es así, tendrás que incluir los gastos de envío en los costes de puesta en marcha, incluidos los materiales de embalaje y los gastos de envío. Dependiendo de lo que envíe, estos costes pueden ascender a miles de dólares.

Servicios como sellos.com puede aliviar la carga de los costes de envío de los propietarios de pequeñas empresas. Con este servicio, puede imprimir el franqueo sin tener que comprar un costoso aparato de franqueo. Si es posible, puedes conseguir cajas de envío gratuitas o de bajo coste en el servicio de envío que elijas.

Cómo ahorrar en los costes de puesta en marcha

Los costes de poner en marcha un negocio pueden ser muy elevados, y muchos de los gastos no son negociables. Investiga antes de derrochar en compras de alto precio y reconoce que hay formas de ocuparse de algunos de estos costes de inicio de forma barata.

Por ejemplo, el uso de programas informáticos como QuickBooks puede ahorrar los costes de contratación de un contable profesional. Trabajar desde casa o utilizar un espacio de coworking es una alternativa rentable al alquiler de oficinas. Y aprovechar las redes sociales puede mitigar tus costes de marketing.

Algunos costes merecen la pena la inversión. No compres equipos de mala calidad sólo porque son más baratos: perderás tiempo y dinero en reparaciones y, a la larga, tendrás que comprar nuevos equipos. Contrate a un experto legal o contable si está confundido. Y asegúrate de que tu sitio web y tus campañas publicitarias tienen un aspecto profesional y son eficaces.

Asegurar la financiación

Si ha calculado los costes de puesta en marcha de su empresa y ahora se siente abrumado, sepa que hay muchos recursos que le ayudarán a encontrar financiación para la puesta en marcha.

Su financiación inicial provendrá probablemente de una combinación de deuda y financiación de capital. Pero hay que tener en cuenta que las opciones de financiación de la deuda -préstamos para pequeñas empresas- son relativamente limitadas para las nuevas empresas. La mayoría de los prestamistas sólo se sienten cómodos ofreciendo préstamos a empresas establecidas con pruebas sólidas de rentabilidad, así como un crédito saludable, que la mayoría de las nuevas empresas simplemente no tienen todavía.

Algunos prestamistas trabajan con propietarios de empresas nuevas, así que no lo descartes por completo si crees que es tu mejor opción. Consulta más información sobre cómo obtener un préstamo para iniciar un negocio si crees que la financiación por endeudamiento es lo más adecuado para ti.

Conseguir una tarjeta de crédito empresarial

Una vez que haya establecido una entidad legal para su negocio, le recomendamos que solicite una tarjeta de crédito comercial.

La solicitud es sencilla, y una tarjeta de crédito para empresas suele ser más fácil de obtener que un préstamo comercial tradicional. Además, suele tener acceso a un límite de crédito más alto que el de su tarjeta personal. Y lo que es más importante, una tarjeta de crédito empresarial mantiene separadas sus finanzas personales y las de su empresa, algo esencial si desea mantener su protección de responsabilidad personal después de formar una LLC o una corporación.

Sólo asegúrate de no sobrepasar el límite de tu tarjeta de crédito o de cargar más de lo que puedes pagar. Ambas pueden perjudicar su puntuación de crédito, lo que podría perjudicar sus posibilidades de obtener un préstamo para pequeñas empresas en el futuro.

Preguntas frecuentes

1. Cuál es el coste medio de poner en marcha una pequeña empresa?

El coste de poner en marcha una pequeña empresa depende del tipo y el tamaño del negocio que vayas a abrir y de tu sector. Por ejemplo, abrir una franquicia de McDonald’s puede costar 1 millón de dólares, mientras que abrir una empresa de consultoría de redes sociales puede costar menos de 10.000 dólares. El coste medio variará en función de cada caso.

2. ¿Cómo se calculan los costes de puesta en marcha??

El método más sencillo para calcular los costes de puesta en marcha es utilizar una plantilla de presupuesto. Su presupuesto desglosará los costes de puesta en marcha y los gastos recurrentes: alquiler, material de oficina, nóminas, etc.

Es prudente cubrir un mínimo de seis meses de gastos por adelantado; este colchón financiero te ayudará en las primeras etapas de tu negocio, cuando tus márgenes de beneficio pueden ser escasos.

3. ¿Son deducibles los costes de creación de la empresa??

Aunque el IRS no reconoce los costes de puesta en marcha como gastos de capital, afirma que se pueden deducir 5.000 dólares de costes de puesta en marcha del negocio y 5.000 dólares de costes de organización pagados o incurridos después del 22 de octubre de 2004, pero sólo si el total de los costes de puesta en marcha es de 50.000 dólares o menos.

Puede revisar la publicación 535 del IRS o consultar a un contable de empresas para obtener información adicional.

4. Qué se considera un coste de puesta en marcha?

Un coste de puesta en marcha es cualquier gasto en el que se incurre al iniciar un nuevo negocio. Los costes de puesta en marcha incluirán el equipo, los gastos de constitución, los seguros, los impuestos y las nóminas.

Aunque los costes de puesta en marcha variarán según el tipo de negocio y el sector, un gasto para una empresa puede no aplicarse a otra. Por ejemplo, un negocio en un local comercial tendrá que pagar el alquiler de un local independiente, a diferencia de una empresa de asesoramiento en línea basada en casa.

El resultado final

Planificar el presupuesto de tu empresa es una de las partes más estresantes del emprendimiento. Pero ser realista a la hora de estimar los costes de puesta en marcha de tu negocio -y la cantidad de dinero que puedes necesitar para pedir un préstamo de inmediato- te ayudará mucho a poner en marcha tu empresa.

Este artículo apareció originalmente en JustBusiness, una filial de nuestro sitio web.